事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

曲志華

(公主嶺市財(cái)政局,吉林 公主嶺136100)

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展,人事制度改革也在不斷深入,人員流動速度明顯加快,基于社會發(fā)展現(xiàn)狀,做好人事檔案管理工作就顯得極為重要。人事檔案是社會組織在人事管理活動過程中形成的記錄,是反映個(gè)人經(jīng)歷及社會實(shí)踐的載體,也是人才信息摘要的主要來源,通常都是作為考核和任用的憑據(jù)之一。但就目前來看,我國事業(yè)單位檔案管理工作還存在很多亟待改進(jìn)的地方,加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理研究,做好事業(yè)單位檔案管理工作對促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展具有重要意義。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀存在的問題

1.1 管理人員對檔案管理重視程度不足

事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜,與事業(yè)單位很多重要工作內(nèi)容都存在相關(guān)密切的關(guān)系。做好檔案管理工作可以讓事業(yè)單位相關(guān)部門查閱檔案時(shí),方便快速的查看到相關(guān)檔案,并能在檔案管理中找到需要的檔案內(nèi)容。但在當(dāng)前檔案管理過程中,檔案管理人員對檔案管理工作并不十分重視,特別是很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也存在著輕視檔案管理現(xiàn)象。由于檔案管理人員對檔案管理缺乏正確的認(rèn)識,只是將檔案管理作為一種材料文件的整理與保管,難以對工作保持熱情,導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出明顯的消極滯后性,檔案管理人員也沒有按照規(guī)定時(shí)間對檔案進(jìn)行整理,很容易致使檔案不完整,給相關(guān)部門的查閱帶來影響。

1.2 事業(yè)單位檔案管理模式落后性

事業(yè)單位檔案管理模式對檔案管理質(zhì)量具有重要影響,但在目前很多事業(yè)單位、尤其是基層事業(yè)單位檔案管理模式明顯較為落后,難以適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的各種需求,無法滿足當(dāng)下對檔案管理的質(zhì)量要求。很多事業(yè)單位檔案管理仍然以賬目記錄、書本記載為主,這種傳統(tǒng)的檔案管理模式檔案管理效率較為低下,已經(jīng)很難適應(yīng)社會巨大的信息量快捷、有效性。再加上很多檔案管理領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的不重視,對檔案管理模式也難以及時(shí)改進(jìn),無法及時(shí)更換檔案管理所需的新設(shè)備,這些細(xì)節(jié)的存在都在一定程度上影響檔案管理的質(zhì)量提升。只有重視檔案管理模式的更新和改進(jìn),才能做好檔案管理工作。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,信息化時(shí)代已然到來。檔案管理工作已經(jīng)不再是整理和保存檔案文件、記錄和管理檔案文件等基礎(chǔ)工作,那么對檔案管理人員素質(zhì)也提出新要求,擔(dān)任檔案管理工作的檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)。而在現(xiàn)實(shí)中,很多事業(yè)單位從事檔案管理工作的檔案管理人員都認(rèn)為這項(xiàng)工作較為簡單,將其交付給事業(yè)單位退休人員或者兼職人員進(jìn)行管理,只需要按時(shí)完成檔案管理工作即可,對工作質(zhì)量并不十分在意。所以大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員對專業(yè)知識的研究等遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn),缺乏專業(yè)檔案管理知識和管理技能,無法勝任信息時(shí)代對檔案管理提出的新要求,使得檔案管理質(zhì)量低下。特別是還存在著檔案管理人員突然辭職,對工作極其不負(fù)責(zé)任等現(xiàn)象,給事業(yè)單位檔案管理帶來不良影響。

2 提高事業(yè)單位檔案管理的有效對策探析

2.1 樹立法制意識,轉(zhuǎn)變檔案管理觀念

事業(yè)單位檔案管理工作涉及到事業(yè)單位管理的諸多方面,重視檔案管理工作,樹立法治意識是做好檔案管理工作的必要條件。首先,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,并對檔案管理工作難過置以高度重視,將檔案管理工作納入日常事務(wù)性工作范圍。只有事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)從觀念上重視檔案管理工作,才能轉(zhuǎn)變單位全體成員對檔案管理工作的觀念意識,從而做好事業(yè)單位檔案管理。其次,作為一名合格的檔案管理人員應(yīng)該對《檔案法》有個(gè)正確的認(rèn)識和理解,并在日常檔案管理工作重,時(shí)刻做到有法可依、有章可循。在《檔案法》的約束下,規(guī)范事業(yè)單位檔案管理各項(xiàng)工作,定期對人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促,發(fā)現(xiàn)其中存在的不足并及時(shí)改進(jìn)提高檔案管理效率。最后,加強(qiáng)對檔案管理人員的宣教,鼓勵(lì)檔案管理人員努力學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識和專業(yè)知識,保證檔案管理工作的安全、穩(wěn)定開展,進(jìn)一步推動人事檔案管理制度化、規(guī)范化發(fā)展,切實(shí)保證檔案的真實(shí)性和安全性,加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化。

2.2 提升檔案管理人員素質(zhì),強(qiáng)化檔案管理能力

提升檔案管理人員素質(zhì)和檔案管理能力是確保檔案管理工作有序開展的前提條件,需要及時(shí)改變目前檔案管理人員經(jīng)轉(zhuǎn)崗而來的現(xiàn)象,明確檔案管理人員的職責(zé),縮小檔案管理水平還是其他管理素質(zhì)都與檔案管理工作的差距。第一,加強(qiáng)檔案管理人員對自己工作的認(rèn)知程度,只有檔案管理人員對自己工作有一個(gè)準(zhǔn)確的認(rèn)知和定位,并將檔案管理的各項(xiàng)工作做到細(xì)致化管理,真正的融入到檔案管理工作中。第二,對檔案管理工作的工作能力進(jìn)行培訓(xùn),促使事業(yè)單位檔案管理人員具備基本的檔案管理理論知識和政治素養(yǎng),在掌握檔案管理的基本理論和方法上,逐漸的提升檔案管理能力,使檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化、科學(xué)化。第三,為了真正的提升檔案管理質(zhì)量和效率,事業(yè)單位可根據(jù)本單位的實(shí)際情況,聘請一些業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的檔案管理人員,對其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn),使其與本事業(yè)單位檔案管理工作相契合,提高其業(yè)務(wù)水平,并努力做好檔案管理的各項(xiàng)工作。

2.3 改進(jìn)檔案管理模式,推動檔案管理信息化

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理提供新途徑,由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)信息化時(shí)代,需要改進(jìn)檔案管理模式,通過信息化辦公手段的應(yīng)用,推動檔案管理信息化建建設(shè)。計(jì)算機(jī)作為社會信息化的重要工具,合理運(yùn)用信息技術(shù),促使其成為新型檔案管理模式的重要角色。在事業(yè)單位內(nèi)部建立起良好的信息化處理系統(tǒng),合理運(yùn)用各項(xiàng)記錄軟件幫助檔案管理人員將檔案數(shù)據(jù)快捷、有序的錄入電腦系統(tǒng)中,這種新型檔案管理模式不僅能極大的方便單位查閱人事檔案材料,還能提高人事檔案管理工作效率。另外,利用現(xiàn)代化設(shè)備和數(shù)字化技術(shù),對檔案信息進(jìn)行動態(tài)管理和維護(hù),重視網(wǎng)絡(luò)安全,加強(qiáng)防范計(jì)算機(jī)病毒侵入對檔案信息的損害,避免檔案信息被不法分子盜取。

2.4 全面開發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理質(zhì)量

開發(fā)檔案信息資源就是根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理理念,對檔案管理理念、方案進(jìn)行優(yōu)化,最關(guān)鍵在于端正事業(yè)單位檔案管理工作理念,重視事業(yè)單位檔案管理工作,全面開發(fā)檔案信息資源,確保在檔案管理工作的基礎(chǔ)上發(fā)揮檔案信息資源的重要作用。首先,在優(yōu)化檔案管理過程中,從事業(yè)單位的現(xiàn)狀出發(fā),了解事業(yè)單位基本發(fā)展情況與社會組織關(guān)系,根據(jù)事業(yè)單位具體情況,為事業(yè)單位管理層提供必要的參考依據(jù)。只有不斷的優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式和手段,才能提高檔案管理質(zhì)量,從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理朝向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展,對提高事業(yè)單位行政效率、提升事業(yè)單位整體形象具有重要意義。

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