綜合辦公室的職能和工作體會

金洪亮

(中國石油化工股份有限公司東北油氣分公司,吉林 長春130062)

在企業(yè)單位中,綜合辦公室往往具有重要的協(xié)調(diào)作用,作為公司綜合辦事的主要組織,是與外界交流互動的主要樞紐。在相關(guān)單位中,綜合辦公室具有重要的作用,是聯(lián)系內(nèi)部組織的與外部組織的紐帶,具有協(xié)調(diào)、溝通、接待外賓、解決日常事務(wù)的作用,承擔(dān)著各方面的工作。綜合辦公室如何有效的發(fā)揮其職能及高效的實施單位運營管理是綜合辦公室部門面臨的主要難題,下文主要就其職能特點、工作體會進行分析。

1 綜合辦公室的具體職能及其特點

1.1 職責(zé)的輔助性

綜合辦公室是單位的綜合性工作部門,具有全方位的統(tǒng)籌作用,主要負責(zé)單位的協(xié)調(diào)、組織、服務(wù)、接待等事務(wù)。綜合辦公室重在其“綜合性”,不同于其他部門的單一性,綜合性部門在工作上主要起協(xié)調(diào)作用,輔助組織、領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)事務(wù),因此具有輔助性。綜合辦公室辦公人員需具備秘書的基本工作常識,秘書學(xué)的相關(guān)理論中明確,在相關(guān)決策中,秘書機構(gòu)擔(dān)任著重要的決策輔助作用,綜合辦公室工作人員也具有秘書工作的特點,具有參謀、決策的輔助作用,協(xié)助其他組織部門有效開展工作。

1.2 職責(zé)的綜合性

綜合辦公室工作具有全面性,首先其負責(zé)的單位運營工作較多,如負責(zé)資料的收集、信息的提供等,其次是工作職責(zé)較多,負責(zé)政務(wù)性的工作如文件傳達、行政事務(wù)等,又負責(zé)業(yè)務(wù)性的工作如檔案管理、文案策劃等。所以綜合辦公室的工作內(nèi)容非常繁雜,涉及機關(guān)工作的多方面事務(wù),既要做好內(nèi)部組織間的溝通,又要協(xié)調(diào)好外部組織間的聯(lián)系,因此綜合辦公室工作人員的工作性質(zhì)較為復(fù)雜。

1.3 機構(gòu)的從屬性

綜合辦公室具有從屬性,在機構(gòu)組成中主要從屬于上級組織,為相關(guān)的機構(gòu)提供服務(wù),建立在獨立的上下領(lǐng)導(dǎo)體系中。但是其從屬的組織機構(gòu)間存在隸屬關(guān)系,增加了其工作的范圍,需要突出的領(lǐng)導(dǎo)能力。在執(zhí)行任務(wù)中,上級發(fā)出指示后,下屬必須根據(jù)相關(guān)的規(guī)定完成任務(wù),因此這就決定了綜合辦公室部門必須從屬于相關(guān)組織部門,執(zhí)行相關(guān)的任務(wù)、完成上級交代的相關(guān)事務(wù)。

1.4 組織之間的樞紐

綜合辦公室的一個重要特點就是樞紐作用,是連接上下級、內(nèi)外組織的重要紐帶,上至黨委、領(lǐng)導(dǎo)部門,下至群眾等,服務(wù)的對象較廣泛,工作內(nèi)容較復(fù)雜,在組織中發(fā)揮著巨大的作用。因此綜合辦公室具有行政部門的職能特點,能夠全方位的提供便捷的服務(wù),在一個單位中扮演著重要的角色。

2 綜合辦公室的工作體會

2.1 完善自身制度,合理規(guī)劃工作事務(wù)

科學(xué)合理的制度能夠有效提高辦公室的工作效率和工作質(zhì)量,有效的制度是規(guī)范辦公室行為的主要依據(jù)與準則,是實施高效工作的基本前提,綜合辦公室作為各部門工作間的樞紐,如果缺少完善的制度、程序,則使得辦公室工作不能順利實施。只有建立完善的制度、規(guī)范的章程才能使得綜合辦公室工作有效開展,進而更好的服務(wù)于其他組織部門。因此,必須完善綜合辦公室的工作制度,制定合理的行為準則,進而才能為辦公室執(zhí)行工作任務(wù)提供保障,與此同時還要合理規(guī)劃工作事務(wù),要將工作事務(wù)具體到每個員工,職責(zé)分明,并且鼓勵員工之間交流互動、總結(jié)經(jīng)驗等,以便更好的開展辦公室工作,使辦公室工作更具常態(tài)化與科學(xué)化。

2.2 發(fā)揮優(yōu)良作風(fēng)、踐行工作理念

綜合辦公室作為重要的職能部門,工作較復(fù)雜,要求辦公室人員要縱覽全局、統(tǒng)籌兼顧,站在長遠的角度權(quán)衡各項工作。首先辦公室工作人員要理清思路,面對不同的事項要分主次進行,要善于抓重點,分層次、合理安排才能使辦公室工作順利進展、有條不紊。此外,作為工作人員,要不斷思考、反思,工作中要善于溝通、勤于總結(jié)經(jīng)驗、善于發(fā)現(xiàn)規(guī)律,不能就事論事、擅作主張。其次,作為綜合辦公室工作人員,要具備強烈的責(zé)任感,在工作中要積極進取、在面對繁雜的工作任務(wù)時要保持冷靜、客觀分析應(yīng)對策略,切實做好自己的本職工作,將工作任務(wù)落實。每完成工作事務(wù)時要及時的向上級匯報,要將工作中的問題如實的反映,要誠實、不能弄虛作假,并且在工作中要保持積極的心態(tài),員工之間團結(jié)互助,不懂的問題要及時的請教,不能主觀臆斷解決問題。同時要注意工作的態(tài)度問題,在單位中,對待上級與下級要持一樣的態(tài)度,同事之間要公平、平等對待。

2.3 加強自身職業(yè)素養(yǎng)

要做好綜合辦公室的工作事務(wù)需不斷地從自身做起、加強自身的職業(yè)素養(yǎng)。首先,要善于學(xué)習(xí),樹立遠大目標,每天都進行學(xué)習(xí),強化自身的專業(yè)素養(yǎng),豐富自己的學(xué)識,提高自己的業(yè)務(wù)能力,在學(xué)習(xí)中掌握理論知識,在實踐中應(yīng)用理論作指導(dǎo),不斷地提高自己的工作水平。其次,要善于幫助同事,綜合辦公室的工作就像一張網(wǎng),需要每個人團結(jié)互助才能開展工作,在工作中要善于溝通、思考,當(dāng)與同事出現(xiàn)分歧時,要多反思,從自身分析問題原因。最后,要以身作則,尤其是作為領(lǐng)導(dǎo),要以身作則,以自己良好的作風(fēng)、職業(yè)素養(yǎng)為職工樹立學(xué)習(xí)的模范。此外,作為職員,要以單位的利益為主,牢記自己的使命,服務(wù)各級領(lǐng)導(dǎo)、部門,在工作中要嚴于律己、樂于奉獻。

2.4 加強各組織的合作關(guān)系

綜合辦公室管理中要充分發(fā)揮其優(yōu)勢,切實做好各部門之間的聯(lián)絡(luò)。綜合辦公室應(yīng)該主動進行聯(lián)絡(luò)外部組織,一是與上級機關(guān)的聯(lián)絡(luò),要明確上級主管的要求、工作目標、工作內(nèi)容,將其具體落實;二是橫向協(xié)調(diào),即綜合辦公室與其他組織單位的溝通與交流,從而多方位的加強組織之間的聯(lián)系合作關(guān)系。除此之外,還要加強內(nèi)部的合作關(guān)系,內(nèi)部各部門相對來說較為獨立,需要綜合辦公室加強內(nèi)部合作的建設(shè)。

3 綜合辦公室的新職能

3.1 為領(lǐng)導(dǎo)提供適當(dāng)?shù)慕ㄗh和意見

新時期,綜合辦公室有了新的職責(zé)和職能,綜合辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的決策輔助機構(gòu),首先應(yīng)該提前做好調(diào)查分析工作,為領(lǐng)導(dǎo)提供決策的同時,參考各項背景資料、理清工作脈絡(luò),為領(lǐng)導(dǎo)提供適當(dāng)?shù)慕ㄗh和意見,積極發(fā)表自己的觀點。因此綜合辦公室工作要轉(zhuǎn)變工作思想,既為機關(guān)組織提供輔助性的決策又能為相關(guān)事務(wù)提供適當(dāng)?shù)慕ㄗh和意見。

3.2 集結(jié)各機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議和意見

綜合辦公室是外來組織、機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、群眾等最經(jīng)常駐留的場所,是機關(guān)外各界人士最先接觸到的部門,此外,綜合辦公室本身就具有綜合的服務(wù)性特點,因此是最容易匯聚各種意見與建議的部門,最能反映出群眾、外來組織的需求。因此,綜合辦公室的一項重要職能就是匯集并整理這些意見與建議,將其傳達上級部門,或者反饋到其他各部門,可以有效地發(fā)現(xiàn)工作中的不足,進而可以調(diào)整工作方式方法、完善機關(guān)的工作內(nèi)容、提高整體工作質(zhì)量。

4 結(jié)束語

綜上所述,綜合辦公室的工作任務(wù)繁雜,工作內(nèi)容廣泛,綜合辦公室工作人員不僅要做好內(nèi)部管理的工作,還要處理好外部的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作。綜合辦公室在加強組織之間的溝通交流的同時,也要提升員工自身的職業(yè)素養(yǎng),尤其是部門領(lǐng)導(dǎo)要以身作則,樹立良好的工作風(fēng)貌,同時要完善相關(guān)的制度,合理規(guī)范工作事務(wù)。在新時期對于綜合辦公室的職能也有了新的要求,最終希望綜合辦公室不斷地完善自身的職能。

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