從檔案管理角度看OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)

沈麗玉

（福建省僑興輕工學(xué)校，福建 福清 350300）

從檔案管理角度看OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)

沈麗玉

（福建省僑興輕工學(xué)校，福建 福清 350300）

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展， OA系統(tǒng)因其低耗性和高效性，在日常辦公中被普遍使用。文章從檔案管理角度闡述了OA系統(tǒng)文件管理功能與檔案管理之間的密切聯(lián)系，分析了OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)需要注意的一些問題并提出解決思路，希望能對(duì)今后OA系統(tǒng)的進(jìn)一步完善和檔案管理工作效率的提高具有一定借鑒意義。

檔案管理；OA系統(tǒng)；文件管理功能

辦公自動(dòng)化即Office Automation（簡稱OA），是利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的一種新型辦公方式。辦公自動(dòng)化的初衷是為了節(jié)約行政成本和提高工作效率，其應(yīng)用主要是利用OA系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)日常辦公。

1 OA系統(tǒng)的應(yīng)用與普及

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，OA系統(tǒng)融入了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公、知識(shí)管理等先進(jìn)理念，從最初的個(gè)體辦公電子化，朝著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)作化和智能化方向發(fā)展。我國的OA系統(tǒng)最早起源于政府機(jī)關(guān)內(nèi)部的電子政務(wù)系統(tǒng)，發(fā)展至今日，已形成了以工作流為中心，能支持整個(gè)組織工作流程協(xié)助工作的功能體系。

OA系統(tǒng)的應(yīng)用，不僅實(shí)現(xiàn)了節(jié)約成本的目的，也大大提高了辦公效率。一方面，OA系統(tǒng)的運(yùn)行是通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)生成或傳輸電子文件來實(shí)現(xiàn)的，這省略了文稿打印、裝訂等步驟，簡化了文件傳遞的過程，節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力；另一方面，由于OA系統(tǒng)的中心是工作流，細(xì)化了各個(gè)部門的職能，使管理人員方便共享信息，減少了重復(fù)作業(yè)，實(shí)現(xiàn)了高效地協(xié)同作業(yè)，極大地提高了工作效率。因此，近年來，使用OA系統(tǒng)辦公的單位越來越多，其功能的建設(shè)與完善也備受關(guān)注。

2 從檔案管理角度看OA系統(tǒng)文件管理功能

2.1 檔案管理與文件管理

OA系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)生成或傳輸電子文件來實(shí)現(xiàn)高效辦公的平臺(tái)。伴隨著OA系統(tǒng)應(yīng)用的普及，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件銳減，大量電子文件和電子檔案應(yīng)運(yùn)而生。根據(jù)文件生命周期理論，檔案既來源于文件又與文件有所不同，二者密不可分。文件是檔案的前身，而檔案是處理完畢的具有保存價(jià)值的文件。文件生命周期理論對(duì)電子文件同樣是適用的，電子檔案是由電子文件轉(zhuǎn)化而來的。

作為電子檔案的源頭，依據(jù)檔案前端控制原則，電子文件管理的好與壞，關(guān)系到電子檔案的真實(shí)性、歸檔的完整性和利用的價(jià)值。因此，電子文件管理作為檔案管理工作的關(guān)鍵步驟，有必要將其納入到檔案管理工作的范疇中來。

2.2 檔案管理與OA系統(tǒng)文件管理功能

目前，我國普遍使用的OA系統(tǒng)一般是由電子辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等3個(gè)要素構(gòu)成。OA系統(tǒng)提供的功能也是基于這3個(gè)構(gòu)成要素發(fā)展而來，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)傳輸、信息共享、知識(shí)轉(zhuǎn)移等功能，具體表現(xiàn)為公文流轉(zhuǎn)、流程審批、文件管理等。各行各業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的需要，在實(shí)現(xiàn)OA基本功能的基礎(chǔ)上，可以對(duì)OA系統(tǒng)的功能進(jìn)行拓展。例如作為學(xué)校日常辦公應(yīng)用的OA系統(tǒng)，學(xué)生管理就是必須具備的拓展功能之一，而對(duì)一個(gè)生產(chǎn)企業(yè)來說，OA系統(tǒng)如果具有生產(chǎn)過程控制的相關(guān)功能，則能進(jìn)一步有效地提高管理工作效率。

但無論OA系統(tǒng)功能的如何拓展，其的實(shí)現(xiàn)都離不開文件管理的支持。這是因?yàn)镺A系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)都是通過電子文件的管理來實(shí)現(xiàn)，離開了電子文件，OA系統(tǒng)就如無源之水，其功能的發(fā)揮將無從談起。因此，OA系統(tǒng)文件管理功能的完善同樣也影響著檔案的質(zhì)量與利用價(jià)值，對(duì)檔案管理工作現(xiàn)代化和提高檔案管理工作效率具有重要意義。

3 OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)需要注意的幾個(gè)問題

從我國電子檔案管理工作的角度來看，OA系統(tǒng)文件管理功能的建設(shè)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問題。

3.1 在OA系統(tǒng)建設(shè)過程中容易忽視檔案管理人員的參與

OA系統(tǒng)文件管理功能對(duì)檔案管理具有重要意義，在OA系統(tǒng)的建設(shè)過程中，往往強(qiáng)調(diào)熟悉技術(shù)與職能工作的人員參與，而容易忽視檔案管理人員的參與。技術(shù)人員與職能部門的參與必不可少，但若缺乏檔案管理人員的參與，則容易對(duì)后期檔案的收集、整理、保管、開發(fā)與利用的工作效率產(chǎn)生負(fù)面影響，從而影響工作效率的提高。因此，對(duì)于OA系統(tǒng)功能的建設(shè)，一方面，我們要在思想上充分認(rèn)識(shí)文件管理對(duì)檔案管理工作的重要意義，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與，從文件全程管理理論的高度，對(duì)OA系統(tǒng)文件管理功能的建設(shè)提供建議。另一方面，也要鼓勵(lì)檔案管理人員及時(shí)更新技術(shù)知識(shí)儲(chǔ)備，培養(yǎng)具有技術(shù)知識(shí)和管理知識(shí)的混合型人才，促進(jìn)檔案管理水平和辦公效率的提高。

3.2 電子檔案的憑證作用還未被普遍接受

傳統(tǒng)檔案之所以具有憑證作用，是因?yàn)闄n案是社會(huì)生活中形成的真實(shí)的原始記錄，它保留了文件在形成和傳遞過程中的歷史痕跡。而電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件，其形成往往是一個(gè)無紙化的過程。因此，電子文件在形成和傳遞過程中，可能存在著記錄了其來源和過程的信息或不存在、或不完整、或失真、或難以辨認(rèn)的問題。盡管電子簽章防偽技術(shù)不斷發(fā)展，國家也在新出臺(tái)的有關(guān)電子文件和電子檔案管理的規(guī)范性文件中指出電子文件與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件具有同等的行政效力，但作為新生事物，其效力為普遍接受還需要一個(gè)過程。因此，基于電子檔案的憑證作用還未被普遍接受的現(xiàn)狀，通過OA系統(tǒng)文件管理功能的完善，來加強(qiáng)電子文件的前端控制，以確保電子文件的真實(shí)、完整和可利用，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的憑證作用。

3.3 OA系統(tǒng)功能建設(shè)缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

各行各業(yè)可結(jié)合自身的需求和特點(diǎn)，通過自主開發(fā)或購買系統(tǒng)的方式，來自主選擇OA系統(tǒng)的功能。反過來也就是說，目前我國OA系統(tǒng)的開發(fā)一般是各單位各自為政，而其功能的建設(shè)，也缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

OA系統(tǒng)功能建設(shè)沒有統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)可循，一方面，從功能建設(shè)的廣度來看，盡管它可以滿足不同用戶對(duì)功能個(gè)性化、多樣化的需求，提高用戶體驗(yàn)水平，但同時(shí)也造成了重復(fù)開發(fā)的資源浪費(fèi)，提高了購買單位的使用成本。此外，由于軟件系統(tǒng)差異、格式不兼容等問題，對(duì)不同OA系統(tǒng)之間的信息整合也提出了新的難題。另一方面，從功能建設(shè)的深度來看，即便是對(duì)同一功能，不同開發(fā)單位能夠?qū)崿F(xiàn)的完整度也可能存在著差別。在缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的現(xiàn)實(shí)條件下，OA系統(tǒng)功能的建設(shè)，可以通過廣泛征求職能部門的意見，并對(duì)需求進(jìn)行精細(xì)化梳理，結(jié)合現(xiàn)實(shí)條件，來把握OA系統(tǒng)功能開發(fā)的廣度和深度。

3.4 OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接問題亟待解決

由于檔案管理工作對(duì)協(xié)作性和時(shí)效性的要求，相對(duì)于日常辦公室業(yè)務(wù)工作來說，要求沒那么高，因此，配備專門的檔案管理系統(tǒng)的單位偏少，且大部分集中在專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，電子檔案的管理很大程度上還有賴于OA系統(tǒng)文件管理功能與辦公自動(dòng)化軟件的結(jié)合應(yīng)用。盡管如此，隨著電子文件中心的建設(shè)，文檔一體化管理已成為共識(shí)，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接問題亟待解決。對(duì)電子文件管理系統(tǒng)的研究和開發(fā)就是對(duì)該問題的一個(gè)探索。

綜上所述，在電子信息技術(shù)高速發(fā)展和OA系統(tǒng)普遍應(yīng)用的今天，將檔案管理與文件管理孤立開來的陳舊思想已不能適應(yīng)當(dāng)代檔案管理工作的需要。因此，我們要積極更新工作思路，積極探索和完善文檔管理一體化的管理系統(tǒng)，進(jìn)一步提高辦公管理工作的效率。

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[2] 張海詳.從檔案管理的角度看“無紙化辦公”[N].中國檔案報(bào),2006-6-8(3).

[3] 陳曉暉,趙屹.我國電子文件管理亟待完善的措施[EB/OL].http://www.chinaarchives.cn/2015/0210/77316.shtml,2015-02-10.

[4] 宋李娜.淺議辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理[J].檔案,2010(2):59.

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1007-550X（2016）06-0052-03

10.3969/j.issn.1007-550X.2016.06.003

2016-04-20

沈麗玉（1984-），女，助理館員，研究方向：檔案管理。