煙草企業(yè)定額體系建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策分析

馬 瑞

(安徽省煙草公司亳州市公司,安徽 亳州236800)

定額體系建設(shè)采用彈性原則,注意在推進(jìn)的過程中,既有原則性的指導(dǎo)又能根據(jù)各單位(部門)實(shí)際工作適當(dāng)調(diào)整工作計(jì)劃,不強(qiáng)制要求各單位(部門)一定嚴(yán)格按照工作進(jìn)度完成定額體現(xiàn)建設(shè),通過嚴(yán)控基本要求和柔性安排推進(jìn)計(jì)劃開展定額體系建設(shè)的開展及制定、發(fā)布工作。并采取自學(xué)和集中培訓(xùn)的方式向全體員工進(jìn)行宣貫,深化員工定額標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)。

1 當(dāng)前定額體系建設(shè)現(xiàn)狀及原因分析

1.1 經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)指標(biāo)預(yù)算不準(zhǔn)

銷量、收入、毛利及省外卷煙購進(jìn)支出預(yù)算指標(biāo)執(zhí)行不準(zhǔn),差異較大;主要原因是面對(duì)經(jīng)濟(jì)新常態(tài)和世界經(jīng)濟(jì)的不斷回調(diào),卷煙市場(chǎng)持續(xù)疲軟,不可控和不可預(yù)測(cè)的因素增多,銷售的不確定性不斷加大,同時(shí)由于營(yíng)銷人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和人類對(duì)世界認(rèn)知能力的局限性都制約了對(duì)未來市場(chǎng)的把控能力,極大地影響了卷煙經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)預(yù)算指標(biāo)的執(zhí)行準(zhǔn)確性。

1.2 資本性支出預(yù)算執(zhí)行率不高

資本性支出預(yù)算不準(zhǔn),由于資本性支出相對(duì)一般人員來說專業(yè)性較強(qiáng),不易理解和把握,特別是對(duì)于資本性支出中的是否進(jìn)入固定資產(chǎn)還是直接進(jìn)低值易耗品很多工作人員把握不清,不能有效區(qū)分費(fèi)用和資本性支出的區(qū)別和界限;同時(shí)也是由于資本性支出目前由辦公室和信息中心通過三項(xiàng)工作系統(tǒng)上報(bào)匯總編制,未能與財(cái)務(wù)NC系統(tǒng)有效對(duì)接也是導(dǎo)致執(zhí)行率差異較大的一個(gè)原因。

1.3 全面定額指標(biāo)體系仍不完善

單位截至目前雖然已經(jīng)建立了較為全面的定額與成本管理體系和修訂完善流程,相關(guān)制度比較健全,標(biāo)準(zhǔn)覆蓋面比較全面,最近幾年也持續(xù)下發(fā)了費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)體系,計(jì)劃于2017年底完成覆蓋全面的定額體系標(biāo)準(zhǔn)庫,但截至目前仍未能形成包括定量、定額和定率標(biāo)準(zhǔn)的行業(yè)成本費(fèi)用定額標(biāo)準(zhǔn)指標(biāo)庫,涵蓋營(yíng)銷、物流、專賣、機(jī)關(guān)等部門,覆蓋實(shí)物消耗、能源消耗、人力成本以及費(fèi)用開支等重點(diǎn)項(xiàng)目的全面預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系。

1.4 預(yù)算文化尚未全面建立

公司領(lǐng)導(dǎo)及各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人重視定額體系工作,多數(shù)職能部門能履行預(yù)算歸口管理責(zé)任;預(yù)算執(zhí)行機(jī)構(gòu)能按預(yù)算管理要求開展預(yù)算工作;員工有“工作要提前計(jì)劃,提前預(yù)算,沒有預(yù)算不能開支”的意識(shí)。但是公司預(yù)算文化目前處于各級(jí)干部員工主要把定額編制當(dāng)作一項(xiàng)必須完成的任務(wù),仍沒有形成良性或不良的預(yù)算價(jià)值觀的階段。

2 定額體系建設(shè)的步驟

公司定額體系建設(shè)實(shí)行歸口管理負(fù)責(zé)制,將定額指標(biāo)按業(yè)務(wù)類型分類劃給歸口管理部門,由歸口管理部門對(duì)指標(biāo)負(fù)責(zé),實(shí)行“分級(jí)歸口”預(yù)算管理。各責(zé)任主體積極參與預(yù)算定額的編制,對(duì)各個(gè)預(yù)算定額項(xiàng)目反復(fù)權(quán)衡、精打細(xì)算。按照精益管理的要求,嚴(yán)格控制費(fèi)用支出,使定額指標(biāo)在控制降耗增效上真正起到應(yīng)有的作用。公司針對(duì)定額體系建設(shè)現(xiàn)狀及原因提出了三步走的工作部署。

2.1 行業(yè)定額體系建設(shè)準(zhǔn)備階段

公司按照行業(yè)定額體系建設(shè)的工作安排,首先召開部分財(cái)務(wù)人員專題學(xué)習(xí)研討國(guó)家局、省局(公司)及行業(yè)文件精神,確定了公司定額體系建設(shè)的計(jì)劃和實(shí)施方案,確立以預(yù)算管理辦公室為推進(jìn)行業(yè)定額體系建設(shè)的工作小組,制定了了以追求預(yù)算管理上水平和實(shí)現(xiàn)行業(yè)精益預(yù)算,重點(diǎn)引領(lǐng)相關(guān)人員學(xué)習(xí)預(yù)算管理、定額標(biāo)準(zhǔn)的基本概念、預(yù)算上報(bào)流程和注意事項(xiàng);提升各單位(部門)預(yù)算上報(bào)流程的順暢及準(zhǔn)確、定額標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)工作,實(shí)現(xiàn)企業(yè)定額體系在操作層面的持續(xù)改進(jìn)提升的目標(biāo),明確行業(yè)定額體系建設(shè)的具體目標(biāo)。

定額體系建設(shè)在準(zhǔn)備階段從人員和制度上做了充分的工作準(zhǔn)備,確保行業(yè)預(yù)算管理成果的實(shí)施。

2.2 行業(yè)定額體系建設(shè)的實(shí)施階段

公司在公司內(nèi)部系統(tǒng)下發(fā)了行業(yè)定額體系建設(shè)工作計(jì)劃和目標(biāo)要求,嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)劃、分步實(shí)施的總原則推進(jìn)。

首先在公司內(nèi)部集中相關(guān)財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)研討定額體系管理的理論及相應(yīng)工作經(jīng)驗(yàn),對(duì)定額體系建設(shè)進(jìn)行了系統(tǒng)的全面學(xué)習(xí),依據(jù)方案和目標(biāo)要求確立了在推進(jìn)過程中的重點(diǎn)內(nèi)容和主要建設(shè)方向,強(qiáng)調(diào)了此項(xiàng)工作的重要程度和對(duì)行業(yè)生存的意義。

其次各單位(部門)按照方案制定了自己的工作安排,相關(guān)部門按照工作部署開展行業(yè)定額體系建設(shè)推廣工作,上報(bào)會(huì)議培訓(xùn)簽到表、記錄表、學(xué)習(xí)心得和工作進(jìn)度。并開展定額體系建設(shè)研討會(huì),交流行業(yè)定額指標(biāo)的經(jīng)濟(jì)含義、定額體系建設(shè)注意事項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)編制和制定時(shí)需注意事項(xiàng)等實(shí)務(wù)角度強(qiáng)化深化定額體系編制效果。以問題為導(dǎo)向,把理論與實(shí)務(wù)相結(jié)合,全面推進(jìn)行業(yè)定額體系編制的順利完成。

2.3 定額體系建設(shè)總結(jié)階段

公司定額體系建設(shè)截至2016年底已初步完成了指標(biāo)的歸口分類,并建立了辦公、煙葉、物流、人力等相應(yīng)歸口指標(biāo)的制定工作,雖然在定額體系編制的工作中仍然存在不少問題,但就目前來看仍取得了一定成績(jī),主要取決于以下做法：

2.3.1 充分的意見溝通

定額標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)體現(xiàn)了全員參與的原則,定額體系建設(shè)第一階段全過程一直保持內(nèi)部意見的充分溝通,促使各級(jí)管理人員和預(yù)算員及廣大職工對(duì)定額體系編制工作的認(rèn)同并達(dá)成共識(shí),從而有效地推進(jìn)了定額體系建設(shè)工作的落地。

2.3.2 健全的組織架構(gòu)

定額體系建設(shè)需要建立在健全的組織架構(gòu)上,要具備責(zé)權(quán)利分明,便于衡量績(jī)效,煙草行業(yè)在多年要規(guī)范、規(guī)范是行業(yè)的生命線的基礎(chǔ)上已初步建立了較為健全的組織架構(gòu)。使得定額體系建設(shè)與企業(yè)結(jié)構(gòu)內(nèi)在一致,定額體系建設(shè)能夠和企業(yè)內(nèi)在文化天然融合,具有健全的組織架構(gòu)和明確的責(zé)權(quán)利劃分是成功推進(jìn)行業(yè)定額體系建設(shè)的基礎(chǔ)。

2.3.3 按時(shí)完成和及時(shí)反饋

在開展第一階段的自我學(xué)習(xí)過程中,亳州市煙草專賣局預(yù)算管理辦公室始終保持與各單位(部門)的溝通,不斷敦促和核查各單位的培訓(xùn)進(jìn)度和學(xué)習(xí)效果,并要求他們不斷向預(yù)算管理辦公室反饋進(jìn)度和學(xué)習(xí)效果。

3 提升定額體系建設(shè)水平的對(duì)策

建立科學(xué)、有效的定額體系編制方法,提高定額體系建設(shè)編制人員的理論水平和實(shí)務(wù)水平是完成定額體系建設(shè)的關(guān)鍵,具體對(duì)策如下：

(1)進(jìn)一步加大與業(yè)務(wù)部門的溝通力度,督促相關(guān)部門加強(qiáng)卷煙銷售的計(jì)劃性,編制好年度和月度卷煙經(jīng)營(yíng)銷售和購進(jìn)計(jì)劃,根據(jù)年度任務(wù)目標(biāo),做好月度任務(wù)分解;對(duì)于卷煙購進(jìn)應(yīng)加大合同管理,爭(zhēng)取減少臨時(shí)性變動(dòng)。進(jìn)一步提升經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)預(yù)算與定額體系建設(shè)對(duì)接,提升預(yù)算編制的科學(xué),執(zhí)行的精準(zhǔn)。

(2)在資本性支出定額編制上,對(duì)于涉及資產(chǎn)購置的項(xiàng)目,可以根據(jù)資產(chǎn)類別、資產(chǎn)折舊年限、資產(chǎn)狀況來確定定額標(biāo)準(zhǔn);對(duì)于涉及資產(chǎn)投資的項(xiàng)目,根據(jù)項(xiàng)目的明細(xì)內(nèi)容來確定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),使得標(biāo)準(zhǔn)的制定既能有效降低無效作業(yè),又能提升工作人員的積極性。

(3)培養(yǎng)高素質(zhì)定額體系管理人員。定額體系管理,是一個(gè)從“要我控制”到“我要控制”的過程,在這一管理的過程中,素質(zhì)較高的管理隊(duì)伍是最關(guān)鍵的一環(huán),也是實(shí)現(xiàn)煙草行業(yè)財(cái)務(wù)管理向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵,因此應(yīng)加大對(duì)定額體系管理人員的培訓(xùn)力度,開展多種形式的培訓(xùn),不斷提高定額體系編制人員的理論研究水平、專業(yè)判斷能力和實(shí)踐分析能力,使得管理員們能夠具備高度的責(zé)任感與大局觀念,具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力,同時(shí)還具有一定的財(cái)務(wù)管理專業(yè)知識(shí),為定額體系編制的順利完成提供人才保障。

推進(jìn)定額標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本措施之一,是事關(guān)行業(yè)發(fā)展、降本增效的根本途徑,也是全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)的主要途徑,也是煙草企業(yè)為推動(dòng)建設(shè)現(xiàn)代化管理水平而不斷奮進(jìn),持續(xù)以信息化為載體,以企業(yè)內(nèi)部管控為手段,不斷推動(dòng)煙草行業(yè)企業(yè)定額標(biāo)準(zhǔn)體系精益化發(fā)展,實(shí)現(xiàn)定額標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的持續(xù)改善的應(yīng)有之舉。

[1]馬瑞.淺析煙草企業(yè)預(yù)算管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2015,(19).

[2]莫煒.煙草商業(yè)企業(yè)預(yù)算定額標(biāo)準(zhǔn)體系建立探析[J].企業(yè)改革與管理,2015,(05).