工程管理中的溝通管理問題淺述

蔣　濤 / 泰州市新紀(jì)元置業(yè)有限公司

工程管理中的溝通管理問題淺述

蔣濤 / 泰州市新紀(jì)元置業(yè)有限公司

伴隨著我國建筑業(yè)數(shù)量上巨大發(fā)展的是人們對于提高建筑工程質(zhì)量的迫切要求。在建設(shè)工程中，甲占雙方的矛盾時常體現(xiàn)在利益上的沖突。引發(fā)這些沖突的原因經(jīng)常是因為甲乙雙方的溝通存在問題，工程管理團(tuán)隊的溝通管理是就起著重要的作用，是很重要的一個因素。本文分析了工程管理中的溝通中的問題原因，提出了解決策略，以供參考。

工程管理；溝通中問題；原因；策略

一、溝通中問題原因分析

在工程項目的發(fā)展過程中出現(xiàn)的很多問題，究其原因其實質(zhì)都是溝通管理工作中出現(xiàn)的問題。比如在施工過程中因為甲方的原因或是因為不可見因素造成的施工工作増加，施工單位從項目管理團(tuán)隊的施工經(jīng)理處得到的答復(fù)是：＂先施工，保證工期；再和甲方議價。＂甲方從施工管理團(tuán)隊的項目經(jīng)理處得到的建議是：＂先確認(rèn)工程量和新增造價，再行施工，免為今后的定價工作造成麻煩。＂送種都是從項目管理團(tuán)隊得到的，對一個問題的指令內(nèi)容卻是截然相反答復(fù)的情況反復(fù)發(fā)生，尤其是處于工程項目的核也和主導(dǎo)地位的項目管理團(tuán)隊經(jīng)常向外發(fā)送彼此矛盾的信息，其對整體工程項目的實施開展帶來的危害可想而知。還有的情況是，比如工程項目管理團(tuán)隊中的繪圖員在計算工程量時發(fā)現(xiàn)施工方申報的核算數(shù)據(jù)有出入，在不通知己方項目經(jīng)理和施工經(jīng)理的前提下就獨(dú)自與施工方的預(yù)算報價人員直接溝通。甚至在對工程現(xiàn)狀不完全了解的情況下，就工程量，單價，晶牌等工程敏感話題與乙方或甲方有關(guān)人員展開討論。其討論工作的結(jié)果，因為沒有統(tǒng)一的流程支持，所從反應(yīng)到施工現(xiàn)場上，必然是各說各話，互不相讓。

二、管理中的溝通管理問題的策略

（一）項目準(zhǔn)備階段的溝通管理建議

在項目啟動初期，整體項目尚處于設(shè)計和明確用戶需求階段。這時工程項目管理團(tuán)隊的對溝通的管理應(yīng)該，以專業(yè)的態(tài)度從全局角度，適時分階段的安排各設(shè)計服務(wù)單位與甲方最終用戶分別溝通。用于在此階段，用戶方對自身的具體需求還不是十分清晰，需要通過與各設(shè)計單位的多輪溝通論證后，才能最終清晰地表明自己的真實的，客觀的需求。而在此階段，設(shè)計單位在前期往往不愿意投入過多人力資源。因為他們會任務(wù)開始幾輪對“草案設(shè)計”的討論，最終不一定能體現(xiàn)在最終方案上，因此在初期階段，其主要設(shè)計人員不愿意參與用戶方的溝通工作。

工程項目管理團(tuán)隊，根據(jù)經(jīng)驗提前預(yù)計到這種情況，做到未雨綢繆。首先，應(yīng)在項目的準(zhǔn)備期上多投入時間預(yù)算。為用戶方和設(shè)計方流出足夠的時間對前期的規(guī)劃設(shè)計盡量做到，要點(diǎn)不遺漏，對總體設(shè)計的溝通驗證很充分。在這個階段，工程項目管理團(tuán)隊因該由項目經(jīng)理牽頭，設(shè)計做配合，參與到用戶方和設(shè)計方的溝通中，在用戶和設(shè)計方中間起到見證人的作用。并在不影響用戶方和設(shè)計方溝通的前提下，適當(dāng)參與意見，并作及時總結(jié)。爭取以定期例會的形式，為雙方創(chuàng)造對話溝通的環(huán)境和工作交流習(xí)慣。每次設(shè)計溝通例會后，及時整理會議紀(jì)要，以書面的形式發(fā)送雙方，并要求雙方及時反饋。發(fā)現(xiàn)雙方就某一問題有理解不一致的地方，以見證人的身份，立刻展開單向溝通，以更正對方的理解偏差，避免時間浪費(fèi)，做無用功。如果電話單項溝通不能解決問題，就需要在下次例會中作為專項議題進(jìn)行集中討論。設(shè)計例會一般以兩周時間安排一次為宜，時間過短，影響設(shè)計方的工作質(zhì)量。時間過長，使用方會對自己的建設(shè)意圖構(gòu)想產(chǎn)生過多的設(shè)計驗證需求，對整體建設(shè)項目的時間安排產(chǎn)生浪費(fèi)。

在項目初期對使用方和設(shè)計方的溝通管理，應(yīng)該以全面，充分為原則。一旦形成結(jié)論，就應(yīng)該如實記錄，并通知雙方。為下一步的工作做好鋪墊。工程項目管理團(tuán)隊的專業(yè)價值表現(xiàn)在:要根據(jù)自己的經(jīng)驗，對整體設(shè)計流程有清楚地預(yù)判，合理的把設(shè)計工作分成幾個相互連接的階段。即需要包括全部的工作內(nèi)容，又不會對雙方的工作造成重復(fù)浪費(fèi)。一般的步驟是:工程項目管理團(tuán)隊先行溝通用戶方就某一內(nèi)容提出使用需求:再由工程項目管理團(tuán)隊傳遞給設(shè)計單位;設(shè)計單位完成工作后，由工程項目管理團(tuán)隊安排使用方和設(shè)計方例會討論;然后由設(shè)計方劉一設(shè)計方案進(jìn)行修改或由使用方便更使用預(yù)想;最終，使用方和設(shè)計方意見達(dá)成統(tǒng)一，并雙方共同遵守執(zhí)行，作為下一步工作的基礎(chǔ)。在以上的工作中，加強(qiáng)溝通管理是取得成功的關(guān)鍵。工程項目管理團(tuán)隊的項目經(jīng)理因該居于主導(dǎo)地位，發(fā)起，推進(jìn)，鑒證整個溝通過程。該項目經(jīng)理適當(dāng)?shù)倪x擇溝通參與對象，并對溝通結(jié)果達(dá)成的合理時限有清晰的預(yù)判，是在設(shè)計準(zhǔn)備階段完成項目管理的重要條件。

（二）項目施工階段的溝通管理建議

在項目現(xiàn)場施工期間的溝通管理尤其重要。項目準(zhǔn)備期間所有工程建設(shè)構(gòu)想都需要在施工期間具體實現(xiàn)，同時為今后的項目竣工并順利交付使用打下良好基礎(chǔ)。另外由于這一時期的項目參一與方最多，所以加強(qiáng)溝通管理尤其重要。在這一時期項目管理團(tuán)隊的主要溝通方式是組織設(shè)計方和各施工協(xié)作方參與的項目例會和為甲方傳遞現(xiàn)場實際施工進(jìn)展情況的工程報告。

建筑施工項目的完成是一個需要各施工協(xié)作方共同合作的過程。在施工期間內(nèi)各協(xié)作方有必要設(shè)立周期性的例會以溝通協(xié)調(diào)在實際工作中遇到的問題。

（三）項目竣工階段的溝通管理建議

項目竣工交付使用時期的溝通，主要是項目管理團(tuán)隊最終完成項目管理，收集所有工程信息，并按一定的方式整體提交給甲方以備查詢的過程。在項目收尾階段，一般施工協(xié)作單位的主要精力都已轉(zhuǎn)到了其它工程項目上，除催請支付工程尾款外，對本項目的其它工組已不會積極參與。這就要項目管理團(tuán)隊提前規(guī)劃溝通方案，以避免后期掃尾工作沒人干的尷尬。在這一時期項目例會安排一般不要提早結(jié)束，以使溝通參一與方能即使參與有關(guān)問題的溝通;同時在發(fā)送會議紀(jì)要時分項明確每一個遺留問題的解決方案，解決方案執(zhí)行方，和問題解決時限，再要求有關(guān)施工協(xié)作單位及時反饋確認(rèn)。并在隨后的工作中安排專門人員隨時以電話，Email的形式督促執(zhí)行人確實遵照約定開展工作和了解工作進(jìn)展?fàn)顩r。

在這一階段，溝通的主要議題的特點(diǎn)是涉及合同金額和施工規(guī)模都比較小，問題比較瑣碎，各個問題之間一般相互獨(dú)立沒有關(guān)聯(lián)性。針對這些特點(diǎn)，必須施行切實有效地溝通管理方案。在這一時期可以不遵照項目前期準(zhǔn)備和主要施工期間的溝通管理程序。由項目經(jīng)理根據(jù)實際情況，把需要跟蹤解決的問題分配到項目管理團(tuán)隊的每個成員。大家共同開展點(diǎn)對點(diǎn)的溝通檢查工作。其溝通的對象主體一般也可以根據(jù)實際情況由設(shè)計單位或施工單位的高層主管調(diào)整到具體實施現(xiàn)場操作的個人。其主要目的就是在項目正式交付使用前，盡可能多的解決施工遺留問題，為甲方入住后避免使用上的麻煩。

三、結(jié)束語

管理團(tuán)隊的溝通管理貫穿于工程項目的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制的全過程。在建設(shè)項目中由于各參與方所處位置不同，工作背景，教育程度和對建筑工程的了解程度不同，建設(shè)項目各參與方都有不同的溝通方法，溝通原則，溝通渠道，甚至是不同的專業(yè)術(shù)語和表述方式。因此居于管理位置的團(tuán)隊有必要分析溝通中的問題原因，切實做好溝通管理工作，保證項目的順利進(jìn)行。

[1]劉坤雷：《線談工程公司施工管理》，《施工技術(shù)》第42卷增刊，2013年6月。

[2]金光輝． 溝通管理在房地產(chǎn)開發(fā)項目工程管理中的應(yīng)用探討［J］．管理學(xué)家，2014，( 12) ．

[3］吳茂坤． 淺談溝通管理在房地產(chǎn)開發(fā)項目工程管理中的運(yùn)用［J］．中國高新技術(shù)企業(yè)，2014，( 1) ．