高校二級學院辦公室行政服務創(chuàng)新研究

王興權

摘 要：隨著我國高等院校的招生人數和規(guī)模的不斷擴大，采用校、院二級管理模式成為當前高校管理模式的重要方式，現在高等院校的管理面臨新的挑戰(zhàn)，高校適當下放其管理權力，并進行創(chuàng)新性服務研究，讓二級學院在自主的條件下擁有更多的條件，履行相應應的義務。

關鍵詞：行政服務;管理模式;創(chuàng)新

一、二級學院辦公室工作特點

（一）綜合性

二級學院辦公室工作是學院各項工作的樞紐部，從所處地位看，它必須緊緊圍繞教學服務、行政管理、學生管理做好服務工作;從其工作性能來看，必須擔負溝通情況、組織會議、信息反饋、接待來訪、教學工作量計算、教務工作管理等業(yè)務，必須信息靈通、承上啟下。

（二）協調性

隨著高等教育改革的不斷深入，高等教育資源與生源的競爭日趨激烈，高校領導的決策和協調活動更加頻繁，因此，學校的發(fā)展和改革需要各二級學院的支持，而二級學院又需辦公室為其提供更多、更好的政務服務。同時，辦公室還要協調領導之間的關系，在實際工作中，自覺恪守職分，與領導得體相處。另外，學院辦公室與各系（所）、各部門是平等的關系，不存在領導與被領導、指揮與服從的關系這就決定了辦公室的協調是一種非權力性的”軟”協調，是一種說服式、商量式的協調。

（三）延伸性

長期以來，高校二級學院辦公室管理處在一種封閉、半封閉的狀態(tài)中，透明度不高，既難以保證管理的科學化和服務自主化，又很難避免人為因素的干擾，管理失誤現象時有發(fā)生，直接或間接影響工作效能。隨著高校管理體制改革的不斷深入，教師和學生的主體意識日益增強，二級學院辦公室服務的對象、內容和要求發(fā)生了一些新的變化，辦公室要區(qū)分不同需要、不同情況的服務對象，采取不同的服務方式和方法，才能把服務做得更好。工作時間除了正常的上班時間外，學生開展活動，發(fā)生突發(fā)事件，也必須隨叫隨到。可以說，辦公室人員既是管理者，還要參與育人，這就決定了辦公室工作的細致性、效率性、工作內容的延伸性。

二、高校二級學院實現行政管理工作的創(chuàng)新對策

（一）加強文化職能的建設

學校的文化職能建設不外乎教職人員的全體素質、價值信仰、文學行為、思維方式、教學觀念等。學院的文化建設是高校校園總體建設的一部分，與該學校的歷史淵源、地域關系、社區(qū)環(huán)境等有著緊密的關系。毫無疑問，教師在學校的文化職能建設中扮演重要角色，而學院的行政管理工作則是主體工作實現的主導依靠，其在與行政管理工作的緊密配合下，兩者共同創(chuàng)建出一個具有自身特色的學院文化，為全院教職工和學生營造一個健康和諧的學習生活環(huán)境。在高校的文化建設中，也具有著多樣性如，顯性文化、隱性文化、主流文化、組織文化等等，這些多種多樣的文化存在實實在在、不同程度的影響了學院師生的行為規(guī)范。二級學院行政管理工作，在明確的崗位職責分工下，在協調精神和無私精神的信仰下，合作分工，團結一心，打造一個濃厚文化氛圍的校園氣息。

（二）辦公復原力的提高

“復原力”一詞是指當某種個體面向困境等危機狀態(tài)的良好適應力，如，對于事實的欣然接受并戰(zhàn)勝其的能力;或是在危機時刻找出問題的解決之法等。而本文所謂的高校二級學院復原力則是傾向于應對與適應兩者的一種交互過程。具體是，在高校二級學院辦公室的工作中對于人各種實際利益的需求乃二級學院辦公室工作人員的首要。人們的生產生活是在源源不斷的需求中進行著，而這些需求正是人們對于利益得以滿足的一種表現，也正是人類生產的根本源動力和社會發(fā)展的支撐點。因此，人們在生活中對于各方面的思想意識、利益索取、道德品質的養(yǎng)成等等都是社會復原力的基礎。教師和學生共同以大學校園為生活的載體，但是他們來自自身家庭的希望、支持、愛是其他機構或團體無法取代的。因此，師生與家人良好親密的支持關系建立是當前高校二級學院行政管理工作的基本。其次，要特別注意與學校、同事建立起良好關系，因為他們大部分時間都生活在學校這個群體中。因此，學院辦公室要更多的發(fā)揮協調作用，提供各種平臺，幫助教師之間加強交流與溝通，相互理解，建立起和諧人際關系。

（三）建立一套完善的規(guī)章制度

1.強化組織協調職能，為和諧校園建設打下基礎，隨著高校擴招。許多高校并未做好充分準備，課堂教學、學生就業(yè)、教學常規(guī)管理、后勤保障等并未完全到位，引發(fā)了一系列問題，如教風問題、學風問題、就業(yè)問題、人才培養(yǎng)質量問題以及各類校園突發(fā)事件造成的人員傷亡、財產損失等。二級學院辦公室應就教學、管理、就業(yè)等涉及到不同條塊的問題，加強溝通與協調，特別是在涉及師生切身利益方面，更要在法律法規(guī)允許的范疇內，積極發(fā)揮組織協調職能，建立良好的工作秩序。

2.二級學院辦公室作為基層的信息、參謀、服務和調度中心，其行政效率高低將直接影響到二級學院的對外形象。從系統論角度講，二級學院辦公室是院領導與各教學系、研究所等基層聯系的中間層，它要將領導層的工作指令、要求傳遞下去，并負責督察實施情況;同時，它要負責收集基層的意見并反饋給院領導，以便進一步決策。在這一信息傳遞過程中，二級學院辦公室要發(fā)揮“把關人”角色，強化“過濾器”功能，不能僅僅做個“傳聲筒”、“中轉站”，而是把那些帶有主觀感情色彩的信息、機械生硬的指令從落實和解決問題出發(fā)，用藝術性的處理方法過濾一下，既保證信息的本質內容不失真，又容易為對方所接受，從而充分滿足信息相關方要求，調動教職員工積極性，保證各方工作，特別是二級學院工作正常運行。

三、總結

“無以規(guī)矩不成方圓”，二級學院的創(chuàng)新服務不能脫離高校本身的管理，明確學院以學院的辦學目標為工作出發(fā)點，通過管理制度創(chuàng)新將各種管理要素充分組織、協調、調動起來，以最低的管理成本求得最大的管理成效和最強的綜合競爭實力;在事務的處理上，更要以高校的大局為首，確保管理體制的奏效性。

參考文獻：

[1] 陳東輝，朱華鵬，譚美琪.關于西藏高校二級學院辦公室行政效率現狀和對策探究[J].企業(yè)改革與管理，2015（02）：171.