淺談公路工程檔案的作用與管理

張靜

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）10-000-01

摘 要 公路在我國交通運輸中起到了重要作用。隨著近年來我國交通發(fā)展速度的不斷提高，公路管理中資料的積累越來越多，加強公路檔案的管理既是時代的要求，也是我國交通發(fā)展的必然要求。本文就公路工程檔案的作用和管理進行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞 公路工程檔案 作用 管理

一、公路工程檔案的作用分析

（一）宣傳教育作用

公路檔案是公路員工各項活動的真實原始記錄，它表達了形成的意圖，留下了當事人行為的痕跡，反映了公路員工當時的各項活動情況，是編寫公路史，大事記的寶貴材料。利用這些內(nèi)容豐富的檔案，通過檔案保存的反映企業(yè)過去榮譽和成績的實物，如獎杯、錦旗、獎品等，有助于擴大企業(yè)知名度，增強公路員工的榮譽感、自豪感、使命感和凝聚力。

（二）科研的參考作用

公路檔案真實地記錄了各個時期公路建設(shè)變化的情況，成果，經(jīng)驗和教訓(xùn)，形成了大量的工程管理類、設(shè)計類、施工類、監(jiān)督類、決算類等技術(shù)文件，按科學(xué)的方法對這些文件資料的收集、整理、編制和規(guī)范，一方面為日后的養(yǎng)護和擴建、改建提供及時準確的基礎(chǔ)性資料；另一方面，綜合各方面對公路運營后的評價，經(jīng)研究整理后及時反饋給有關(guān)部門，幫助他們優(yōu)化設(shè)計和施工方案，節(jié)約投資，促進公路事業(yè)的發(fā)展。

（三）企業(yè)發(fā)展的借鑒作用

檔案工作企業(yè)管理中的作用主要表現(xiàn)在： 一是可為企業(yè)提供先進的科技信息和管理動態(tài)?，F(xiàn)代社會是信息社會，科技發(fā)展步伐快，知識更新的周期短，檔案管理通過開發(fā)檔案信息資源，以圖書、雜志、情報資料、電子郵件等形式，為企業(yè)及時提供最新科技動態(tài)和先進的經(jīng)營管理理念。二是圍繞企業(yè)資產(chǎn)和資金管理、質(zhì)量管理、成本管理、技術(shù)創(chuàng)新、市場營銷、民主管理等方面，為企業(yè)經(jīng)營管理提供積極服務(wù)。檔案作為企業(yè)的一面鏡子，代表著企業(yè)不同時期的經(jīng)營管理水平，幫助企業(yè)不斷去粗取精，去偽存真。借助檔案，通過對企業(yè)經(jīng)營管理各個方面各個環(huán)節(jié)工作的不斷總結(jié)、反思，探索出符合企業(yè)實際的先進的經(jīng)營管理模式。

（四）法律的憑證作用

公路檔案的憑證作用主要表現(xiàn)在維護公路路產(chǎn)路權(quán)，處理案件糾紛等多方面，為維護公路路產(chǎn)路權(quán)，以法治路，依法查處各種違章案件，利用侵占，毀壞公路路產(chǎn)路權(quán)的案件所形成的有關(guān)文件等檔案材料，是公路執(zhí)法部門處理案件糾紛的重要憑證。如果沒有開展檔案記錄，處理案件糾紛時，就拿不出法律憑證，就會給我們工作的開展帶來困難。會計賬簿，憑證，房屋協(xié)議書，合同書等，這些檔案是以往既成事實的原始記錄，它能起到可靠的法律憑證作用。

二、如何加強公路工程檔案管理

（一）提高公路檔案管理的服務(wù)性

管理檔案最核心的意義便是為公路工作提供良好的依據(jù)。公路檔案管理部門應(yīng)該樹立優(yōu)質(zhì)服務(wù)意識，不斷提升自己的服務(wù)質(zhì)量和水平。同時，管理人員應(yīng)不斷加強管理的責(zé)任心，采取積極主動的工作心態(tài)，不斷探尋管理的最佳渠道，改善目前的服務(wù)質(zhì)量。以最佳的工作狀態(tài)來提高管理的效率，為相關(guān)部門樹立良好的信譽和形象。

（二）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式。

隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心必須向檔案信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，將信息化建設(shè)納入到檔案管理之中，使檔案管理工作規(guī)范化、透明化、專業(yè)化。各單位應(yīng)加大資金投入力度，大力改善檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實現(xiàn)檔案信息化管理。

（三）做好檔案的安全保密管理工作

首先，應(yīng)該強化單位內(nèi)的人員素質(zhì)管理，確保其對檔案事項等進行嚴格保密，不泄露檔案內(nèi)容，以保障內(nèi)容的安全性。對于一些已經(jīng)批準外借的檔案，應(yīng)該對其進行監(jiān)護，并跟借閱的相關(guān)人員或單位簽訂應(yīng)遵守的規(guī)范，應(yīng)該保留好檔案，禁止在其上亂涂亂畫，保持其整潔性，另外，在檔案歸還的時候為了確保其完好無損，應(yīng)該加強檢查工作。如果檔案借出去之后還需要延期借閱的，應(yīng)該辦理相關(guān)的審批手續(xù)，并登記清楚，防止檔案的遺失。另外，還應(yīng)強化方案存放環(huán)境的管理，例如，保持檔案庫的干凈，并定時對庫中的溫度和濕度等進行測量，防止各種生物蟲害的影響，如果庫房環(huán)境不適合保存檔案，則應(yīng)該及時向上級反應(yīng)，并及時更換地方保存。

（四）統(tǒng)一管理標準

根據(jù)同一個標準來進行文檔整理、資料記錄以及工作交接，檢查機構(gòu)進行檢查也會節(jié)省時間。不僅要對管理標準進行統(tǒng)一，還應(yīng)對管理標準進行完善，使檔案管理更加規(guī)范。項目負責(zé)人在工作前也應(yīng)設(shè)立明確的檔案收集范圍、整理要求、檢查標準，如果檔案管理檢查未符合要求，應(yīng)該要求重新返工。我國目前的工作方法太過古板，大部分還使用文字紙張進行編輯，使資料堆積過多，查找困難。普及計算機檔案管理也是提高工作效率的有效方法，用新技術(shù)的標準來規(guī)定工作任務(wù)，讓新技術(shù)普及每個工程項目。

三、結(jié)語

總之，為了確保公路檔案管理的順利展開，充分發(fā)揮其在公路建設(shè)和發(fā)展中的作用，應(yīng)該不斷探討更為先進的管理技術(shù)，為我國公路檔案管理效率的提高，管理質(zhì)量的優(yōu)化等提供保障，減少人工管理的難度，最終實現(xiàn)智能化管理。

參考文獻：

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