督辦管理平臺助力提升管理效率

孫顯德 馬冬泉 劉會波

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 采用計算機管理方式取代傳統(tǒng)的管理方式是當前信息化的首要內(nèi)容，在現(xiàn)代企業(yè)中運用先進的辦公管理平臺來加強行政管理具有十分重要的。因此，本文針對以流程管理為核心內(nèi)容的督辦管理平臺在現(xiàn)代企業(yè)行政管理中的應(yīng)用進行分析，對督辦管理平臺的應(yīng)用和創(chuàng)新進行闡述，以及如何促進企業(yè)行政的精細化管理，進而發(fā)揮出以信息技術(shù)為中心的流程管理的重要作用。

關(guān)鍵詞 督辦 流程 查詢 統(tǒng)計

督查督辦，是指辦公室按照領(lǐng)導機關(guān)的意圖和領(lǐng)導的指示，把有關(guān)事項.交給有關(guān)單位或部門辦理并督促落實的工作，是保證政令暢通、提高工作效率的重要手段，是實現(xiàn)工作民主化、法制化、科學化的重要途徑，是領(lǐng)導活動的重要輔助，也是辦公室一項基礎(chǔ)性工作，其職能具有中介性，它既不是決策者，也不是實施者，但它從屬于決策者，協(xié)助決策者抓落實。督查督辦工作的成效直接關(guān)系到上級的重大決策和重要工作部署能否順利付諸實施、及時變?yōu)楝F(xiàn)實，關(guān)系到本單位的中心工作和領(lǐng)導的重要部署能否落實。

一、督辦管理平臺產(chǎn)生背景

目前，企業(yè)對重大事項的分解下達、執(zhí)行跟蹤多采用郵件、電話、會議等傳統(tǒng)方式進行，想查看事項進展情況，只能詢問，不僅十分繁瑣，而且很費時，事項的進展情況的更新更難以實時獲取，不利于決策層與管理層實時、全面地掌握各重大事項的執(zhí)行情況，并且監(jiān)控任務(wù)較多時，會有交叉，很容易出現(xiàn)遺漏，靠手工和EXCEL記錄效率低下，召開辦公會時，對提案的收集較為繁瑣，不夠體系。重點工作、重大事項如何才能高效、科學、規(guī)范地辦理，一直困擾著很多企業(yè)。

二、督辦管理平臺概述

督辦管理平臺，指的是在企業(yè)單位應(yīng)用通用型的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺，運用瀏覽器與服務(wù)器相結(jié)合的架構(gòu)，不需要安裝客戶端，在內(nèi)部配備網(wǎng)絡(luò)短信與手機短信功能，促進各個信息處理的快速性和迅捷性。它以流程管理為核心，通過web表單設(shè)計器，添加一個上報流程，流程創(chuàng)建好之后，自動上傳到未處理任務(wù)列表中，創(chuàng)建完一個新的任務(wù)。點擊分發(fā)按鈕，分發(fā)一個新的任務(wù)，進行任務(wù)流轉(zhuǎn)，通過綁定用戶，添加任務(wù)分發(fā)到信息處理人節(jié)點，使信息處理人自動接收信息。它主要以提高作業(yè)效率為目的，運用科學合理的管理方式轉(zhuǎn)變以往的經(jīng)驗管理模式，自動根據(jù)流程設(shè)計的任務(wù)處理狀態(tài)轉(zhuǎn)達、傳達任務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息處理的自動化，從而有效的提高企業(yè)的行政辦公效率。

督辦管理平臺的詳細統(tǒng)計頁，可以看到各種信息的內(nèi)容、創(chuàng)建時間、類型、處理狀態(tài)，通過強大的搜索、查詢服務(wù)，可以用各種關(guān)鍵詞進行搜索，方便易用的獲取各種需要的信息，可以輕松看到各種類型信息的數(shù)量，以及信息的各種處理狀態(tài)的統(tǒng)計（正在處理、未完成、已完成），通過督辦管理平臺可以進一步提升企業(yè)重要事項的執(zhí)行性、規(guī)范性、實時可見性及溝通協(xié)作性，從而避免相互推委、扯皮。

通過平臺管理所有信息并跟蹤信息處理的狀態(tài)和處理方法，方便大家共享，并且可以將有價值的信息進行有效的轉(zhuǎn)化、積累、提煉和分享，從而有效的提高企業(yè)行政辦公效率。

三、督辦管理平臺在企業(yè)行政管理中的應(yīng)用分析

督辦管理平臺有效的實現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部各個部門中資源信息的共享，進而顯著的提高各個部門之間的協(xié)同辦公效率。在企業(yè)行政管理中充分的將流程管理的功能進行發(fā)掘，通過固化、優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，進一步促進企業(yè)朝規(guī)范性、精細化管理的方向發(fā)展。

（一）穩(wěn)定強化工作流程、促進精細化管理

為了有效的執(zhí)行重大事項的分解下達、執(zhí)行跟蹤，首先需要穩(wěn)定、強化工作流程，在企業(yè)內(nèi)部通過設(shè)置流程管理委員會，來對企業(yè)內(nèi)部重大事項的業(yè)務(wù)流程進行梳理，進而確定業(yè)務(wù)流程整理需要的規(guī)范與模板，促進業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化。

根據(jù)流程中涉及不同崗位的人員，對其賦予相應(yīng)的業(yè)務(wù)流程辦理權(quán)限。對流程權(quán)限進行設(shè)置的過程中，明確定位各個崗位的責任和權(quán)限，實現(xiàn)分工明確。另外，為了實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程管理的細化，對業(yè)務(wù)流程進行分類，在各個流程設(shè)定責任部門，加強對流程運行情況的監(jiān)控工作。為了保證流程的規(guī)范性，企業(yè)要制定管理制度，對負責流程管理人員進行定期考核。 應(yīng)用督辦系統(tǒng)的過程中，將行政系統(tǒng)中的流程管理進行深度挖掘，并監(jiān)督流程管理業(yè)務(wù)的運行情況，最終實現(xiàn)公司的精細化管理。

（二）有利于加強監(jiān)督，有據(jù)進行考核

企業(yè)督辦管理平臺中，進行的流程審批程序與信息處理流程具有公開性和透明性，并實現(xiàn)監(jiān)控可視化，在工作人員的審批時間與審批意見中均有明確的記錄。為實現(xiàn)各個單位、部門管理業(yè)務(wù)的可視化和可控化，企業(yè)可以通過實行分級管理適度放權(quán)來有效的加強流程的監(jiān)控，針對每一項事務(wù)處理都進行詳細的追蹤和記錄，給以后企業(yè)進行考核與實行限時辦結(jié)提供有力的依據(jù)。

（三）建立統(tǒng)一的任務(wù)督辦中心

督辦管理平臺雖然對其工作流程進行了固化與優(yōu)化，他的實時性、可見性及溝通協(xié)作性還需要進一步深化，需要建立一個統(tǒng)一的任務(wù)督辦中心來進行溝通、協(xié)調(diào)，對流程管理模塊和流程督辦模塊進行管理。其中，流程管理模塊以實現(xiàn)加強督辦流程管理為目的，通過對管理人員的錄入與督辦考核流程的信息進行了解掌握，實現(xiàn)對流程督辦信息進行更新和維護工作，并對流程辦理數(shù)據(jù)進行分析，與督辦流程時間限定進行比較，針對超過期限的辦理流程人員進行督辦或是設(shè)定自動短信提醒功能，催促用戶進行流程處理，實現(xiàn)自動督辦功能，以便有效的提高工作效率。

（四）決策輔助功能

督辦管理平臺多維度的展示、查詢與統(tǒng)計功能，自動化的執(zhí)行報告統(tǒng)計生成功能。方便大家共享，并且可以將有價值的信息進行有效的轉(zhuǎn)化、積累、提煉和分享，從而為任務(wù)督辦工作提供更加便捷、高效的工具支持，為決策提供更真實、實時的數(shù)據(jù)支撐，助力企業(yè)打造卓越執(zhí)行力。

全新的知識經(jīng)濟時代，企業(yè)的管理層急需一種全新的管理理念和管理手段，督辦管理平臺遵循“管理+IT”的實施理念，幫助企業(yè)簡化重大事項執(zhí)行過程、提升效率效果、改善執(zhí)行與控制過程、提升監(jiān)控力度、加強跟蹤反饋、深化協(xié)作溝通、有效支持企業(yè)決策，為企業(yè)打造重大事項辦理跟蹤的協(xié)同信息化工作場景。工作效率大大提高，決策反應(yīng)時間大大縮短，過程控制大大加強。

督查督辦工作是實施領(lǐng)導過程中的一個必不可少的重要環(huán)節(jié)，其目的是貫徹落實國家的法律與黨的方針、政策，達到政令暢通，令行禁止。這是領(lǐng)導賦予行政辦公室的一項重要工作職責。

一分部署，九分落實。當前，面對國家經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)、行業(yè)經(jīng)濟新變化，企業(yè)要適應(yīng)市場競爭和變化，提高自身管理水平，就必須要具備強大的執(zhí)行力。如何確保把改革的總體設(shè)計、發(fā)展戰(zhàn)略、決策部署、具體措施在推進落實中“不變形”

“不縮水”、“不打折扣”地推進落實到位。嚴格的督查督辦就是一種行之有效的工作方法，它通過督促、檢查、協(xié)調(diào)、反饋、問責等一系列舉措來作用于執(zhí)行主體，成為轉(zhuǎn)變干部作風的重要載體，嚴格管理的外在形式、確保安全的得力舉措、提升效益的助推工具。