做好綜合辦公室管理工作思考

劉恩齡

(中國(guó)石油化工股份有限公司東北油氣分公司,吉林 長(zhǎng)春130062)

在企業(yè)綜合辦公室管理工作中,日常管理工作屬于綜合辦公室管理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié),主要通過協(xié)調(diào)人與人之間的相互關(guān)系來實(shí)現(xiàn)綜合管理的目的。在企業(yè)發(fā)展的過程中,綜合辦公室屬于企業(yè)的綜合管理部門,隨著企業(yè)管理制度改革的不斷深入,企業(yè)內(nèi)部的管理機(jī)制也需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和改革,綜合辦公室應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)遇,不斷對(duì)綜合辦公室內(nèi)部的管理機(jī)制進(jìn)行深入改革,及時(shí)處理和協(xié)調(diào)綜合辦公室管理制度改革過程中存在的新問題。同時(shí),企業(yè)綜合辦公室又是企業(yè)與外在社會(huì)取得聯(lián)系的主要部門,綜合辦公室需要不斷增強(qiáng)自身的職能性,為企業(yè)贏取更多的企業(yè)外在資源。所以,需要進(jìn)一步提升企業(yè)綜合辦公室管理工作的質(zhì)量和效率,推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1 現(xiàn)階段企業(yè)綜合辦公室管理工作的現(xiàn)狀

1.1 管理觀念比較滯后

在企業(yè)綜合辦公室管理過程中,各個(gè)職能部門之間的關(guān)系發(fā)生了一定的變化。在新的時(shí)代發(fā)展背景下,企業(yè)綜合辦公室的管理工作需要借助一些新的網(wǎng)絡(luò)軟件來提供綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量,因此,相關(guān)的工作人員必須要了解先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。在這種形勢(shì)的影響下,需要企業(yè)綜合辦公室管理人員具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作基礎(chǔ),并能滿足最基本的崗位需要。但是,在實(shí)際的綜合辦公室管理工作中,管理工作人員的管理理念比較滯后,沒有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐,并沒有掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù),很難滿足崗位需求。綜合辦公室的管理工作,依舊采用的是傳統(tǒng)直線式管理模式,隨著時(shí)代的不斷發(fā)展,這種管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)階段企業(yè)管理的實(shí)際需求,需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善。

1.2 工作人員素質(zhì)不高

在綜合辦公室管理工作過程中,主要的管理主體就是工作人員,而且工作人員也是影響綜合辦公室管理工作效率和質(zhì)量的關(guān)鍵因素。因此,綜合辦公室的管理工作人員必須要具備良好職業(yè)素養(yǎng),能夠熟練的掌握各種計(jì)算機(jī)基本操作技能,還要擁有良好的人際交往能力和溝通能力,同時(shí),還要具備一定的管理能力和執(zhí)行能力,這樣才能真正勝任管理工作崗位的實(shí)際需求。只有這樣,采取確保綜合辦公室管理的工作效率。但是,在實(shí)際的綜合辦公室管理工作過程中,企業(yè)內(nèi)部的管理工作人員學(xué)習(xí)能力比較差,對(duì)新知識(shí)的理解能力存在著一定的差異,學(xué)習(xí)興趣不高,對(duì)新知識(shí)、新事物的接受能力比較差,這也就在一定程度上影響了綜合辦公管理工作的實(shí)效性,必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平。

1.3 基礎(chǔ)設(shè)備不到位

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,很多企業(yè)在綜合辦公室管理工作采用各種先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),不斷提升綜合辦公室管理工作的工作效率。但是,在實(shí)際的綜合辦公室管理過程中,有些企業(yè)會(huì)選擇在郊區(qū)或者鎮(zhèn)子上進(jìn)行企業(yè)擴(kuò)建,遠(yuǎn)離城市環(huán)境,這可以有效的降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本,同時(shí),基礎(chǔ)設(shè)備就很難及時(shí)得到更新,在宣傳工作、文化建設(shè)等方面存在著一定的滯后性,綜合辦公室管理工作的綜合管理效力不高,在一定程度上影響著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2 提高企業(yè)綜合辦公室管理效率的具體對(duì)策

2.1 更新綜合辦公室管理理念

在企業(yè)綜合辦公室的日常管理過程中,要堅(jiān)持“以人為本”的管理理念,在實(shí)際的管理工作過程中,要尊重各部門的基本利益,靈活變通管理方法,提高綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí),綜合辦公室在管理工作過程中,要學(xué)會(huì)吸收和借鑒最新的管理理念,真正做到“取其精華,棄其糟粕”,這樣才能真正發(fā)揮出綜合辦公室管理工作的作用。在實(shí)際的綜合辦公室管理工作過程中,要根據(jù)利益雙方的實(shí)際情況,選擇合適的管理手段,維護(hù)各方利益主體的基本性利益。還要在綜合辦公室內(nèi)部形成一種和諧的環(huán)境氛圍,激發(fā)管理工作人員的工作熱情,從而提高綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。

2.2 提升工作人員的綜合素養(yǎng)

在綜合辦公室日常管理工作過程中,要根據(jù)企業(yè)各部門之間的人際關(guān)系進(jìn)行管理,做好各種可能情況發(fā)生的預(yù)測(cè)推理,同時(shí)提出相應(yīng)的解決方案,這樣才能提高高校日常管理工作的工作效率。同時(shí),管理工作人員還要具備一定的超前意識(shí),在平常的管理工作,要能從企業(yè)的整體出發(fā),做好統(tǒng)籌兼顧,將各種可能會(huì)發(fā)生的事情做好提前預(yù)測(cè)工作,制作出相應(yīng)的預(yù)測(cè)方案,提高綜合辦公室管理工作的效率。此外,管理工作人員還要掌握基本的管理技巧和計(jì)算機(jī)基本操作技能,不斷的積累管理經(jīng)驗(yàn),根據(jù)管理工作的實(shí)際需求,創(chuàng)造性的提出一些新的管理方案,提高綜合辦公室管理工作的效率。

2.3 制定相關(guān)的管理規(guī)章制度

在綜合辦公室管理工作過程中,要根據(jù)管理工作的實(shí)際需求,建立相應(yīng)的綜合辦公室管理規(guī)章制度,這樣在實(shí)際的管理工作過程中,工作人員可以根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行日常管理。同時(shí),要明確規(guī)定每一個(gè)工作崗位的崗位職責(zé),真正做到權(quán)責(zé)分明,還在綜合辦公室內(nèi)部形成一種團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神,將綜合辦公室看作一個(gè)整體,各工作人員之間要相互理解和支持,這樣才能有效的提高綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。此外,還要制定一定的崗位管理辦事規(guī)章流程,工作人員在管理過程中,可以按照相關(guān)的流程進(jìn)行管理,確保管理工作的有序進(jìn)行,還要建立起相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度,充分調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性,提高綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。

2.4 增強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識(shí)

在綜合辦公室的日常管理工作中,管理工作主要是為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供服務(wù)的。因此,企業(yè)要根據(jù)本單位發(fā)展的實(shí)際情況,定期組織一些專業(yè)化的培訓(xùn),讓管理工作人員在實(shí)際的工作過程中,認(rèn)識(shí)到管理工作是為企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展提供服務(wù)的,從管理工作人員的心里樹立起一種為企業(yè)服務(wù)的理念,這樣管理工作人員才會(huì)主動(dòng)的去服務(wù),提升管理工作人員的服務(wù)意識(shí),為廣大的服務(wù)群體提供更好的服務(wù)工作。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,在企業(yè)綜合辦公室管理工作過程中,工作人員要堅(jiān)持“以人為本”的管理理念,選擇合適的協(xié)調(diào)方法,掌握相應(yīng)的管理技巧,不斷提高企業(yè)綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量。在高校管理工作過程中,要做好管理工作,就需要及時(shí)更新辦公室管理理念,按照管理工作的相關(guān)流程進(jìn)行管理,注重為企業(yè)內(nèi)部各部門之間的團(tuán)結(jié)統(tǒng)一,要服從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一管理,做好企業(yè)綜合辦公室管理工作。同時(shí),還要根據(jù)企業(yè)綜合辦公室管理工作的實(shí)際需求,對(duì)企業(yè)的管理工作進(jìn)行相應(yīng)的管理,不斷提高企業(yè)綜合辦公室管理工作的效率和質(zhì)量,推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

[1]丁磊.關(guān)于做好企業(yè)辦公室管理工作的思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2016,(02).

[2]劉念.做好單位綜合辦公室工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2016,(17).

[3]李峰.做好新形勢(shì)下辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考[J].中外企業(yè)家,2015,(27).

[4]唐麗.試論如何做好辦公室綜合管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,(05).

[5]陳飛飛.淺析如何做好辦公室的綜合管理工作[J].東方企業(yè)文化,2013,(06).