家庭檔案信息化建設(shè)問題研究

李月樓

【摘要】家庭檔案是以家庭成員為單位在日常工作及生活中所形成的各種檔案資料。而在互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)日新月異的今天，家庭檔案正逐步走向信息化。本文以家庭檔案信息化建設(shè)為研究對(duì)象，著重闡述家庭檔案信息化的意義、正面臨的問題以及相對(duì)應(yīng)的解決措施，簡(jiǎn)要探討家庭檔案信息化建設(shè)未來的發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】家庭檔案;檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)前信息化家庭檔案建設(shè)正進(jìn)入快車道。2016年，我省制定了《省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，規(guī)劃中明確規(guī)定總體目標(biāo)是將檔案事業(yè)的發(fā)展與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”、“方便人民群眾的檔案利用體系”以及“確保檔案安全保密的檔案安全體系”，為全省全力推進(jìn)產(chǎn)業(yè)升級(jí)、城市轉(zhuǎn)型和民生建設(shè)作貢獻(xiàn)。“十三五”時(shí)期，要在全省范圍內(nèi)建成數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)延伸至基層。檔案工作人員要落實(shí)基層群眾檔案信息化，尤其注重家庭檔案信息的采集和規(guī)整，全面提升了家庭檔案信息化建設(shè)的水平。由此可見，家庭檔案信息化建設(shè)正朝著全面、系統(tǒng)的方向穩(wěn)步推進(jìn)。

一、家庭檔案信息化

1、概念

家庭檔案信息化，是指在家庭成員的共同參與下，由專人負(fù)責(zé)將家庭檔案應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理，從而有效提高檔案信息資源收集、管理和提供利用水平的過程。

2、意義

（1）有利于提高檔案管理的工作效率，彌補(bǔ)信息資源的不足

信息化使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案電子化，這首先轉(zhuǎn)變了檔案管理部門的工作方式。而家庭檔案的信息化不僅擴(kuò)寬了原有信息資源的來源渠道，也更好的彌補(bǔ)了傳統(tǒng)庫存檔案信息缺失的不足。使得信息資源的更為合理的配置和科學(xué)的管理，有助于各部門各單位進(jìn)一步的資源共享，極大提高了行政管理效率，促進(jìn)政府服務(wù)職能的更好履行。

（2）有利于科學(xué)研究和智能化服務(wù)工程

在信息化科技高度發(fā)達(dá)的背景下，各種“新媒體”的廣泛應(yīng)用使得家庭檔案信息化成為了必然趨勢(shì)。一方面，對(duì)于民眾最關(guān)心的政務(wù)公開的政策，合法的公布部分政府官員的收入情況，也有利于民眾更好的了解政府，提高了政府公信力;另一方面，對(duì)于民眾而言，政府適當(dāng)了解各家庭的基本情況，也能更好履行政府服務(wù)職能，比如成都市新津縣的居民健康檔案，以及烏鎮(zhèn)的智慧養(yǎng)老服務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)。

（3）有利于社會(huì)“互聯(lián)網(wǎng)+家風(fēng)”的優(yōu)良傳統(tǒng)文化的傳承

利用家史、照片、回憶錄連接著家庭的過去與現(xiàn)在，對(duì)于家庭里的長(zhǎng)輩而言，這是對(duì)晚輩最好的教育方式。在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代背景下，家庭檔案電子化的形式，被賦予了新的意義。在杭州，社區(qū)舉辦了“拍拍我的家”的網(wǎng)絡(luò)攝影大賽，這是以家庭為單位，“曬”出各個(gè)家庭的故事來分享。對(duì)于每個(gè)家庭而言，是家庭文化和美德的傳承;對(duì)于社區(qū)而言，這是一個(gè)互相學(xué)習(xí)的過程，也是增進(jìn)鄰里之間情感的橋梁。

二、國(guó)內(nèi)家庭檔案信息化建設(shè)

1、問題

我國(guó)檔案信息化建設(shè)的起步較晚，家庭檔案概念的提出也比較晚，在建設(shè)過程中難免會(huì)存在一些不足。

（1）家庭檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，缺少法律保障體系

在硬件管理方面，檔案部門各自開發(fā)軟件差異性較大，通用性較差;在軟件管理方面，對(duì)于家庭檔案著錄的細(xì)則相容性也不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件相互移植性較差，因管理標(biāo)準(zhǔn)不一制約著的檔案自動(dòng)化工作。目前我國(guó)《中華人民共和國(guó)檔案法》針對(duì)家庭檔案建設(shè)的問題并未有明確的法律規(guī)定，對(duì)于家庭檔案合法的管理和利用增加了難度，不利于政府優(yōu)化服務(wù)的工作初衷。與此同時(shí)，由于家庭檔案涉及到人身財(cái)產(chǎn)安全等基本法律權(quán)利可能受到侵害時(shí)，各管理部門在管理和利用家庭檔案過程中就很有可能造成法律糾紛。因此，在檔案部門在家庭檔案建設(shè)中首要是要解決家庭檔案法律規(guī)范的問題。

（2）家庭檔案資源分散，共享服務(wù)還未到位

家庭檔案具有的廣泛性、分散性、復(fù)雜性使得家庭檔案在前期采集、中期管理和利用的過程相對(duì)比較困難。在我國(guó)，目前還未完全建立一個(gè)互聯(lián)互通的家庭檔案查閱信息系統(tǒng)，檔案信息資源服務(wù)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)建設(shè)的形式層次不一，規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、共享性的發(fā)展模式還未完全形成，不能充分滿足檔案信息資源共享的需要。

（3）基層檔案專業(yè)技術(shù)人才匱乏，社會(huì)群體檔案意識(shí)不強(qiáng)

由于缺乏專業(yè)的宣傳培訓(xùn)，私人家庭建檔很難專業(yè)化、規(guī)范化。從目前看，個(gè)別基層檔案部門也存在缺乏具有檔案信息處理的復(fù)合型人才的現(xiàn)象，部分檔案人員對(duì)現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)不了解，專業(yè)化水平跟不上，“新媒體”編輯應(yīng)用水平尚待提高，這些問題也為家庭檔案信息化建設(shè)埋下隱患。更重要的是社會(huì)民眾對(duì)于家庭檔案意識(shí)還比較低。據(jù)調(diào)查表明，宣傳乏力而導(dǎo)致的民眾集體的低參與感是造成社會(huì)群體對(duì)于家庭檔案意識(shí)缺失的主要原因，制約著檔案工作有序均衡的發(fā)展。

2、政府舉措

（1）統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，健全法律保障體系

面對(duì)我國(guó)目前家庭檔案管理法規(guī)體系尚不健全的情況，我們應(yīng)該充分借鑒現(xiàn)有的檔案法律法規(guī)，尤其是國(guó)外關(guān)于私人檔案先進(jìn)的法律法規(guī)及管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國(guó)國(guó)情，從中央到地方逐步完善適合我國(guó)家庭檔案發(fā)展的檔案管理體系。通過立法，一方面能夠保障家庭檔案所有者對(duì)其所擁有檔案的合法權(quán)利，另一方面也通過賦予檔案所有者應(yīng)盡的義務(wù)來促進(jìn)社會(huì)家庭檔案的開發(fā)和利用。

（2）構(gòu)建人才引進(jìn)機(jī)制，培養(yǎng)專業(yè)人才隊(duì)伍

要樹立動(dòng)態(tài)的人才觀，注重優(yōu)化配置人才資源，合理運(yùn)用內(nèi)部和外部人才的優(yōu)勢(shì);加強(qiáng)與高等院校的合作，為家庭檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造一批優(yōu)秀的人才隊(duì)伍，同時(shí)也要建立通暢的人才引入機(jī)制，加快家庭檔案信息化建設(shè)的步伐。與此同時(shí)，對(duì)于在職檔案人員，檔案部門需要定期通過講座、培訓(xùn)、科研等教育方式對(duì)檔案人員進(jìn)行檔案信息化專題學(xué)習(xí)，為家庭檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。

（3）完善資源共享機(jī)制，優(yōu)化檔案服務(wù)功能

家庭檔案具有私有性的特點(diǎn)，不可能做到無條件的資源共享，這就需要檔案部門及私人檔案機(jī)構(gòu)在征求檔案所有者的同意后，有償開放共享的服務(wù)。與此同時(shí)，各部門單位需要建立一個(gè)互聯(lián)互通的家庭檔案查閱信息系統(tǒng)，明確信息服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，建立家庭檔案信息共享機(jī)制，檔案管理者既要保證信息共享信道的安全暢通。只有保證規(guī)范性、開放性、服務(wù)性、共享性的家庭檔案發(fā)展模式形成，才能充分滿足檔案信息資源共享的需要，為公眾提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

（4）加強(qiáng)檔案宣傳力度，助力基層檔案發(fā)展

檔案部門應(yīng)通過開設(shè)家庭檔案專業(yè)講座、發(fā)放指導(dǎo)手冊(cè)、鼓勵(lì)開展建檔家庭間的經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)等方式宣傳，讓廣大民眾了解，并積極參與到家庭檔案建設(shè)活動(dòng)中。同時(shí)還需社會(huì)力量的協(xié)助，省市級(jí)檔案部門要起到牽頭作用，定期對(duì)基層檔案工作者隊(duì)伍進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案素質(zhì)和專業(yè)化水平;政府部門也要適當(dāng)?shù)膸椭鶎訖n案事業(yè)的發(fā)展，提供資金用來改善家庭檔案信息化建設(shè)在硬件條件上的不足;當(dāng)?shù)馗咝Ｒ部梢蕴峁┘夹g(shù)指導(dǎo)，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用技術(shù)水平進(jìn)行培訓(xùn)，為家庭檔案信息化建設(shè)添磚加瓦。

三、結(jié)語

我國(guó)在建設(shè)過程中正面臨著法律標(biāo)準(zhǔn)不夠明確、人才技術(shù)不夠先進(jìn)、共享服務(wù)不夠完善、基層檔案意識(shí)有待提高等問題，但我們也要看到國(guó)家在“十三五”規(guī)劃中的相關(guān)制度規(guī)定以及部分省市一線檔案部門的積極努力，這些問題正在被有條不紊的解決。因此，只要我們一起攜手，共同努力，就一定能讓家庭檔案信息化建設(shè)事業(yè)邁上新臺(tái)階。

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