科研單位試劑耗材采購風(fēng)險的內(nèi)控管理

李國榮，王斌華

（中國水稻研究所，浙江 杭州 311400）

科研單位試劑耗材采購風(fēng)險的內(nèi)控管理

李國榮，王斌華

（中國水稻研究所，浙江 杭州 311400）

隨著國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的實施，財政科技投入逐漸加大，伴隨著科研單位科研經(jīng)費總量的快速增長，其試劑耗材采購規(guī)模與金額也同步大幅增長，試劑耗材采購管理中的內(nèi)控風(fēng)險日益凸顯。為加強管理，本文對科研單位試劑耗材采購管理現(xiàn)狀與存在問題，以及采購管理的難點進行了分析論述。并從優(yōu)化試劑耗材采購流程與采購制度、實施集中采購與線上平臺采購、規(guī)范領(lǐng)用登記與出入庫管理，以及加強采購培訓(xùn)與廉政建設(shè)等方面，提出了強化科研單位試劑耗材采購風(fēng)險控制的意見建議。

試劑耗材；采購風(fēng)險；內(nèi)控管理

一、科研單位試劑耗材管理的現(xiàn)狀與問題

1、科研團隊各自分散采購的現(xiàn)象較為普遍

長期以來，由于科研單位形成了以科研團隊（課題組）為基本模式的科研組織結(jié)構(gòu)，在組織形式與團隊運行上表現(xiàn)為研究方向、科研任務(wù)、人員配置以及經(jīng)費使用在單位內(nèi)部都具有較強的獨立性。加之科研試劑耗材又存在實驗需求多樣性、時效性強、儲存保管條件要求高等特點。目前，科研單位單位層面對材料采購的監(jiān)管仍然相對薄弱，對試劑耗材尚未有效實現(xiàn)統(tǒng)一采購與管理，規(guī)范管理的舉措不多，往往在單位內(nèi)部還表現(xiàn)為試劑耗材采購職責(zé)不清，采購各環(huán)節(jié)沒有明確的部門和人員負責(zé)，普遍由各個團隊各自分散采購，甚至團隊內(nèi)部也沒有設(shè)立專人負責(zé)采購管理，任由科研人員根據(jù)需要“隨用隨買、誰用誰買”，沒有嚴格規(guī)范的采購流程與采購方式的審核審批制度，致使試劑耗材采購中的舞弊風(fēng)險陡然增加。

2、試劑耗材出入庫管理制度相對薄弱

由于科研活動與研究實驗的特殊性，以及試劑耗材用途具有較強的專業(yè)性特點，因此，其出入庫管理存在不同于企業(yè)生產(chǎn)資料的客觀困難與不同要求。從筆者調(diào)研情況看，目前國內(nèi)很多科研機構(gòu)尚未真正建立起規(guī)范的實驗室試劑耗材領(lǐng)用登記和出入庫管理制度，各科研團隊（課題組）內(nèi)部對試劑耗材的出入庫管理與領(lǐng)用登記制度執(zhí)行的寬嚴尺度、規(guī)范完善程度不一，普遍存在“管、采、驗、用”職責(zé)不清，即試劑耗材采購、驗收、保管、使用環(huán)節(jié)之間沒有清晰的職責(zé)邊界，庫存臺賬與領(lǐng)用登記流程不規(guī)范，“按需購買、隨買隨用、多人混用”等現(xiàn)象突出，試劑耗材管理使用效率較低，而且存在一定的采購舞弊風(fēng)險。

二、科研單位試劑耗材采購管理的難點分析

1、試劑耗材品類需求多樣化

由于科研單位內(nèi)部往往具有多個科研團隊，團隊之間研究方向甚至學(xué)科領(lǐng)域大多不同。因此，即使在同一單位，團隊之間實驗所需要的試劑耗材品類需求也呈多性化現(xiàn)象。往往具有批次多，數(shù)量大，品種繁，價格高，包裝規(guī)格不一、質(zhì)量級別繁雜且無統(tǒng)一的分類方法等特點。根據(jù)試劑耗材分類組成不同，有無機試劑、有機試劑、生化試劑、同位素標記試劑等；根據(jù)純度不同，有高純度試劑、優(yōu)級純試劑、分析純試劑、化學(xué)純試劑等；有些試劑耗材還屬于管控物資，在采購時需要事先辦理相應(yīng)的許可證，例如易制毒化學(xué)品需要到公安部門辦理許可證，還有一些化學(xué)試劑需要到藥監(jiān)和環(huán)保部門辦理許可證后才能購買，相當(dāng)一部分化學(xué)試劑為有毒、有害或易燃易爆品的采購、運輸、儲存和管理等環(huán)節(jié)都有很高的要求。

2、試劑耗材采購時效性要求高

由于科研活動規(guī)律及其實驗過程與結(jié)果的不確定性，加之長期以來部分科研人員按計劃采購的意識不強，大多時候都是實驗急需的時候，臨時采購，要求試劑耗材采購供貨期必須盡可能短，以確保試劑耗材供應(yīng)不間斷，保障科研活動的正常進行，采購具有極強的時效性。另外，由于部分試劑耗材有比較嚴格的儲存條件，為防止試劑堆積浪費和領(lǐng)用不足，有些試劑耗材不能過早或提前采購，避免保管不善過期變質(zhì)造成浪費。

3、試劑耗材價格市場透明度不高

試劑耗材具有采購渠道多樣化，同種試劑耗材存在網(wǎng)上、線下等不同的采購渠道。市場調(diào)研資料表明，尤其是生化試劑專業(yè)性強、種類多、型號繁雜、更新快，甚至水貨假貨充斥市場，科研人員難于鑒別和篩選。而且，供應(yīng)商魚目混珠，采購單位對供應(yīng)商缺乏了解比價的途徑與平臺，市場競爭不充分，價格透明度不高，難以有效實現(xiàn)試劑耗材采購的“高信價比”目標。

三、加強科研單位試劑耗材內(nèi)控管理的建議

1、嚴格規(guī)范試劑耗材采購管理內(nèi)控流程

首先要加強試劑耗材采購預(yù)算與審批管理?？蒲袉挝桓鲀?nèi)部團隊?wèi)?yīng)當(dāng)加強年度采購預(yù)算與采購計劃；未經(jīng)批準，不得無預(yù)算、無計劃采購。要按照政府采購管理有關(guān)規(guī)定，建立健全試劑采購方式的審核審批制度，根據(jù)采購內(nèi)容、數(shù)量金額等因素合理確定相應(yīng)的采購方式；線上平臺采購與公開招標等集中采購形式應(yīng)當(dāng)作為試劑耗材采購的主要方式。不得將采購內(nèi)容化整為零，規(guī)避政府采購。

其次要強化科研單位試劑耗材采購內(nèi)控流程。一是要堅持不相容崗位(職責(zé))相互分離。結(jié)合科研單位實際情況，按照權(quán)責(zé)對等的原則，組建試劑耗材采購領(lǐng)導(dǎo)小組，對試劑耗材采購實行統(tǒng)一管理，對試劑耗材的授權(quán)審批和采購崗位實行相互分離，對試劑耗材的采購和驗收、保管崗位實行相互分離，確保采購環(huán)節(jié)中不相容崗位（職責(zé)）真正實現(xiàn)相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。二是建立內(nèi)部合理授權(quán)制度。明確試劑耗材采購環(huán)節(jié)在審批、實施、驗收、保管、領(lǐng)用等崗位的權(quán)限范圍、工作流程、責(zé)任監(jiān)督等內(nèi)容，各個管理崗位必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任。建立重大事項集體決策和會簽制度。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)、辦理業(yè)務(wù)。三是建立信息公開制度。定期將試劑耗材采購的品種、數(shù)量、結(jié)構(gòu)等信息在單位內(nèi)部進行公示公告，接受職工群眾監(jiān)督。

2、推進實施試劑耗材集中采購或線上采購

單位單批次采購試劑耗材達到規(guī)定金額，或者同批次同品類采購金額達到規(guī)定金額時，科研單位應(yīng)嚴格按照政府采購管理辦法的規(guī)定方式和程序，實行公開統(tǒng)一采購。加快建立健全科研試劑耗材信息化采購平臺，或者充分借助運行市場已經(jīng)比較成熟的網(wǎng)上在線采購公共平臺。對一些特殊需求的試劑耗材確需線下分散采購的，科研單位內(nèi)部應(yīng)當(dāng)建立審核審批制度。

試劑耗材信息化采購平臺是以采購流程為基礎(chǔ)，運用計算機技術(shù)、網(wǎng)線技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)，控制和集成采購活動中的所有信息，實現(xiàn)科研單位采購管理信息的有效利用。具有程序規(guī)范、過程透明、統(tǒng)一結(jié)算、貨源可靠、價格公道、經(jīng)費可控、提高效率等特點。統(tǒng)一實行試劑耗材在線采購，能突破時間、空間的局限，減少交易流程和成本，提高交易效率，形成優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商及商品資源的整合凈化，可以實現(xiàn)商家、商品、流程、權(quán)責(zé)等全部信息對稱，實現(xiàn)采購過程的公開、透明、便捷以及市場充分競爭。

科研單位課題組通過注冊設(shè)立主賬號，根據(jù)課題情況和實際需要設(shè)立若干子賬戶。通過第三方電子商務(wù)平臺的商品搜索進行試劑耗材的價格對比，篩選商品，進行下單采購。當(dāng)采購平臺沒有所需商品時，可通過采購平臺發(fā)布求購信息。試劑耗材信息化采購平臺的建設(shè)和使用，有助于科研人員在試劑耗材采購中正確決策、節(jié)約開支、降低采購成本，同時從根本上減少腐敗發(fā)生的概率。具體流程大致為：（1）科研單位每年度遴選合格供貨商制定試劑耗材供貨商目錄。（2）由單位試劑耗材采購聯(lián)絡(luò)員根據(jù)實際需求，本著公開透明、公平競爭、計劃采購、按需適量、厲行節(jié)約的原則，選擇試劑耗材及供貨商并上報試劑耗材審核人。（3）審核人負責(zé)采購線上審批及控制單批采購額度。（4）通過審批后采購聯(lián)絡(luò)員與供貨商簽訂采購合同并下單。

3、加強試劑耗材領(lǐng)用登記與出入庫制度

由于科學(xué)實驗的特殊需求，試劑耗材的出入庫管理區(qū)別于一般企業(yè)的生產(chǎn)材料和產(chǎn)品?？蒲袉挝粦?yīng)當(dāng)建立健全符合科研活動規(guī)律的試劑耗材領(lǐng)用登記與出入庫管理制度。采購工作完成后，科研單位應(yīng)當(dāng)設(shè)部門或?qū)Ｈ素撠?zé)采購物資的驗收與入庫工作，各科研團隊和實驗室要建立試劑耗材領(lǐng)用登記出入庫及臺賬管理制度，每次采購和領(lǐng)用使用都應(yīng)填寫試劑耗材采購及出入庫管理登記表，采取試劑耗材采購使用詳細登記記錄、實物保管、定期盤點、帳實核對等措施，確保試劑耗材管理規(guī)范安全。管理臺賬要定期裝訂成冊，妥善保存，統(tǒng)一存檔。試劑耗材中涉及?；贩秶?，還應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定實施采購與管理。

4、加強采購人員培訓(xùn)與廉政教育

目前，很多科研單位管理人員數(shù)量少、專業(yè)不對口，人員流動大，造成采購管理人員對試劑耗材業(yè)務(wù)流程、制度不熟悉和業(yè)務(wù)能力弱。因此，應(yīng)該切實加強對采購管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。試劑耗材采購管理人員培訓(xùn)應(yīng)具有長期性，不僅對新上崗人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而且對于已經(jīng)在崗人員也應(yīng)定期進行培訓(xùn)、評價和交流?？蒲袉挝桓鶕?jù)實際情況實行試劑耗材采購管理人員的輪崗制度并明確輪崗周期。

同時，采購工作經(jīng)常和錢財物打交道，要加強相關(guān)人員廉政風(fēng)險教育，強化監(jiān)督檢查與內(nèi)控管理制度。對于通過信息化平臺采購試劑耗材的科研單位，應(yīng)設(shè)立監(jiān)管帳號，財務(wù)、審計、紀檢等相關(guān)部門人員可以通過監(jiān)管帳號隨時查看課題采購商品價格等情況，防止舞弊行為，確保采購工作規(guī)范與高效。

四、結(jié)束語

通過實施試劑耗材采購風(fēng)險的內(nèi)控管理，有助于加強科研經(jīng)費監(jiān)管，提高科研經(jīng)費使用效率，降低采購風(fēng)險隱患，提升科研單位內(nèi)部管理水平，促進科研單位廉政建設(shè)與風(fēng)險防控工作，保障和服務(wù)科研活動的有序開展以及國家創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的順利實施。

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（責(zé)任編輯：李 ?。?/p>

王斌華