企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

修云潔（云南省公路開(kāi)發(fā)投資有限責(zé)任公司　昆明　650228）

?

企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

修云潔
（云南省公路開(kāi)發(fā)投資有限責(zé)任公司昆明650228）

摘要企業(yè)檔案管理的最終是為了利用信息資源為企業(yè)服務(wù)，如果檔案信息資源得不到有效開(kāi)發(fā)和利用，則檔案管理的作用將不能充分發(fā)揮出來(lái)。本文探討了當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在的普遍問(wèn)題，針對(duì)存在的問(wèn)題提出了企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策。

關(guān)鍵詞企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

經(jīng)濟(jì)全球化推動(dòng)了信息一體化，人們?cè)谛聲r(shí)代更加深刻認(rèn)識(shí)到信息資源的重要性，信息資源的收集和獲取也成了企業(yè)贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的重要因素。企業(yè)檔案提供的信息如果開(kāi)發(fā)利用得當(dāng)，能為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科研、管理都能提供不可忽視的服務(wù)，創(chuàng)造一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)檔案管理水平不斷提高，大部分企業(yè)基本能實(shí)現(xiàn)了檔案管理的制度化、現(xiàn)代化，在組織、人員、經(jīng)費(fèi)等方面受到了愈來(lái)愈多的重視。然而，在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用方面與歐美發(fā)達(dá)國(guó)家相比差距較大，在規(guī)模化、利用率、技術(shù)含量等方面存在較多不足。

一、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用存在的問(wèn)題

當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)檔案信息資源在開(kāi)發(fā)和利用方面深度不夠、利用率不高，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1、觀念滯后，檔案信息資源利用意識(shí)不強(qiáng)

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理，主要側(cè)重于檔案信息的收集和保管，檔案管理者認(rèn)為只要保管好檔案資料的安全就行，檔案管理部門提供的服務(wù)也主要是檔案檢索、查詢和調(diào)檔，其他的方面的服務(wù)幾乎空白。由于對(duì)檔案信息資源的重要性認(rèn)識(shí)不夠、觀念滯后于新時(shí)期的人力資源管理要求，所以企業(yè)檔案信息在利用方面長(zhǎng)期沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，檔案的價(jià)值信息也得不到挖掘和開(kāi)發(fā)，對(duì)企業(yè)決策等方面起不到良好的支持作用。由于對(duì)信息資源的利用利用意識(shí)薄弱，使得企業(yè)對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)、管理等工作重視不夠，在人、財(cái)、物方面的投入和支持不足，阻礙了企業(yè)檔案建設(shè)工作的健康推進(jìn)。

2、檔案信息資源整合度低

紙質(zhì)檔案管理主要依靠管理員的手工操作，保管是實(shí)體保管。企業(yè)信息化建設(shè)工作開(kāi)展后，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用于檔案管理中。但由于不同企業(yè)信息化人才素質(zhì)的參差不齊，導(dǎo)致檔案管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平有限，很多企業(yè)僅僅局限于把檔案信息存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中，缺乏對(duì)信息資源的深入整理能力，不能靈活運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等對(duì)信息資源進(jìn)行規(guī)范管理，信息資源流通受限。同時(shí)，由于信息化的不夠深入和技術(shù)的缺乏，企業(yè)的檔案信息收集工作方法滯后、收集渠道和形式單一，導(dǎo)致資源整合度低。只依靠簡(jiǎn)單的信息記錄來(lái)整合檔案資源，顯然是不夠的；外部網(wǎng)絡(luò)信息的積極獲取，以及對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工信息資源的獲取與整合，對(duì)企業(yè)檔案管理都是非常重要的。

3、檔案信息資源挖掘深度不夠

如前所述，許多企業(yè)的檔案管理功能單一，過(guò)于偏重收集保管，盡管檔案管理工作的規(guī)模不小，然而深度不夠、專業(yè)化缺失。首先，企業(yè)的檔案信息資源收集后，后續(xù)的管理和開(kāi)發(fā)跟不上，停留在檔案保存的表面。許多企業(yè)的檔案管理員，在檔案資料收集后主要就是分類歸集，由用戶需要時(shí)提供查閱服務(wù)，對(duì)檔案信息不會(huì)進(jìn)一步去挖掘和整理。其次，檔案信息的價(jià)值體現(xiàn)不足，對(duì)企業(yè)決策的輔助作用不強(qiáng)，在提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力方面的效用過(guò)低。再次，信息技術(shù)力量薄弱，無(wú)力開(kāi)展充分有效的信息挖掘工作，從檔案中獲取不了更多值得深入的信息。最后，檔案信息資源局限于企業(yè)內(nèi)部，與外部銜接不夠，因而檔案信息資源的增值效果差，跟不上時(shí)代和科技進(jìn)步的步伐。

4、檔案信息資源利用率低

企業(yè)檔案更多地是作為一種憑證和記錄，在市場(chǎng)中缺乏必要的流通和利用，其經(jīng)濟(jì)效益自然體現(xiàn)不出來(lái)。對(duì)企業(yè)檔案信息資源的利用，除了借閱、查詢以外，還應(yīng)在是收集、整理和鑒定利用等方面關(guān)注用戶需求，以及市場(chǎng)的動(dòng)態(tài)。當(dāng)前的企業(yè)檔案信息資源在利用方面都是被動(dòng)地提供咨詢、借閱等服務(wù)，沒(méi)有把信息資源進(jìn)行加工和整理，提供一些智能化的服務(wù)，因而利用率極低。

二、企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的對(duì)策

深入挖掘和利用企業(yè)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的最大化，既是檔案服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)實(shí)際的根本任務(wù)，也是檔案部門不斷提升作用、實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的有效路徑。針對(duì)企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用普遍存在的問(wèn)題，提出一些建議對(duì)策。

1、強(qiáng)化開(kāi)發(fā)利用觀念，提升檔案管理者素質(zhì)

企業(yè)要改變傳統(tǒng)的重保管、輕利用的觀念，加強(qiáng)對(duì)信息資源重要性的認(rèn)識(shí)，認(rèn)真搞好企業(yè)檔案信息資源的服務(wù)、開(kāi)發(fā)和利用工作。檔案管理人員不僅要重視本部門的檔案管理本職工作，還要重視加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)其他各個(gè)部門的溝通聯(lián)系，把企業(yè)內(nèi)外部的信息和檔案管理聯(lián)系起來(lái)，以更好地強(qiáng)化檔案信息資源為企業(yè)服務(wù)的意識(shí)。

檔案管理者的綜合素質(zhì)直接影響著企業(yè)檔案管理水平，決定著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用程度。因此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育，提高檔案管理者的綜合素質(zhì)。一方面，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息資源開(kāi)發(fā)利用方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要讓企業(yè)的檔案管理者熟練掌握信息化背景下檔案工作的重點(diǎn)，逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和數(shù)字化，為信息資源的深入開(kāi)發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。另一方面，注重培養(yǎng)檔案管理者的職業(yè)道德。綜合素質(zhì)的提高不僅取決于業(yè)務(wù)能力，而且也和管理者的職業(yè)素養(yǎng)息息相關(guān)，只有充分發(fā)揮檔案管理者的積極性和創(chuàng)造性，在檔案管理工作中既遵守崗位職責(zé)，也善于創(chuàng)新和開(kāi)拓，注重檔案管理工作流程和管理方法的改進(jìn)，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用工作的開(kāi)展。

2、加快檔案信息化建設(shè)，整合檔案信息資源

在信息化大環(huán)境下，企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用也需要建立在檔案信息化的基礎(chǔ)之上，通過(guò)對(duì)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推進(jìn)檔案收集、整理和開(kāi)發(fā)利用的信息化。檔案信息化建設(shè)，離不開(kāi)人才、設(shè)備和技術(shù)等方面的支撐，企業(yè)只有在人、財(cái)、物等方面給予檔案管理足夠的重視和支持，才能推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的快速發(fā)展。通過(guò)檔案信息化的快速發(fā)展，強(qiáng)化檔案信息資源的整合，推動(dòng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。檔案信息資源的整合，首先要深挖檔案信息資源在服務(wù)方面的共享，充分利用信息技術(shù)來(lái)管理檔案，這樣才能更有利于檔案信息資源的歸類、識(shí)別、保存與傳輸。其次，拓寬信息資源整合的渠道，實(shí)現(xiàn)多樣化整合。根據(jù)信息資源的多樣性特征，靈活運(yùn)用信息技術(shù)把各類信息資源轉(zhuǎn)換為知識(shí)型文檔，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源不同的文檔和模型，達(dá)到良好的信息資源整合效果。

3、深入挖掘，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息增值

企業(yè)檔案的增值需要通過(guò)信息資源的深入挖掘、充分開(kāi)發(fā)和利用來(lái)實(shí)現(xiàn)，增強(qiáng)企業(yè)檔案的效用發(fā)揮對(duì)企業(yè)而言具有重要的經(jīng)濟(jì)效益。那么，如何深入挖掘檔案信息資源呢？筆者認(rèn)為，一方面，要努力把信息資源轉(zhuǎn)化為具有一定商業(yè)價(jià)值的資源。檔案管理工作者要與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓視野，把企業(yè)檔案中的顯性知識(shí)和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的隱性知識(shí)結(jié)合起來(lái)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際，把檔案信息資源的挖掘提升到戰(zhàn)略高度。應(yīng)用先進(jìn)的科技和信息技術(shù)，深挖檔案中的各類知識(shí)資源，切實(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)的生產(chǎn)力，為企業(yè)決策和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提供大力支持。另一方面，改變傳統(tǒng)的企業(yè)檔案利用方式，開(kāi)展各類服務(wù)。企業(yè)檔案的增值，主要通過(guò)服務(wù)來(lái)體現(xiàn)。企業(yè)的檔案管理部門要加強(qiáng)與各部門的溝通聯(lián)系，促進(jìn)檔案信息的交流，豐富檔案結(jié)構(gòu)知識(shí)，整合為企業(yè)分享利用。在開(kāi)展檔案信息資源服務(wù)的過(guò)程中，同樣要充分借助互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，開(kāi)展多形式的、信息化的檔案咨詢、服務(wù)于共享，創(chuàng)新服務(wù)的提供方式和信息內(nèi)容的傳播方式。

4、強(qiáng)化技術(shù)支撐，提高信息資源利用率

檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的迅速有效需要技術(shù)和硬件的支撐。企業(yè)檔案管理中，如果不應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行處理，將只會(huì)停留在紙質(zhì)檔案階段，利用率將難以提升。因此，企業(yè)檔案管理者要運(yùn)用計(jì)算機(jī)多媒體等先進(jìn)技術(shù)，將聲音、文字、影像、圖片等形式的信息，統(tǒng)一進(jìn)行處理、存儲(chǔ)，進(jìn)行全方位的編研，使檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式達(dá)到高度的統(tǒng)一，將更加豐富多彩的檔案種類通過(guò)企業(yè)局域網(wǎng)系統(tǒng)呈現(xiàn)給廣大利用者，極大擴(kuò)展利用工作的領(lǐng)域，提高檔案的開(kāi)發(fā)利用途徑。通過(guò)技術(shù)平臺(tái)（信息資源前端平臺(tái)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)等）的構(gòu)建，以紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案為基礎(chǔ)，充分處理好圖書、情報(bào)、檔案等知識(shí)資源，把計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)融合應(yīng)用于企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用中，提高檔案信息資源利用率。

5、建立檔案信息開(kāi)發(fā)利用反饋機(jī)制

企業(yè)檔案信息資源在開(kāi)發(fā)利用過(guò)程中，要注重用戶的反饋和管理者的實(shí)踐，建立反饋機(jī)制，不斷改進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作質(zhì)量。讓用戶對(duì)企業(yè)檔案管理的模式、管理機(jī)制和具體管理方法提出客觀評(píng)價(jià)意見(jiàn)，幫助檔案管理部門深入了解用戶的需求，掌握檔案信息開(kāi)發(fā)利用中存在的不足和缺陷，以更好地從用戶角度出發(fā)開(kāi)展檔案管理服務(wù)，提升檔案信息資源價(jià)值。同時(shí)，全方位收集檔案信息資源利用反饋信息，避免收集的反饋信息范圍狹窄、不能客觀體現(xiàn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的情況。為此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)本著多多益善的原則，對(duì)每一個(gè)企業(yè)檔案利用者的反饋信息進(jìn)行全面收集。在收集過(guò)程中也要掌握合理的方式方法，抓住有利時(shí)機(jī)，例如運(yùn)用主動(dòng)向用戶收集信息的方法，避免被動(dòng)收集信息導(dǎo)致的反饋信息不全；結(jié)合用戶對(duì)信息資源關(guān)注的程度，研究用戶的心理和行為，掌握最佳的信息收集時(shí)機(jī)。

總之，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是企業(yè)檔案工作生存和發(fā)展的動(dòng)力，是企業(yè)檔案管理的重要職能。針對(duì)當(dāng)前企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中普遍存在的問(wèn)題，我們不僅要研究檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用過(guò)程，還應(yīng)重視對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用策略的研究，提高檔案信息資源的利用效益。

參考文獻(xiàn)

［1］賈娜.試論企業(yè)檔案信息資源開(kāi)發(fā)與利用［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（07）.

［2］朱麗萍.提高企業(yè)檔案信息利用效益的若干對(duì)策［A］.檔案管理理論與實(shí)踐.浙江省基層檔案工作者論文集［C］，2013.

The Development and Utilization of Enterprise Archives Information Resources

Xiu Yunjie
（Yunnan Highway Development & Investment Co.，Ltd.，Kunming 650228）

AbstractEnterprise archives management is ultimately to make use of information resources services for the enterprise，if can not get effective development and utilization of archives information resources，the role of the archives management will not be able to give full play to come out.This paper discusses the current common problems of enterprise file information resources development and utilization，put forward to solve the problems that exists in the enterprise development and utilization of archives information countermeasures.

KeywordsEnterprise archivesInformation resourcesDevelopment and utilization

中圖分類號(hào)G273；G278.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼B

文章編號(hào)160304-7218

作者簡(jiǎn)介

修云潔（1973-08），女，吉林敦化人，漢族，大專學(xué)歷，館員職稱，研究方向：檔案管理。