淺析實驗室儀器設(shè)備檔案管理

摘 要 儀器設(shè)備檔案反映著儀器工作過程，優(yōu)化檔案管理能夠高效提供精準的技術(shù)資料，使資源的配置更加有序，進一步為研究提供基本的物質(zhì)基礎(chǔ)和保障。做好儀器設(shè)備檔案管理工作顯得大有裨益，本文擬結(jié)合實驗室儀器設(shè)備檔案管理現(xiàn)狀，對實現(xiàn)實驗室儀器設(shè)備檔案管理科學化的路徑進行探討。

關(guān)鍵詞 儀器設(shè)備 檔案管理 信息化

作者簡介：蔡婕，寧德市公安局刑偵支隊，主要從事儀器設(shè)備檔案管理工作及研究。

中圖分類號：C931 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.11.391

一、實驗室儀器設(shè)備檔案管理概述

儀器設(shè)備作為實驗室最主要的硬件設(shè)施，其檔案管理也是儀器設(shè)備日常工作的重要組成部分，承載著儀器技術(shù)資料的收集、整理、歸檔、鑒定等任務。科學有序的檔案管理是儀器高效利用的前提和保障，做好儀器設(shè)備檔案的管理意義重大。

一是儀器設(shè)備是實驗室開展物證鑒定得出科學結(jié)論的重要渠道，從側(cè)面反映著實驗室的鑒定水平，儀器設(shè)備檔案“記錄”著儀器工作過程，為儀器設(shè)備正常運轉(zhuǎn)提供了重要技術(shù)基礎(chǔ)，同時也記錄著儀器檢驗鑒定過程中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)源，儀器設(shè)備檔案管理平時記載的設(shè)備數(shù)據(jù)信息，為儀器設(shè)備的正常運轉(zhuǎn)及維護環(huán)節(jié)提供支撐。

二是建立儀器設(shè)備檔案，不僅可以明晰單位的設(shè)備容量，而且對資源的優(yōu)化配置提供有效的科學依據(jù)。隨著科技的發(fā)展在有些案件的辦理中物證鑒定的作用越來越重要，鑒定機構(gòu)對儀器設(shè)備的引入不斷增多，對物證鑒定的投入力度日益明顯。

二、實驗室儀器設(shè)備管理的現(xiàn)狀

（一）儀器設(shè)備檔案歸集方面

我國在儀器設(shè)備的檔案管理方面起步較晚，并且早期沒有得到足夠重視，主要存在以下幾個問題：

1.相關(guān)儀器設(shè)備資料的整理及留存不夠及時完整。標準的儀器設(shè)備檔案涵蓋了儀器設(shè)備從訂購、驗收、修繕、使用、保養(yǎng)、報廢等各個環(huán)節(jié)。儀器設(shè)備的合理使用對實驗室的運行效率至關(guān)重要，能否客觀反映實驗結(jié)果，儀器設(shè)備在訂購、驗收等環(huán)節(jié)是前置條件，日常中很多單位在設(shè)備購買以后沒有及時保存設(shè)備的購買、維護、升級改造等相關(guān)材料文件，導致后期儀器設(shè)備維修、升級中不能順利進行，甚至導致儀器內(nèi)的相關(guān)資料丟失，給儀器設(shè)備的正常運行帶來不便。

2.檔案資料不完整導致儀器設(shè)備信息不對稱。在儀器設(shè)備檔案管理中如果出現(xiàn)資料不完整，直接會使儀器設(shè)備提取的信息不對稱，對后期的實驗很難提供精準的價值。

3.檔案歸集缺乏人員配置。當前，還存在檔案管理沒有指定專人負責的現(xiàn)象，沒有把檔案管理工作納入科學化、精準化的范疇。

（二）儀器設(shè)備檔案管理方面

科學有效的檔案管理對實驗的順利進行起著舉足輕重的作用，目前，儀器設(shè)備檔案管理中存在著以下不足：

1.當下，我國儀器設(shè)備檔案管理普遍采用傳統(tǒng)的人工對檔案進行收集歸檔，這種檔案管理模式不僅費時費力，而且檔案存儲的針對性也不強，查找起來也比較慢，儀器設(shè)備檔案管理模式不能適應設(shè)備的更新。隨著科技大發(fā)展，儀器設(shè)備的功能越來越強大，信息量也不斷增多，依靠人工紙質(zhì)的傳統(tǒng)方式難以為繼，已經(jīng)遠遠跟不上儀器設(shè)備的發(fā)展。

2.儀器設(shè)備檔案保存性不強，檔案人員交接缺乏銜接性。大多單位相關(guān)部門在儀器檔案管理方面多采取手工歸集，不僅耗費大量人力，且對資料的保存性偏弱，尤其是檔案人員變動時，容易出現(xiàn)偏差。

3.檔案管理人員配備不嚴謹，缺乏專業(yè)性。檔案管理作為儀器設(shè)備記錄的重要載體，重要性不言而喻，然而，在有些機構(gòu)卻不被重視，管理檔案的人員專性業(yè)也參差不齊，大多數(shù)由兼職人員負責、“半路出家”、沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習與上崗培訓，業(yè)務不精通，對檔案的歸集、整理也草草了事。

三、實驗室儀器設(shè)備檔案管理的路徑

（一）建立儀器設(shè)備檔案管理規(guī)范，使檔案管理有章可循

在儀器設(shè)備檔案管理上，實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理的原則。在日常工作中，嚴把操作流程、細化工作制度；切實抓好基礎(chǔ)工作、交接與借閱工作、責任落實到人；儀器設(shè)備檔案管理重在歸集和建檔，在歸檔的材料上，字跡工整、圖像清晰，杜絕使用鉛筆，繪畫筆等不利于保存的介質(zhì)；要認真做好儀器設(shè)備的靜態(tài)及動態(tài)的記錄工作，各項儀器設(shè)備記錄都必須認真做過歸集工作，確保檔案記錄保存真實、準確、全面；建立儀器檔案維護登記薄，了解儀器設(shè)備的特性，遇到問題迅速上報及時修繕，建立崗位責任制，以便后續(xù)工作的開展。

（二）加強崗位學習，提高儀器設(shè)備檔案管理人員的崗位責任感和專業(yè)素質(zhì)

儀器設(shè)備檔案管理作為一項專項性較強的工作，涉及多學科知識交叉，檔案管理人員的業(yè)務水平影響著檔案管理工作的質(zhì)量，專業(yè)的檔案管理隊伍是儀器設(shè)備規(guī)范管理的質(zhì)量保證，加強檔案管理人員的崗前培訓及繼續(xù)教育顯得非常重要。

1.要求檔案管理人員從儀器設(shè)備的購置、物證的提取、建檔、歸集、計算機信息錄入、保存等各個環(huán)節(jié)嚴把質(zhì)量關(guān)，確保每臺儀器都有檔可循，資料齊全，采用動態(tài)管理，定期不定期檢查及補充材料，確保檔案管理歸檔的全面性、完整性。

2.隨著社會需求多元化及科技的發(fā)展，對于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)的要求也不斷提升。這就要求一方面作為檔案管理人員要善于學習、勤于實踐、敢于創(chuàng)新、將理論知識與具體實踐相結(jié)合，不斷提高自我修養(yǎng)及業(yè)務水平，在人員配置上，要選擇那些業(yè)務技能過硬，責任心強的檔案人員；另一方面重視干部檔案工作隊伍建設(shè)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。重視檔案管理人員的繼續(xù)教育和崗位績效考核，為他們制定合理的培訓計劃，定期不定期組織檔案管理人員進行崗位考試，促進其業(yè)務知識的提升。加強儀器設(shè)備檔案管理人員內(nèi)部學習交流，取長補短，實現(xiàn)共同進步。

（三）采用信息化檔案管理手段，實現(xiàn)檔案管理的高效便捷化

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子數(shù)字化已廣泛運用到檔案實務中，儀器設(shè)備檔案管理是以計算機為載體，利用信息技術(shù)對儀器設(shè)備在生命周期全過程所產(chǎn)生的材料進行計算機收集和處理 ，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變成數(shù)字化的數(shù)據(jù)信息進行存儲， 從而形成一種儀器設(shè)備的檔案，實現(xiàn)檔案管理信息化將大大提高檔案工作的效率和水平。其具有快捷性、廣泛性、開放性，無時空限制等特點。通過儀器設(shè)備檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換 ， 大幅度提高檔案的保存質(zhì)量，使設(shè)備使用者利用信息共享平臺能夠及時快速地查找到所需要的信息，為設(shè)備檔案管理工作提供了極大的便捷。

（四）采用科學管理模式，提高檔案保管質(zhì)量

應用紙質(zhì)檔案進行信息歸集是傳統(tǒng)的檔案管理模式，隨著科技的發(fā)展，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，電子信息化檔案也被廣泛采納，兩種檔案模式相互滲透、相互彌補。一方面紙質(zhì)檔案保留了原始痕跡，不易被篡改，但往往需要耗費大量的人力物力，難以實現(xiàn)檔案管理的高效化和便捷化；另一方面電子信息檔案通常利用磁盤、影像等方式進行存儲備份，具有便捷方便、高效、共享性強等特點，但電子信息文檔存儲的資料信息易被篡改、修改或刪除等可靠性不強缺點，且一旦檔案管理系統(tǒng)奔潰、電腦硬件損壞，容易造成電子檔案的丟失，無法及時查閱等問題；當前，電子文檔的存儲時間還不能與紙質(zhì)文檔相比，其在抗氧化、磁場干擾方面比較脆弱。此外，計算機易產(chǎn)生病毒、網(wǎng)絡(luò)安全等問題，牽涉面廣、儀器設(shè)備檔案信息化管理的全部實現(xiàn)需要一個較長的發(fā)展過程，在此期間，電子檔案還無法完全取代紙質(zhì)檔案，還難以從內(nèi)容上完全覆蓋紙質(zhì)檔案，且從當前案例上來說，紙質(zhì)檔案往往具有重要物證效力，所以實驗室應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合管理的模式。

四、綜述

儀器設(shè)備檔案管理是一項系統(tǒng)工程，不僅要有全局性的創(chuàng)新思路和先進的科技管理手段，還需要配備專業(yè)的檔案管理技術(shù)人員，只有不斷提升檔案管理人員的業(yè)務水平，才能更好的提高儀器設(shè)備提取數(shù)據(jù)的準確性、有序性，為鑒定工作保駕護航。

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