機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)探討

李景波

【摘 要】伴隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，我國(guó)機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面開(kāi)始尋求多元化的存儲(chǔ)模式，優(yōu)化信息收集和整合路徑是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有提升機(jī)關(guān)檔案管理信息化的具體操作手段，才能在改變傳統(tǒng)管理框架的同時(shí)，建立完整的管控措施。本文從機(jī)關(guān)檔案管理信息化的時(shí)代意義入手，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并集中闡釋了提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化效率的路徑，旨在為機(jī)關(guān)信息管理人員提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)。

【關(guān)鍵詞】機(jī)關(guān)；檔案；信息化管理；路徑

近幾年，為了順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)新型管理機(jī)制，能在順應(yīng)時(shí)代發(fā)展新趨勢(shì)的同時(shí)，強(qiáng)化檔案信息的共享和整合，確保檔案管理信息化建設(shè)結(jié)構(gòu)和管理路徑的貼合。

一、機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)代意義

1.機(jī)關(guān)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物

傳統(tǒng)檔案管理方式多集中在手工操作方式上，不僅工作效率不高，而且也無(wú)法及時(shí)滿足檔案管理人員的需求，也就導(dǎo)致檔案管理結(jié)構(gòu)和效果出現(xiàn)了嚴(yán)重的滯后，檔案缺少了時(shí)效性的發(fā)揮機(jī)制，導(dǎo)致整體機(jī)關(guān)檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重滯后。因此，利用檔案管理信息化路徑是在提高檔案管理效率的同時(shí)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.機(jī)關(guān)檔案管理信息化是高效工作的前提

在手工檔案管理過(guò)程中，資料的收集和整理都需要進(jìn)行人工操作，其中在，整編檔案信息、存檔檔案信息以及管理檔案信息都得利用較為傳統(tǒng)的檢索、查找、歸檔，工作模式雖然細(xì)化，但是費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且整體操作效率并不高，特別是檔案的開(kāi)發(fā)利用效率也較低，因此，利用信息化管理機(jī)制，借助信息庫(kù)，能強(qiáng)化檔案管理局域網(wǎng)內(nèi)的共享和優(yōu)化利用，并且真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化以及網(wǎng)絡(luò)化特質(zhì)，強(qiáng)化利用效率的同時(shí)，提高檔案管理信息化的時(shí)代水準(zhǔn)。

3.機(jī)關(guān)檔案管理信息化是檔案管理的路徑

對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，要留存的檔案都具有一定的保留價(jià)值，有的原始資料非常珍貴，甚至在信息處理過(guò)程中是無(wú)法復(fù)制的，因此，檔案管理工作也是對(duì)信息內(nèi)容的有效保護(hù)，傳統(tǒng)檔案查閱方式會(huì)嚴(yán)重影響檔案的保存，主要是由于使用人員會(huì)在查閱信息的過(guò)程中翻閱甚至是拆裝，這也是紙質(zhì)文件不易保管的最重要因素。因此，利用電子檔案管理的時(shí)代優(yōu)勢(shì)非常明顯，在信息錄入之后，保證檔案信息管理的使用價(jià)值和時(shí)效性，真正實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案留存的意義。

二、機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)

1.管理靈活度

在機(jī)關(guān)單位進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要實(shí)現(xiàn)信息化管理項(xiàng)目的升級(jí)，就要強(qiáng)化信息建設(shè)的靈活度，確保機(jī)關(guān)管理過(guò)程能實(shí)現(xiàn)職責(zé)和權(quán)益的雙向規(guī)范，確保動(dòng)態(tài)化信息收集過(guò)程和靜態(tài)化信息管理過(guò)程的有效融合，真正提高整體運(yùn)行參數(shù)和標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行結(jié)構(gòu)，真正體現(xiàn)管理人員的工作靈活性。

2.保密管理機(jī)制

在機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，優(yōu)化處理信息結(jié)構(gòu)和信息質(zhì)量具有非常關(guān)鍵的作用。第一，要積極建立有效的信息庫(kù)管理，提升檔案信息管控區(qū)域的安保等級(jí)，執(zhí)行嚴(yán)格的人員進(jìn)出制度。第二，強(qiáng)化相關(guān)管理人員的保密認(rèn)知，在提升管理人員素質(zhì)的同時(shí)，確保保密工作的時(shí)效性，并對(duì)檔案的保密期限進(jìn)行有效的記錄，確保檔案管理信息化建設(shè)的時(shí)效性得到有效升級(jí)。

三、機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

1.提升機(jī)關(guān)檔案管理信息化的管控制度

要想提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化的實(shí)效價(jià)值，既要保證戰(zhàn)略部署順應(yīng)時(shí)代要求，也要提高檔案信息化管理的項(xiàng)目規(guī)劃，確保實(shí)地調(diào)查和研究分析符合信息發(fā)展的運(yùn)行規(guī)劃，并且，管理人員要針對(duì)具體問(wèn)題建立對(duì)應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，升級(jí)檔案信息化管理的規(guī)模，側(cè)重于檔案管理管控機(jī)制的衍生性，建筑管控制度實(shí)現(xiàn)整體管理框架的可持續(xù)發(fā)展。

2.加大機(jī)關(guān)檔案管理信息化的資金投入

要想實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案的信息化管理，不僅要提升硬件配套設(shè)施的質(zhì)量，也要優(yōu)化軟件系統(tǒng)的技術(shù)力度，確保基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作順利推進(jìn)，也要強(qiáng)化資金投入，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。另外，管理單位也要加大資金在網(wǎng)絡(luò)維護(hù)方面，確保資金投入和經(jīng)費(fèi)管理的規(guī)范化運(yùn)行，真正提升網(wǎng)絡(luò)信息機(jī)制的維護(hù)措施，確保整個(gè)信息化管理系統(tǒng)的完整健全，一定程度上保證檔案信息管理項(xiàng)目安全運(yùn)行。

3.優(yōu)化機(jī)關(guān)檔案管理信息化的信息整合

信息整合的最直觀措施就是建立完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，一方面，要有效的轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化信息收集系統(tǒng)，確保電子化管控機(jī)制的優(yōu)化運(yùn)行，利用信息整合機(jī)制優(yōu)化處理數(shù)據(jù)庫(kù)信息，提升數(shù)據(jù)存儲(chǔ)價(jià)值；另一方面是優(yōu)化升級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容的更新，確保信息分析整理的有效運(yùn)行，建立健全信息資源的數(shù)字化建模機(jī)制，真正從資源分享的角度收集和整合檔案信息。

4.提高機(jī)關(guān)檔案管理信息化管控人員素質(zhì)

在機(jī)關(guān)檔案管理信息化運(yùn)行過(guò)程中，最基本的要素就是人員的素質(zhì)，只有保證工作人員具備一定的綜合素質(zhì)，才能順利推進(jìn)相應(yīng)管理計(jì)劃的操作。機(jī)關(guān)單位要定期組織專業(yè)化培訓(xùn)和講座，確保管理人員在優(yōu)化專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)知識(shí)，提升專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)責(zé)任感，秉持創(chuàng)新精神積極工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在機(jī)關(guān)單位推進(jìn)檔案信息化管理項(xiàng)目的過(guò)程中，不僅要優(yōu)化執(zhí)行人員的素質(zhì)，也要升級(jí)檔案信息化管理的管控機(jī)制，只有這樣才能夠進(jìn)一步確保檔案信息化管理措施發(fā)揮最大的實(shí)用價(jià)值。

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