論現(xiàn)代化檔案發(fā)展趨勢

鄭曉薇

【摘 要】現(xiàn)代社會，對于檔案的定義已經(jīng)發(fā)生了改變，從前檔案只是被定義為記錄歷史發(fā)生真實(shí)情況的記錄儀，只是供大家了解歷史發(fā)生的過程和當(dāng)時(shí)的真實(shí)情況，并沒有將檔案做為可以分析的數(shù)據(jù)的行列，現(xiàn)在的普查、調(diào)研等工作其它就是為了了解目前針對某一個專項(xiàng)問題的真實(shí)情況，但這些調(diào)查的結(jié)果不應(yīng)只是為當(dāng)前解決問題而做，而是應(yīng)該將這些數(shù)據(jù)聚合，通過這些人們所說的大數(shù)據(jù)來進(jìn)行客觀的分析，從而使人們從中找到一些規(guī)律與經(jīng)驗(yàn)，使我們再面對相似問題時(shí)做到有證可循，而不是無從下手，所以當(dāng)下社會對檔案的認(rèn)識和定義已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，它是記錄大數(shù)據(jù)的源頭，記錄儀，是反映社會中發(fā)生各種情況及信息的存儲器，是提供大數(shù)據(jù)的依靠。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；綜合素質(zhì)

前言

當(dāng)前社會快速發(fā)展，特別是信息化的迅猛發(fā)展，我們的檔案事業(yè)也跟隨著社會的腳步，快速的電子化、信息化，通過互聯(lián)網(wǎng)、電腦、各種先進(jìn)的電子設(shè)備，檔案工作開始電子化、無紙化，檔案管理工作開始信息化的變革，作為新一代的檔案工作者，必須明白我們面對的現(xiàn)代化檔案管理的要求，檔案管理現(xiàn)代化的趨勢，我們要努力提高專業(yè)技能，努力學(xué)習(xí)各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，熟練掌握電腦操作，明確相關(guān)檔案管理規(guī)定、要求，及相關(guān)的法律法規(guī)，以及實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化。

一、檔案工作將要面對無紙化、信息化

歷史檔案工作者每于面對最多的就是紙，檔案最多的載體也是紙，但是使用紙載體也存在著劣勢，比如檔案工作人員要花費(fèi)大量的體力去整理及搬運(yùn)他們，需要存放他們的地方，而且需要將這此紙的檔案為了保存要裝訂、裝盒，為日后的查詢工作也帶來了影響，紙質(zhì)檔案因?yàn)椴樵兊脑?，也不利于原件的保存。但?dāng)前如此科技高速的社會，我們的原始檔案工作就已經(jīng)無法跟上步伐，所以我們要跟隨新時(shí)代的步伐，將我們的檔案工作電子化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，當(dāng)然最變革性的變化就是要實(shí)現(xiàn)檔案的無紙化。隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，無紙化辦公已經(jīng)成為趨勢，無紙化辦公已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)。當(dāng)前許多企業(yè)其實(shí)已經(jīng)開始了變革，比如，文件的審批是通過網(wǎng)絡(luò)及公司內(nèi)部辦公網(wǎng)進(jìn)行審批和流轉(zhuǎn)，不再需要人為的去找各級領(lǐng)導(dǎo)簽字或?qū)徟瑑H通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)，就可以完成文件的審批和傳閱，這樣不僅簡化了文件在傳送過程中的各種手續(xù)，又使文件傳遞的更快、更安全、更及時(shí)，時(shí)間和地域上的阻礙已經(jīng)徹底消失。這種變化就是信息化和辦公自動化所帶來的，當(dāng)然，我們的檔案工作也面臨著很大的挑戰(zhàn)，為檔案工作人員帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

二、檔案管理將面對虛似化

檔案是終是為了提供查詢，提供服務(wù)，這是檔案工作的最終目的，但是檔案館是最要的就是館中的檔案數(shù)量也就是館藏?cái)?shù)量，但是光憑借一個檔案館是不夠的，這就需要我們通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)館際互連，達(dá)到檔案共享，這種互連是沒有地域的限制，可以在一個市，可以在全中國，可以在全亞洲，可以跨過海洋實(shí)現(xiàn)全世界，實(shí)現(xiàn)互連的檔案館信息都是共享，這樣我們可以在最短的時(shí)間查詢到我們需要資料，而且還可以做為大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及分析的數(shù)據(jù)源，節(jié)省成本、費(fèi)用、人員、房屋，減少也企業(yè)的投資成本，檔案的管理水平和使用深度和廣度即得到了提高。

三、檔案將實(shí)現(xiàn)數(shù)字化

由于現(xiàn)代社會攝影產(chǎn)品、掃描產(chǎn)品、縮微產(chǎn)品都十分先進(jìn)，這些產(chǎn)品和技術(shù)都為我們可以實(shí)現(xiàn)檔案館數(shù)字化提供的有力保證和基礎(chǔ)，通過這些產(chǎn)品的應(yīng)用及互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動化設(shè)備，可以將檔案館中的歷史文件通過掃描及拍照將其轉(zhuǎn)為電子文件，或是通過縮微技術(shù)將大量的紙質(zhì)檔案內(nèi)容縮微至很小的載體上做為電子文件保存，進(jìn)行縮微保存，這樣我們就可以通過計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行識別、管理這些電子文件，檔案最終的目的是提供查詢服務(wù)，當(dāng)檔案數(shù)字化后，查詢將變得十分簡便，我們只需要在計(jì)算機(jī)中輸入相關(guān)的查詢條件，可以在幾分鐘內(nèi)快速的查詢出結(jié)果，可以查詢工作不再受時(shí)間，地點(diǎn)的限制，查詢也來的檔案也不再是圖文分離的檔案，而是圖片并茂的檔案資料，使人們簡單明白，可以結(jié)束用文件對就圖紙才可了解查詢信息的時(shí)代。

四、檔案將實(shí)現(xiàn)信息及網(wǎng)絡(luò)化變革

當(dāng)今社會已經(jīng)處于信息化高速發(fā)展的社會，不再受地域，國家的限制，不僅提高的辦公效率，同時(shí)也使各部門間協(xié)作關(guān)系變得密切，當(dāng)然檔案實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化后也要注意安全及保密等級性的管理，比如可以通過指紋識別，密碼識別，權(quán)限等級設(shè)置等方式來控制訪問檔案庫的人員及可以訪問或查詢的范圍，通過檔案的信息化及網(wǎng)絡(luò)化變革可以加快傳播速度，節(jié)約成本，查詢不受時(shí)間地點(diǎn)的限制。

五、檔案管理將實(shí)現(xiàn)市場化、社會化

檔案管理實(shí)現(xiàn)市場化、社會化，將有利于檔案資源的共享，可以將不同單位的資源共享，這樣可以將館資料擴(kuò)大，可以使大家查詢到更多的資源，但在實(shí)現(xiàn)社會化的同時(shí)也增強(qiáng)單位內(nèi)部人員對檔案的保護(hù)意識，建立檔案的共享制度，使得檔案可以安全的被共享和使用。

檔案實(shí)行市場化后有利于檔案的再次開發(fā)，檔案工作最終的目的就是提供服務(wù)，實(shí)行了市場化后融合了社會上其它行業(yè)的住處，可以使單位內(nèi)的資料得到充實(shí)和共享，無形中形成了虛擬的龐大信息庫，有利于查詢使用，當(dāng)然，這個龐大的信息庫也反過來給社會帶來的充足的信息源，方便各行業(yè)的信息需要，檔案給社會帶來的幫助，社會上各行業(yè)的人員同樣也會支持檔案的發(fā)展，各行業(yè)的源信息的提供，資金的提供等，二者帶來良性循環(huán)，二者相輔相成，互為作用，互相服務(wù)。所以檔案是必會面向市場化的發(fā)展。

六、檔案人員綜合素質(zhì)提高

檔案人員地過去的工作中主要偏重于專業(yè)知識，但當(dāng)今社會，光有檔案的知識是不夠的，檔案人員還應(yīng)該快速的掌握辦公自動化的設(shè)備使用、電腦基本操作知識、具備基本的英語知識、了解當(dāng)前檔案的盯關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定、了解多媒體技術(shù)等，檔案人員需要從單一專業(yè)性人員轉(zhuǎn)變成復(fù)合型的綜合性人員才可以適應(yīng)社會對檔案人員的要求，才能有能力勝任這項(xiàng)工作。

七、結(jié)束語

社會是在不斷的前行，科技也在不斷的創(chuàng)新，檔案事業(yè)為了發(fā)展也需要去適應(yīng)這些變化而去改變，需要創(chuàng)新，需要主動去提供報(bào)務(wù)，最大的實(shí)現(xiàn)檔案工作的價(jià)值，所以檔案及檔案工作信息化、數(shù)字化、虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、市場化等這些變化是必然的，作為檔案工作人員也應(yīng)不斷去學(xué)習(xí)新的知識，新的技能，所以我們需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，與時(shí)代共同成長，將檔案業(yè)務(wù)水平及自身的綜合素質(zhì)提升到一個新的高度，只有這樣，才能更好的服務(wù)于檔案事業(yè)及社會。