淺析信息化時代提升縣級圖書館檔案管理的重要性

李芳

（寧德古田縣圖書館，福建寧德 352200）

淺析信息化時代提升縣級圖書館檔案管理的重要性

李芳

（寧德古田縣圖書館，福建寧德 352200）

圖書館檔案是圖書館工作的一個重要組成部分，它真實(shí)地記載著圖書館各個歷史時期的發(fā)展軌跡，它與圖書館服務(wù)工作是一脈相連、相輔相成的，它記錄了圖書館的發(fā)展過程和演變歷史。隨著社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，作為信息存儲并提供利用的檔案工作其重要性日益突顯出來。因此，如何加強(qiáng)檔案管理工作，適應(yīng)新形勢的要求，已經(jīng)成為當(dāng)前的一個重要課題。本文淺析了信息化時代提升公共圖書館檔案管理工作的重要性。

信息化時代 檔案管理 重要性

檔案管理是圖書館工作與服務(wù)的基礎(chǔ)和保證。隨著社會的發(fā)展和科技的進(jìn)步，圖書館檔案數(shù)量的不斷增加，如何優(yōu)化檔案管理，解決圖書館檔案管理工作中存在的問題，是各級圖書館必須認(rèn)真對待的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1　圖書館檔案的特點(diǎn)

圖書館的檔案主要分為三大類： 文件檔案、文獻(xiàn)檔案、文書檔案。首先是文件檔案的特點(diǎn)，文件檔案主要是指，由上級主管部門下達(dá)的關(guān)于圖書館的日常事務(wù)以及管理方面的相關(guān)政策性的文件，這些文件具有相當(dāng)?shù)闹匾?、針對性，一定的保密性?/p>

第二類是文獻(xiàn)檔案，包括文獻(xiàn)典籍、地方文獻(xiàn)等，這些檔案保留的時間較長，是圖書館價值珍貴性的永久保存的檔案。第三是文書檔案的特點(diǎn)，文書檔案來源于圖書館自身的一種文件。是圖書館長期開展的各項(xiàng)工作和各種活動中形成的文字記錄，由于一定的目的需要保存下來的，內(nèi)容比較豐富，涉及圖書館工作的方方面面，比如會議的記錄、人事方面的材料、財(cái)產(chǎn)的相關(guān)記錄、借閱登記的記錄及收發(fā)的文集、照片錄音等各種具有保留價值的文件等等。

2　縣級圖書館檔案管理存在的問題

目前階段，我國的縣級圖書館檔案管理在數(shù)字化建設(shè)方面還有很多工作需要改進(jìn)。主要體現(xiàn)在幾個方面；（1）檔案管理意識不強(qiáng)。長期以來，各級圖書館對業(yè)務(wù)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識不足，業(yè)務(wù)檔案管理工作中除了文獻(xiàn)檔案管理外其他項(xiàng)目檔案沒有從根本上得到重視。沒有完善的檔案管理制度，業(yè)務(wù)檔案管理不規(guī)范，隨意性強(qiáng)；缺乏搜集檔案的主動性，建檔不及時；有的工作檔案沒有文字記錄。由此，導(dǎo)致難以做好圖書館檔案管理工作。（2）檔案管理的設(shè)備和技術(shù)落后。圖書館檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備條件和技術(shù)手段，普遍落后于本館其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)，檔案從收集到利用得不到應(yīng)有的基本保障。有礙于提高圖書館業(yè)務(wù)檔案管理水平。（3）檔案建設(shè)基礎(chǔ)薄弱，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)展緩慢。不少公共圖書館檔案管理工作還停留在紙質(zhì)化階段。很多的資料沒有進(jìn)行電子化的處理，也沒設(shè)專門的系統(tǒng)對檔案進(jìn)行管理。這樣就容易造成數(shù)據(jù)的丟失，不利于資料的保存和查找。（4）經(jīng)費(fèi)和專業(yè)人員緊缺?？h級圖書館經(jīng)費(fèi)和專業(yè)人員不足，檔案的管理大多是兼職，很少有專門設(shè)崗，使圖書館檔案管理系統(tǒng)沒有充分利用起來，沒有專門的人員來進(jìn)行系統(tǒng)的維護(hù)，同時人員素質(zhì)難以跟上數(shù)字化系統(tǒng)的發(fā)展，人員與系統(tǒng)管理不相配。這些方面的問題對信息化時代的縣級圖書館檔案管理工作都是極為不利的，大大影響了圖書館檔案管理工作的順利進(jìn)行。（5）檔案數(shù)字化資源沒有得到充分的利用和開發(fā)。有些縣級圖書館檔案進(jìn)行了數(shù)字化的建設(shè)，資源是極其豐富和寶貴的，但由于圖書館檔案數(shù)字化資源沒有得到充分的利用和開發(fā)，這樣也造成了很大的資源浪費(fèi)。

3　信息化時代縣級圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新措施

在數(shù)字化的信息時代，根據(jù)縣級圖書館檔案的這些特點(diǎn)，改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理工作是十分必要的。主要從以下以下幾方面入手；（1）加速縣級圖書館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。努力完善圖書館檔案管理的信息化系統(tǒng)，這是對圖書館進(jìn)行數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，沒有這個圖書館檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，就無從談起對圖書館檔案的信息化管理。我館已建立了一個由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理人員專門負(fù)責(zé)館內(nèi)數(shù)據(jù)庫的建立和維護(hù)，開啟了“萬方數(shù)據(jù)庫、”“維普中文數(shù)據(jù)庫”，讓讀者較容易地學(xué)會了使用本館的數(shù)據(jù)文獻(xiàn)和檢索資料，在圖書采編、文獻(xiàn)分類、編目、目錄體系、館藏文獻(xiàn)狀態(tài)、流通狀況做到一目了然。并將這些資料定期整理、刻錄、歸檔。（2）加強(qiáng)檔案自動化管理系統(tǒng)中的專業(yè)人員配備。隨著圖書館自動化、網(wǎng)絡(luò)化水平不斷提高，以及軟硬件配備和整體系統(tǒng)的完善，對于專業(yè)工作人員的整體專業(yè)素質(zhì)的要求顯得更為重要，要有與系統(tǒng)相匹配的專業(yè)人員來對圖書館檔案系統(tǒng)進(jìn)行良好的管理，這樣才能充分發(fā)揮圖書館檔案管理系統(tǒng)的作用，為社會提供更多更好的服務(wù)。今后， 應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)有的在職檔案人員進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理和計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)方面新知識、新技術(shù)的培訓(xùn)和再教育，積極引進(jìn)復(fù)合型人才，為檔案信息化管理注入新的活力，提升綜合管理能力，應(yīng)對工作中可能發(fā)生的意外事故，及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，維護(hù)系統(tǒng)的安全和正常運(yùn)行，避免數(shù)據(jù)信息的流失，確保檔案信息的完整性。（3）建立和健全檔案管理規(guī)范化制度。檔案管理工作在進(jìn)行時一定要有相應(yīng)的制度，這樣才能使檔案管理工作形成規(guī)范化，要完善檢索體系，編制案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等，避免在工作中出現(xiàn)矛盾和沖突，才能在服務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)檔案的真正價值。 因此我們就可以依據(jù)檔案室提供的各閱覽室月報(bào)表，及時調(diào)整多媒體閱覽室空間，添置計(jì)算機(jī)，增加讀者座位等。（4）實(shí)現(xiàn)圖書館圖書、情報(bào)、檔案一體化管理。圖書、情報(bào)、檔案一體化管理可以充分發(fā)掘和綜合利用圖書、檔案、情報(bào)信息資源，發(fā)揮系統(tǒng)整體的功能優(yōu)勢。這樣便于在圖書館內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一管理，有效實(shí)行圖書、情報(bào)、檔案的一體化管理。（5）加強(qiáng)檔案信息安全管理。在信息化時代，信息的安全工作要引起足夠重視。隨著檔案信息化進(jìn)程的深入，必須要有嚴(yán)格的管理制度、負(fù)責(zé)的管理人員和實(shí)施到位的管理程序，同時應(yīng)該建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，管理好內(nèi)外網(wǎng)通道，管理好軟件資產(chǎn)，以防引入潛在的安全漏洞，運(yùn)用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息安全技術(shù)是確保數(shù)字檔案安全的重要保障。（6）積極探索檔案利用工作的新途徑、新方法。 檔案利用工作必須緊跟時代發(fā)展的要求，積極探索新的途徑，采用新的方法，滿足新形勢的要求。如積極采用互聯(lián)網(wǎng)這一新技術(shù)，提高檔案利用的及時性、廣泛性。充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過各種形式的應(yīng)用展示，突出檔案利用的實(shí)效性。

4　結(jié)語

信息化時代的圖書館檔案管理是一個新的命題，隨著信息時代的發(fā)展縣級圖書館面臨著日趨激烈的競爭趨勢，加強(qiáng)縣級圖書館檔案的信息化建設(shè)也是必然的趨勢 ，因此信息化時代提升縣級圖書館檔案的管理工作就尤為重要。

［1］王寶霞.檔案信息化管理中安全問題的解決途徑［J］.學(xué)理論，2009（14）.

［32］郭海嵐，做好圖書館檔案管理工作之淺見［J］.黑龍江檔案，2014. 03期.

李芳（1965—），女，福建寧德人，大學(xué)本科，檔案館員，是福建省檔案學(xué)會會員。