對(duì)新時(shí)期如何做好企業(yè)辦公室工作的探究

任愛玲

摘 要：新時(shí)期企業(yè)辦公室在企業(yè)里起著參謀、協(xié)調(diào)、調(diào)研、資信、督辦的作用，同時(shí)也是新時(shí)代企業(yè)賦予辦公室新的內(nèi)涵和新的歷史使命，這就要求辦公室成員發(fā)揚(yáng)敬業(yè)、高效、文明、廉潔的精神，做好各自的本質(zhì)工作。文章探究了新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的職能和作用，闡述了新時(shí)期如何做好企業(yè)辦公室工作的途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 辦公室工作 綜合協(xié)調(diào) 高效務(wù)實(shí) 各盡其責(zé)

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2016）11-253-02

在企業(yè)里，辦公室是行政管理中不可缺少的重要部門，也是企業(yè)生產(chǎn)部門、經(jīng)營管理部門、銷售部門、用戶回訪部門的中樞樞紐。作為企業(yè)辦公室，它不僅是企業(yè)形象的窗口，同時(shí)也是企業(yè)的參謀部，起著綜合協(xié)調(diào)、承上啟下、督促檢查、服務(wù)保障的作用。

辦公室的工作既涉及到企業(yè)宏觀管理的內(nèi)容又涉及到企業(yè)微觀運(yùn)行內(nèi)容。辦公室工作范圍廣泛、任務(wù)繁多，好多工作需要加班加點(diǎn)的完成，因此加班加點(diǎn)是辦公室人員經(jīng)常遇到的事情。

辦公室是一個(gè)集體，只有集體里的每一名成員都各盡其職，辦公室的工作氣氛和工作效率才有很大的提升。面對(duì)新時(shí)期新的形勢(shì)和新的任務(wù)，企業(yè)辦公室的職能和作用越來越凸顯重要，因?yàn)檗k公室工作水平的高低、工作效率的快慢直接影響著企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營、經(jīng)濟(jì)效益的提高，直接影響著企業(yè)形象。鑒于辦公室特殊的工作職能和作用，決定了辦公室成員必須具備熱愛祖國、熱愛社會(huì)主義、熱愛企業(yè)的思想政治覺悟，具備聰明理性的頭腦和知識(shí)淵博的工作能力，具備善于協(xié)調(diào)、吃苦耐勞的工作態(tài)度，每一名成員都應(yīng)成為出類拔萃的人才，這樣辦公室就能成為一個(gè)積極向上、努力進(jìn)取、工作效率高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的優(yōu)秀團(tuán)隊(duì)。

一、新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的職能和作用

在企業(yè)里，辦公室是一個(gè)很重要的部門。辦公室主任要帶領(lǐng)全體成員在董事長、總經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下當(dāng)好企業(yè)高層的參謀和助手，協(xié)調(diào)好企業(yè)各部門之間的關(guān)系，督查、督辦各部門執(zhí)行企業(yè)決策和生產(chǎn)經(jīng)營情況，因此，辦公室也被業(yè)內(nèi)同行戲稱為“企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的腦和腿”。

（一）新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的主要職能

1.辦公室成員僅僅高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)是不夠的，還應(yīng)該站在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的角度和企業(yè)發(fā)展的高度來思考、策劃和處理問題。當(dāng)好企業(yè)高層的參謀和助手。

2.及時(shí)發(fā)現(xiàn)各部門存在的問題，在第一時(shí)間內(nèi)向高層領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并提出解決問題的方法。

3.企業(yè)有大的決策和改革措施需要召開會(huì)議時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)起草報(bào)告，組織安排會(huì)議的一切事務(wù)，打印和發(fā)放會(huì)議文件、管理會(huì)務(wù)物品。

4.企業(yè)召開重要會(huì)議時(shí)，負(fù)責(zé)會(huì)議重要事項(xiàng)的攝像和錄像，并制成光盤作為儲(chǔ)備、備查資料。

5.企業(yè)的通信、寬帶、閉路電視、網(wǎng)站也是辦公室需要負(fù)責(zé)的一項(xiàng)工作，應(yīng)派專業(yè)人員負(fù)責(zé)，確保企業(yè)中心工作、新舉措、新決策及時(shí)宣傳給每一位職工。

6.收集和整理企業(yè)各部門有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營、銷售、資金管理、用戶回訪等資料，供企業(yè)高層決策時(shí)使用。

7.管理好企業(yè)各類小車的使用、維修和保養(yǎng)，做到隨時(shí)需要隨時(shí)發(fā)車。

8.負(fù)責(zé)接待前來聯(lián)系業(yè)務(wù)和參觀學(xué)習(xí)的客人，要做到：熱情大方、彬彬有禮、文明禮貌、端莊得體。

9.負(fù)責(zé)行政部門辦公用品的購買、發(fā)放和管理。保證行政人員順利辦公。

（二）新時(shí)期企業(yè)辦公室的主要作用

辦公室在企業(yè)歷來就占有十分重要的地位。其主要任務(wù)就是為領(lǐng)導(dǎo)、各部門、基層全心全意地服務(wù)。它的作用主要有以下三個(gè)方面：一是面對(duì)企業(yè)高層發(fā)揮好參謀和助手作用；二是督查督辦各部門執(zhí)行和完成企業(yè)下達(dá)的考核任務(wù)及中心工作；三是綜合協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，使部門之間相互配合、相互支撐、相得益彰。

1.積極主動(dòng)地發(fā)揮好參謀和助手作用。要想發(fā)揮好參謀和助手的作用就要積極思考企業(yè)大事，主動(dòng)參與高層領(lǐng)導(dǎo)的決策。首先，辦公室的每一位成員都應(yīng)該心里想著企業(yè)的大事和發(fā)展，要與企業(yè)的中心工作“合拍共振”。所提出的建議有比較高的政治理論水平，建議內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)、有獨(dú)特見解。這就需要辦公室成員深入到基層了解情況，抓住實(shí)際存在的問題和主要矛盾，經(jīng)過自己深思熟慮和反復(fù)思考，在學(xué)習(xí)了國內(nèi)外同行業(yè)先進(jìn)的理念和做法以后，寫出文字性的材料，鄭重其事的交給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，這樣才能做到“言之及時(shí)、參之有道”，才能受到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視和信任。其次，建議起草時(shí)要堅(jiān)持以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)滿意、各部門認(rèn)同和工作指導(dǎo)性為原則，內(nèi)容要清晰、層次要分明、語句要精練，要實(shí)實(shí)在在反映出基層的實(shí)際情況，要有自己的見解，要闡述出自己的創(chuàng)新思路，做到：嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、快捷。

2.注重實(shí)效，發(fā)揮好督查、督辦作用。業(yè)內(nèi)同行都知道：對(duì)企業(yè)各部門進(jìn)行督查、督辦也是辦公室一項(xiàng)重要工作，同時(shí)也是推動(dòng)各部門落實(shí)企業(yè)決策和中心工作的重要手段。督查和督辦工作應(yīng)從以下兩個(gè)方面入手，一是有查就要有結(jié)果，有結(jié)果就要有總結(jié)。辦公室根據(jù)企業(yè)高層制定的各項(xiàng)決策檢查各部門的執(zhí)行和落實(shí)情況，通過督查保證決策盡快落實(shí)，通過督辦保證企業(yè)制定的目標(biāo)盡快實(shí)現(xiàn)。要保證督查、督辦的質(zhì)量。辦公室成員每一次督查完畢要有記錄，要注重實(shí)效，通過督查、發(fā)現(xiàn)了問題就要提出解決問題的方法，提出整改措施，并要求部門負(fù)責(zé)人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)有所改進(jìn)，然后再去督查，直到達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)為止。二是圍繞企業(yè)中心工作進(jìn)行督查、督辦，眾所周知：辦公室需要督查、督辦的項(xiàng)目很多，需要查重大決策落實(shí)情況，還需要查各項(xiàng)考核情況，更需要查企業(yè)文化和精神文明建設(shè)情況。辦公室成員每天加班加點(diǎn)也完不成任務(wù)，這就需要辦公室抓住主要項(xiàng)目進(jìn)行督查、督辦。要把企業(yè)改革發(fā)展的重大決策和職工最關(guān)心、最現(xiàn)實(shí)的問題當(dāng)做督查、督辦重點(diǎn)。這樣才能消除梗阻、突破障礙，促進(jìn)問題盡快解決，推動(dòng)企業(yè)決策順利實(shí)施。

3.積極發(fā)揮好辦公室的綜合協(xié)調(diào)作用。企業(yè)各部門的日常工作是通過辦公室來綜合協(xié)調(diào)的。企業(yè)每一項(xiàng)重大決策落實(shí)得好不好，主要看辦公室綜合協(xié)調(diào)工作做得好不好。所以辦公室成員都應(yīng)該把探索推進(jìn)全程系統(tǒng)性的綜合協(xié)調(diào)新路徑作為研究課題，不斷提高服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于部門、服務(wù)于職工的效能和水平，應(yīng)做好三個(gè)方面的工作：一是發(fā)揮好辦公室在“辦文”中的綜合協(xié)調(diào)作用，辦文是辦公室的一項(xiàng)重要工作，辦文時(shí)應(yīng)對(duì)起草文件的依據(jù)、措施、方法進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，提升辦公室以文輔企的作用，并將每一份文稿都打造成精品文稿。二是發(fā)揮好辦公室在“辦會(huì)”時(shí)的綜合協(xié)調(diào)作用，辦會(huì)工作做得好不好直接關(guān)系到會(huì)議是否開的圓滿成功，所以在辦會(huì)時(shí)辦公室每一位成員都要保持高度的責(zé)任心，認(rèn)真對(duì)待會(huì)議的每一項(xiàng)議程，做得精細(xì)化、規(guī)范化。三是發(fā)揮好辦公室在“辦事”中的綜合協(xié)調(diào)作用，辦公室成員要在主任的帶領(lǐng)下堅(jiān)持具體問題具體處理的原則，緊緊圍繞企業(yè)的中心工作，分清事務(wù)的輕重緩急，急事急辦、快事快辦、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，形成集約高效、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。

二、新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的創(chuàng)新途徑

筆者認(rèn)為：新時(shí)期企業(yè)辦公室的工作應(yīng)該在轉(zhuǎn)變思想理念，根據(jù)人員特長、合理分配工作，提高辦公室成員整體素質(zhì)這三個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新，這樣才能很好的起到參謀助手作用。

1.作為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)辦公室成員的組合要慎重，要將能擔(dān)當(dāng)起此項(xiàng)工作的“人才”選調(diào)到辦公室工作。為了讓辦公室工作緊緊跟上企業(yè)的改革發(fā)展思路，還要在轉(zhuǎn)變工作理念上進(jìn)行創(chuàng)新。首先，要給辦公室成員進(jìn)行“充電”，組織他們學(xué)習(xí)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、長遠(yuǎn)規(guī)劃和宏偉藍(lán)圖。他們的思路理清了，就可以將企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、長遠(yuǎn)規(guī)劃和宏偉藍(lán)圖貫穿到工作中，宣傳到基層，使企業(yè)上下團(tuán)結(jié)一致為著實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)而努力工作。其次，企業(yè)辦公室成員應(yīng)提高自身素質(zhì)，做一名稱職的辦公室人員。站在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的角度上思考自己的工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的腦；深入到基層了解各項(xiàng)工作情況，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的腿；將企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)通過廣播、電視、網(wǎng)站、黑板報(bào)傳達(dá)給每一位職工，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的嘴。將職工的困難、需求與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)溝通，將黨的溫暖、企業(yè)的關(guān)懷落實(shí)到每一名職工身上，起好領(lǐng)導(dǎo)與職工的橋梁作用。

2.根據(jù)辦公室成員特長、專業(yè)，合理分配工作。筆者在企業(yè)辦公室工作多年，深深感到辦公室工作復(fù)雜繁多，經(jīng)常加班加點(diǎn)是非常辛苦的，這就需要辦公室主任根據(jù)每個(gè)成員的特長合理分配工作。首先，要選好辦公室主任，把道德品格高尚、善于溝通協(xié)調(diào)、作風(fēng)扎實(shí)過硬、業(yè)務(wù)能力突出的“人才”選調(diào)到辦公室主任的崗位上工作，讓他帶領(lǐng)一班人完成好企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)。其次，要選好辦公室的每一位成員，根據(jù)“辦文、辦事、后勤”這三個(gè)崗位選調(diào)，按每一位成員的特長和專業(yè)分配工作，使每一位成員都能發(fā)揮自己的特長，得心應(yīng)手地干好自己的本質(zhì)工作。但是企業(yè)召開大型會(huì)議和大的活動(dòng)時(shí)，辦公室成員就應(yīng)該不分份內(nèi)分外，團(tuán)結(jié)一致、相互支持、相互配合共同搞好這項(xiàng)工作。

3.提高辦公室人員整體素質(zhì)。企業(yè)辦公室人員的整體素質(zhì)決定著辦公室工作的效率和質(zhì)量。筆者建議：企業(yè)高層應(yīng)選派一名知識(shí)淵博、工作能力強(qiáng)、資歷深的領(lǐng)導(dǎo)專門負(fù)責(zé)培訓(xùn)辦公室成員，從思想品德、工作作風(fēng)、自身修養(yǎng)、文明禮貌、待人接物等方面進(jìn)行規(guī)范化訓(xùn)練；還要對(duì)他們進(jìn)行商務(wù)英語的培訓(xùn)，因?yàn)槲覈M(jìn)入世貿(mào)組織以后，企業(yè)與外企聯(lián)系和接洽的事務(wù)就比較多了，辦公室作為企業(yè)的“窗口”，接待外國友人的工作就成為經(jīng)常性的了。辦公室成員需要用英語與外國友人交談，這樣才能起到“窗口”的作用。其次，對(duì)辦公室成員進(jìn)行禮儀培訓(xùn)。企業(yè)辦公室成員作為企業(yè)“名片”應(yīng)將企業(yè)的良好形象完美地展示在國內(nèi)外友人面前，辦公室成員應(yīng)統(tǒng)一著裝、儀容端莊、文明待人、禮貌用語、美麗大方、風(fēng)度翩翩成為企業(yè)一道亮麗的風(fēng)景線。

企業(yè)辦公室是上傳下達(dá)、聯(lián)系職工、協(xié)調(diào)各部門的“樞紐”，是企業(yè)形象的“窗口”。但辦公室也是事物和矛盾的集中地，辦公室經(jīng)常會(huì)被推到矛盾和事物的風(fēng)口浪尖上。這就需要辦公室成員事事細(xì)致、謹(jǐn)慎小心、將難事辦妥、雜事理清、急事辦穩(wěn)、煩事化簡，用自己的勤勞和智慧推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：太原市熱力公司 山西太原 030000）

（責(zé)編：若佳）