用AO系統(tǒng)采集轉(zhuǎn)換用友A++政府資源規(guī)劃系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的方法和技巧

孟娟++張建新

[摘 要] 以符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換為主線，以財(cái)務(wù)軟件導(dǎo)出的單位“余額匯總表”為基準(zhǔn)，通過(guò)對(duì)采集到的原始數(shù)據(jù)表（intermediate_template.mdb數(shù)據(jù)庫(kù)中“科目余額表”和“憑證表”）的分析比對(duì)整理，最終將用友A++政府資源規(guī)劃（GRP）系統(tǒng)財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)完整采集到AO現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)。

[關(guān)鍵詞] AO；采集轉(zhuǎn)換；用友A++；數(shù)據(jù)；方法

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 21. 028

[中圖分類號(hào)] F239.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2016）21- 0060- 05

0 引 言

用友A++政府資源規(guī)劃（GRP）系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“財(cái)務(wù)系統(tǒng)”），是基于用友政務(wù)GRP-A++財(cái)務(wù)軟件和Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)研發(fā)的延伸產(chǎn)品。為了將其財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)完整采集到AO現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱“AO系統(tǒng)”），筆者分別按照符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換、財(cái)務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換和財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的采集轉(zhuǎn)換三種方式進(jìn)行了分析比對(duì)，發(fā)現(xiàn)按照第一種（國(guó)標(biāo)TXT格式備份文件）采集轉(zhuǎn)換方式優(yōu)點(diǎn)明顯，可以將財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整采集到AO系統(tǒng)，且采集轉(zhuǎn)換效率較高，但需要掌握一些具體的方法和技巧。現(xiàn)將其采集轉(zhuǎn)換的具體方法和步驟表述如下，供讀者參考。

1 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份方法和步驟

1.1 登錄單位財(cái)務(wù)賬套

（1）以系統(tǒng)管理員或賦予“審計(jì)數(shù)據(jù)導(dǎo)出”權(quán)限的操作人員身份登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

（2）在“工作環(huán)境→我的工作環(huán)境”對(duì)話框中，選擇擬進(jìn)行財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份的“單位代碼、單位名稱、賬套代碼”等，并單擊“確定”按鈕。隨后，單擊“平臺(tái)管理組”右側(cè)下拉按鈕，在彈出窗口選擇 “基層預(yù)算單位”或單位相應(yīng)分組。

1.2 導(dǎo)出單位“余額匯總表”（核對(duì)采集數(shù)據(jù)用）

單擊窗口左邊“業(yè)務(wù)處理”按鈕，在“業(yè)務(wù)處理”功能單擊窗口中，依次點(diǎn)擊“財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)→科目賬→余額匯總表”樹(shù)形目錄（圖1），彈出“余額匯總表查詢條件錄入”窗口，按照你的需要，選擇“會(huì)計(jì)期間”；若“選擇科目”欄為空，可單擊“增加”按鈕，按“Ctrl+A”組合鍵全選后確定導(dǎo)入；然后點(diǎn)擊“查詢”按鈕，彈出“余額匯總表”查詢結(jié)果窗口，點(diǎn)擊頂部菜單欄“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”按鈕（圖2），依據(jù)提示將導(dǎo)出數(shù)據(jù)文檔保存在你指定的磁盤(pán)位置，提示“導(dǎo)出成功！”后，單擊“確定”。（一定要記住導(dǎo)出的數(shù)據(jù)文檔的路徑和名稱）

1.3 導(dǎo)出單位財(cái)務(wù)賬套數(shù)據(jù)

在“業(yè)務(wù)處理”功能窗口中，依次點(diǎn)擊“財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)→系統(tǒng)工具→審計(jì)數(shù)據(jù)導(dǎo)出（國(guó)標(biāo)2004）”樹(shù)形目錄（圖3），彈出“審計(jì)數(shù)據(jù)導(dǎo)出（國(guó)標(biāo)2004）”窗口，在“導(dǎo)出文件格式”下拉菜單中選擇“文本文件”；單擊“導(dǎo)出文件位置”“位置”按鈕，選擇你導(dǎo)出文件的路徑；在“導(dǎo)出會(huì)計(jì)期間”3個(gè)下拉按鈕選項(xiàng)中，分別選擇你所需要的年度和月份期間，設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)導(dǎo)出”按鈕（圖4），提示“審計(jì)數(shù)據(jù)導(dǎo)出完畢……”窗口后，點(diǎn)擊“確定”。最后，退出或關(guān)閉各個(gè)窗口以及IE瀏覽器。

2 AO數(shù)據(jù)采集轉(zhuǎn)換的方法和步驟

2.1 采集單位原始數(shù)據(jù)

（1）在創(chuàng)建好審計(jì)項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，單擊“采集轉(zhuǎn)換→財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)→符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)→采集數(shù)據(jù)”（圖5），彈出“會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)接口數(shù)據(jù)采集”窗口（圖6）。

（2）單擊“選擇國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”右側(cè)下拉按鈕，選擇“GB/T 19581-2004（名稱） 企事業(yè)單位（備注）”；單擊“選擇數(shù)據(jù)源”右側(cè)“選擇”按鈕，選擇“文本文件”，彈出“瀏覽文件夾”窗口，選擇通過(guò)1.3的方法和步驟備份的單位財(cái)務(wù)賬套數(shù)據(jù)文件夾，單擊“確定”按鈕。待返回“會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)接口數(shù)據(jù)采集”窗口后，單擊“導(dǎo)入”按鈕。

（3）原始數(shù)據(jù)采集完成后，彈出“新建會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息” 窗口（圖7），查看其中的“會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)名稱、單位名稱、會(huì)計(jì)年度”數(shù)據(jù)是否正確。到此千萬(wàn)不要急著點(diǎn)擊此窗口的“確定”或“取消”按鈕！

2.2 對(duì)原始數(shù)據(jù)（科目余額表）進(jìn)行整理（解決AO系統(tǒng)采集轉(zhuǎn)換后的“科目余額表”期初余額與“余額匯總表”部分期初余額不相符問(wèn)題）

（1）通過(guò)操作系統(tǒng)“開(kāi)始”按鈕等，瀏覽并雙擊打開(kāi)存儲(chǔ)路徑為“C：＼Program Files＼現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)2011版＼XXBCJ＼DataBase＼”下的“intermediate_template.mdb”文件（Access數(shù)據(jù)庫(kù)），并雙擊打開(kāi)此數(shù)據(jù)庫(kù)中的“科目余額表”（以下簡(jiǎn)稱“科目余額表”）。同時(shí)，瀏覽并雙擊打開(kāi)通過(guò)1.2的方法和步驟導(dǎo)出的單位“余額匯總表”文檔（以下簡(jiǎn)稱“余額匯總表”）（圖8）。

（2）以“余額匯總表”的“科目代碼、期初余額”數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，對(duì)“科目余額表”的“科目編碼、期初余額”記錄數(shù)值進(jìn)行逐條核對(duì)，凡是“余額匯總表”中有的數(shù)據(jù)、而“科目余額表”中沒(méi)有的，應(yīng)通過(guò)“新增記錄”的方法直接逐條補(bǔ)錄到“科目余額表”的行尾，確保“科目余額表”與“余額匯總表”所反映的數(shù)據(jù)完全一致。

2.3 對(duì)原始數(shù)據(jù)（憑證表）進(jìn)行整理（解決AO系統(tǒng)采集轉(zhuǎn)換后的“科目余額表”借方或貸方發(fā)生額中重復(fù)含有期初余額的問(wèn)題）

接著，再雙擊打開(kāi)“intermediate_template.mdb”數(shù)據(jù)庫(kù)中的“憑證表”（以下簡(jiǎn)稱“憑證表”），點(diǎn)擊選擇“憑證流水號(hào)”字段列，單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“升序”（圖9），查看“憑證流水號(hào)”字段記錄中有無(wú)以“JZ-00-”字符串開(kāi)頭的數(shù)值，若有，則點(diǎn)擊或按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)選擇本表左邊行標(biāo)識(shí)將其整行記錄選中并刪除，然后點(diǎn)擊“保存”，退出“intermediate_template”數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.4 單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)導(dǎo)入AO現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)

返回“新建會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息” 窗口（圖7），單擊“選擇行業(yè)”右側(cè)下拉按鈕，根據(jù)其單位性質(zhì)選擇其中的一項(xiàng)內(nèi)容，單擊“確定”；在彈出“電子數(shù)據(jù)管理”窗口后，點(diǎn)擊“確定”按鈕；在彈出“數(shù)據(jù)采集成功，立即賬表重建嗎？”信息時(shí)，單擊“是（Y）”按鈕；在彈出“賬表重建完成！”信息時(shí)，單擊“確定（O）”按鈕。

至此，你可以在AO現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施系統(tǒng)中瀏覽和查詢采集轉(zhuǎn)換的完整的單位財(cái)務(wù)賬套數(shù)據(jù)。