信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制框架構(gòu)建策略研究

尹澤西 史桂芬

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信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制框架構(gòu)建策略研究

尹澤西 史桂芬

在信息化社會和數(shù)字化時代，企業(yè)內(nèi)部控制框架的信息化建設(shè)對于企業(yè)提升內(nèi)生動力和提高企業(yè)管理效率尤為重要。為了實現(xiàn)越來越強(qiáng)大的控制功能，構(gòu)建高效的企業(yè)內(nèi)部控制整體框架，必須依靠科學(xué)、精確的控制手段和高效的運(yùn)行機(jī)制。目前我國大部分企業(yè)內(nèi)部控制框架的規(guī)劃和建設(shè)都處在起步階段，軟件內(nèi)部控制機(jī)制的漏洞頻現(xiàn)，信息系統(tǒng)運(yùn)行不夠穩(wěn)定并缺乏必要維護(hù)，信息化控制對所控制活動的影響還有待加深，因此，企業(yè)應(yīng)首先制定整體戰(zhàn)略規(guī)劃，并著重建設(shè)動態(tài)的內(nèi)部控制框架，并重視關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)的自主研發(fā)，也可采取階段性的系統(tǒng)外包方式，并利用金融平臺等外部力量促進(jìn)企業(yè)內(nèi)生動力。

信息化；企業(yè)；企業(yè)內(nèi)部控制；信息系統(tǒng)

在信息化社會和數(shù)字化時代，企業(yè)內(nèi)部控制框架的信息化建設(shè)對于企業(yè)提升內(nèi)生動力和提高企業(yè)管理效率尤為重要。為了實現(xiàn)越來越強(qiáng)大的控制功能，構(gòu)建高效的內(nèi)部控制企業(yè)的整體框架，必須依靠科學(xué)、精確的控制手段和高效的運(yùn)行機(jī)制。因此，有必要分析企業(yè)內(nèi)部控制框架在信息化環(huán)境中的現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)的建設(shè)流程作為企業(yè)管理的實施方案。

一、信息化環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制框架的現(xiàn)狀

在目前的信息化環(huán)境下，筆者認(rèn)為，企業(yè)應(yīng)在信息系統(tǒng)規(guī)劃建設(shè)管理工作中，關(guān)注軟件內(nèi)部控制機(jī)制漏洞，查看系統(tǒng)運(yùn)行不穩(wěn)定原因，以及運(yùn)行中的人為問題等。

(一)企業(yè)內(nèi)部控制框架的規(guī)劃和建設(shè)處于起步階段

近年來，隨著信息化和電子商務(wù)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化背景下的企業(yè)管理模式應(yīng)運(yùn)而生且快速發(fā)展，其中企業(yè)內(nèi)部控制框架的規(guī)劃和建設(shè)是管理層及各企業(yè)單元需要高度關(guān)注的問題。但目前我國大部分企業(yè)內(nèi)部控制框架的規(guī)劃和建設(shè)都處在起步階段，甚至有些企業(yè)過于輕視企業(yè)內(nèi)部控制框架在企業(yè)信息化管理中的作用，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部管理的失控和企業(yè)風(fēng)險危機(jī)的爆發(fā)。那么如何理解信息化控制框架對企業(yè)績效產(chǎn)生的效應(yīng)，如何構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制框架的信息系統(tǒng)，如何制定信息化環(huán)境中企業(yè)內(nèi)部控制框架的制度、軟件設(shè)計和硬件改造施工程序，從而達(dá)到控制企業(yè)決策風(fēng)險，創(chuàng)建穩(wěn)定、高效、安全的信息化外部環(huán)境的目標(biāo)，是信息系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)的核心工作內(nèi)容，所以必須引起企業(yè)管理層的高度重視。

(二)軟件內(nèi)部控制機(jī)制的漏洞問題

在信息化管理系統(tǒng)中，軟件內(nèi)部控制是企業(yè)構(gòu)建內(nèi)部控制框架的主要方法和途徑，如果其中某一部分的軟件系統(tǒng)沒有調(diào)制好或不夠完善，將影響整體的框架系統(tǒng)，導(dǎo)致企業(yè)信息系統(tǒng)不能正常運(yùn)行等管理漏洞和巨大風(fēng)險。例如，傳統(tǒng)環(huán)境下的支票、本票、現(xiàn)金收付文件等管理軟件如果不受人為或非人為的生成、發(fā)送、轉(zhuǎn)移以及文件例行檢查的嚴(yán)格限制，勢必會引發(fā)極高的企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險和管理危機(jī)。

(三)信息系統(tǒng)運(yùn)行的不穩(wěn)定與維護(hù)問題

企業(yè)信息化運(yùn)行系統(tǒng)中，傳輸模式和速度可以改變內(nèi)部控制的基本環(huán)境，這是內(nèi)部控制系統(tǒng)建立的根本要素和基礎(chǔ)，穩(wěn)定、安全、高效的信息運(yùn)行系統(tǒng)決定了內(nèi)部控制的實施策略與方式。在信息化環(huán)境下的企業(yè)經(jīng)營與社會活動中以及企業(yè)內(nèi)部控制管理中，大多數(shù)工作都依賴于信息系統(tǒng)的運(yùn)維。因此，信息化系統(tǒng)運(yùn)行中的軟件、運(yùn)行維護(hù)工作的資源分配、協(xié)調(diào)安排、人員管理等，缺失其中任何一個環(huán)節(jié)而造成的不穩(wěn)定都會嚴(yán)重影響信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，進(jìn)而直接影響企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展、社會責(zé)任、財務(wù)績效和利潤收益。

(四)信息化控制對控制活動的影響問題

控制活動是基于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程和具體操控點來設(shè)定企業(yè)內(nèi)部控制框架的，并且控制重心將集中在人機(jī)管理和信息系統(tǒng)操作的管理上。企業(yè)內(nèi)部控制是管理的基礎(chǔ)，其框架控制規(guī)則和程序，可以實現(xiàn)充分利用信息技術(shù)分析和以最少的運(yùn)行成本達(dá)成最大績效的控制目標(biāo)。企業(yè)內(nèi)部控制框架中的業(yè)務(wù)流程控制和信息系統(tǒng)控制是控制活動的兩個重要組成部分。企業(yè)內(nèi)部控制活動要對自身生產(chǎn)經(jīng)營活動進(jìn)行自我檢查和調(diào)節(jié)，同時需要進(jìn)行大量的信息傳遞，通過信息系統(tǒng)中的各條路徑來組合與傳遞信息，使各種信息控制管理指令以及信息反饋，形成一個具有可操作性和實際執(zhí)行力的內(nèi)部控制方案，實現(xiàn)高效率的控制流程。目前，我國大部分企業(yè)的內(nèi)部控制處于起步階段，樣板較少，內(nèi)部控制制度建設(shè)不成熟，漏洞錯誤頻出。因此必須加強(qiáng)建設(shè)和完善企業(yè)業(yè)務(wù)流程控制和信息系統(tǒng)控制。

二、信息化環(huán)境中企業(yè)內(nèi)部控制框架的構(gòu)建

傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前信息時代背景下的企業(yè)發(fā)展需求，企業(yè)管理必須發(fā)現(xiàn)和識別管理過程中的潛在風(fēng)險，通過創(chuàng)新傳統(tǒng)模式，建立新的變革模式，提出相應(yīng)的解決和發(fā)展方案，以適應(yīng)信息化社會的快速發(fā)展。

(一)制定整體戰(zhàn)略規(guī)劃

在社會信息化背景下，企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略直接影響內(nèi)部控制的設(shè)計和運(yùn)行，也是企業(yè)建立信息系統(tǒng)的起點。企業(yè)內(nèi)部控制整體系統(tǒng)由控制環(huán)境、經(jīng)營活動、內(nèi)部監(jiān)督、信息化四部分組成，在整體規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部控制管理中，越謹(jǐn)慎越好并不可取，因為在激烈的競爭環(huán)境中市場風(fēng)險是不可避免的，企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃應(yīng)結(jié)合企業(yè)所在的地區(qū)經(jīng)濟(jì)總況、企業(yè)所在的行業(yè)特點、政府創(chuàng)造的經(jīng)營環(huán)境，與企業(yè)的發(fā)展步調(diào)一致。規(guī)劃應(yīng)從整體出發(fā)，增強(qiáng)內(nèi)部控制意識，取消和合并不合理的機(jī)構(gòu)設(shè)置，健全內(nèi)部控制制度；系統(tǒng)地規(guī)劃企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，根據(jù)生存環(huán)境制定業(yè)務(wù)發(fā)展的基本框架，再結(jié)合行業(yè)的實際狀況，研究一套適合自身發(fā)展的方案；然后進(jìn)行信息環(huán)境下程序的系統(tǒng)分析、可行性分析和模擬測試；從內(nèi)部權(quán)責(zé)方面入手，加固其獨(dú)立性、加深監(jiān)督性及內(nèi)部風(fēng)險規(guī)避，以確定其實施的可行性，最后要做好硬件投入和軟件建設(shè)相關(guān)的準(zhǔn)備工作。

(二)建設(shè)動態(tài)的內(nèi)部控制框架

我國的市場經(jīng)濟(jì)在飛速發(fā)展中蘊(yùn)含各種變化因素，所以企業(yè)在市場競爭中，伴隨形勢的不斷變化，也應(yīng)在內(nèi)部控制建設(shè)中事先預(yù)測各個崗位在每個可能出現(xiàn)的失真或滯后情況下應(yīng)承擔(dān)的權(quán)責(zé)部分，相應(yīng)地制定政策。一般來說，企業(yè)發(fā)展決策部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展歷程中的經(jīng)驗、行業(yè)社會發(fā)展過程和邏輯推理能力來預(yù)測各種類型問題事件的可能性，但隨著企業(yè)信息化的進(jìn)程，業(yè)務(wù)環(huán)境的影響不僅日益復(fù)雜，而且越來越不穩(wěn)定，變化不僅不能控制，而且難以預(yù)測。因此，企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)不應(yīng)只是以固定的、靜態(tài)的模式存在，它必須以優(yōu)化內(nèi)部控制體系為目標(biāo)，依企業(yè)內(nèi)、外部環(huán)境的變化而變化，因此，建設(shè)具有適應(yīng)性和學(xué)習(xí)能力的動態(tài)內(nèi)部控制框架尤為重要。一個成熟健全的企業(yè)內(nèi)部控制框架，應(yīng)該既有能力和措施應(yīng)對復(fù)雜變化的社會發(fā)展趨勢，又能在控制管理的過程中提升企業(yè)自身的經(jīng)營管理水平和風(fēng)險防范水平，既能解決短期的棘手問題，還可以在長期的生產(chǎn)經(jīng)營活動中提高經(jīng)濟(jì)效益，同時，不斷提升社會和行業(yè)影響力，承擔(dān)更多的社會責(zé)任。當(dāng)企業(yè)所在行業(yè)或社會投資環(huán)境突然發(fā)生危機(jī)變化時，企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)可以提前進(jìn)行風(fēng)險分析、設(shè)定方案、啟動措施，如立即減少成本產(chǎn)品的生產(chǎn)數(shù)量及其庫存數(shù)量，資金將及時轉(zhuǎn)移投資于其他利潤項目等，可在風(fēng)險和危機(jī)發(fā)生前幫助企業(yè)躲避不必要的成本損失，為可持續(xù)發(fā)展和重整旗鼓打下良好的基礎(chǔ)，并對行業(yè)發(fā)展起到推動作用和進(jìn)步意義。

(三)重視關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程

企業(yè)的內(nèi)部控制是提高經(jīng)營效益、促進(jìn)企業(yè)自身發(fā)展進(jìn)步的重要手段，其中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，是為保證管理制度的有效落實，操控任務(wù)的有效完成而設(shè)計的一種系統(tǒng)的、科學(xué)的內(nèi)部管理控制行為。它賦予企業(yè)發(fā)展中正確直通的路徑，防止過多的彎路及偏離正確的路徑。設(shè)計科學(xué)合理的業(yè)務(wù)流程，可使企業(yè)內(nèi)部各類部門各級業(yè)務(wù)有效地關(guān)聯(lián)和組合，銜接成一個整合系統(tǒng)，從而規(guī)范業(yè)務(wù)運(yùn)營。高效的業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)，將“人為控制”改為“自動控制”，可根據(jù)人為要求，自動對持續(xù)變化的經(jīng)濟(jì)社會環(huán)境做出動態(tài)反應(yīng)。同時又可提高處理速度，將以往的“滯后控制”管理習(xí)慣改進(jìn)到“實時控制”管理狀態(tài)。內(nèi)部控制業(yè)務(wù)流程與經(jīng)營活動融合聯(lián)系在一起，嵌入企業(yè)的基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)并成為相對主要的組成部分，就可對關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息做到及時分析，既能幫助企業(yè)決策者提高管理水平和管理質(zhì)量，又可對其關(guān)鍵業(yè)務(wù)進(jìn)行分析和制定，避免不必要的成本損失和業(yè)務(wù)流失。企業(yè)內(nèi)部的各類各級部門，如生產(chǎn)部門、銷售部門、人力資源部門、采購部門、倉儲部門等，需要統(tǒng)籌任務(wù)、互相合作、協(xié)調(diào)一致開展生產(chǎn)經(jīng)營活動。

(四)信息系統(tǒng)的自主研發(fā)

企業(yè)內(nèi)部信息的流轉(zhuǎn)是企業(yè)內(nèi)部各級管理部門各類業(yè)務(wù)部分之間通過內(nèi)部報告等形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營信息、交流發(fā)展措施的過程。企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的自主研發(fā)階段也是關(guān)鍵的一環(huán)。在目前信息化背景下，不同行業(yè)的發(fā)展特點、特定路徑、消費(fèi)人群特點，都是構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)需要考慮的因素?？筛鶕?jù)企業(yè)自身特點、部門的實際工作能力，結(jié)合信息化手段，區(qū)域發(fā)展前景預(yù)測、行業(yè)營銷理論等，參考企業(yè)管理內(nèi)部控制的生產(chǎn)部門、銷售部門、倉儲部門、財務(wù)部門等信息系統(tǒng)使用部門提供的必要數(shù)據(jù)，經(jīng)過數(shù)據(jù)研究、技術(shù)性能測試、運(yùn)行環(huán)境測試、具體營銷規(guī)劃、人員和成本預(yù)算等信息分析生成應(yīng)用報告，然后進(jìn)行進(jìn)一步的信息處理，最終可構(gòu)建包括企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、企業(yè)日常管理、生產(chǎn)計劃、營銷方案、企業(yè)信息發(fā)布和應(yīng)答等在內(nèi)的內(nèi)部控制系統(tǒng)框架。最后，開發(fā)人員按照系統(tǒng)框架設(shè)計任務(wù)書，進(jìn)行軟件投入和硬件建設(shè)，經(jīng)安裝和調(diào)試之后進(jìn)入試運(yùn)行階段，再通過企業(yè)活動實踐中的具體工作發(fā)現(xiàn)和反饋系統(tǒng)中各變量的情況，分析調(diào)整不足之處，繼續(xù)及時檢驗和修改。經(jīng)過一系列完善和修改的步驟后，打造出具有前瞻性的動態(tài)化內(nèi)部控制系統(tǒng)。

(五)采取階段性的系統(tǒng)外包方式

目前，我國大部分企業(yè)的信息化發(fā)展水平普遍處于初級階段，由于起步晚、起點低，加之經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展速度對于企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)建設(shè)的需求迫在眉睫，企業(yè)如果有條件有能力開發(fā)生態(tài)化的信息內(nèi)控系統(tǒng)，那么該企業(yè)完全可以做到自主研發(fā)，但實際情況是現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)并沒有具備這種能力或達(dá)到開發(fā)條件。為短期實現(xiàn)目標(biāo)，此類企業(yè)不得不依靠購買和聘用外部力量開發(fā)自己的信息系統(tǒng)，此類企業(yè)大多選擇新興的外包管理開發(fā)團(tuán)隊負(fù)責(zé)信息系統(tǒng)的研究與開發(fā)工作。因為是購買外部服務(wù)，需要合法依規(guī)的招標(biāo)程序，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自己的需要，面向行業(yè)發(fā)出招標(biāo)公示，同時標(biāo)注清楚招投標(biāo)目的、規(guī)劃、范圍、質(zhì)量需求、社會需求、效益需求等內(nèi)容，一旦有合適團(tuán)隊中標(biāo)，由企業(yè)決策部門明確合同細(xì)節(jié)的內(nèi)容并簽訂合同后，即加速履行合同過程，在短期內(nèi)達(dá)到企業(yè)發(fā)展預(yù)計達(dá)到的目標(biāo)。此外，在內(nèi)部控制方面應(yīng)注重對知識產(chǎn)權(quán)和關(guān)鍵技術(shù)等核心部分的保護(hù)，完善企業(yè)對外包團(tuán)隊的約束機(jī)制和權(quán)責(zé)控制，既賦予外包團(tuán)隊掌握企業(yè)發(fā)展和內(nèi)部控制的絕對權(quán)力，又要加強(qiáng)外包方的履約監(jiān)控，建立風(fēng)險識別和應(yīng)對方案，做到開放自主且監(jiān)督到位。

(六)運(yùn)用外界力量促進(jìn)內(nèi)生動力

目前經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展迅速，傳統(tǒng)企業(yè)特征逐漸消失，行業(yè)內(nèi)社交化、微金融化的屬性逐漸顯現(xiàn)。信息化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)具有和金融市場平臺相似的模式。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營行為與社會和民眾關(guān)系逐漸靠近，創(chuàng)新的服務(wù)模式和社會責(zé)任內(nèi)容日趨多樣化。在此條件下，依靠社會和政府對企業(yè)產(chǎn)生助推形成的生態(tài)系統(tǒng)正在慢慢出現(xiàn)。企業(yè)的發(fā)展需要大量的資金注入和營銷路徑，對于社會資本、金融平臺、政府投入等資金來源的依賴度與日俱增，結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展方向和社會平臺功能，構(gòu)建以自身內(nèi)部控制框架為主體，社會服務(wù)平臺和信用擔(dān)保平臺為輔助的區(qū)域性行業(yè)發(fā)展平臺模式是必然趨勢。金融服務(wù)行業(yè)對企業(yè)發(fā)展進(jìn)行助推，在不同的成長階段提供針對性的金融服務(wù)和金融合作。同時，在融資和創(chuàng)新過程中，確實需要政府的引導(dǎo)與支持，由政府作為監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)，制定相關(guān)的法規(guī)制度及具有實際操作性的培育激勵政策，通過政府行為來主導(dǎo)市場化的運(yùn)作，創(chuàng)建持續(xù)發(fā)展的生態(tài)環(huán)境，推廣完善成熟的合作模式，從而帶動整個行業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新，進(jìn)而刺激企業(yè)自身更主動地去變革創(chuàng)新，提升內(nèi)生發(fā)展動力，保持企業(yè)和行業(yè)的生命力。

三、結(jié)語

企業(yè)內(nèi)部控制框架的建設(shè)和信息系統(tǒng)是密不可分的，信息系統(tǒng)是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)，企業(yè)層面的內(nèi)部控制、業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制和信息化系統(tǒng)的交流和反饋不可分離。在全社會信息化的大背景下，信息系統(tǒng)如果缺失或者不完善，企業(yè)內(nèi)部控制就會失去基礎(chǔ)力量。構(gòu)建一個完善、科學(xué)的內(nèi)部控制體系，建立一套行之有效的內(nèi)部控制制度，是每個企業(yè)所面臨的迫切問題。在企業(yè)所有的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，信息流是通過物流和資本流動產(chǎn)生的，同時，信息流還用于調(diào)節(jié)物流和資本流動的數(shù)量?，F(xiàn)代企業(yè)發(fā)展模式多樣化，組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、營銷路徑繁復(fù)，無論企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模大小，企業(yè)管理者都應(yīng)確保企業(yè)整體運(yùn)營的效率，完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，優(yōu)化其內(nèi)部控制規(guī)劃體系，在不斷發(fā)展的過程中完善內(nèi)部控制體系的理論基礎(chǔ)和技術(shù)支持，盡力使員工的個人目標(biāo)與企業(yè)目標(biāo)保持一致，提高管理效率，適當(dāng)控制經(jīng)營風(fēng)險，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)增值，促進(jìn)企業(yè)長遠(yuǎn)經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)和可持續(xù)健康發(fā)展。

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【責(zé)任編輯 于蓬蓬】

Construction Strategy of Enterprise Internal Control Framework in Informatization Environment

Yin Zexi1，Shi Guifen2

(1.UrbanConstructionofJilinJianzhuUniversity，Changchun130111，China；2.EconomyCollegeofNortheastNormalUniversity，Changchun130117，China)

In a digitalization era of the information society，the informatization construction of enterprise internal control framework is vital for improving endogenous motivation and enterprise management efficiency.Scientific and precise control means as well as efficient operation mechanism are basic elements for realizing more powerful control functions and building an overall framework of efficient internal control enterprise.At present，the planning and construction of internal control framework are in the initial stage with the frequent loopholes of the software internal control mechanism，the lack of unstable information system and necessary maintenance.Therefore，enterprises should formulate the overall strategic planning first，focus on building a dynamic internal control framework，value the importance of key business processes and independent research on information systems.Enterprises can take the system outsourcing for stages and promote enterprise endogenous power by using external forces such as financial platforms.

Informationization；Enterprise；Enterprise internal control；Information system

F270.7；F275

A

1009-5101(2016)06-0113-04

2016-11-02

吉林省教育廳科研規(guī)劃項目“國際稅收規(guī)則改變下的政府征稅能力研究”(吉教科文合字[2016] 69號) 的階段性研究成果。

尹澤西，吉林建筑大學(xué)城建學(xué)院教師，主要從事金融學(xué)研究(長春 130111)；史桂芬，東北師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)院教授，碩士生導(dǎo)師，主要從事財政學(xué)研究(長春 130117)。