檔案室基本職能淺析

孫山

（重慶郵電大學，重慶　400065）

檔案室基本職能淺析

孫山

（重慶郵電大學，重慶400065）

我國高校檔案的管理，隨著科學發(fā)展觀理念的深入已逐步走向社會化階段，而學生檔案也已納入檔案管理制度范疇，這必將對高校重點學科的發(fā)展、人才目標的培養(yǎng)、對接市場的就業(yè)等方面產(chǎn)生重要的意義。本文指出高校檔案室具有管理和服務(wù)兩大基本職能。在對管理職能進行分析的基礎(chǔ)上，提出高校檔案室應(yīng)當將管理職能和服務(wù)職能二者很統(tǒng)一起來。

高校檔案室管理職能服務(wù)職能

由中華人民共和國教育委員會發(fā)布的《普通高等學校檔案辦法》對高校檔案室職能所作的界定是：高等學校檔案館屬事業(yè)單位的檔案室，它即是學校檔案工作的職能管理部門，又是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業(yè)機構(gòu)?？梢?，高校檔案室具有兩大基本職能：管理職能和服務(wù)職能。高校檔案室的管理職能和服務(wù)職能體現(xiàn)在什么地方，它們又如何有機地結(jié)合，這些問題需要我們作進一步的思考。

1　高校檔案室的管理職能

高校檔案室是高校檔案永久保存的基地，是高校工作利用檔案史料的中心。因此，檔案管理的職能是高校檔案室最基本的職能。

高校檔案室即是管理檔案，也是管理文件。文件與檔案不同，文件是社會活動的副產(chǎn)品，檔案是為了某種目的而制作的系統(tǒng)的知識；文件反映現(xiàn)實，檔案反映歷史；文件只是反映工作或事物，檔案則說明它與歷史史實的一體化，這對高校檔案管理提出了挑戰(zhàn)。

高校檔案室既管理紙質(zhì)文檔，又管理電子文檔。21世紀是高科技、信息網(wǎng)絡(luò)化的時代，現(xiàn)代科學技術(shù)改變了傳統(tǒng)高校的工作管理模式，“無紙辦公”、“手指信息交換”等現(xiàn)代化信息處理方式已走進高校的日常工作，從而產(chǎn)生了大量的電子文件。高校為了提高服務(wù)質(zhì)量，就必須借助于辦公自動化，加快公文流轉(zhuǎn)以及信息傳播，因此電子文件及其歸檔管理已成為高校檔案工作中不可回避的問題。電子文件與紙質(zhì)文件的存在，是對高校檔案管理提出的新的挑戰(zhàn)。

高校教育的大眾化，學生人數(shù)增加，學校師資、教學科研設(shè)備、基建后勤等的大規(guī)模發(fā)展，這必然造成高校檔案數(shù)量的增加：2002年開始高考網(wǎng)上招生，學生的檔案可以通過網(wǎng)上傳遞，在實現(xiàn)了招生錄取方便快捷的同時，也出現(xiàn)了學生檔案不能及時到校的現(xiàn)象。這種檔案數(shù)量的增加與不能及時歸檔的情況，為高校檔案管理工作帶來了又一挑戰(zhàn)。

這些既給高校檔案管理工作帶來了機遇，又給高校檔案的檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)。因此，高校必須強化對高校檔案的管理職能。

首先，應(yīng)以〈中華人民共和國檔案法〉為依據(jù)，全方位地對文書檔案工作的各個環(huán)節(jié)推行標準化、規(guī)范化、一體化、制度化管理，使之有法可依、有章可循。根據(jù)檔案法的要求，配備專職檔案員。要健全各項管理制度，如〈檔案員崗位責任制〉、〈歸檔制度〉、〈檔案銷毀制度〉等。尤其要針對電子文檔存在的易更改性，做好危機隱藏檔案管理和加密工作，保證檔案的安全性。

其次，高校檔案室的管理要從宏觀上的貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令，規(guī)劃全校的檔案工作，從微觀上制訂本校關(guān)于檔案的規(guī)章制度，并負責監(jiān)督、指導和檢查執(zhí)行情況。從系統(tǒng)論觀點看，高校檔案工作是一個完整的系統(tǒng)工程，在這一系統(tǒng)中，除檔案室是專門從事檔案工作的部門外，還涉及學校的各二級部門，因此，檔案室的管理職能還應(yīng)當體現(xiàn)在對學校各二級部門檔案歸檔工作的監(jiān)督與指導等活動上。

2　高校檔案室的服務(wù)職能

在大開放、大交流的國際背景下，高校檔案室應(yīng)當主動更新思想觀念，以實現(xiàn)高校檔案工作從靜態(tài)服務(wù)向動態(tài)服務(wù)、從被動服務(wù)向主動服務(wù)、從文檔分離向一體化轉(zhuǎn)化。如今，檔案室的功能已由單純的收藏功能開始向檔案的開發(fā)與服務(wù)轉(zhuǎn)變。

檔案信息的最終目的是提供利用，要為現(xiàn)實活動服務(wù)。有作為才會有地位，這已成為高校檔案管理普遍認同的一個真理。檔案室為服務(wù)部門，只有變被動為主動不斷提高服務(wù)水平，才能提高自己在學校的地位，贏得信任。因此，高校檔案室應(yīng)當強調(diào)其服務(wù)職能。

高校檔案室的服務(wù)首先體現(xiàn)在服務(wù)學校的各項活動上。學校檔案室所保存與管理的檔案是學校工作活動的原始記錄，它記錄了領(lǐng)導的決策思想，學校的方針政策，以及各項工作措施；它還反映了學校的工作成就、教訓。這些歷史記錄，都是后來工作的參考和憑證。因此，在一定意義上，學校的發(fā)展離不開檔案工作。學校檔案室應(yīng)當充分發(fā)揮其“歷史記憶功能”與“資政決策功能”，為學校的改革和發(fā)展作出貢獻。

高校檔案室的服務(wù)還體現(xiàn)在為學生的服務(wù)上。高校學生的畢業(yè)分配已由過去國家統(tǒng)一分配走向了人才交流市場，用人單位與畢業(yè)生直接見面，用人單位憑借的最主要的依據(jù)就是學生的檔案，通過檔案了解學生大學期間的學習情況以及在校的各種表現(xiàn)，從而判斷他的才能、品德和發(fā)展。

此外，高校的檔案室還應(yīng)當開展公共服務(wù)?，F(xiàn)代計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案文獻信息自動化建設(shè)提供了新的動力和技術(shù)保障。滾滾而來的信息浪潮改變著人類社會。高校之間實行資源共享利于促進高校之間的交流和合作。這要求高校檔案室的管理體制要跟上信息時代的步伐，滿足廣大用戶的要求，實現(xiàn)資源共享。

3　高校檔案室管理職能和服務(wù)職能的統(tǒng)一

高校檔案室的職能和服務(wù)職能，二者之間具有辨證統(tǒng)一的關(guān)系。二者的區(qū)別在于：管理職能既指高校檔案室是高校檔案的保存和管理部門，又指對學校二級部門歸檔工作進行監(jiān)督和指導。服務(wù)職能體現(xiàn)在高校檔案室應(yīng)當利用檔案為各方提供多方面的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。然而二者又是有聯(lián)系的：管理職能是服務(wù)職能的基礎(chǔ)，高校檔案室只有首先理順了管理體制，健全了管理規(guī)章制度，才能談得上提供優(yōu)質(zhì)的高校服務(wù)。服務(wù)職能是管理職能的延伸，管理也就是服務(wù)，但從高校檔案室履行的職能看，服務(wù)職能是在管理職能之后出現(xiàn)的。最早的檔案管理強調(diào)文獻檔案的管理而不注重檔案管理的利用，因而服務(wù)職能的提出在傳統(tǒng)高校檔案室職能的基礎(chǔ)上前進一步。

高校檔案室應(yīng)在實踐中將二種職能統(tǒng)一起來，重服務(wù)、輕管理，會使檔案室在指導歸檔工作中處于被動。忽視或弱化檔案室的管理職能，在工作中不能擺正檔案室與校二級部門之間的關(guān)系：只為各二級部門提供服務(wù)，不能對學校二級部門的歸檔工作進行監(jiān)督和指導。從而造成了一些檔案收集的被動，致使收集起來的檔案價值不大，而有價值的檔案又沒有收集到。因此，高校檔案室若要切實履行管理職能和服務(wù)職能，必須在實踐中將二種職能統(tǒng)一起來。