民辦高校學(xué)生請(qǐng)假系統(tǒng)存在的缺陷及改進(jìn)方法

楊　慶 / 遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院學(xué)生處

民辦高校學(xué)生請(qǐng)假系統(tǒng)存在的缺陷及改進(jìn)方法

楊慶 / 遼寧對(duì)外經(jīng)貿(mào)學(xué)院學(xué)生處

學(xué)生在線請(qǐng)假系統(tǒng)是高校信息應(yīng)用技術(shù)方面的重要組成部分，利用學(xué)生在線請(qǐng)假系統(tǒng)可以方便快捷地實(shí)現(xiàn)教務(wù)和學(xué)生日常管理的一站式交互服務(wù)，但是目前由于技術(shù)、人才、理念等因素的制約我國(guó)民辦高校中學(xué)生請(qǐng)假系統(tǒng)存在一定缺陷，這給學(xué)生管理造成了一定程度的不便，也不利于深化我國(guó)高校信息化改革，因此需要對(duì)這些缺陷和問(wèn)題加以分析，同時(shí)也提出一些改進(jìn)方法，希望對(duì)我國(guó)高校信息化建設(shè)起到一定促進(jìn)作用。

信息化改革；簡(jiǎn)化步驟；一站式管理

一、我國(guó)民辦高校請(qǐng)假系統(tǒng)中存在的缺陷

（一）制度上權(quán)職不清，請(qǐng)假流程混亂

權(quán)職不清。一部分學(xué)校將學(xué)生課程請(qǐng)假審批的權(quán)限交由任課教師，輔導(dǎo)員并不能第一時(shí)間掌握本專業(yè)學(xué)生的請(qǐng)假情況，而有的學(xué)校正相反，將權(quán)限直接下發(fā)給輔導(dǎo)員，任課教師根本不知道自己課上有多少學(xué)生請(qǐng)假，也不知道他們的具體請(qǐng)假時(shí)間、姓名和所在專業(yè)。因?yàn)榻虅?wù)課程平臺(tái)與學(xué)生管理平臺(tái)并沒(méi)有實(shí)現(xiàn)資源共享，輔導(dǎo)員在網(wǎng)上可以查詢學(xué)生請(qǐng)假情況并審批而任課教師依舊看不到。

學(xué)生請(qǐng)假流程的混亂。因?yàn)闊o(wú)法實(shí)現(xiàn)平臺(tái)間的資源共享，學(xué)生在網(wǎng)上申請(qǐng)課程假之后還必須通過(guò)請(qǐng)假條或者其他方式將請(qǐng)假信息交于任課教師，否則即使在上網(wǎng)批準(zhǔn)通過(guò)，其申請(qǐng)的假期依然不能核準(zhǔn)，也就是說(shuō)學(xué)生要申請(qǐng)兩次，既在網(wǎng)上向輔導(dǎo)員或任課教師申請(qǐng)一次，然后再通過(guò)其他方式向另一方申請(qǐng)一次。這其中一旦有一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，不但學(xué)生無(wú)法正常請(qǐng)假，還會(huì)造成任課教師與專業(yè)輔導(dǎo)員之間工作上的沖突。

（二）缺乏專業(yè)人員參與管理

民辦高校普遍缺少信息管理人才，即使擁有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門(mén)，所能處理的問(wèn)題也只是停留在簡(jiǎn)單的技術(shù)層面，很多人員無(wú)法勝任信息管理工作。有的學(xué)校根據(jù)自身?xiàng)l件成立了以高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)為核心的專門(mén)工作組，但是其中擁有專業(yè)知識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)卻是少之又少，這就使得一旦學(xué)生請(qǐng)假系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題只能求助于校外方的幫助，若是問(wèn)題處理不及時(shí)還會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)癱瘓。

（三）信息數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題嚴(yán)重

在高校信息化建設(shè)中數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題突出，不同部門(mén)間的數(shù)據(jù)信息不能共享，設(shè)計(jì)、管理、生產(chǎn)的數(shù)據(jù)不能進(jìn)行交流，數(shù)據(jù)出現(xiàn)脫節(jié)。數(shù)據(jù)孤島迫使信息需要重復(fù)多次的輸入，大量的冗長(zhǎng)、垃圾信息導(dǎo)致信息交流的一致性無(wú)法保證，從而降低了產(chǎn)品的工作效率，增加了錯(cuò)誤量?，F(xiàn)在由于請(qǐng)假流程中沒(méi)有明確規(guī)定教學(xué)、社區(qū)公寓和學(xué)生管理之間相互聯(lián)系的權(quán)責(zé)，在功能設(shè)置上自然也不會(huì)去特意實(shí)現(xiàn)請(qǐng)假信息數(shù)據(jù)共享，因此數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題是請(qǐng)假流程混亂的必然結(jié)果。

二、請(qǐng)假系統(tǒng)的改進(jìn)方法

若想針對(duì)請(qǐng)假系統(tǒng)中的現(xiàn)有缺陷進(jìn)行改進(jìn)必須從管理制度和系統(tǒng)功能兩個(gè)方面入手。

（一）管理制度上的改進(jìn)措施

管理制度方面的改進(jìn)可分為兩部分：

第一，認(rèn)清權(quán)責(zé)，保證流程的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。通過(guò)制度一系列的規(guī)章制度，完善學(xué)校的請(qǐng)假制度，簡(jiǎn)化、優(yōu)化原有的課程假和外出階段假的流程。[1]具體流程優(yōu)化方法如下：

1.課程假的優(yōu)化。

學(xué)生申請(qǐng)課程假可登陸手機(jī)微信系統(tǒng)或?qū)W工系統(tǒng)自助請(qǐng)假。不再需要任課教師或輔導(dǎo)員審批，但申請(qǐng)課程假的時(shí)間和申請(qǐng)?jiān)驎?huì)被自動(dòng)編輯為微信推送給該課程的任課教師和輔導(dǎo)員且每申請(qǐng)一節(jié)課程假會(huì)自動(dòng)扣除該生本門(mén)課程相應(yīng)的分?jǐn)?shù)。若扣滿全部平日成績(jī)分?jǐn)?shù)則本門(mén)課程不再有平日成績(jī)且該生本門(mén)課程不可再申請(qǐng)請(qǐng)假。

2.外出階段假的優(yōu)化。

外出階段假細(xì)化為一般階段假和特殊階段假兩種。

學(xué)生申請(qǐng)一般階段假，需要先通過(guò)手機(jī)微信平臺(tái)或?qū)W工系統(tǒng)填寫(xiě)請(qǐng)假信息并提出申請(qǐng)。輔導(dǎo)員通過(guò)計(jì)算機(jī)終端或手機(jī)平臺(tái)接收請(qǐng)假申請(qǐng)并進(jìn)行審批。輔導(dǎo)員擁有的特定的給假權(quán)限，超過(guò)特定給假權(quán)限天數(shù)的申請(qǐng)，系統(tǒng)自動(dòng)生成為輔導(dǎo)員與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)共同核準(zhǔn)，既輔導(dǎo)員審批通過(guò)后，還需學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)審批請(qǐng)假才可生效。

普通階段假生效期間產(chǎn)生的課程一律按課程假計(jì)算。每節(jié)課扣除相應(yīng)的平日成績(jī)。

超過(guò)三天的普通階段假系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將請(qǐng)假信息推送給請(qǐng)假學(xué)生家長(zhǎng)，方便家長(zhǎng)監(jiān)督。

特殊階段假是指因?yàn)樘厥庵卮蠹膊　⒓抑邪l(fā)生變故、自然災(zāi)害或因?yàn)槠渌豢煽沽Χ仨氄?qǐng)假且不涉及休學(xué)的情況。特殊階段假的申請(qǐng)和審批流程需要注意以下幾點(diǎn)：

（1）申請(qǐng)?zhí)厥怆A段假的學(xué)生同申請(qǐng)一般階段假的學(xué)生相同，需要先通過(guò)手機(jī)微信平臺(tái)或?qū)W工系統(tǒng)填寫(xiě)請(qǐng)假信息并提出申請(qǐng)。

（2）申請(qǐng)?zhí)厥怆A段假的學(xué)生在進(jìn)入微信平臺(tái)或?qū)W工系統(tǒng)填寫(xiě)請(qǐng)假信息時(shí)要注意必須點(diǎn)選特殊階段假選項(xiàng)才能夠申請(qǐng)?zhí)厥怆A段假。

（3）特殊階段假請(qǐng)假原因模塊不可隨意填寫(xiě)，只能從備選的選項(xiàng)中點(diǎn)選。包括：重大疾病、家庭變故、自然災(zāi)害、其他四個(gè)選項(xiàng)。

（4）當(dāng)申請(qǐng)結(jié)束后，請(qǐng)假信息會(huì)自動(dòng)推送給輔導(dǎo)員，由其審批。

（5）特殊階段假審批通過(guò)后，請(qǐng)假信息自動(dòng)推送給任課教師和家長(zhǎng)。

（6）若在請(qǐng)假中或事后返校提交材料時(shí)發(fā)現(xiàn)請(qǐng)假內(nèi)容不實(shí)，輔導(dǎo)員可實(shí)時(shí)操作取消其特殊階段假。

（7）學(xué)生返校后需到輔導(dǎo)員處銷(xiāo)假。

第二，在權(quán)責(zé)清晰的前提下安排專人負(fù)責(zé)學(xué)生請(qǐng)假的管理工作。這里的專人指的是系統(tǒng)專業(yè)技術(shù)人員和管理人員兩種。系統(tǒng)技術(shù)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、升級(jí)、測(cè)試工作。管理人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)平日維護(hù)，功能操作和數(shù)據(jù)管理工作。兩種專業(yè)人才可以重合，但不能有其他部門(mén)的人員兼職，以免造成權(quán)責(zé)混亂。

（二）系統(tǒng)功能上的改進(jìn)措施

首先是實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端實(shí)時(shí)請(qǐng)假功能。在學(xué)生管理系統(tǒng)下建立一個(gè)微信公眾平臺(tái)并申請(qǐng)一個(gè)服務(wù)號(hào)，作為后臺(tái)管理輔導(dǎo)員和教師的微信帳號(hào)，只要學(xué)生和家長(zhǎng)只要關(guān)注教師的微信賬號(hào)就使用本系統(tǒng)。[2]

在微信公眾平臺(tái)內(nèi)建立子系統(tǒng)，子系統(tǒng)主要用于管理、發(fā)布和統(tǒng)計(jì)用戶的相關(guān)信息以及請(qǐng)假信息。該子系統(tǒng)的具體功能如下：

1.用戶管理。

主要是針對(duì)學(xué)生和家長(zhǎng)，學(xué)生和家長(zhǎng)要使用本系統(tǒng)必須先關(guān)注本系統(tǒng)的服務(wù)號(hào)。后臺(tái)管理子系統(tǒng)根據(jù)學(xué)生和家長(zhǎng)的信息進(jìn)行配對(duì)和管理，一個(gè)學(xué)生最多配對(duì)兩個(gè)家長(zhǎng)，同時(shí)用于統(tǒng)計(jì)學(xué)生請(qǐng)假次數(shù)、理由和管理學(xué)生外出位置、路線等并生成圖表以供教師和家長(zhǎng)查詢。

2.教師管理。

主要用于教師管理和監(jiān)督學(xué)生的請(qǐng)假要求、監(jiān)督學(xué)生的所在位置和外出路線、查詢統(tǒng)計(jì)的學(xué)生請(qǐng)假的相關(guān)信息。

3.學(xué)生請(qǐng)假子系統(tǒng)。

系統(tǒng)主要用于學(xué)生的請(qǐng)假申請(qǐng)、到校銷(xiāo)假功能。

4.家長(zhǎng)監(jiān)督系統(tǒng)。

主要用于家長(zhǎng)對(duì)請(qǐng)假學(xué)生外出位置、路線的監(jiān)督。學(xué)生到家后家長(zhǎng)可通過(guò)系統(tǒng)確認(rèn)學(xué)生到家以及查詢學(xué)生請(qǐng)假歷史記錄等。

5.學(xué)生干部協(xié)助子系統(tǒng)。

主要用于教師指定的學(xué)生干部確認(rèn)學(xué)生到校情況。

隨著智能手機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展，我們可以通過(guò)移動(dòng)端和PC的聯(lián)網(wǎng)避免學(xué)生亂請(qǐng)假、假請(qǐng)假、請(qǐng)假后缺少監(jiān)管、外出沒(méi)有跟蹤定位、學(xué)校與家長(zhǎng)溝通不足等情況的發(fā)生。[3]

其次是建立更加細(xì)致的分類請(qǐng)假功能。通過(guò)分析可發(fā)現(xiàn)高校在校生請(qǐng)假的主要類型一般可分為三種：

1、學(xué)生在家中因?yàn)槟撤N原因需要請(qǐng)假，一般表現(xiàn)為推遲回校時(shí)間；

2、學(xué)生在校中因?yàn)槟撤N原因需要請(qǐng)假外出，但是不回家，一般會(huì)當(dāng)天回學(xué)校。

3、學(xué)生在校中因?yàn)槟撤N原因需要請(qǐng)假回家。

我們根據(jù)請(qǐng)假類型可以設(shè)計(jì)出不同的流程方案并按照方案逐個(gè)實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的功能。

針對(duì)第一種類型可得出的系統(tǒng)設(shè)計(jì)流程方案是：

1、家長(zhǎng)通過(guò)系統(tǒng)提交請(qǐng)假要求，并填寫(xiě)請(qǐng)假的理由以及開(kāi)始和結(jié)束日期、時(shí)間。

2、輔導(dǎo)員通過(guò)手機(jī)平臺(tái)或者學(xué)工系統(tǒng)平臺(tái)收到請(qǐng)假申請(qǐng)信息，然后根據(jù)實(shí)際狀況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核準(zhǔn)。（輔導(dǎo)員權(quán)限只有7天，超過(guò)7天的假期不予批準(zhǔn)。）

3、當(dāng)輔導(dǎo)員核準(zhǔn)結(jié)束后，任課老師、家長(zhǎng)和學(xué)生都會(huì)收到一份信息推送。推送內(nèi)容包括該生的請(qǐng)假開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、請(qǐng)假理由。

4、學(xué)生回到學(xué)校后，經(jīng)過(guò)宿舍門(mén)禁系統(tǒng)確認(rèn)，才可以通過(guò)系統(tǒng)銷(xiāo)假。

5、輔導(dǎo)員收到銷(xiāo)假請(qǐng)求后并通過(guò)門(mén)禁系統(tǒng)確認(rèn)請(qǐng)假學(xué)生是否在校，若在校則為學(xué)生銷(xiāo)假。

6、系統(tǒng)自動(dòng)將學(xué)生銷(xiāo)假成功的信息發(fā)送給任課教師和家長(zhǎng)。

針對(duì)第二種類型可得出的系統(tǒng)設(shè)計(jì)流程方案是：

1、學(xué)生通過(guò)系統(tǒng)提出請(qǐng)假要求，并填寫(xiě)請(qǐng)假的理由以及開(kāi)始和結(jié)束日期、時(shí)間。

2、輔導(dǎo)員收到學(xué)生申請(qǐng)并作出核準(zhǔn)。

3、任課老師和家長(zhǎng)接收到請(qǐng)假請(qǐng)求推送（包括請(qǐng)假的理由和時(shí)間開(kāi)始結(jié)束時(shí)間。）

4、學(xué)生回校時(shí)間結(jié)束前一小時(shí)收到信息提示，提醒學(xué)生回學(xué)校。

5、學(xué)生到學(xué)校后，經(jīng)過(guò)宿舍門(mén)禁系統(tǒng)確認(rèn)，才可以通過(guò)系統(tǒng)銷(xiāo)假。

6、輔導(dǎo)員收到銷(xiāo)假請(qǐng)求后并確認(rèn)請(qǐng)假學(xué)生是否在校，若在校則為學(xué)生銷(xiāo)假。

7、系統(tǒng)自動(dòng)將學(xué)生銷(xiāo)假成功的信息發(fā)送給任課教師和家長(zhǎng)。

針對(duì)第三種類型可得出的系統(tǒng)設(shè)計(jì)流程方案是：

1、學(xué)生通過(guò)系統(tǒng)提出請(qǐng)假要求，并填寫(xiě)請(qǐng)假的理由以及開(kāi)始和結(jié)束日期、時(shí)間。

2、輔導(dǎo)員收到學(xué)生申請(qǐng)并作出核準(zhǔn)。（只能審核權(quán)限范圍內(nèi)的申請(qǐng)，若超過(guò)權(quán)限范圍內(nèi)的天數(shù)系統(tǒng)自動(dòng)生成需兩級(jí)審批狀態(tài)，并將請(qǐng)假信息發(fā)送給院領(lǐng)導(dǎo)，由院領(lǐng)導(dǎo)和輔導(dǎo)員同時(shí)審批方可生效。）

3、審批通過(guò)后請(qǐng)假信息自動(dòng)給任課老師和家長(zhǎng)。

4、家長(zhǎng)確定學(xué)生到家后通過(guò)系統(tǒng)確認(rèn)學(xué)生已到家。并預(yù)報(bào)學(xué)生什么時(shí)候回校。

5、系統(tǒng)發(fā)送信息給輔導(dǎo)員告知學(xué)生已到家和學(xué)生回校時(shí)間。

6、學(xué)生返校后，經(jīng)過(guò)宿舍門(mén)禁系統(tǒng)確認(rèn)，才可以通過(guò)系統(tǒng)銷(xiāo)假。

7、輔導(dǎo)員收到銷(xiāo)假請(qǐng)求后并通過(guò)系統(tǒng)確認(rèn)請(qǐng)假學(xué)生是否在校，若在校則為學(xué)生銷(xiāo)假。

8、系統(tǒng)自動(dòng)將學(xué)生銷(xiāo)假成功的信息發(fā)送給任課教師和家長(zhǎng)。

再次是建立跨平臺(tái)、跨部門(mén)聯(lián)網(wǎng)功能，防止信息孤島。將學(xué)生請(qǐng)假系統(tǒng)中的信息與其他平臺(tái)，既學(xué)生管理平臺(tái)、教務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)、公寓管理平臺(tái)和微信服務(wù)平臺(tái)共享。讓請(qǐng)假系統(tǒng)不再是某個(gè)系統(tǒng)下的次級(jí)功能而成為與其他平臺(tái)擁有交互功能的平行系統(tǒng)。平臺(tái)與平臺(tái)之間可實(shí)現(xiàn)互相信息傳送，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更替。

[1]陳煒，王瑋.學(xué)生事務(wù)與管理服務(wù)中的流程優(yōu)化---以北京大學(xué)“三大典禮”的組織與服務(wù)為例[J]. 高校輔導(dǎo)員，2012，（12）

[2]王靖娜.Android的學(xué)生考勤管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)[J].現(xiàn)代電子技術(shù)，2014，（4）

[3]張玉杰，孟祥武.基于移動(dòng)定位服務(wù)的考勤管理系統(tǒng)[J].計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用，2011（10）