高校檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)字化管理研究

周　林　王棟林 / 新疆醫(yī)科大學(xué)

高校檔案“互聯(lián)網(wǎng)+”數(shù)字化管理研究

周林王棟林 / 新疆醫(yī)科大學(xué)

伴隨著電子文件的廣泛運用，實體檔案正在向虛擬檔案轉(zhuǎn)變，互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，也使高校檔案管理工作面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)?；谕晟坪蛷?qiáng)化高校電子檔案管理工作，進(jìn)一步探索通過“互聯(lián)網(wǎng)+”優(yōu)化高校電子檔案管理的相關(guān)策略，給傳統(tǒng)檔案工作插上“互聯(lián)網(wǎng)+”的翅膀，使檔案工作逐步向自動化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。

高校；互聯(lián)網(wǎng)+；檔案管理

2015年，全國“兩會”政府工作報告將“互聯(lián)網(wǎng) +”從民間智庫提升為國家戰(zhàn)略，把“互聯(lián)網(wǎng) +”比作“風(fēng)口”。對于新形式下的高校檔案管理工作來說，從思想認(rèn)識到工作實踐，都需要主動適應(yīng)和迎合新的變化，促進(jìn)檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，讓檔案管理工作更有效率、更為精確，促進(jìn)檔案服務(wù)朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化邁進(jìn)。

一、互聯(lián)網(wǎng) + 檔案的目標(biāo)與實質(zhì)

1.存儲介質(zhì)由紙質(zhì)向電子、數(shù)字多媒體、網(wǎng)絡(luò)等等多元化介質(zhì)互補(bǔ)融合的方向發(fā)展。數(shù)字化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本前提。檔案數(shù)字化之后存入電子介質(zhì)，就有了比傳統(tǒng)檔案管理更加豐富的組織形式。文字、圖像、聲音、畫面都可以輕松地組織到一起，從而更加清晰生動地還原真實。數(shù)字化檔案的最大優(yōu)勢還在于其可以利用網(wǎng)絡(luò)。各個不同地方的檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)就可以建立起一個大而可靠的檔案數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一進(jìn)行保存、管理。同時它也可以為有檔案需求的人提供方便快捷的查閱修改等服務(wù)，從而打破了檔案“久居深宮”的狀態(tài)，更好的達(dá)到提升管理，服務(wù)社會的目的。

子宮內(nèi)膜異位癥為子宮內(nèi)膜在子宮腔以外的部位種植[1]。近年來，其發(fā)病率日益提升，生育期婦女、不孕癥患者分別達(dá)到了10%、30%～45%的發(fā)病率[2]，高發(fā)部位為卵巢，現(xiàn)階段，臨床一直致力于解決保守性手術(shù)治療卵巢子宮內(nèi)膜異位囊腫伴不孕后聯(lián)合治療藥物的選取問題，以期促進(jìn)妊娠率的提升、復(fù)發(fā)率的降低及副作用的減少等。本研究旨在探討腹腔鏡術(shù)后聯(lián)合促性腺激素釋放激素激動劑(GnRH-α)治療對子宮內(nèi)膜異位癥合并不孕患者組織整合素連接激酶相關(guān)蛋白(ILKAP)表達(dá)及子宮內(nèi)膜異位癥生育指數(shù)(EFI)的影響，為臨床治療提供參考依據(jù)。

2.檔案信息的特點由真實性可靠性進(jìn)一步向綜合性完整性轉(zhuǎn)變。在檔案網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變發(fā)生之后，管理體系最大的特點就是其綜合性。與辦公自動化系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、層級文件審批系統(tǒng)等等各種系統(tǒng)相結(jié)合，使得檔案管理員從單位內(nèi)部辦公文件的歸檔整理到單位之間人員流動文件審批的各個過程都可以快速清晰地在網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行處理。同時文件處理、審批、交換的流程都可以在系統(tǒng)中有完整的保存。在文檔的整體組織框架中也可以對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分層次的管理，使各部門進(jìn)行分別的管理與匯總，從而提升了提高資料保存的完整性。

3.檔案管理與檔案服務(wù)更有效率，成本更低。在檔案與網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合的條件下，可以迅速而又方便地進(jìn)行各方面的信息采集并將其納入單位內(nèi)部局域網(wǎng)的建設(shè)中，使得信息在整個網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中能夠被快速的共享。達(dá)到簡化工作流程、節(jié)約人力、物力、財力資源，達(dá)到資源的高度共享，加強(qiáng)各部門、各工作環(huán)節(jié)的溝通交流，提高檔案管理效率乃至整個事業(yè)單位管理效率的目的。

二、高校檔案管理工作中存在的問題

3.管理人員規(guī)范意識、技術(shù)水平欠缺。高校檔案管理人員技術(shù)水平和管理意識直接影響了高校檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+工作進(jìn)程。然而，在實際工作中，部分檔案管理人員的技術(shù)水平達(dá)不到要求。加之對檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)的缺乏，導(dǎo)致工作人員管理意識不強(qiáng)，不能實現(xiàn)自我提升。

宋代是一個士大夫文化非常發(fā)達(dá)的時代，古琴作為士大夫階層的重要樂器在這一時期獲得了普遍的流行，他們詩中也經(jīng)常出現(xiàn)“琴”。目前，雖然學(xué)界對宋代古琴文化與文人、文學(xué)之間的關(guān)系進(jìn)行的研究已經(jīng)比較多，但陸游作為宋詩中出現(xiàn)“琴”字樣最多的詩人，其詩中大量的“古琴”書寫并未得到研究者的重視。因此，本文以陸游詩中的“古琴”書寫作為研究對象，探究陸游對古琴及古琴文化的認(rèn)識。

“行了，別婆婆媽媽了。我猜你錢包里的現(xiàn)金不會超過五千塊，五千塊賭買一張紙和五十萬，這還需要猶豫嗎？你真是個傻子呀？知道嗎？不是天上每天都掉餡餅的?！?/p>

1.檔案互聯(lián)共同、資源共享格局尚未形成。當(dāng)前，教育系統(tǒng)電子檔案管理方面缺少相應(yīng)的交流學(xué)習(xí)，缺乏深入細(xì)致的探討和研究，統(tǒng)籌發(fā)展的觀念欠缺，各自為政、管理水平參差不齊現(xiàn)象嚴(yán)重，無法實現(xiàn)資金共享、技術(shù)互補(bǔ)、資源共通。

4.檔案管理的風(fēng)險評估體系不健全。高校檔案管理除了安全軟件防護(hù)，還應(yīng)有完備的風(fēng)險評估體系，以此來防范檔案管理中有可能出現(xiàn)的風(fēng)險，規(guī)避安全漏洞，拿出應(yīng)對風(fēng)險相關(guān)應(yīng)急方案。目前，高校檔案管理缺少相應(yīng)的風(fēng)險評估體制，導(dǎo)致檔案管理風(fēng)險的發(fā)生。

檔案工作者應(yīng)培養(yǎng)互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)思維，特別是移動網(wǎng)絡(luò)思維，善于將自身工作與網(wǎng)絡(luò)結(jié)合來開展工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”浪潮下，要積極應(yīng)對新形勢，利用網(wǎng)站、微博、微信等新媒體公眾平臺提供檔案服務(wù)，利用網(wǎng)絡(luò)開展遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)指導(dǎo)、教育培訓(xùn)、經(jīng)驗交流、學(xué)術(shù)交流等。利用網(wǎng)絡(luò)組織檔案工作志愿者進(jìn)行開放檔案的編目、關(guān)鍵詞著錄、編研等工作，延伸檔案工作臂膀，壯大檔案隊伍。在檔案服務(wù)方面，形成網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)新思維，解決偽“互聯(lián)網(wǎng)+”的傾向。

5.管理模式標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化欠缺。不同高校所使用的電子檔案管理軟件五色雜陳，導(dǎo)致檔案分類差異萬千，導(dǎo)致全國高校檔案銜接不暢，增加檔案統(tǒng)一規(guī)范化管理工作的壓力。

（一）打破思想藩籬，創(chuàng)新思維

三、檔案管理“互聯(lián)網(wǎng)+”的思考和探索

對比兩種翻譯，前者是背負(fù)任務(wù)直到死的那天，后者是奉獻(xiàn)自己的最好直到心跳停止，明顯后者傳達(dá)出的情感更讓人產(chǎn)生敬重之情。這句成語最先出自《出師表》，是諸葛亮一生忠誠的概括，從古至今也很少有人能做到如此，而我們的周總理也正是這樣的一個人。

同時，在工作保障方面，區(qū)工商聯(lián)完善商會調(diào)解工作體系，提高維權(quán)服務(wù)水平，成功調(diào)解債權(quán)債務(wù)糾紛150余件；積極引導(dǎo)非公經(jīng)濟(jì)人士積極履行社會責(zé)任，自覺投身光彩事業(yè)，合力打贏脫貧攻堅戰(zhàn)，共組織公益活動50余次，捐款、捐物合計1500余萬元；積極參政議政，向各級人大、政協(xié)組織推薦代表委員13人，提交提案150余件；開展微型企業(yè)培育工程，累計為1400余人發(fā)放貸款9000余萬元，帶動就業(yè)4000余人。

目前，檔案管理人員應(yīng)注重紙質(zhì)檔案數(shù)字化，強(qiáng)化互聯(lián)網(wǎng)、新媒體信息的收集、整理、歸檔的意識，對互聯(lián)網(wǎng)信息、新媒體信息的分類等方面進(jìn)行研究。此外，在政府部門牽頭下，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)共同協(xié)作，建設(shè)全國開放檔案信息資源平臺，真正將互聯(lián)網(wǎng)與檔案融合，不斷完善“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的資源建設(shè)，逐步把全國已上網(wǎng)開放的檔案信息集中收集起來。積極推進(jìn)檔案信息資源共享，通過信息平臺或傳播渠道把檔案信息傳播到公眾中去。目前，國家檔案局網(wǎng)站已經(jīng)開通“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”，但內(nèi)容有待豐富與補(bǔ)充，要構(gòu)建一個涉及內(nèi)容更廣泛的信息利用平臺。

我的姨媽孟書娟一直在找一個人。準(zhǔn)確地說，在找一個女人。找著找著，她漸漸老了，婚嫁大事都讓她找忘了。等我長到可以做她談手的年齡，我發(fā)現(xiàn)姨媽找了一輩子的女人是個妓女。在她和我姨媽相識的時候，她是那一行的花魁。用新世紀(jì)的語言，就是腕兒級人物。

（二）加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，進(jìn)行數(shù)字資源整合

2.檔案管理安全性能較低。目前，高校檔案管理各環(huán)節(jié)間所使用的安全防護(hù)軟件不配套，在短時間內(nèi)需頻繁更換安全密鑰，安全防護(hù)軟件自動升級不頻繁，檔案管理各環(huán)節(jié)流程銜接不緊密，易在信息交接時出現(xiàn)安全隱患，導(dǎo)致管理網(wǎng)絡(luò)陷入癱瘓。

（三）換位思考，建立用戶思維，實現(xiàn)高效查詢利用

在建立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式中，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)建立用戶思維、產(chǎn)品思維和平臺思維。用戶需求與用戶體驗是此模式下的重要問題。互聯(lián)網(wǎng)+檔案可以形成一個檔案信息供給平臺，平臺的良好運作可以推動檔案事業(yè)的發(fā)展。2015年1月，溫州市檔案局及縣（市、區(qū)）檔案局（館）正式推出“智慧檔案”，實現(xiàn)跨館服務(wù)、異地查詢。此外，基于互聯(lián)網(wǎng)的開放系統(tǒng)，打造檔案服務(wù)評價平臺，從大數(shù)據(jù)中獲取檔案服務(wù)評價信息，促進(jìn)檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量的提升。把檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)對象進(jìn)行細(xì)化，從而有針對性地提供“個性化”服務(wù)。

（四）做好互聯(lián)網(wǎng)下檔案信息安全防范

在傳統(tǒng)檔案安全問題中，主要涉及檔案實體安全及信息安全。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，檔案的安全防范同樣存在于這兩個方面。保存時的安全問題，可以通過技術(shù)路徑進(jìn)行解決，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式下，主要安全問題突出表現(xiàn)為信息泄密問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，檔案利用的便利性與檔案泄密的高發(fā)性是一對主要矛盾，所以，在該模式下，對檔案利用者的身份認(rèn)證及權(quán)限設(shè)置是個關(guān)鍵點，只有實現(xiàn)對檔案利用者的身份有效核實、權(quán)限準(zhǔn)確分類，才能保證檔案信息的安全。隨著檔案信息資源平臺的建設(shè)，平臺可實現(xiàn)與公民身份證系統(tǒng)的有機(jī)嵌合，實現(xiàn)對檔案資源的實名查詢，根據(jù)身份信息確定應(yīng)用權(quán)限分類。在互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代，主趨勢是實現(xiàn)信息及數(shù)據(jù)的互聯(lián)、共享，消除信息“孤島”，加快各類信息平臺的整合，避免重復(fù)建設(shè)和數(shù)據(jù)“打架”。

“互聯(lián)網(wǎng)+”是一個新的機(jī)遇，在電商行業(yè)看來，互聯(lián)網(wǎng)時代，具體的產(chǎn)品或服務(wù)是競爭力的核心，如何吸引用戶的眼球、增加用戶的黏性及提高用戶的轉(zhuǎn)化率是關(guān)鍵。對于檔案事業(yè)的發(fā)展同樣適用，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息管理和信息高效服務(wù)，對于檔案事業(yè)的發(fā)展來說真可謂是“柳暗花明又一村”。

[1]陳廣群，林慰平.檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].科技廣場，2010（4）.

[2]王蘭成，劉曉亮，黃永勤.論互聯(lián)網(wǎng)新媒體檔案信息資源的建設(shè)與服務(wù)[J].檔案與建設(shè)，2014（1）.

周林（1975-），女，漢族，河南信陽人，本科學(xué)歷，新疆醫(yī)科大學(xué)校長辦公室綜合檔案室，研究方向為高校檔案管理。

王棟林（1982-），男，漢族，江蘇南通人，研究生學(xué)歷，新疆醫(yī)科大學(xué)校長辦公室信息督查科，研究方向為高校行政管理、中國古代文學(xué)。