新時期行政事業(yè)單位檔案的數字化管理研究

張元智

（內蒙古興安盟扎賚特旗林業(yè)局調查規(guī)劃設計隊，內蒙古扎賚特旗 137600）

新時期行政事業(yè)單位檔案的數字化管理研究

張元智

（內蒙古興安盟扎賚特旗林業(yè)局調查規(guī)劃設計隊，內蒙古扎賚特旗 137600）

隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術的應用范圍變得越來越廣泛。信息技術在行政事業(yè)單位的應用主要表現為檔案的數字化管理。就行政事業(yè)單位而言，傳統(tǒng)的檔案管理存在較多弊端，因此需要將數字化檔案管理應用到行政事業(yè)單位中。本文從檔案的數字化管理對行政事業(yè)單位的作用入手，對新時期行政事業(yè)單位檔案的數字化管理進行研究。

新時期 行政事業(yè)單位 檔案 數字化管理

檔案是信息資源中的一種，它是個人、機關或組織在社會活動中形成的以一定形式存在的歷史記錄。檔案的有效管理對行政事業(yè)單位的長遠發(fā)展具有一定的促進作用。隨著科技的不斷發(fā)展，信息技術被應用到行政事業(yè)單位的檔案領域，形成檔案的數字化管理。

1　新時期檔案的數字化管理對行政事業(yè)單位的作用

檔案數字化管理對行政事業(yè)單位的作用主要表現在以下三個方面：

1.1檔案數字化管理能夠提高行政事業(yè)單位檔案的利用率

目前，我國部分行政事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的管理方式對檔案進行管理，在這種管理方式中，檔案是以紙質形式存在的，管理人員將檔案存放在指定的位置。運用這種管理方式對檔案進行管理的缺陷主要表現為，當管理人員需要找出某個或多個特定的人員的檔案時，需要花費的時間較長，傳統(tǒng)檔案管理方式的檔案利用率較低。檔案的數字化管理能夠有效提升檔案的利用率，如果需要找到某份檔案，只要在電腦中輸入關鍵詞，就可以將所需檔案快速找出來。就檔案的儲存工作而言，行政事業(yè)單位的相關人員可以通過對檔案信息的輸入快速完成儲存工作，這種儲存方式節(jié)省了檔案儲存空間［1］。

1.2檔案數字化管理能夠提高行政事業(yè)單位人員的工作效率

紙質檔案的儲存工作和管理工作需要花費的時間較多，這種管理方式降低了行政事業(yè)單位檔案管理人員的工作效率。相比之下，數字化檔案管理的儲存、歸檔、查找以及管理工作更加方便快捷，它提高了檔案管理人員的工作效率。

1.3檔案數字化管理能夠提高行政事業(yè)單位的經濟效益

就紙質形式的檔案管理工作而言，一份檔案在進行儲存之前，需要使用的紙張數量較多，就行政事業(yè)單位的整體人數而言，使用紙質檔案造成了一定的資源浪費。與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，數字化檔案管理過程中不涉及紙張的使用問題，這種管理方式需要的成本較低，因此可以從一定程度上提高行政事業(yè)單位的經濟效益［2］。

2　檔案的數字化管理在行政事業(yè)單位中的應用基礎

與傳統(tǒng)的管理方式不同，將數字化檔案管理應用到行政事業(yè)單位中需要建立在一定的基礎上。目前，行政事業(yè)單位數字化檔案管理已經具備的條件主要包括以下幾種：

2.1計算機網絡硬件的發(fā)展

數字化檔案管理需要建立在一定的計算機網絡硬件基礎上。目前，計算機在我國行政事業(yè)單位中得到了較高程度的普及，這種普及為數字化檔案管理的實現提供了物質基礎。除此之外，近年來，計算機網絡建設和通訊技術的不斷發(fā)展，也為行政事業(yè)單位數字化檔案管理的實現提供了有利保障。

2.2檔案管理軟件的發(fā)展

目前，已經存在的檔案管理軟件已經達到數千個。這些檔案管理軟件包含檔案信息的收集、整理、檢索等多項功能，因此，這些檔案管理軟件的運用可以有效促進行政事業(yè)單位數字化檔案管理的實現，進而提升行政事業(yè)單位的檔案管理效率和管理質量。

2.3數字化檔案管理人才

數字化檔案管理人才是行政事業(yè)單位的檔案實現數字化管理的重要條件之一。檔案的數字化管理在管理人員的計算機網絡知識和相關操作能力方面提出了更高的要求。行政事業(yè)單位中的檔案管理人員的學歷較高，他們的學習水平較高，對此，行政事業(yè)單位需要對檔案管理人員進行有針對性的培訓，提升他們的計算機操作能力，使其更加滿足檔案的數字化管理需要［3］。

3　促進行政事業(yè)單位檔案數字化管理發(fā)展的主要措施

3.1促進檔案管理人員數字化檔案管理意識的樹立

行政事業(yè)單位檔案管理人員數字化檔案管理意識的樹立，能夠從一定程度上對檔案數字化管理產生促進作用。數字化檔案管理意識的樹立應該結合數字化檔案管理知識的學習同時進行，行政事業(yè)單位的管理人員需要通過自身意識的樹立、專業(yè)技能水平的提升，提高檔案的數字化管理效率［4］。

3.2促進行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的實現

就行政事業(yè)單位而言，檔案管理的規(guī)范化能夠從一定程度上促進數字化檔案管理的發(fā)展。為了更好地實現檔案信息的共享，行政事業(yè)單位應該制定統(tǒng)一的標準，對檔案信息的交換、共享等工作進行規(guī)范，提升數字化檔案管理的效率。

3.3促進文書和歸檔處理數字化的實現

在行政事業(yè)單位中，文書工作占據了較為重要的地位。檔案與文書工作之間的聯系較為緊密，文書的質量能夠對檔案成果相應影響。如果文書質量較低，那么該行政事業(yè)單位的檔案成果較低。傳統(tǒng)的文書是以紙質形式存在的，隨著行政事業(yè)單位相關人員工作強度的增加，文書文件的數量隨之增加，這種情況會對文書的管理工作帶來一定的困難，數字化文書管理則可以提升文書管理人員的工作效率。數字化檔案管理還能減少歸檔時間，減少人力、物力資源的浪費［5］。

3.4對數字化檔案管理中的檔案信息安全進行提升

就行政事業(yè)單位而言，檔案信息安全是檔案管理工作中的重點。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，由于管理人員的失誤、管理方式的復雜等原因，常常導致檔案信息丟失、受損等問題，運用數字化管理方式對檔案進行管理，運用檔案備份、對檔案管理軟件進行自動殺毒、設置防火墻等措施，有效保證檔案信息的安全。

4　結語

計算機網絡硬件和軟件的發(fā)展、數字化檔案管理人才是行政事業(yè)單位檔案實現數字化管理的基礎。將數字化檔案管理在行政事業(yè)單位中的應用具有一定的優(yōu)勢，這些優(yōu)勢主要表現為提升行政事業(yè)單位的檔案率用率、檔案管理人員的工作效率以及提升行政事業(yè)單位的經濟效益。

［1］梁景秀，張婧.新時期行政事業(yè)單位檔案的數字化管理［J］.東方企業(yè)文化，2014，17：370.

［2］王玉杰.新時期行政事業(yè)單位檔案的數字化管理［J］.科技展望，2015，33：177.

［3］何杏儀.關于新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理的探討［J］.南方論刊，2012，04：78-79.

［4］吳麗麗.試論新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理［J］.長江叢刊，2015，34：103.

［5］鄭勇.淺談新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理［J］.中國管理信息化，2015，21：199.