高校教務(wù)檔案規(guī)范化管理的思考

閔兆艷

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高校教務(wù)檔案規(guī)范化管理的思考

閔兆艷

【摘 要】本文主要就高校教務(wù)檔案的規(guī)范化管理，展開(kāi)了相關(guān)的思考與探究，首先對(duì)加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的意義予以了簡(jiǎn)要的闡述，而后針對(duì)管理人員責(zé)任意識(shí)不足、檔案載體較為單一、檔案利用率較低等高校教務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題，進(jìn)行了深入的研究，結(jié)合本次研究最終提出了加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)、實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化、充分利用教務(wù)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用等改進(jìn)措施。希望通過(guò)本文的分析研究，能夠引起更廣范圍的思考與討論，并給予相關(guān)高校教務(wù)檔案的日常管理，提供一些可供參考的內(nèi)容。

【關(guān)鍵詞】高校 教務(wù)檔案 規(guī)范化 管理

（作者單位：無(wú)錫工藝職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

伴隨著我國(guó)高等教育的持續(xù)發(fā)展，接受高等教育的人數(shù)逐年增多，而高校教務(wù)檔案工作作為高校之中一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校發(fā)展過(guò)程當(dāng)中一項(xiàng)至關(guān)重要的構(gòu)成部分，能夠給予學(xué)校的教學(xué)管理工作提供以可供查證的歷史依據(jù)［1］。

一、加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理的意義

高校的教學(xué)檔案能夠?qū)W(xué)校在實(shí)際教學(xué)過(guò)程當(dāng)中的具體細(xì)節(jié)，進(jìn)行翔實(shí)的記錄，從而真實(shí)可靠的展示出學(xué)校的整體辦學(xué)水平與能力。因而，對(duì)于高校的教務(wù)檔案加強(qiáng)管理的規(guī)范化，能夠持續(xù)的增強(qiáng)高校的教學(xué)質(zhì)量，同時(shí)促使學(xué)校的各項(xiàng)日常教學(xué)活動(dòng)能夠得到有序的開(kāi)展。規(guī)范化的教務(wù)檔案管理有助于管理人員，能夠根據(jù)原始的檔案資料進(jìn)行決策判斷，實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的規(guī)范化管理，其本質(zhì)上是針對(duì)高校日常教學(xué)當(dāng)中的每個(gè)崗位職責(zé)、任務(wù)的具體規(guī)范與約束，是順利實(shí)施各項(xiàng)教學(xué)工作的基礎(chǔ)保障。

二、高校教務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理人員責(zé)任意識(shí)不足

教務(wù)檔案管理人員作為規(guī)范化管理的實(shí)際操作者，能夠有效的確保教務(wù)檔案規(guī)范化管理的具體落實(shí)。當(dāng)前，大量的高校教務(wù)部門(mén)依然還未設(shè)置有專門(mén)的檔案管理人員，日常的檔案管理工作通常是由教學(xué)管理者所兼職，這些兼職人員大多未經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)于檔案管理的責(zé)任意識(shí)較差，且自身的管理能力也較弱，甚至有一些管理人員對(duì)于基礎(chǔ)的檔案管理規(guī)定，掌握的都不是十分明確，因此也就導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂。

（二）檔案載體較為單一

目前大量的高等院校在進(jìn)行教務(wù)檔案的管理時(shí)，依然還是將紙質(zhì)材料作為主要的管理方式，對(duì)于電子檔案的利用嚴(yán)重不足。此外，還有一些高等院校的教務(wù)檔案在整體工作方面，未能夠按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行，對(duì)于檔案的分類管理沒(méi)有做到分級(jí)處置，同時(shí)也沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化的歸檔、存儲(chǔ)。

（三）檔案利用率較低

當(dāng)前，我國(guó)大量高等院校的教務(wù)檔案普遍存在著“重管輕用”的情況［2］，檔案的利用程度較差，對(duì)外開(kāi)放程度較低。在教務(wù)檔案當(dāng)中往往詳細(xì)的記錄了日常教育、教學(xué)活動(dòng)當(dāng)中具體的實(shí)施細(xì)節(jié)及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，具備有極高的利用價(jià)值。例如，教師可通過(guò)對(duì)教務(wù)檔案的查閱來(lái)發(fā)現(xiàn)日常教學(xué)之中所存在的問(wèn)題現(xiàn)狀，從而以促使其能夠在今后的教學(xué)工作當(dāng)中及時(shí)的予以解決，以提升教學(xué)水平。

三、增強(qiáng)教務(wù)檔案規(guī)范化管理的措施

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)，直接決定了高校檔案管理的水平程度。因此要提高檔案管理人員的工作積極性，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識(shí)首先應(yīng)當(dāng)向上級(jí)部門(mén)，盡可能的爭(zhēng)取到足夠的專職人員編制，以確保檔案管理隊(duì)伍的人員專業(yè)性；定期對(duì)教務(wù)檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，選派優(yōu)秀的管理人員外送學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，以增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性，促使檔案管理人員自身業(yè)務(wù)能力的不斷提高；加強(qiáng)檔案管理人員之間的互相學(xué)習(xí)、互相交流，形成互幫互助的工作氛圍，持續(xù)性的增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)水平。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化與規(guī)范化

當(dāng)前，一般高等院校之中的教務(wù)檔案管理工作，僅僅是簡(jiǎn)單的檔案存儲(chǔ)，在檔案的收集、整理、分類與歸檔等環(huán)節(jié)依然還有較大的改進(jìn)空間。因此對(duì)于教務(wù)檔案的主管部門(mén)而言，首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)在制度措施上不斷完善，制定出符合自身學(xué)校教務(wù)檔案管理特色的管理制度。此外還可借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)，構(gòu)建起校園教務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)教務(wù)檔案的數(shù)字化管理，從而給予廣大的師生提供以便捷的檔案查閱功能，促使高校的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化的發(fā)展目標(biāo)。

（三）充分利用教務(wù)檔案發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值

要想切實(shí)的處理好高等院校的教務(wù)檔案管理工作，除了要加強(qiáng)內(nèi)部管理還應(yīng)當(dāng)積極的開(kāi)展外部宣傳工作，以促使廣大的師生能夠意識(shí)到教務(wù)檔案的作用價(jià)值，高等院校的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)采用多種途徑向廣大師生宣傳檔案信息，以促進(jìn)相關(guān)學(xué)科的教師與學(xué)生能夠了解到學(xué)校現(xiàn)有的教務(wù)信息，從而給予他們的日常教學(xué)與學(xué)習(xí)活動(dòng)提供以及時(shí)的幫助，并最終促使高校的教務(wù)檔案工作能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用與價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，伴隨著高等教育的快速發(fā)展，對(duì)于高等院校的檔案管理工作也便提出了更為嚴(yán)苛的要求，對(duì)于教務(wù)檔案的規(guī)范化管理理念還需要不斷地創(chuàng)新、升級(jí)，以促使教學(xué)檔案的管理水平得到持續(xù)性的優(yōu)化，并最終推動(dòng)教學(xué)檔案的服務(wù)內(nèi)涵能夠得到進(jìn)一步的拓寬，以使其在日常的高校教學(xué)工作當(dāng)中發(fā)揮出更加重要的作用與價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

［1］徐欣．整合高校檔案資源實(shí)行“大檔案”管理研究［J］．檔案學(xué)研究，2014，（5）．

［2］張衷平．高校教學(xué)質(zhì)量“檔案化”管理探析［J］．教育與職業(yè)，2013，（32）．