淺析煙草商業(yè)企業(yè)人事檔案管理中存在的問題及思考對策

王亞玲

（陳倉區(qū)煙草專賣局（分公司），陜西寶雞 721300）

淺析煙草商業(yè)企業(yè)人事檔案管理中存在的問題及思考對策

王亞玲

（陳倉區(qū)煙草專賣局（分公司），陜西寶雞 721300）

人事檔案是人才信息的重要載體，人事檔案代表單位組織和上級領(lǐng)導(dǎo)對個人進行全方位的跟蹤監(jiān)督，相伴終身，是個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、文化、宗教等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。煙草人事檔案是煙草行業(yè)改革發(fā)展的真實記錄，是行業(yè)的寶貴財富。人事檔案工作是行業(yè)整體工作的基礎(chǔ)性工作，搞好新時期的檔案工作，對煙草的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用。檔案與管理相輔相成密不可分，人事檔案完善了企業(yè)管理的內(nèi)在質(zhì)量，是企業(yè)基礎(chǔ)管理的重要組成部分，人事檔案管理水平高低又是衡量企業(yè)管理水平的重要標志。隨著煙草商業(yè)企業(yè)人事用工收入分配制度改革力度的不斷加大，單位員工人事檔案管理顯得更為重要。筆者主要就煙草企業(yè)員工人事檔案管理工作中存在的問題與對策略作探討。

企業(yè) 人事 檔案 管理

煙草企業(yè)人事檔案管理在現(xiàn)代煙草企業(yè)管理中具有重要作用，特別是在從嚴治黨、從嚴管理干部工作的深入開展中，人事檔案管理在管理中的作用越來越突出，但在實際管理中卻仍然存在很多問題。在全球煙草市場激烈競爭條件下，企業(yè)要重視對人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將這項工作擺上重要議事日程。由主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，加強對人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)。主管人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，定期聽取工作匯報，切實解決工作中遇到的實際問題。辦公室和具體工作人員，堅持一切從實際出發(fā)，明確分級管理責任，制定了切實可行的，并認真組織實施，全面、準確、真實地保存好各種檔案。檔案工作者能夠充分認識到檔案工作的重要性，切實增強做好檔案工作的使命感和責任感，建立煙草檔案信息網(wǎng)絡(luò)平臺是適應(yīng)煙草經(jīng)濟高速發(fā)展的現(xiàn)實需要，也是走向全球煙草市場競爭的需要?；诖?，分析討論新時期煙草行業(yè)人事檔案管理存在的問題和相應(yīng)的解決策略，以期促進現(xiàn)代煙草企業(yè)人事檔案管理水平的不斷提升，確保人事檔案管理工作順利和深入的開展，努力開創(chuàng)干部人事檔案工作的新局面。

1　煙草企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

近幾年來，在上級部門的正確領(lǐng)導(dǎo)下，煙草企業(yè)人事檔案管理工作能規(guī)范有序地進行管理，但與上級要求還有一定差距。少數(shù)部門對人事檔案工作不夠重視，檔案工作相對于前沿的業(yè)務(wù)工作而言，是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視。一些單位檔案室辦公條件及設(shè)施離檔案規(guī)范要求還有差距，有的檔案材料填寫格式不規(guī)范，紙張不符合要求，有的存在內(nèi)容填寫前后不一、記載不實、審核不準等問題，不利于檔案的保存和利用，也使人事檔案的真實性、動態(tài)性、完整性功能逐漸趨于弱化。通過對人事檔案的整理審核，依舊發(fā)現(xiàn)問題的存在，那說明我們的工作還不夠嚴謹，存在一定的漏洞，今后的工作，我們還需更細心，更規(guī)范，特別是對新進人員的檔案應(yīng)及時審核，發(fā)現(xiàn)材料缺少可及時追回。面對新形勢新任務(wù)的要求，下一步打算就是要在人事檔案的信息化管理上下功夫，完善所有人員的相關(guān)信息，并認真對信息逐項復(fù)核，使人事檔案的信息化管理更精確、到位、規(guī)范、科學，不斷提升檔案人員的信息化管理的能力和技術(shù)水平。

2　新時期煙草企業(yè)人事檔案管理工作的對策與思考

（1）強化管檔意識，提高地位作用。要進一步強化管檔意識，提高對人事檔案工作地位和作用的認識，堅決避免出現(xiàn)“說起來重要，抓起來次要，用起來需要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，還需要定期了解工作情況，積極研究并解決發(fā)現(xiàn)的問題，加強監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。為了進一步完善人事檔案管理工作的機制體制，及時成立了以主要領(lǐng)導(dǎo)為組長的人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由分管干部檔案工作，并配備專職工作人員，具體負責日常管理工作，將人事檔案管理工作作為組織工作的一項重點工作來抓，通過召開人事檔案工作專題會議，向各部門負責人講清人事檔案管理工作的重要性和必要性，提升“一把手”關(guān)注、支持人事檔案管理力度。同時將人事檔案管理工作納入局辦公會議研究議題，定期研究協(xié)調(diào)工作，及時督促整改薄弱環(huán)節(jié)，做到了檔案工作有計劃、有安排、有督促、有檢查、有落實，逐步形成了“檔案工作無小事、部門聯(lián)動齊配合”的工作格局，從整體上提高了人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（2）把好兩個關(guān)口，保證檔案質(zhì)量。首先要從材料來源入手把好“入門關(guān)”。在接收人事檔案時，要嚴格審核，該由原單位負責的材料要求原單位負責收集，盡量減少、避免歷史遺留問題的影響。在審核和鑒別歸檔材料時，要達到“完整、真實、精練、實用”的要求，避免形成新的遺留問題。將人事檔案工作所需經(jīng)費列入部門財務(wù)計劃，先后投入資金，規(guī)范軟硬件設(shè)施建設(shè)，配置防盜門窗、滅火器、空調(diào)、控溫控濕等設(shè)施，安裝防盜守護系統(tǒng)，保證檔案室的防光、防火、防盜、防蟲、防潮和防高溫，確保了檔案安全，庫房使用鐵質(zhì)新檔案箱和新型檔案卷夾，統(tǒng)一購置新型干部檔案專用檔案盒，對在職干部檔案進行全面改版裝訂。同時配備了切紙機、打孔機等整理檔案設(shè)備，使檔案日常管理更加制度化、標準化、規(guī)范化。鐵質(zhì)檔案柜、防盜防火、控溫控濕等設(shè)備，人事檔案庫房“六防”措施得到落實，日常管理和業(yè)務(wù)工作正常運轉(zhuǎn)。

（3）加強制度建設(shè)，規(guī)范管理程序。建立健全一套完整科學的人事檔案工作規(guī)章制度，使工作有序、有據(jù)可依，保證人事檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化，真正發(fā)揮人事檔案“見證歷史”的作用。各部門確定綜合素質(zhì)好、愛崗敬業(yè)、工作細致的黨員同志專門負責人事檔案資料的收集、整理和報送，組建起一支管理員隊伍。綜合辦公室牽頭抓好人事檔案管理人員隊伍建設(shè)，經(jīng)常與各部門檔案管理員加強溝通聯(lián)系，開展指導(dǎo)培訓(xùn)，幫助解決業(yè)務(wù)問題。同時，利用隨機調(diào)研、黨建工作月抽查季檢查等機會對各部門人事檔案管理工作進行檢查指導(dǎo)、督促整改，提升交接、轉(zhuǎn)存、整理、歸檔等工作的質(zhì)量和效率。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業(yè)知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關(guān)的知識，做到知識面廣、業(yè)務(wù)精通。在一定時期，保持檔案隊伍的穩(wěn)定，才可以使檔案工作進一步發(fā)展，提高機關(guān)的檔案管理水平。

（4）注重管理創(chuàng)新，提高利用效率。建立健全工作人員職責、查（借）閱制度、收集補充制度、鑒別歸檔制度、保管保密制度、檢查核對制度、轉(zhuǎn)遞制度和檔案室“六防”管理制度，完善檔案移交、借（查）閱、（5）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據(jù)。通過對煙草企業(yè)檔案管理工作流程的信息化改造，能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)存工作流程中存在的不足，通過及時改進后從而有效提升檔案管理水平。將有利于檔案管理人員的檔案管理工作依據(jù)一定標準作業(yè)流程進行自然分解，也將極大地提升工作人員的工作規(guī)范化程度，降低工作人員崗位交接的管理和數(shù)據(jù)風險，為煙草企業(yè)知識資源的完整提供了有力保證。硬件上要按照檔案規(guī)范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設(shè)施。軟件方面，要加強檔案信息化建設(shè)。首先要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，以備將來檔案信息化建設(shè)需要。其次要由國家檔案局或省檔案局開發(fā)統(tǒng)一的檔案管理軟件，使人事檔案的管理更加統(tǒng)一化、規(guī)范化、科學化、簡便化，檔案的利用更加高效化。

轉(zhuǎn)遞、接收等制度，建立健全各類臺帳和登記薄，切實做到名冊與檔案相符，人員與內(nèi)容相符，內(nèi)容與要求相符。同時對人事檔案實行了動態(tài)化管理和維護，按照《檔案管理制度》、《檔案查、借閱制度》等規(guī)章制度，堅持按制度辦事，使檔案工作有章可循、有據(jù)可依，實現(xiàn)了檔案工作的制度化、規(guī)范化。檔案部門要圍繞機關(guān)工作，積極挖掘檔案信息，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)上下功夫，把檔案變成可利用的信息資源，通過檔案資料的充分利用，使檔案的價值得到充分的體現(xiàn)。

屈原云：“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索”?？傊?，煙草商業(yè)企業(yè)要發(fā)揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務(wù)功能還體現(xiàn)在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據(jù)年齡憑證、任職憑證、工資變動憑證、業(yè)務(wù)職稱憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機關(guān)機構(gòu)改革等提供有價值的服務(wù)。我們應(yīng)該抓住時機，從制度上和觀念上更新，按照“四定”工作的要求，切實采取有效措施，積極探索新形勢下人事檔案管理工作的新模式、新方法，為人事用工收入分配制度改革的順利推進奠定堅實的基礎(chǔ)。煙草企業(yè)檔案管理信息化是現(xiàn)代的企業(yè)整體信息化一個重要環(huán)節(jié)，在推進過程中，固然可能遇到種種困難，但是我們圍繞著煙草企業(yè)中心工作，堅定不移，穩(wěn)中求進，積極探索，在不遠的將來，煙草企業(yè)檔案管理信息化必將成為企業(yè)整體信息化助推器。