構(gòu)建高效率的綜合辦公體系

程 征/河鋼邯鋼邯寶焦化廠

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構(gòu)建高效率的綜合辦公體系

程 征/河鋼邯鋼邯寶焦化廠

【摘 要】新形勢下綜合管理工作面臨的問題隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，工作內(nèi)容逐漸豐富，管理模式不斷創(chuàng)新，工具日益升級(jí)，手段日趨優(yōu)化，陳舊的綜合管理方式方法必將面臨新的挑戰(zhàn)，只有認(rèn)清問題與困難，不斷進(jìn)行自我改進(jìn)和升級(jí)，才能充分發(fā)揮作用，適應(yīng)組織建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】新形勢；高效率；綜合辦公

作為鋼鐵行業(yè)中的綜合辦公室部門是分廠為公司各部門提供管理服務(wù)等多項(xiàng)職能的綜合性部門，在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營工作中發(fā)揮著上傳下達(dá)，統(tǒng)籌管理的紐帶作用。先進(jìn)的綜合管理水平，是整個(gè)組織的潤滑劑。綜合辦公室的管理水平，直接關(guān)系到整體工作是否能夠全面落實(shí)，以及組織中各部門是否能夠有效協(xié)調(diào)、長遠(yuǎn)的發(fā)展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)各部門管理水平不斷提升，針對(duì)不同的組織特征，辦公室綜合管理工作已經(jīng)逐漸形成相應(yīng)體系?？傮w而言，綜合辦公室管理工作在企業(yè)中起著承上啟下、綜合協(xié)調(diào)、參謀助手、督促檢查和服務(wù)保障等作用。

在新的形勢下，如何進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，改進(jìn)工作方式，提高管理和服務(wù)質(zhì)量，是對(duì)當(dāng)前企業(yè)綜合辦公室管理工作提出的新要求。

一、綜合辦公室工作的主要特征

（1）樞紐部門。溝通工作是綜合辦公室的一項(xiàng)主要工作。很多時(shí)候需要將信息歸集，經(jīng)過加工后再有指向性的向其他組織或部門傳遞。對(duì)外，綜合辦公室是一個(gè)組織的窗口，負(fù)責(zé)來訪接待、上傳下達(dá)；對(duì)內(nèi)，是一個(gè)協(xié)調(diào)器，負(fù)責(zé)統(tǒng)一協(xié)調(diào)組織內(nèi)部各個(gè)部門之間、領(lǐng)導(dǎo)之間的工作。作為一個(gè)樞紐部門，綜合辦公室需要在多層次、跨部門之間進(jìn)行溝通往來，從而提升組織的工作效率。（2）督辦部門。綜合辦公室承擔(dān)著組織內(nèi)部的公文處理、政務(wù)信息、機(jī)要保密等工作，通過這些工作，建立與各個(gè)部門的信息往來。綜合辦公室通過對(duì)收發(fā)文的集中管理，對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)度進(jìn)行管控，進(jìn)而發(fā)揮督辦作用，可以有效推動(dòng)各項(xiàng)工作順利落實(shí)。（3）服務(wù)部門。綜合辦公室負(fù)責(zé)組織內(nèi)部后勤保障管理工作，大到辦公場所，小到筆墨紙硯，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出了疏漏都會(huì)影響工作正常開展，工作中突發(fā)事件多，面對(duì)的情況復(fù)雜。做好服務(wù)工作，可以保證組織內(nèi)各項(xiàng)工作順利開展。（4）參謀部門。綜合辦公室需要為組織內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)提供信息參考和決策建議。綜合辦公室需要為領(lǐng)導(dǎo)安排日程，要在關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)提醒領(lǐng)導(dǎo)，要站在領(lǐng)導(dǎo)的層面，以領(lǐng)導(dǎo)的視覺去深入了解工作，充當(dāng)決策助手的角色。從而幫助領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)的決策。

二、新形勢下綜合管理工作面臨的問題

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，工作內(nèi)容逐漸豐富，管理模式不斷創(chuàng)新，工具日益升級(jí)，手段日趨優(yōu)化，陳舊的綜合管理方式方法必將面臨新的挑戰(zhàn)，只有認(rèn)清問題與困難，不斷進(jìn)行自我改進(jìn)和升級(jí)，才能充分發(fā)揮作用，適應(yīng)組織建設(shè)。我本著結(jié)合自身八年的綜合辦公室管理工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出目前綜合辦公室主要存在以下幾方面問題：（1）管理體制相對(duì)滯后。體制是管理的準(zhǔn)繩，體現(xiàn)著管理思想。綜合管理，往往因?yàn)槭聞?wù)性工作繁重而忽視體制創(chuàng)新，導(dǎo)致體制革新滯后。綜合管理體制，應(yīng)當(dāng)隨著綜合管理工作內(nèi)容的拓展而不斷優(yōu)化，而實(shí)際中綜合管理體制卻受慣性思維影響，往往墨守陳規(guī)，造成面對(duì)新生事物無從下手，處理不當(dāng)，影響整個(gè)系統(tǒng)的工作效率。（2）信息傳遞效率低。綜合辦公室工作內(nèi)容很大程度上是信息傳遞過程。受傳統(tǒng)思想及管理體制影響，信息傳遞過程中往往出現(xiàn)不及時(shí)、不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。甚至雖然采用了現(xiàn)代信息化的設(shè)備，但是由于層級(jí)過多，或者傳遞過程中仍然過分依賴于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳送，導(dǎo)致時(shí)效性和準(zhǔn)確性都無法滿足管理需要。（3）人員素質(zhì)相對(duì)偏低。傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，綜合辦公室從業(yè)人員專業(yè)要求不高。因此，人員配備相對(duì)素質(zhì)較低。很多的工作人員認(rèn)為自己所從事的工作無法直接體現(xiàn)組織效能，認(rèn)為只要領(lǐng)導(dǎo)交辦的眼前事情做完做好就行，長此以往就喪失了工作的思考能力，不去主動(dòng)思考工作應(yīng)該如何改進(jìn)，缺乏自己工作規(guī)劃和目標(biāo)。對(duì)綜合辦公室機(jī)構(gòu)職能定位的缺失導(dǎo)致從業(yè)人員對(duì)個(gè)人崗位也缺乏正確評(píng)估，簡單認(rèn)為辦公室是機(jī)關(guān)中樞，是指揮機(jī)構(gòu)，什么都作單方面決定，這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的。認(rèn)識(shí)不到綜合辦公室所處理的繁雜事務(wù)關(guān)系到機(jī)構(gòu)的發(fā)展，導(dǎo)致無法處理好一些細(xì)小繁雜的事，職責(zé)定位不準(zhǔn)。這些都很可能對(duì)整個(gè)組織產(chǎn)生消極的影響。

三、提升綜合辦公室管理水平的建議

（1）處理好兩個(gè)關(guān)系：即政務(wù)和事物的關(guān)系、全局與局部的關(guān)系。政務(wù)和事物是綜合辦公室工作的兩條腿，政務(wù)工作主要包括決策參謀、調(diào)查研究、政務(wù)信息、督促檢查、檔案保密等，事務(wù)工作主要是行政后勤工作，諸如接待應(yīng)酬、吃住行、安全衛(wèi)生等。事務(wù)工作是搞好政務(wù)工作乃至其他工作的先決保障條件，不能重政務(wù)而輕事物。辦公室工作的主要性質(zhì)在于服務(wù)，“服從大局，服務(wù)大局”是服務(wù)的思想準(zhǔn)繩。當(dāng)局部工作與全局工作發(fā)生矛盾的時(shí)候，就應(yīng)自覺地做到局部服從全局。同時(shí)也要盡力做好局部工作，因?yàn)榫植抗ぷ魇亲龊萌止ぷ鞯幕A(chǔ)和前提。（2）建立完善的管理制度體系。要讓綜合辦公室工作向制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、科學(xué)化的方向發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)日常工作的規(guī)范，做到以制度管理，按流程辦事，在工作中避免一事一議，要做到有理可循，有據(jù)可依。加強(qiáng)責(zé)任管理，每一項(xiàng)工作落實(shí)到具體崗位，即使人員變更，入職人員也能清楚掌握崗位職責(zé)，不缺位，不越位。（3）要構(gòu)建有效的溝通體制，某種程度而言，綜合辦公室的管理效率就是信息傳遞效率，要借助先進(jìn)的信息傳遞工具，加強(qiáng)對(duì)信息傳遞系統(tǒng)的建立與完善，提高信息傳遞的效率，同時(shí)保證信息傳遞的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)各層次之間信息的有效傳遞，促進(jìn)辦公室綜合管理水平與效率的提高。（4）提高參與決策的能力，做好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手。綜合辦公室從業(yè)人員要不斷加強(qiáng)政治意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，工作中要發(fā)揮主動(dòng)性、預(yù)見性、創(chuàng)造性，培養(yǎng)政策理論素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)工作能力，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策、查漏補(bǔ)缺。要培養(yǎng)全局意識(shí)，能夠以全局戰(zhàn)略的視角和高度，思考那些影響企業(yè)戰(zhàn)略、體現(xiàn)核心價(jià)值觀的事物上，精力更多的放在情況復(fù)雜、矛盾突出的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題上。