現(xiàn)代信息技術(shù)在會展活動中的應(yīng)用與展望

王東

【摘 要】現(xiàn)代信息技術(shù)在會展活動中的應(yīng)用，特別是在會展活動前、中、后發(fā)揮著極大的作用。通過分析在會展活動不同階段需要何種信息技術(shù)，為信息技術(shù)在會展活動中的應(yīng)用提供參考。同時對信息技術(shù)應(yīng)用于會展活動中出現(xiàn)的一些問題提出建議和對未來應(yīng)用的展望。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代信息技術(shù);會展活動;應(yīng)用;展望

會展業(yè)發(fā)展迅速以來，各地舉辦多種會展活動在招商引資、市場開拓和信息交流等方面發(fā)揮巨大作用，會展業(yè)的發(fā)展壯大對一個地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有巨大的推動作用。而會展的發(fā)展離不開先進(jìn)技術(shù)的支持，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷完善，對會展業(yè)的發(fā)展起到了巨大的對推動作用。

一、現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用概述

現(xiàn)代信息技術(shù)在近些年得到快速發(fā)展，應(yīng)用到政治、經(jīng)濟(jì)、和生活等方方面面，對社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。現(xiàn)代信息技術(shù)是管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱。主要包括計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)等方面。應(yīng)用計算機(jī)科學(xué)設(shè)計、開發(fā)信息系統(tǒng)及應(yīng)用軟件。通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展及應(yīng)用，改變了人們在信息交流、學(xué)習(xí)和生活的方式。多媒體展示設(shè)備等硬件的發(fā)展讓商品的展示更加便攜，網(wǎng)絡(luò)的普及則大大降低了人們獲取信息的時空限制。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)在會展中的應(yīng)用分析

現(xiàn)代信息技術(shù)是會展活動中非常有效的營銷工具和手段。在展前、展中和展后三個階段不同的階段有特定目標(biāo)和不同的應(yīng)用方式。

（一）現(xiàn)代信息技術(shù)在展前的應(yīng)用研究

會展前期的主要任務(wù)是進(jìn)行宣傳推廣，吸引更多的參觀者。這需要利用信息技術(shù)進(jìn)行會展信息發(fā)布和宣傳，與客戶進(jìn)行信息溝通，增加會展活動的參與人數(shù)。

1.網(wǎng)站的建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息的交流越來愈發(fā)頻繁，傳統(tǒng)線下獲取信息的方式與速度逐漸不能被人們所接受，而網(wǎng)站具有較為集中的信息，使用過程方便快捷為用戶所喜愛[1]。因此，越來越多的會展企業(yè)選擇搭建自己的網(wǎng)站。通過網(wǎng)站，會展企業(yè)可以進(jìn)行信息發(fā)布、商情調(diào)查、市場營銷等各種商業(yè)活動。隨著近些年的發(fā)展，出現(xiàn)了很多不同類型的會展網(wǎng)站，諸如會展信息網(wǎng)，網(wǎng)上展覽會等。

2.會展管理信息系統(tǒng)。會展管理信息系統(tǒng)包括客戶關(guān)系管理、企業(yè)資源計劃、協(xié)作辦公自動化、服務(wù)供應(yīng)鏈管理、工作流程管理等子系統(tǒng)。會展企業(yè)或會展活動組織者通過相關(guān)的管理信息系統(tǒng)提高企業(yè)或活動組織內(nèi)部提高了信息化的水平，加快企業(yè)或活動組織過程的高效率、快速化的管理和運(yùn)作，大大提高了工作效率。

（二）現(xiàn)代信息技術(shù)在展中的應(yīng)用研究

在展中期間會展參與者主要是對產(chǎn)品或服務(wù)的展示，同行業(yè)信息的交流以及達(dá)成訂單為目的。運(yùn)用多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)、通信技術(shù)和電子商務(wù)技術(shù)等可以幫助企業(yè)完成預(yù)定目標(biāo)。

1.多媒體設(shè)備。多媒體設(shè)備包括投影儀，電視幕墻、大屏幕LED顯示屏、多媒體觸摸屏等。在展覽活動中，參展商可以使用投影儀在展廳或展位播放展品的介紹或廣告，也可以在電視幕墻或者是LED顯示屏上宣傳企業(yè)文化，產(chǎn)品展示，達(dá)到吸引觀眾的效果。電子觸摸屏是會展活動中常用的展示設(shè)備，計算機(jī)與場館的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器相連接，用戶操作觸摸屏，就可以實(shí)現(xiàn)信息的獲取，操作非常簡單，節(jié)省了大量的資源。

2.虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)。通過借助虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)，利用計算機(jī)模擬一種虛擬環(huán)境，通過多種傳感設(shè)備使用戶進(jìn)入到該環(huán)境中，實(shí)現(xiàn)用戶與該環(huán)境直接進(jìn)行互動，感受到和在真實(shí)世界一樣的感官觸覺，極大地方便了用戶參加會展活動。利用虛擬展示系統(tǒng)，將為參展商帶來極大的方便，也會為會展活動的參與者帶來更加真實(shí)的體驗[2]。

3.通信技術(shù)。當(dāng)會展參與者在會展活動中對某一產(chǎn)品或服務(wù)表示興趣時，如何能夠高效的解決參與者的問題，以便幫助企業(yè)達(dá)成協(xié)議或獲得訂單是一個非常重要的問題[3]。通過視頻會議系統(tǒng)，使用者可以突破時空的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)當(dāng)面交流的效果，商討問題，研究議題，與真實(shí)的會議無異。社交軟件的出現(xiàn)很好解決這些問題，能及時通信、快速反應(yīng)進(jìn)行信息交流。

4.電子商務(wù)技術(shù)。電子商務(wù)是在互聯(lián)網(wǎng)開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，以信息技術(shù)為手段，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)者的網(wǎng)上購物、商戶之間的網(wǎng)上交易和在線電子支付，是傳統(tǒng)商業(yè)活動的電子化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化[4]。電子商務(wù)進(jìn)入會展業(yè)，解決了傳統(tǒng)的交易雙方見面交易的難題，為會展業(yè)的發(fā)展注入新動力。

（三）現(xiàn)代信息技術(shù)在展后的應(yīng)用研究

在會展活動的后期，會展組織者關(guān)心的是會展活動整體的效益，過程的評估以及總結(jié)。會展參與者關(guān)注的是客戶信息的搜集、整理、歸檔，研究分析潛在客戶和新客戶的開發(fā)。

1.客戶關(guān)系管理系統(tǒng)。在會展活動結(jié)束后，將搜集、整理客戶的信息錄入客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)將客戶分成優(yōu)質(zhì)客戶、潛在客戶和問題客戶。同時，使用客戶關(guān)系管理系統(tǒng)，也可以幫助企業(yè)進(jìn)行精準(zhǔn)營銷。利用客戶關(guān)系管理系統(tǒng)可以通過對客戶的郵件回復(fù)、注冊信息進(jìn)行挖掘，分析客戶在會展中對那些產(chǎn)品感興趣，發(fā)現(xiàn)目標(biāo)客戶、市場，幫助企業(yè)進(jìn)行新客戶的開發(fā)。

2.數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是近年來發(fā)展迅速的一種數(shù)據(jù)管理技術(shù)。一個大型會展活動數(shù)據(jù)庫的建立就顯得尤為重要。諸如參展商數(shù)據(jù)庫、專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫、采購商數(shù)據(jù)庫等，將收集的信息按照不同類別整理，并不斷更新，在會展活動舉辦前傳送給需要的相關(guān)組織和單位，有利于展會延續(xù)開展，節(jié)省大量的人力、物力和財力。

三、現(xiàn)代信息技術(shù)在會展活動中的應(yīng)用展望

隨著信息技術(shù)在人類社會經(jīng)濟(jì)生活各個方面的滲透，會展業(yè)對如何更好的利用信息技術(shù)有了更高的要求。

（一）現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用的安全保障

由于互聯(lián)網(wǎng)信息是開放的、公開的，保密程度較低，會展信息面臨著多種安全威脅，從長遠(yuǎn)考慮，是不利于會展業(yè)健康有序的發(fā)展。采取切實(shí)可行的防范措施進(jìn)行安全管理，完善平臺安全技術(shù)保障體制，建立應(yīng)急反應(yīng)體系，增強(qiáng)客戶對平臺的信任是后續(xù)發(fā)展過程中的重要任務(wù)。

（二）現(xiàn)代信息技術(shù)的法律環(huán)境建設(shè)

因現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用遇到一些具會展糾紛、侵權(quán)問題沒有法律支持，這對整個會展業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展也是極為不利。因此，建立健全法律法規(guī)等各項規(guī)章制度，促進(jìn)合法競爭，守法經(jīng)營，依法監(jiān)督將是未來一段時間的重點(diǎn)工作，也是促進(jìn)會展市場擴(kuò)大和會展業(yè)健康持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。

（三）會展信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

會展信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)包括參展商銷售工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化和集成化、信息處理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一和各應(yīng)用系統(tǒng)的整合。從整個會展業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展來看，信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)將會推動整個行業(yè)的規(guī)范和可持續(xù)發(fā)展，減少和避免資源的浪費(fèi)。

四、結(jié)語

現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用并不是孤立運(yùn)用于某個階段，建立更為先進(jìn)的系統(tǒng)，采用切實(shí)有效的防御機(jī)制，完善法律法規(guī)，加快信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能更好的促進(jìn)會展活動持續(xù)、高效、健康的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]孫水波，韓淑英. 現(xiàn)代信息技術(shù)在物流管理中的應(yīng)用[J].物流科技，2008，10：45-48.