SAP物料主數(shù)據(jù)維護方法的優(yōu)化

摘 要：SAP物料主數(shù)據(jù)是SAP系統(tǒng)運算的基礎數(shù)據(jù)之一，物料主數(shù)據(jù)維護是否準確、完整、及時依賴于適宜的維護方法。按物料主數(shù)據(jù)的管理層次進行恰當維護方法的選用及優(yōu)化可以有效減少數(shù)據(jù)維護傳遞間的疏漏，提高數(shù)據(jù)維護效率。

關(guān)鍵詞：SAP；物料主數(shù)據(jù)；維護方法

1 概述

SAP物料主數(shù)據(jù)是SAP系統(tǒng)運算的基礎數(shù)據(jù)之一，沒有完整可靠的物料主數(shù)據(jù)就無法進行其他SAP業(yè)務的處理[1]。同時維護也有及時性的要求，維護不及時則MRP運算出來的結(jié)果也不能用于業(yè)務的指導。由于SAP物料主數(shù)據(jù)是匯總采集了多個業(yè)務部門的信息，因此它的維護也需要多個部門共同參與。在多部門共同參與的情況下如何保證數(shù)據(jù)維護的準確性、完整性和及時性，是我們不斷探索和優(yōu)化的工作。

2 物料主數(shù)據(jù)的管理層次

SAP對物料主數(shù)據(jù)的管理是基于不同組織層級，主要分為兩個層級：

集團層[2]-集團層的物料主數(shù)據(jù)信息適用于公司的各個組織機

構(gòu)。這些數(shù)據(jù)不會因為組織機構(gòu)的改變而變化，一般只維護一次即可。此類視圖是基本視圖1和基本視圖2，包括物料描述、基本單位等字段信息。

工廠層[2]-工廠層的物料主數(shù)據(jù)信息適用于某個特定工廠。也就是說，不同工廠可以有不同的參數(shù)。工廠級視圖包括銷售、采購、生產(chǎn)（倉儲）、質(zhì)量、財務五大類業(yè)務視圖。每個工廠需要維護的視圖和字段信息都不盡相同。

據(jù)此可得：原則上必須先維護集團視圖之后才能維護工廠級視圖。集團層的視圖可以集中維護，但工廠級視圖由于涉及的業(yè)務面較多，應以分散維護為主。

3 物料主數(shù)據(jù)維護組織及基本視圖維護建議

按數(shù)據(jù)管理層次可以基本確定物料主數(shù)據(jù)維護的業(yè)務組織，本組織主要以業(yè)務部門與物料視圖的對應關(guān)系來進行維護劃分。

工藝部門一般在企業(yè)中作為數(shù)據(jù)的管理部門，這是因為研發(fā)端傳遞出來的數(shù)據(jù)一般最先是到工藝部門，同時工藝部門也是第一個對數(shù)據(jù)進行加工的部門?？梢姽に嚥块T是物料信息承上啟下的關(guān)鍵管理部門。工藝部門作為數(shù)據(jù)的管理部門需要主導并協(xié)調(diào)各業(yè)務部門共同完成物料主數(shù)據(jù)的維護。

財務部門又是一個不同于其他業(yè)務部門的單位，主要是由于有周期單價、標準價等較敏感的信息需要維護。若企業(yè)對這些價格有保密的管理要求，針對物料主數(shù)據(jù)的會計、成本視圖則需要單獨出來，由財務人員進行創(chuàng)建和維護，并控制財務視圖的維護權(quán)限。

對于集團層的基本視圖維護建議：

（1）有條件的企業(yè)建議將SAP物料主數(shù)據(jù)基本視圖與研發(fā)平臺做集成，這樣研發(fā)平臺上物料的描述、計量單位的使用規(guī)則也就延續(xù)到了SAP系統(tǒng)中，這樣可以確保物料的唯一性，并且方便后續(xù)業(yè)務溝通上對物料的統(tǒng)一表述。

（2）若不具備集成條件則只能手工創(chuàng)建維護物料，手工創(chuàng)建時需要注意物料的編碼規(guī)則和物料描述的命名規(guī)范。物料編碼規(guī)則建議沿用研發(fā)的物料取號規(guī)則。物料描述規(guī)則需要形成操作規(guī)范。通過固化物料的特性、屬性、描述等信息，可有效避免因不同人員操作而產(chǎn)生不同的描述結(jié)果，從而實現(xiàn)一物一碼[3]。

（3）物料基本計量單位：一般使用物料的最小計量單位。但原則上應盡量保證各類單位以基本計量單位為準，減少單位之間的換算維護。

4 按運維時期（階段）對工廠級視圖維護方式的優(yōu)化

物料主數(shù)據(jù)的兩個運維時期（階段）：SAP上線前收集物料主數(shù)據(jù)時期和上線后的運維時期。

上線前收集物料主數(shù)據(jù)時期通常采用數(shù)據(jù)模板的方式進行維護字段信息收集，即將字段收集電子表格發(fā)送給各業(yè)務部門，由業(yè)務部門輸入后返回給數(shù)據(jù)員匯總，然后統(tǒng)一導入SAP系統(tǒng)，這時可以將基本視圖和工廠視圖一次性創(chuàng)建并同步完成業(yè)務字段的維護。適用于大批量數(shù)據(jù)維護和業(yè)務信息收集較完整的情況。

上線后進入運維階段，大批量的數(shù)據(jù)維護次數(shù)會大大減少，主要以小批量，零星的維護為主，再使用上線時的數(shù)據(jù)維護方式已不合時宜。對此我們需要進行優(yōu)化，提升維護的效率。經(jīng)過上線時期數(shù)據(jù)的整理，可以總結(jié)工廠視圖中各字段維護的內(nèi)在聯(lián)系，將這些規(guī)律固化下來形成默認的維護規(guī)則，將工廠視圖的維護細化到字段的維護。就可以有效的提升維護效率。

（1）按關(guān)鍵字段信息確定其他相關(guān)字段的維護規(guī)則。例如物料類型是成品，在企業(yè)管理中一般是要啟用序列號管理的，半成品、原材料則不用。同時物料類型也決定了銷售視圖中的科目設置組、策略組、檢驗設置等字段的選用內(nèi)容。此類規(guī)則適用維護的字段：有科目設置組、項目類別組、序列號參數(shù)文件、MRP類型、策略組、獨立集中、檢驗設置等

（2）與業(yè)務人員確定默認的維護規(guī)則。例如所有采購物料都啟用配額管理，物料消耗都啟用反沖等。此類適用維護的字段有稅分類、可用性檢查、利潤中心、配額、源清單、反沖等。

（3）設置初始默認值，業(yè)務做二次維護規(guī)則。在信息不明確的情況下，工廠視圖中的必填字段或與業(yè)務緊密相關(guān)的字段，可以采用初始默認值的維護方式。適用維護字段如采購組、MRP控制者、批量大小、舍入值、安全庫存等。

5 結(jié)束語

通過不斷總結(jié)優(yōu)化數(shù)據(jù)維護規(guī)則，原多部門參與的維護業(yè)務及人員就可以最大限度的精簡，70%的字段維護都可以由工藝部門數(shù)據(jù)員直接完成。減少了各部門之間的銜接工作，提升了維護效率。

參考文獻

[1]劉磊.基于SAP系統(tǒng)構(gòu)建物料主數(shù)據(jù)管理平臺[J].數(shù)字技術(shù)與應用，2014，12.

[2]劉凌云.SAP系統(tǒng)物料主數(shù)據(jù)設置方法探討[J].通訊世界，2016，6.

[3]吳恩宏.論企業(yè)物料主數(shù)據(jù)建立及數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)化[J].石油知識，2016，7.

作者簡介：劉晨生（1980，04-），男，漢族，河北饒陽人，顧問，中級工程師，本科，研究方向：IT信息技術(shù)，主要從事SAP系統(tǒng)優(yōu)化管理工作。