淺談加強企業(yè)房地產(chǎn)檔案信息管理

張寶琦

【摘 要】文章闡述了企業(yè)房地產(chǎn)檔案的涵義及重要性，并從建立健全企業(yè)房地產(chǎn)管理體系構建科學管理規(guī)章和管理體系、明晰目前企業(yè)房地產(chǎn)信息檔案的歸檔范圍、提高企業(yè)所屬房地產(chǎn)檔案管理意識、加快房地產(chǎn)檔案信息數(shù)字化建設，實現(xiàn)信息整合和便于查詢、提高企業(yè)房地產(chǎn)管理人員職業(yè)素質(zhì)和管理創(chuàng)新四個方面提出了信息化背景下加強檔案管理的各項舉措。

【關鍵詞】企業(yè)房地產(chǎn)；信息化管理

企業(yè)房地產(chǎn)檔案是指企業(yè)房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)購置、產(chǎn)權登記和變更、裝修改造、房屋修繕及房屋租賃和交易買賣等活動中，經(jīng)過收集、整理按一定的要求形成的反映產(chǎn)權人、房屋自然狀況及使用狀況，應當歸檔保存的文字材料、圖紙、照片、錄像帶、錄音帶、光盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。是擁有較多房屋、土地資產(chǎn)的非房地產(chǎn)管理機構的大型企業(yè)對所持有房屋、土地資產(chǎn)進行科學管理，為企業(yè)正常的經(jīng)營、生產(chǎn)提供保障支撐及節(jié)約成本性支出的前提和保障，為后期的房屋維修、維護、買賣等提供可循依據(jù)，從而提高企業(yè)房地產(chǎn)管理工作質(zhì)量。

一、規(guī)范管理企業(yè)所屬房地產(chǎn)信息，建立健全企業(yè)房地產(chǎn)信息管理制度和檔案管理體系

隨著社會科技進步和信息化的發(fā)展，檔案管理工作無論是管理內(nèi)容還是服務方式、方法、途徑等都在發(fā)生了很大變化，各企業(yè)房地產(chǎn)管理部門和檔案管理部門結(jié)合房屋土地管理需要和實際情況，對所屬生產(chǎn)用房、辦公用房、公有住房及土地等實施檔案管理，制定房屋檔案管理的規(guī)章以及相關制度，加強規(guī)范管理力度。

企業(yè)房地產(chǎn)作為企業(yè)價值較高的固定資產(chǎn)，隨著房地產(chǎn)價格日益上漲而越來越受到各企業(yè)重視，與之相關各項資料檔案也尤為重要。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營結(jié)構實施了分級管理。企業(yè)房地產(chǎn)資源也隨著房屋使用單位實行二級單位屬地分散管理的模式，總部房屋管理部門要進一步加強統(tǒng)一的業(yè)務指導，進一步理順檔案管理部門與各分公司等房屋主管部門在房地產(chǎn)檔案管理各環(huán)節(jié)中的關系與職責，建立以公司總部檔案館為主體、各分公司中心等各主管部門配合的房屋檔案資源監(jiān)督管理體制，變房地產(chǎn)檔案的“多頭管理、分散保管”為企業(yè)檔案館引導下的“集中統(tǒng)一”管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。

隨著企業(yè)房地產(chǎn)管理的規(guī)范，產(chǎn)生了大量數(shù)字化檔案。在數(shù)字化背景下，房地產(chǎn)檔案管理工作的規(guī)范和標準尤為重要。特別是一些生產(chǎn)用房和辦公用房裝修改造歸檔標準、公有住房檔案管理標準、檔案目錄錄入規(guī)范、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化標準等，使檔案工作有章可循，有規(guī)可依，從而實現(xiàn)對房地產(chǎn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的有效管理。

隨著企業(yè)檔案管理的進一步深化，企業(yè)的房地產(chǎn)檔案管理也要加強制度建設，明確管理規(guī)范，責任明確到人。要把房地產(chǎn)檔案管理工作的所有涉及的方方面面和人都列入管控范圍，特別要保障數(shù)字化檔案管理中的信息數(shù)據(jù)的可靠性、完整性、保密性、安全性。采取物理隔離和邏輯隔離等多種安全保障措施，以防來自于其他各方面的“病毒”和網(wǎng)絡 “黑客”的威脅，確保檔案的保密和安全。

二、當前形勢下企業(yè)房地產(chǎn)檔案的歸檔范圍

房地產(chǎn)檔案不同與其他類型的檔案，它具有很強的復雜性、多樣性、分散性、專業(yè)性等特點。這是由于房產(chǎn)管理和房地產(chǎn)使用情況復雜的活動，尤其是隨著房屋使用部門的更換及使用年限的增長，隨之而來房屋改造、裝修、維修等發(fā)生頻繁，由此而帶來相應房屋管理檔案資料的不斷累積。

通常情況下企業(yè)的房地產(chǎn)檔案至少要收錄上級主管部門及本企業(yè)下（發(fā)）的有關文件、房屋大修批復文件，房屋改造裝修等設計、施工檔案、監(jiān)理資料、竣工驗收及審計等材料，房屋買賣、租賃相關合同、產(chǎn)權證明各種房地產(chǎn)買賣、裝修會議決策會議紀要、各種統(tǒng)計報表、和房地產(chǎn)評估等。

三、加快推進房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設，便于信息整合和方便查詢

推進企業(yè)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化是推動企業(yè)房地產(chǎn)檔案管理的重要部分，檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的房地產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化形式進行存儲，以網(wǎng)絡化的形式互相連接，并利用計算機系統(tǒng)進行管理，基于互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)機檢索和閱讀，實現(xiàn)資源共享。加強企業(yè)房地產(chǎn)行政管理部門及各二級單位的相關管理部門的檔案管理信息化。同時，要注重檔案信息整合，優(yōu)化企業(yè)檔案信息資源的結(jié)構設計，把企業(yè)房地產(chǎn)檔案數(shù)字化看作是企業(yè)信息化的重要組成部分。把企業(yè)各部門的房地產(chǎn)檔案信息納入相同結(jié)構的數(shù)據(jù)庫中進行管理，納入“檔案管理系統(tǒng)”，采取統(tǒng)一的軟件對檔案及檔案數(shù)據(jù)進行計算機處理和網(wǎng)絡化管理，以整體優(yōu)勢實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源共享，從而達到我們所需要的企業(yè)總部與二級部門管理環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系的目的。

數(shù)字化檔案建立起來以后，可以便捷實現(xiàn)文字、聲音、影像等多種媒體信息的存儲和傳遞，并且信息存儲容量大，用戶通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，便捷實現(xiàn)檢索瀏覽，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，可以足不出戶地遠程訪問檔案材料，網(wǎng)上下載檔案信息，或遠距離、高速度的傳輸，真正實現(xiàn)了信息資源的共享，大大方便了房地產(chǎn)管理部門對相關檔案的使用查詢。

四、提高房地產(chǎn)管理人員職業(yè)素質(zhì)，鼓勵創(chuàng)新管理。

房地產(chǎn)檔案管理人員除了要求有很強的檔案意識和高度的責任心，還要有一定的檔案知識和處理技能，要有基本的檔案價值判斷能力。要加強房地產(chǎn)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，提供條件讓房地產(chǎn)檔案管理人員有機會去參加各種業(yè)務培訓，學習掌握檔案專業(yè)理論與知識，檔案工作的方針、政策、標準、辦法，學習計算機使用技能。

房地產(chǎn)檔案管理是房屋管理部門的一項重要工作，房地產(chǎn)檔案的收集、整理、保存和利用是房地產(chǎn)管理工作的重要組成部分。企業(yè)要研究房地產(chǎn)檔案管理創(chuàng)新工作，提高檔案管理的信息化程度，提高房地產(chǎn)檔案管理的科學性和規(guī)范性，更好地為提高企業(yè)教育房地產(chǎn)質(zhì)量服務。

房地產(chǎn)管理部門和檔案館和聯(lián)合起來對房地產(chǎn)管理人員定期舉行各種培訓活動，通過集中培訓、或是利用內(nèi)部培訓課件自學授課等方式為企業(yè)提供檔案信息技術、信息理論、信息檢索等方面的培訓，進而提高企業(yè)員工的檔案信息素質(zhì)，使其了解檔案信息資源的種類、形式和檢索方法，更有效地實施檔案信息化管理工作，更好地完成企業(yè)房地產(chǎn)檔案的搜集和歸檔工作。

同時，企業(yè)檔案管理部門要加強學習，了解房地產(chǎn)管理過程中形成的各類檔案資料，掌握房地產(chǎn)管理的各項規(guī)章流程，全面推進企業(yè)房地產(chǎn)信息化建設，協(xié)助各部門管理人員自覺融入信息管理系統(tǒng)，使檔案工作與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、維修服務、施工管理等工作流程相銜接，以加強對企業(yè)包括房屋檔案管理等各種類型檔案材料運行的監(jiān)控。隨著信息技術的高速發(fā)展，社會發(fā)展的方方面面都在不斷向著信息化 和現(xiàn)代化發(fā)展。隨著房產(chǎn)檔案的日益增多，傳統(tǒng)的管理模 式已難以滿足現(xiàn)代房產(chǎn)檔案管理的需要。管理部門要在傳統(tǒng)的管理體制的基礎上，明確房產(chǎn)檔案管理的特點，對房產(chǎn)檔案管理進行創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理深入到職工思想意識深處，使檔案管理再上新臺階。