淺談科技文件檔案化管理的重要性

李莉

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 當前我國經(jīng)濟社會發(fā)展呈現(xiàn)出良好的發(fā)展趨勢，科學技術(shù)的發(fā)展也日新月異，在科技生產(chǎn)活動期間，產(chǎn)生了越來越多的應(yīng)用信息，將這些信息記錄下來就形成了科技文件。由于科技文件的類型和數(shù)量逐漸增多，其管理工作也逐漸復雜化，因而對科技文件進行檔案化管理已經(jīng)成為時代發(fā)展的必然趨勢。本文旨在簡要介紹科技文件及科技檔案，探討科技檔案的特點，分析科技文件整理及歸檔的工作，進而闡明對科技文件進行檔案化管理的重要性，從而為科技文件管理工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞 科技文件 檔案化管理 重要意義

20世紀50年代，我國的科技檔案開始出現(xiàn)，其產(chǎn)生建立在檔案管理學的理論、規(guī)范及方案的基礎(chǔ)上。由于大量的學術(shù)文章、研究專著的出版及科技檔案管理科研項目的立項，我國的科技檔案管理蓬勃發(fā)展。盡管成績十分可喜，科技文件檔案化管理仍然有進一步完善的空間。筆者將在下文對科技文件及科技檔案加以簡要介紹，分析科技檔案的特點，探討科技文件的整理及歸檔工作，在此基礎(chǔ)上探究科技文件檔案化管理的重要意義。

一、科技文件及科技文檔簡要介紹

（一）科技文件

科技文件的建立有其特殊目的及特殊方式，需要憑借文字、音像等途徑，對科學技術(shù)活動的過程及結(jié)果加以記錄。科技文件一方面記錄了生產(chǎn)、建設(shè)及學術(shù)研究等活動，另一方面則為生產(chǎn)、建設(shè)及學術(shù)研究提供一定的指導，從而發(fā)揮科技文件的實際作用。科技文件能在一定程度上對信息進行系統(tǒng)化的記錄，還能夠深入地揭示事物發(fā)展的規(guī)律。此外，對科技文件實施檔案化管理有助于延長保存時間、對文件加以復制，使得科學技術(shù)研究能夠繼承和發(fā)展下去。

（二）科技檔案

個人、單位或者機關(guān)把科技生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的需要保存的知識加以記錄，就形成了科技檔案。科技檔案具有四個方面的特征；第一，記錄過程具有歷時性?？萍紮n案不僅記錄了科技生產(chǎn)活動的結(jié)果，也記錄了科技生產(chǎn)活動開展的過程，因此其記錄結(jié)果具有很強的保存價值。第二，科技檔案形式多樣、內(nèi)容豐富。文種包括公文、賬冊、合同、書稿、報告、日記等。第三，科技檔案載體種類較多。主要有紙張、磁帶、光盤、膠片、磁盤等。第四，信息記錄形式豐富。包括手寫、曬制、錄音、印刷、攝影及影像等。

二、科技檔案的特點

（一）專業(yè)性

這是科技檔案最為鮮明的特點。每一種科技生產(chǎn)活動都有自己所屬的專業(yè)領(lǐng)域，科技檔案的建立也是對自己的專業(yè)范圍的反映，是對科技內(nèi)容、科技手段與科技方法的集中反映。

（二）體系性

科技生產(chǎn)活動的系統(tǒng)性決定了科技檔案具有一定的系統(tǒng)性。每一項科研活動都會遵循其自身嚴密的邏輯思維，因此科研文件之間體現(xiàn)著很強的因果關(guān)系，使得科技文件也顯現(xiàn)出較強的體系性，所以科技檔案也需要進行系統(tǒng)化的管理。

（三）真實性

科技檔案必須實事求是地反映科學研究的對象及結(jié)果，對整個研究過程一絲不茍地加以記錄，一方面要尊重歷史研究成果，另一方面則要客觀記錄現(xiàn)狀，并且提供可以證明記錄真實性的證據(jù)，例如文字、圖表等內(nèi)容，從而為人們應(yīng)用、復制、改造及維護相關(guān)信息提供便利條件。

三、科技文件的整理及歸檔

在對科技文件歸檔之前，需要鑒別科技文件的真?zhèn)?，對其真實性及可靠性加以考核，既要考察?nèi)容與客觀事實是否相符，也要考察文件保存載體可靠與否。具體要求如下：第一，科技文件應(yīng)該具有完整性，各個科研項目應(yīng)該是自成體系的，可以對項目的立項、研究過程、項目結(jié)題到取得成果有一個詳盡的反映，使得科技文件成為一個整體。第二，由于科技文件是對科研活動全過程的真實記錄，因而需要對歸檔的科技文件的真實性加以確認，使其實事求是地記錄研究對象及研究過程，內(nèi)容具有客觀性、真實性，各項材料之間可以互相印證。經(jīng)過對科技文件的密集鑒別及保管期限鑒別，在整理過后保證文件的系統(tǒng)性，使得各項文件之間有機相連。該文件的產(chǎn)生單位開展案卷工作，由檔案管理機關(guān)予以指導和協(xié)助，并對工作的進行加以檢查。

所謂科技文件歸檔，就是遵循歸檔制度，把研究和生產(chǎn)期間產(chǎn)生的體現(xiàn)出保存意義的科技文件加以收集和整理，然后交與檔案室保管。這一過程必須嚴格地遵照歸檔制度進行，詳細地了解相關(guān)單位、歸檔要求、歸檔份數(shù)、所有的手續(xù)、歸檔時間及歸檔制度，為科技檔案收集的工作質(zhì)量打下堅實基礎(chǔ)。

當歸檔時間確定之后，應(yīng)該根據(jù)科研活動的性質(zhì)、目標及科研周期，對歸檔時間加以劃分。如果時間太過提前，會對科研人員使用文件產(chǎn)生不良的影響；如果歸檔時間延后太久，則會引起科技文件的散亂、流失及損壞等問題。歸檔時間需要依據(jù)科學研究的課題進展情況加以確定。總體來說，一般類的中、小型科研項目應(yīng)該在科研活動結(jié)束后對檔案進行整理歸檔；如果科學研究進行的時間較長，可以考慮依據(jù)工作階段對檔案進行歸檔；當科研項目的規(guī)模較大時，應(yīng)當根據(jù)各個子項目或者子課題的結(jié)束時間對科技文件進行整理和歸檔。此外，歸檔方式還包括根據(jù)年度歸檔、根據(jù)整理情況隨時歸檔等。

四、科技文件檔案化管理的重要性

科技文件是對人們的生產(chǎn)、建設(shè)及科學研究活動期間所形成的重要信息的詳實記錄，對其進行檔案化管理具有極為重要的意義。

（一）有利于增強科技文件的系統(tǒng)性

科學研究不僅是對以往研究的繼承和創(chuàng)新，更是立足于當前時代和社會的發(fā)展局勢開展的研究分析，因此對經(jīng)濟社會的發(fā)展具有重要的指導意義，并且能夠為后來的研究打下一定的理論基礎(chǔ)。對科技文件開展檔案化管理，將科學研究開展前的準備工作、科學研究進展過程中的階段性成果、科學研究取得的最終成果加以詳細的記錄，能夠有效地避免科研信息的丟失，建立起科技文件的體系，從而為相關(guān)研究的開展提供一定的參考。

（二）有利于增進科技文件的真實性

檔案管理要求所管理的內(nèi)容必須具有真實性，不能存在任何造假現(xiàn)象，因而運用檔案管理的方式管理科技文件，有助于對科學研究的過程及結(jié)果進行監(jiān)督，確?？茖W研究的成果真實有效，從而保證科學研究的原創(chuàng)性，進而弘揚一種實事求是的學術(shù)品格。

（三）有利于確?？萍嘉募膶I(yè)性

科學研究一般都有自己所屬的學科部門，通過發(fā)現(xiàn)新的研究成果，可以為這一學科的建設(shè)和發(fā)展提供有力的支持。利用檔案管理的方式管理科技文件，能夠?qū)⑼粚W科的研究成果進行分類保存，同時在整理和歸檔時突出這一學科的特征，進而增強科技文件檔案管理的專業(yè)性，并且為該學科的長遠發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

我國經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步推動著科學研究的勃興，為了更好地保存科技文件，檔案化管理方式引起了越來越多相關(guān)人士的重視。通過對科技文件進行檔案化管理，有助于確?？萍嘉募耐暾?、系統(tǒng)性及專業(yè)性，從而為學科建設(shè)及發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。筆者在文中主要介紹了科技文件及科技文檔，在此基礎(chǔ)上分析了檔案管理的特征，對科技文件進行檔案化管理的過程，進而探討了科技文件檔案化管理的重要意義，希望能為相關(guān)部門開展工作提供建議。

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