加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作思考

王麗麗

(吉林省白山市渾江區(qū)就業(yè)服務(wù)局,吉林 白山134300)

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,人事制度改革也在不斷深入,人員流動(dòng)速度明顯加快,基于社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀,做好人事檔案管理工作就顯得極為重要。人事檔案通常都是作為考核和任用的憑據(jù)之一。但就目前來看,我國事業(yè)單位人事檔案管理工作還存在很多亟待改進(jìn)的地方,加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理研究是目前事業(yè)單位改革的重要方面。

1 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的意義

一方面,事業(yè)單位的人事檔案管理工作所具備的社會(huì)屬性,決定了它的社會(huì)價(jià)值,事業(yè)單位人事檔案管理是依據(jù)國家法律、履行社會(huì)職能的基本工作。通過對事業(yè)單位員工的身份、履歷、工作表現(xiàn)等情況進(jìn)行記錄和保管,了解事業(yè)單位基本發(fā)展情況與社會(huì)組織關(guān)系,有利于更好的發(fā)揮事業(yè)單位人力資源管理價(jià)值。另一方面,加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理是深化人力資源改革的重要保證,對提高事業(yè)單位行政效率、提升事業(yè)單位整體形象具有重要意義。通過加強(qiáng)人事檔案管理有利于精簡機(jī)構(gòu)、消除事業(yè)單位人員冗雜現(xiàn)象,能打破事業(yè)單位不合理工作狀態(tài)。

2 分析當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作的不足之處

2.1 重要程度不夠高

目前,很多事業(yè)單位并未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性,在組織管理工作時(shí)也不能重視人事檔案管理工作。由于人事檔案管理工作并不像其他工作那樣直接關(guān)系到單位利益,也不容易取得驕人成績,因而很多職工干部對人事檔案管理工作認(rèn)識存在誤區(qū),導(dǎo)致人事檔案收集缺乏力度,人事檔案管理雜亂無章,缺少應(yīng)有的監(jiān)察和監(jiān)督作用。甚至少部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作無人問津,根本沒有發(fā)揮人事檔案管理的實(shí)效。

2.2 人事檔案管理認(rèn)識素質(zhì)參差不齊

“人”是事業(yè)單位人事檔案管理的核心因素。人事檔案管理人員的素質(zhì)會(huì)直接事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量,因此,擔(dān)任人事單位中人事檔案管理的管理人員應(yīng)該具備專業(yè)的管理素質(zhì)和能力,并由專人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作,不能出現(xiàn)多人兼職或者一人兼多職的現(xiàn)象。但是,事業(yè)單位受人員編制的束縛,擔(dān)任人事檔案管理的管理人員主要由兼職人員管理,兼職人員在管理過程中認(rèn)識不到哪些資料是需要?dú)w檔、哪些要補(bǔ)充收集,再加上檔案管理人員更迭比較快,導(dǎo)致檔案管理水平低下,影響到事業(yè)單位人事檔案管理作用的發(fā)揮。

2.3 管理手段落后

我國很多人事單位存在著明顯的認(rèn)識檔案管理手段落后現(xiàn)象,表現(xiàn)在人事檔案管理的信息化水平不高,管理手段落后,對檔案工作精力投入不足。仍然局限于紙面管理,信息化程度僅僅適用于打印檔案目錄等基礎(chǔ)工作。人事檔案管理軟件落后,沒有實(shí)現(xiàn)檔案電子化,甚至一些基層事業(yè)單位缺乏信息化檔案管理設(shè)備,致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔,再加上很多人事檔案管理基本靠手工檢查、編輯以及歸整,容易因人為失誤造成檔案管理失誤,增加事業(yè)單位檔案管理不必要的風(fēng)險(xiǎn)和損失?？傮w來說,事業(yè)單位人事檔案管理的信息化水平不高,導(dǎo)致其管理水平落后。

3 提升事業(yè)單位人事檔案管理工作質(zhì)量的方法和策略

3.1 更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念

首先,改變現(xiàn)有檔案管理觀念,人事單位應(yīng)重視人事檔案管理工作,認(rèn)識到加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作,對個(gè)人以及單位來說都有著重要意義。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作,在單位領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用下,促使企業(yè)所有人員改變檔案管理工作態(tài)度,只有更新事業(yè)單位人事檔案管理觀念,并建立起人事檔案管理小組,才能提升人事檔案管理水平。其次,定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,并且加大監(jiān)督和檢查力度,在監(jiān)督和指導(dǎo)過程中,發(fā)現(xiàn)檔案管理存在問題和不足,就要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救。最后,建立起人事檔案管理達(dá)標(biāo)考核機(jī)制。要想做好人事檔案管理工作離不開良好的制度,使人事檔案管理質(zhì)量與管理人員的績效考核相結(jié)合,推動(dòng)人事檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展。

3.2 建立健全人事檔案管理制度

制度本身就是一種規(guī)范。根據(jù)《檔案法》的管理要求,不同的事業(yè)單位要根據(jù)自身的檔案工作實(shí)際情況,合理的、有針對性的開展人事檔案管理工作,制定文件形成、收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索、安全保管等人事檔案管理制度,要想做好人事檔案管理工作離不開良好的制度,只有規(guī)范人事檔案管理工作制度,并在工作中依據(jù)人事檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)做好相關(guān)管理工作,一步步的建立健全事業(yè)單位人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,做到有章可循、有據(jù)可依,嚴(yán)格執(zhí)行,在完善、靈活、科學(xué)、合理的管理制度下,逐漸的完善檔案管理的各項(xiàng)工作,規(guī)范檔案管理行為,不斷的提高檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)人事檔案管理人員素質(zhì)水平管理

很多人事檔案管理工作的管理人員大多都是從事其他崗位經(jīng)轉(zhuǎn)崗而來的,或者是聘請的兼職人員,不論是檔案管理水平還是其他管理素質(zhì)都與檔案管理工作都存在差距。專業(yè)、合格的檔案管理人員需要具備基本的檔案管理理論知識和政治素養(yǎng),掌握檔案管理工作的基本理論和方法,并且具備檔案管理素質(zhì)和能力。因此,事業(yè)單位必須依據(jù)單位的實(shí)際情況,聘請一些業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案管理人員,不僅要掌握檔案管理歸檔的基本知識,不斷的提高檔案管理信息化管理水平,在實(shí)際的工作中不斷提升事業(yè)單位人事檔案管理管理水平,不斷的提升檔案管理人員的管理水平。同時(shí),事業(yè)單位應(yīng)展開檔案管理人員的培訓(xùn),讓檔案管理人員能力跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,符合信息時(shí)代發(fā)展要求,不斷的提高人事檔案管理質(zhì)量。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來,根據(jù)社會(huì)對各種類型檔案的具體要求,通過信息化辦公手段的應(yīng)用,建立起良好的信息化處理系統(tǒng),不僅能極大的方便單位查閱人事檔案材料,事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必由之路,為了克服人事檔案管理軟件落后、缺乏信息化檔案管理設(shè)備等問題,應(yīng)加大對計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的投入,將一些檔案刻錄成光盤或者是電子文件,對人事檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理和維護(hù),引入計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng),不斷的提高檔案管理信息化水平,也能保證檔案的利用安全,確保檔案信息保密性,對強(qiáng)化事業(yè)單位基礎(chǔ)管理具有重要意義。

4 結(jié)語

加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作,對個(gè)人以及單位來說都有著重要意義。為了全面提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的整體水平,就需要從單位實(shí)際情況出發(fā),從轉(zhuǎn)變事業(yè)單位人事檔案管理觀念等方面切實(shí)做好人事檔案的指導(dǎo)服務(wù)工作,提高事業(yè)單位行政效率。不斷的提高檔案管理信息化、科學(xué)化和規(guī)范化管理,促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的水平;為人事部門干部考核、人員崗位晉升與調(diào)動(dòng)提供真實(shí)有效資料,提升事業(yè)單位整體形象具有重要意義,為事業(yè)單位健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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