淺析OA系統(tǒng)成功實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)*

趙 斌

（中國水產(chǎn)科學研究院長江水產(chǎn)研究所武漢430223）

淺析OA系統(tǒng)成功實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)*

趙 斌

（中國水產(chǎn)科學研究院長江水產(chǎn)研究所武漢430223）

信息化時代，企事業(yè)單位信息化水平往往決定了管理水平，而管理水平的高低關(guān)乎企事業(yè)單位的興衰。在這種形勢下，OA系統(tǒng)的建設(shè)尤為重要。為了使OA系統(tǒng)達到預期目標，有必要對OA系統(tǒng)成功實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行研究。根據(jù)過往的經(jīng)驗和當下信息化的發(fā)展水平，提出了四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，為OA系統(tǒng)的成功實施提供宏觀上的指導與參考。

辦公自動化系統(tǒng) 需求分析 溝通管理 系統(tǒng)培訓 運行保障

一、引言

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的到來，企事業(yè)單位要在信息化浪潮中謀求生存和發(fā)展，必須提高信息化水平，通過信息化提高管理水平，進而促進主體業(yè)務(wù)的前進。2016年7月，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》，將信息化提升到國家戰(zhàn)略層面，明確提出將信息化貫穿我國現(xiàn)代化進程始終，加快釋放信息化發(fā)展的巨大潛能，由此可見信息化的重要性。由近些年企事業(yè)單位的信息化進程中可以看出，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成化、數(shù)據(jù)的共享化已經(jīng)成為趨勢，OA系統(tǒng)的建設(shè)成為大多數(shù)企事業(yè)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合的選擇。OA系統(tǒng)的實施往往決定了OA系統(tǒng)能否達到預期目標，所以有必要關(guān)注OA系統(tǒng)實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

OA系統(tǒng)全稱辦公自動化系統(tǒng)（Office Automation System），在我國發(fā)展是在上世紀八十年代，迄今已有30年的歷史，而且已經(jīng)從最初的僅能提供單機輔助工作，發(fā)展到目前可以實現(xiàn)大型協(xié)作工作[1]。OA系統(tǒng)是借助現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)辦公流程信息化和網(wǎng)絡(luò)化，從而實現(xiàn)信息共享、高效辦公的系統(tǒng)。具體而言就是單位員工通過聯(lián)網(wǎng)的計算機、手機等終端，在不同時間、地點可以充分共享信息，方便及時溝通，同時也可協(xié)同完成某些復雜的工作。

OA系統(tǒng)的應(yīng)用可以帶來許多益處，總結(jié)起來就是“四個提高”。首先，OA系統(tǒng)的應(yīng)用加快了信息流轉(zhuǎn)速度，規(guī)范了信息的傳遞流程，從而提高了單位內(nèi)部的溝通效率；其次，OA系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)了自動化移動辦公，減少了過去集中式辦公復雜的工作環(huán)節(jié)，提高了辦公效率；再次，OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠規(guī)范辦公流程，便于監(jiān)督辦公程序，從而減少辦公差錯，提高了工作質(zhì)量；最后，OA系統(tǒng)的應(yīng)用能夠有效節(jié)約辦公經(jīng)費，有利于提高現(xiàn)代化管理水平。

二、系統(tǒng)實施的準備環(huán)節(jié)

OA系統(tǒng)實施的準備環(huán)節(jié)主要指需求分析環(huán)節(jié)。需求分析形象的說就是確定要計算機“做什么”，要達到什么樣的效果[2]，它作為軟件設(shè)計及實現(xiàn)的基礎(chǔ)，是軟件項目成功的關(guān)鍵[3]。每個企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)不同，對OA系統(tǒng)的功能需求也有所差異。雖然OA系統(tǒng)需求分析關(guān)注點較多，但主要有功能、技術(shù)、性能、安全這四個方面。

1、功能需求

功能需求主要描述開發(fā)人員需要實現(xiàn)什么，是將用戶需求轉(zhuǎn)化為計算機可以實現(xiàn)的功能模塊。企事業(yè)單位日常管理中，建立了一系列規(guī)章制度，逐步形成了多項工作流程，如何將各項工作流程轉(zhuǎn)化為計算機可以實現(xiàn)的功能模塊即是功能需求分析。

企事業(yè)單位OA系統(tǒng)主要以處理公文和日常事務(wù)管理為核心，在此基礎(chǔ)上再進一步與其他系統(tǒng)融合互通，達到協(xié)同辦公效果。所以，企事業(yè)單位OA系統(tǒng)的功能模塊主要分為三部分，如圖一OA系統(tǒng)的功能模塊，基礎(chǔ)模塊主要滿足個人辦公的需求，包括第一文件管理，文件的收取、發(fā)放和管理工作；第二公文管理，公文的流轉(zhuǎn)；第三信息發(fā)布，對內(nèi)、對外信息的發(fā)布；第四通訊管理，即時通訊和電子郵件通訊。擴展模塊主要滿足部門和單位級別的管理需求，包括第一會議管理；第二車輛管理，第三固定資產(chǎn)管理；第四日程管理；第五項目管理。附加模塊主要是一些輔助辦公小工具。

2、技術(shù)需求

語言是系統(tǒng)開發(fā)的基礎(chǔ)，架構(gòu)是系統(tǒng)的骨架，所以O(shè)A系統(tǒng)的開發(fā)在語言和架構(gòu)的選擇上至關(guān)重要。不同語言和架構(gòu)雖然可以實現(xiàn)同樣功能的OA系統(tǒng)，但OA系統(tǒng)性能上和使用易用性上差別很大。OA系統(tǒng)的開發(fā)語言很多，常見的有C#/PHP/JAVA等，它們各具特色，在實際實施中都能滿足OA系統(tǒng)的建設(shè)需求。C#運行在.NET平臺下，這決定了其開發(fā)的系統(tǒng)移植性不佳，因為.NET是微軟為敏捷商務(wù)構(gòu)建互聯(lián)互通的應(yīng)用系統(tǒng)推出的新一代技術(shù)平臺，只能運行在Windows系統(tǒng)下。目前，雖然在其他平臺上有類似.NET的開源項目支持C#開發(fā)的系統(tǒng)，但開發(fā)中的技術(shù)支持顯然不夠，導致真正使用這些開源項目的系統(tǒng)很少。所以對系統(tǒng)移植性要求較高的企事業(yè)單位不建議選擇基于.NET開發(fā)OA系統(tǒng)?；?NET開發(fā)的OA系統(tǒng)雖然移植性不好，但是其后期運維較容易，.NET運行于Windows平臺，圖形操作界面對運維人員的技術(shù)要求較低，這在中小型企事業(yè)單位運維人員不足的條件下非常適合。

PHP是一種通用開源腳本語言，跨平臺性強并且所有的軟件都是開源免費的，可以減少投入。PHP非常適合開發(fā)中小型的WEB應(yīng)用，它的開發(fā)速度比較快，最經(jīng)典的組合就是Linux+ Apache+MySQL+PHP，但是在Windows下也能很好運行。PHP有強大社區(qū)的支持，發(fā)展迅速，據(jù)報道PHP全球使用率為70％，隨著PHP4和PHP5對面向?qū)ο蟮牧己弥С?，有很多大型系統(tǒng)也轉(zhuǎn)而用PHP開發(fā)。基于PHP開發(fā)的OA系統(tǒng)后期維護也較容易，現(xiàn)已成為很多企事業(yè)單位選擇的目標。

JAVA是一門面向?qū)ο缶幊陶Z言，它有良好的商業(yè)公司支持，并且JAVA技術(shù)作為免費軟件發(fā)布。JAVA語言開發(fā)的OA系統(tǒng)較流行，原因歸于JAVA語言各領(lǐng)域應(yīng)用成熟，并且JAVA語言開發(fā)的程序具有擴展性、穩(wěn)定性和跨平臺性等優(yōu)點。基于JAVA開發(fā)的OA系統(tǒng)對于各種規(guī)模的企事業(yè)單位都是不錯的選擇。

隨著以用戶為中心的軟件設(shè)計方法被廣泛應(yīng)用，軟件的易用性、界面友好性等越來越受重視。以往比較成熟的C/S架構(gòu)效率高、安全性好，但在OA系統(tǒng)的應(yīng)用中被逐漸拋棄，主要原因是用戶使用比較麻煩，需要安裝客戶端系統(tǒng)，后期維護升級不方便，再有就是C/S架構(gòu)的系統(tǒng)難于與其他系統(tǒng)集成，不便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合。隨著B/S架構(gòu)的日益成熟，其在安全性、運行效率和經(jīng)濟效益上展現(xiàn)出巨大的優(yōu)勢[4]。OA系統(tǒng)在架構(gòu)的選擇上都趨于使用B/S架構(gòu)，而且可以很好的應(yīng)對越來越復雜的用戶需求，基于B/S架構(gòu)的OA系統(tǒng)也是今后發(fā)展的主流方向。

3、性能需求

性能可以說是一種指標，一般情況下用時間和空間來衡量。不同的角色對OA系統(tǒng)性能有不同的需求，從用戶角度看，操作時系統(tǒng)響應(yīng)時間是用戶所關(guān)心的，低的響應(yīng)時間會帶來良好的用戶體驗；再從管理員角度看，除了關(guān)心系統(tǒng)的響應(yīng)時間外，與系統(tǒng)的擴展性和系統(tǒng)狀態(tài)相關(guān)的信息更為關(guān)心；最后從開發(fā)維護人員的角度看，除了關(guān)心系統(tǒng)的響應(yīng)時間和系統(tǒng)的擴展性外，哪些地方是引起系統(tǒng)不良性能的根源才是他們更關(guān)心的[5]。

OA系統(tǒng)的性能一般與系統(tǒng)本身和系統(tǒng)運行的平臺有關(guān)，OA系統(tǒng)本身即程序員編寫程序代碼的質(zhì)量，程序員編寫的代碼質(zhì)量高，程序運行效率就好，OA系統(tǒng)性能也會提升。企事業(yè)單位無法決定OA系統(tǒng)本身的好壞，但是可以通過選擇知名度高、信譽好的開發(fā)公司規(guī)避差的OA系統(tǒng)。OA系統(tǒng)的正常運行需要硬件和軟件兩部分密切配合，任何一部分性能不滿足實際需求，都會影響OA系統(tǒng)的運行，使辦公效率大打折扣。硬件和軟件主要包括服務(wù)器、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫軟件。OA系統(tǒng)的實施中，企事業(yè)單位可以根據(jù)自己的實際情況，比如說系統(tǒng)用戶數(shù)量、同時在線用戶數(shù)量等，來選擇適合的軟硬件。

4、安全需求

OA系統(tǒng)安全是為了保障系統(tǒng)的正常運行，防止非法用戶訪問、防止正常用戶的非法操作、防止數(shù)據(jù)不被破壞等，所以本文從OA系統(tǒng)訪問安全、操作安全、數(shù)據(jù)安全三方面進行安全需求分析。

訪問安全，主要是系統(tǒng)本身的安全功能模塊和系統(tǒng)之外安全防護手段一起保障OA系統(tǒng)的訪問安全。在登錄OA系統(tǒng)時，安全功能模塊主要是起到用戶身份認證，對非法用戶拒之門外。但是由于用戶弱口令、網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)未加密或者黑客的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽等存在，造成了安全功能模塊失效。因此，在對訪問安全性進行設(shè)計時，應(yīng)當采用多元化的系統(tǒng)驗證方案[6]，才能保障OA系統(tǒng)的訪問安全性。首先，可以利用MD5等加密方式，對用戶的登陸信息進行傳輸；其次，針對外網(wǎng)訪問的用戶，可以采取VPN與用戶名與口令兩級方式進行認證登陸，這幾種方式聯(lián)合起來可以在很大程度上保障OA系統(tǒng)訪問的安全性。

操作安全，合法的用戶如果在操作過程中誤操作，也會對系統(tǒng)帶來不可逆的破壞性，所以必須針對特定角色給予操作權(quán)限的控制，從而實現(xiàn)操作安全性的有效提升。一方面，可以使用基于角色的訪問控制（RBAC）方法，根據(jù)用戶所處的角色對操作的內(nèi)容進行分配和規(guī)劃，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，不同用戶所處角色不同，所具有的操作權(quán)限也不同。另一方面，可以設(shè)置操作管理模塊，將對信息的收發(fā)、瀏覽、添加等作為低級權(quán)限模塊，而對信息內(nèi)容的刪除、編輯等，則設(shè)置為高級權(quán)限模塊，并根據(jù)OA系統(tǒng)的管理者的定期監(jiān)管，實現(xiàn)對操作安全性的提升[6]。

數(shù)據(jù)安全，OA系統(tǒng)運行中可能存在某些意外導致數(shù)據(jù)丟失，所以有必要采取措施對數(shù)據(jù)安全性進行保障，可以從兩方面進行控制。一方面，應(yīng)當對用戶的操作進行記錄，特別是增加、刪除等，并生成操作日志。有條件的情況下，應(yīng)對用戶的操作內(nèi)容進行詳細記錄，這樣在OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失時可以據(jù)此恢復相關(guān)數(shù)據(jù)。另一方面，應(yīng)當對OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行定期備份，包括數(shù)據(jù)庫、圖片、文檔等，由于計算機屬于電子產(chǎn)品，不可能保證絕對的穩(wěn)定，所以為了避免受到外界因素影響，而造成數(shù)據(jù)的丟失，需要定期對OA系統(tǒng)進行備份。有條件的單位可以通過使用冗余服務(wù)器、磁盤陣列等技術(shù)手段保障數(shù)據(jù)安全。

三、系統(tǒng)開發(fā)的溝通環(huán)節(jié)

系統(tǒng)開發(fā)的溝通環(huán)節(jié)即在項目開發(fā)與管理活動中運用專門的知識、技能、工具和方法進行有效的溝通，使項目的各個環(huán)節(jié)都能夠潤滑和通暢，以實現(xiàn)項目設(shè)定的需求和期望[7]。因此，在OA系統(tǒng)實施中，良好的信息溝通是系統(tǒng)能否成功的決定性因素，這要求企事業(yè)單位在OA系統(tǒng)實施過程中應(yīng)指定專門人員與開發(fā)公司定期溝通系統(tǒng)建設(shè)的相關(guān)事宜，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)與預期目標有偏差應(yīng)立刻指出。同時，在與系統(tǒng)開發(fā)公司溝通過程中會得到一些新的啟示，修正單位對OA系統(tǒng)的錯誤理解，保障系統(tǒng)實施后雙方滿意。溝通的內(nèi)容一般包括系統(tǒng)建設(shè)的進度，系統(tǒng)建設(shè)所使用的技術(shù)，系統(tǒng)最終的效果圖等等。

四、系統(tǒng)使用的培訓環(huán)節(jié)

OA系統(tǒng)上線后遇到的問題多數(shù)為用戶使用問題，而不是系統(tǒng)的程序問題或技術(shù)上的其它問題。一個安排得當、有針對性的培訓計劃能預防許多問題的出現(xiàn)，系統(tǒng)使用培訓的重點應(yīng)放在新用戶身上，特別是那些計算機操作水平薄弱的用戶。系統(tǒng)使用的培訓可以通過多種途徑進行，培訓材料要做到通俗易懂，培訓最好從單位領(lǐng)導和部門領(lǐng)導開始，這樣不但起到身先士卒的帶頭作用，更為他們管理下層工作人員奠定堅實的基礎(chǔ)。

OA系統(tǒng)使用培訓的對象不但包括最終用戶，而且還包括系統(tǒng)的運維人員。所以，應(yīng)讓開發(fā)公司對系統(tǒng)運維人員做培訓，包括基本的OA系統(tǒng)知識、OA系統(tǒng)的服務(wù)器和客戶端的配置等。系統(tǒng)運維人員在培訓中首先應(yīng)將系統(tǒng)開發(fā)的相關(guān)文檔收集整理，這是理解系統(tǒng)運行原理最直接的材料，更能方便后期系統(tǒng)的維護；其次要與開發(fā)公司配合編寫符合企事業(yè)單位實際的系統(tǒng)使用說明，系統(tǒng)運維負責人對照使用說明操作無誤后，將其分發(fā)給每個用戶，讓用戶先體驗系統(tǒng)的使用；最后組織安排開發(fā)公司分批培訓最終用戶使用系統(tǒng)。OA系統(tǒng)日常使用中難免會遇到問題，此時運維人員的作用得以體現(xiàn)，他們可以輔導用戶進行相關(guān)操作，解決運行中出現(xiàn)的常見問題。OA系統(tǒng)使用培訓結(jié)束后會有一個磨合的過程，磨合期過后OA系統(tǒng)的效能就會逐步顯現(xiàn)。

五、系統(tǒng)運行的保障環(huán)節(jié)

多數(shù)企事業(yè)單位追求完美、追求速度，希望OA系統(tǒng)一上線就能解決問題發(fā)揮效能。然而，系統(tǒng)的順利運行缺少制度，缺少人員，缺少經(jīng)費的保障是不可能的。制度指系統(tǒng)運行保障具體管理制度，包括OA系統(tǒng)使用的制度，OA系統(tǒng)維護的制度等；人員是指系統(tǒng)運行保障人員，包括管理人員、運維人員，在系統(tǒng)使用的培訓環(huán)節(jié)已經(jīng)介紹這兩類人的作用；經(jīng)費指系統(tǒng)運行保障所需的各種費用，包括人員經(jīng)費、軟硬件使用費、維護維修經(jīng)費等。其中：人員、經(jīng)費是OA系統(tǒng)運行保障的前提，制度是OA系統(tǒng)運行保障高效開展的基礎(chǔ)。只有系統(tǒng)運行的保障環(huán)節(jié)都具備，OA系統(tǒng)才能順利運行。

六、結(jié)束語

事實證明，不抓住OA系統(tǒng)實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，即使系統(tǒng)僥幸上線，也常會引起普遍排斥、使用率低、系統(tǒng)出錯率高等狀況發(fā)生。只有重視OA系統(tǒng)實施的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，才能使OA系統(tǒng)達到預期目標，才能提高企事業(yè)單位的管理水平，才能促進企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)向前發(fā)展。

[1]阿木吉拉吐.基于B/S架構(gòu)的學院辦公自動化網(wǎng)站的設(shè)計與實現(xiàn)[D].吉林大學，2013.

[2]黎連業(yè).計算機管理信息系統(tǒng)設(shè)計與實施[M].北京：中國財政經(jīng)濟出版社，2011.

[3]趙鵬，王孝強.電子政務(wù)信息系統(tǒng)中需求分析研究[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016，14：62.

[4]張云峰，廖斌.基于B/S架構(gòu)的校園辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].軟件導刊，2016（8）.

[5]武昭宇.信息系統(tǒng)性能測試模型的改進及響應(yīng)時間優(yōu)化[D].太原理工大學，2016.

[6]張湘南.淺談OA辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計方案[J].信息通信，2016（8）.

[7]梁吉越.軟件項目開發(fā)中溝通管理問題研究[D].大連海事大學，2015.

A Brief Analysis on the Key Aspects of OA System Implementation

Zhao Bin
（Yangtze River Fisheries Research Institute，Chinese Academy of Fishery Sciences Wuhan 430223）

In the information age，the informatization level of enterprises and institutions often determines management level，and the management level is related to the rise and fall of enterprises and institutions.In this situation，OA system construction is particularly important.In order to make the OA system to achieve the desired objective，it is necessary to carry out researchonthe key aspects of the successful implementation of OA system.Based on the past experience and the current development level of information technology，four key aspects are put forward to provide macroscopic guidance and reference for the successful implementation of OA system.

Office automation systemRequirement analysisCommunication management System trainingOperation guarantee

C931.4

A

161108-7417

中央級公益性科研院所基本科研業(yè)務(wù)費專項資金（中國水產(chǎn)科學研究院淡水漁業(yè)研究中心），項目名稱：長江水產(chǎn)研究所內(nèi)網(wǎng)信息平臺的設(shè)計與實現(xiàn)，長江水產(chǎn)研究所高效科研管理系統(tǒng)的設(shè)計及應(yīng)用。

趙斌（1988～），男，研究實習員，主要研究方向：漁業(yè)信息戰(zhàn)略。