檔案實(shí)體分級(jí)分類(lèi)保護(hù)方法研究

張雪+張美芳

摘要：檔案實(shí)體是我國(guó)館藏檔案的主要形式，數(shù)量大、種類(lèi)多，對(duì)其加強(qiáng)保護(hù)是延長(zhǎng)檔案壽命的主要途徑。在區(qū)分檔案破損等級(jí)和類(lèi)型的基礎(chǔ)上，應(yīng)該分別采取相應(yīng)的保護(hù)措施，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的有效保護(hù)。其中，分級(jí)保護(hù)是在保存現(xiàn)狀調(diào)查、破損等級(jí)劃分的基礎(chǔ)上開(kāi)展的保護(hù)與搶救；而分類(lèi)保護(hù)則是針對(duì)珍藏檔案、特藏檔案和一般檔案開(kāi)展的預(yù)防性和治理性保護(hù)。

關(guān)鍵詞：實(shí)體檔案分級(jí)保護(hù)分類(lèi)保護(hù)

檔案實(shí)體是我國(guó)館藏檔案的主要形式，跨越時(shí)間久，存量大，種類(lèi)多、保管條件參差不齊，現(xiàn)存狀況好壞不一。如何加強(qiáng)保護(hù)，最大限度地延長(zhǎng)檔案實(shí)體壽命是各檔案館的主要任務(wù)之一。分級(jí)、分類(lèi)保護(hù)不僅有利于將有限的保護(hù)資源實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化配置，而且有助于甄選出珍藏、特藏和一般檔案而分別采取不同的搶救措施。

一、檔案實(shí)體分級(jí)分類(lèi)保護(hù)的必要性

檔案保護(hù)一般劃分為兩個(gè)層級(jí)：一是針對(duì)檔案實(shí)體的原生性保護(hù)；二是針對(duì)檔案內(nèi)容的再生性保護(hù)。前者的目標(biāo)是保持檔案原貌，既強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體的保護(hù)，又注重內(nèi)容的保護(hù)；后者通常使用縮微拍攝、數(shù)字化、仿真等形式呈現(xiàn)檔案信息，方便利用。雖然上述各種類(lèi)型的再生性保護(hù)措施都可以脫離原件來(lái)保護(hù)其內(nèi)容和信息，但是仍然需要依托原件實(shí)現(xiàn)信息轉(zhuǎn)化或復(fù)制，即完整的原件是信息再現(xiàn)的基礎(chǔ)。

（一）檔案信息化建設(shè)背景下，檔案實(shí)體價(jià)值與檔案保護(hù)現(xiàn)狀之間矛盾凸顯

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)，數(shù)字化進(jìn)程中和完成數(shù)字化以后，對(duì)原件保護(hù)（檔案實(shí)體）的討論逐漸增多，主要有整體性保護(hù)、擯棄保護(hù)、弱化保護(hù)等觀點(diǎn)。盡管觀點(diǎn)不同，但實(shí)體檔案所具有的無(wú)可替代的價(jià)值和作用是毋庸置疑的。因此，無(wú)論再生性保護(hù)手段有多少種，技術(shù)多么先進(jìn)，對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù)都不應(yīng)該放松。然而目前由于多種原因，不同的檔案實(shí)體逐漸呈現(xiàn)出老化、破損、褪變等趨勢(shì)，甚至部分已經(jīng)處于或者臨近瀕危，嚴(yán)重者已經(jīng)失去了保存意義和利用價(jià)值。

（二）現(xiàn)有檔案實(shí)體老化速度加快，破損量大且破損較為嚴(yán)重

由于裝訂形式不規(guī)范，生銹、脫開(kāi)、折裂、起翹現(xiàn)象較為普遍，導(dǎo)致現(xiàn)存民國(guó)檔案出現(xiàn)了大量破損。除了民國(guó)檔案，20世紀(jì)80年代之前形成的檔案，保存現(xiàn)狀也不容樂(lè)觀，紙張、字跡、案卷外觀、裝幀等均有程度不同的破損。同時(shí)，紙張酸化導(dǎo)致紙質(zhì)檔案實(shí)體壽命下降也需要引起重視。美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館普通類(lèi)和政法類(lèi)圖書(shū)為酸性，其中80%紙張pH值在5.0以下，屬于嚴(yán)重酸化；中國(guó)國(guó)家圖書(shū)館善本特藏文獻(xiàn)pH值在6.0以下的約占70%；第二歷史檔案館抗戰(zhàn)前和抗戰(zhàn)后新聞紙pH值在3.7～4.7；美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館1700萬(wàn)冊(cè)藏書(shū)中約35%發(fā)生脆化現(xiàn)象；日本圖書(shū)館發(fā)脆不能翻動(dòng)的圖書(shū)約占20%；西藏檔案館館藏300余萬(wàn)卷檔案，其中約33%出現(xiàn)破損，因酸化發(fā)脆檔案約占47.3%，嚴(yán)重者已為片渣狀。

綜上，筆者在參考《中華人民共和國(guó)文物保護(hù)法》《文物保護(hù)法實(shí)施細(xì)則》等法律規(guī)范的基礎(chǔ)上，特別是考慮到其中關(guān)于古籍文獻(xiàn)的文物定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以及文化部已經(jīng)頒布的多項(xiàng)分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，如《古籍特藏破損定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》《古籍定級(jí)標(biāo)準(zhǔn)》等，并結(jié)合我國(guó)目前的檔案保存狀態(tài)、實(shí)體檔案的價(jià)值等情況，認(rèn)為在檔案搶救和保護(hù)實(shí)踐中需要開(kāi)展實(shí)體分級(jí)或分類(lèi)保護(hù)。分級(jí)保護(hù)是依據(jù)檔案實(shí)體破損情況，將破損檔案劃分在不同的等級(jí)范圍內(nèi)，開(kāi)展不同級(jí)別的保護(hù)活動(dòng)，優(yōu)先搶救破損程度最為嚴(yán)重的檔案。換句話說(shuō)，分級(jí)保護(hù)主要是針對(duì)出現(xiàn)病害狀況的大批量檔案采取的保護(hù)行為。保存現(xiàn)狀、病害特點(diǎn)、破損等級(jí)劃分、分級(jí)保護(hù)措施等問(wèn)題都需要理論和應(yīng)用的深入研究，越細(xì)化越具體，實(shí)際單位越容易操作。分類(lèi)保護(hù)是按照檔案實(shí)體的價(jià)值、重要程度、獨(dú)特性等，創(chuàng)造不同的保管條件并開(kāi)展保護(hù)活動(dòng)，比如對(duì)特藏和珍藏檔案創(chuàng)造最為理想的保存條件，及時(shí)開(kāi)展科學(xué)的搶救。一般而言，由于特藏、珍藏檔案數(shù)量不大，容易劃分和篩選，因此，實(shí)際單位便于實(shí)施分類(lèi)保護(hù)。

二、檔案實(shí)體的分級(jí)保護(hù)

在檔案破損數(shù)量大、保護(hù)條件和技術(shù)力量有限的情況下，通過(guò)開(kāi)展檔案實(shí)體分級(jí)保護(hù)，可以優(yōu)先搶救瀕危狀態(tài)的檔案。分級(jí)保護(hù)程序首先是對(duì)館藏檔案保存現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，摸清檔案病害狀況；依據(jù)檔案病害種類(lèi)和破損程度，制定破損等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；在預(yù)防性保護(hù)和治理性保護(hù)方面分級(jí)采取措施。摸底調(diào)查是分級(jí)保護(hù)的前提，劃分破損等級(jí)是實(shí)施保護(hù)和搶救的基礎(chǔ)，分級(jí)保護(hù)是實(shí)施搶救的主要方式。

為全面了解和掌握各級(jí)各類(lèi)檔案館所藏檔案保存現(xiàn)狀、破損程度、館庫(kù)條件和保管情況等，需要開(kāi)展全面調(diào)查，建立檔案保存現(xiàn)狀信息數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)檔案?jìng)€(gè)體調(diào)查是對(duì)檔案紙張和字跡種類(lèi)、保存現(xiàn)狀、病害種類(lèi)、病害程度、案卷外觀狀況等相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行的全面調(diào)查。主要包括：檔案形成時(shí)間、檔案來(lái)源、紙張種類(lèi)、字跡材料種類(lèi)、酸化、霉變、蟲(chóng)蛀、老化、污染、撕裂、殘缺、糟朽、粘連、皺褶、字跡洇化或擴(kuò)散、字跡褪色或酸蝕、字跡磨損（紙頁(yè)中間和邊緣）、不規(guī)范折疊。

破損等級(jí)劃分是依據(jù)檔案實(shí)體保存現(xiàn)狀和老化情況，通過(guò)定量測(cè)量或定性分析病害，綜合判斷其破損程度，考察的主要病害因子為：酸化、粘連、殘缺、污染、紙張?jiān)阈?、紙張撕裂、字跡洇化擴(kuò)散、字跡褪色或酸蝕、霉變、蟲(chóng)蛀、老化、不規(guī)范折疊等。依據(jù)病害類(lèi)型和程度可將檔案實(shí)體破損等級(jí)分為：特殘破損、嚴(yán)重破損、中度破損、輕度破損。檔案實(shí)體病害程度盡可能量化，只要其中一項(xiàng)病害因子達(dá)到等級(jí)范圍，即可確定其等級(jí)類(lèi)型。以紙張酸化程度為例，比如紙張的pH≤4.0，不用考慮其他病害程度，即可確定該份檔案屬于特殘等級(jí)；4.0

分級(jí)保護(hù)包括預(yù)防性分級(jí)保護(hù)和治理性分級(jí)保護(hù)。預(yù)防性分級(jí)保護(hù)的范圍覆蓋整個(gè)館藏檔案，屬于全程性維護(hù)和保管。預(yù)防性保護(hù)在先且最為重要，涉及庫(kù)房建筑、保護(hù)制度、環(huán)境監(jiān)測(cè)與調(diào)控、安全維護(hù)等，是對(duì)館藏檔案批量進(jìn)行的保護(hù)行為，產(chǎn)生效率高，作用明顯。而治理性保護(hù)是在其后開(kāi)展的搶救性活動(dòng)，針對(duì)個(gè)體進(jìn)行病害診斷和治理，只需要對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，不需要普遍開(kāi)展，因此，工作開(kāi)展涉及面較小。治理性保護(hù)實(shí)施需要考慮修復(fù)的技術(shù)條件成熟與否、資金支持、技術(shù)力量、人員修復(fù)水平、修復(fù)材料等眾多因素。在具體實(shí)施過(guò)程中，兩者互補(bǔ)，是保護(hù)工作中不可或缺的部分。同時(shí)，兩者也面臨相似的困境，館藏的豐富性、復(fù)雜性，決定了預(yù)防性分級(jí)保護(hù)和治理性分級(jí)保護(hù)對(duì)象的多樣性和復(fù)雜性，使得各種分級(jí)嘗試難以實(shí)踐。如何得出客觀、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)單易行的分級(jí)辦法是保護(hù)工作面臨的難題。

三、檔案實(shí)體的分類(lèi)保護(hù)

檔案分類(lèi)保護(hù)是針對(duì)檔案的重要程度或價(jià)值或獨(dú)特性等分別采取不同的保護(hù)和修復(fù)措施。檔案的重要程度需要考慮檔案內(nèi)容、形成時(shí)間和在不同歷史階段對(duì)社會(huì)發(fā)揮的作用等，一般分為一般檔案、珍藏檔案、特藏檔案。其具體保護(hù)措施如下：

（一）一般檔案的保護(hù)方法

檔案館中保存數(shù)量最多的是一般檔案，普通庫(kù)房即可存放一般檔案。一般檔案的保護(hù)需要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》（JGJ25-2010）中有關(guān)溫濕度、防光等規(guī)定。比如，溫度為14℃～24℃±2℃，相對(duì)濕度為45%～60%±5%。

（二）珍藏檔案和特藏檔案的保護(hù)方法

1.珍藏檔案是指內(nèi)容價(jià)值高、歷史遠(yuǎn)久、形式非常獨(dú)特的檔案，比如清代之前的檔案可作為珍藏檔案，因其在全國(guó)數(shù)量不大，可作為優(yōu)先調(diào)查對(duì)象，詳細(xì)開(kāi)展各項(xiàng)調(diào)查，創(chuàng)造特殊的保存環(huán)境如微環(huán)境。微環(huán)境要求溫度為16℃±1℃，相對(duì)濕度為45%±3%，并采取避光、低氧貯藏、防盜、防爆等。實(shí)際工作中常用封閉的櫥柜等特殊裝具，充氮?dú)饣蚨趸?，并采取精?zhǔn)地控制溫濕度，避光、潔凈空氣等措施。

2.特藏檔案是指具有特殊形式、內(nèi)容和價(jià)值的檔案，檔案記載的內(nèi)容具有獨(dú)特性，比如具有一定的地方特色、本館特色等，或者對(duì)社會(huì)及利用者產(chǎn)生特殊影響等，內(nèi)容獨(dú)特的檔案往往具有較高的利用價(jià)值。特藏檔案保管要求溫度為14℃～20℃±2℃，相對(duì)濕度為45%～55%±5%，特藏室與一般的檔案庫(kù)房不同，需要經(jīng)過(guò)裝修改造，對(duì)溫濕度、光線、空氣污染等實(shí)施更加嚴(yán)格的調(diào)控，盡量制作特殊裝具，同時(shí)在防火、防盜、消防等方面采取嚴(yán)格的防范措施。

此外，在開(kāi)展保護(hù)中珍藏和特藏檔案可分步進(jìn)行。一是對(duì)珍藏、特藏檔案開(kāi)展普查登記工作，內(nèi)容包括：特藏形式、數(shù)量、保存現(xiàn)狀、破損級(jí)別、保管狀況等，建立珍藏、特藏綜合信息庫(kù)，形成動(dòng)態(tài)的信息管理系統(tǒng)，通過(guò)評(píng)估，編制出版《中國(guó)珍藏、特藏檔案聯(lián)合目錄》。二是逐步建立完善的珍藏、特藏檔案保護(hù)制度，改善保管條件，加強(qiáng)保護(hù)管理。三是依據(jù)現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)如《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》《歷史圖牒檔案修裱技術(shù)規(guī)范》《古籍修復(fù)技術(shù)規(guī)范與質(zhì)量要求》，來(lái)規(guī)范珍藏、特藏檔案的修復(fù)活動(dòng)，并制定實(shí)操性較強(qiáng)的《檔案修復(fù)操作指南》，以指導(dǎo)實(shí)際工作的開(kāi)展。

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