基于工作過程的辦公自動化課程實(shí)訓(xùn)體系的研究

【摘要】結(jié)合辦公自動化課程的教學(xué)特點(diǎn)，通過調(diào)查企業(yè)崗位的相關(guān)工作任務(wù)和所需的知識與技能，設(shè)定實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目；開發(fā)工作任務(wù)的演示案例，通過網(wǎng)絡(luò)平臺的共享，實(shí)現(xiàn)以工作任務(wù)為導(dǎo)向，以學(xué)生為中心，以資源庫為工具的課內(nèi)實(shí)訓(xùn)與課外頂崗實(shí)訓(xùn)相結(jié)合的實(shí)訓(xùn)體系。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化 工作任務(wù) 實(shí)訓(xùn)體系

【基金項(xiàng)目】2014年教育部文秘教指委課題“基于工作過程的辦公自動化課程實(shí)訓(xùn)體系的研究—以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例”（JWMW201425）。

【中圖分類號】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）09-0200-02

高職院校文秘專業(yè)的辦公自動化作為一門實(shí)踐性較強(qiáng)的課程，需要學(xué)生在不斷的實(shí)際應(yīng)用操作過程中慢慢掌握。但是，現(xiàn)在大多數(shù)高職院校文秘專業(yè)辦公自動化課程的實(shí)踐教學(xué)時間過少、持續(xù)性過短，通過這些實(shí)踐，大多數(shù)學(xué)生初步掌握了辦公軟件與辦公設(shè)備的使用方法，但是畢竟課時有限，基于工作任務(wù)的項(xiàng)目涉及面沒那么廣，而且一旦時間一長或者實(shí)際應(yīng)用有變化時，學(xué)生可能就不能很好的完成工作任務(wù)。因此，只通過現(xiàn)階段課程的學(xué)習(xí)，學(xué)生的實(shí)際操作能力無法滿足實(shí)際工作需求。

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化技術(shù)在秘書崗位中的應(yīng)用越來越廣泛，其作用也日益增強(qiáng)。文秘學(xué)生只有充分掌握辦公自動化技術(shù)才能更好的適應(yīng)工作崗位。金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院文秘專業(yè)學(xué)生在大二一學(xué)年期間都將分配到學(xué)校各職能部門實(shí)訓(xùn)，多數(shù)學(xué)生在學(xué)生會和社團(tuán)任職，初步了解，各部門對文秘學(xué)生實(shí)訓(xùn)的首要需求技能為辦公自動化技能，而其多數(shù)的工作任務(wù)所需技能與企業(yè)類似。因此，通過走訪調(diào)查分析各部門的工作任務(wù)，創(chuàng)建各類工作任務(wù)的案例演示（gif動畫或視頻），并將其上傳至辦公自動化網(wǎng)絡(luò)課程的實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)資源庫，引導(dǎo)學(xué)生主動的參與實(shí)訓(xùn)崗位的工作任務(wù)，利用資源庫完成工作任務(wù)，在長期的實(shí)訓(xùn)過程中真正掌握辦公自動化技能。以工作任務(wù)為導(dǎo)向，以學(xué)生為中心，以資源庫為基礎(chǔ)，完善辦公自動化課程的實(shí)訓(xùn)體系，鍛煉學(xué)生解決秘書實(shí)際工作問題的能力。

一、辦公自動化實(shí)訓(xùn)的現(xiàn)狀

目前多數(shù)高職高專院校的辦公自動化課程實(shí)訓(xùn)多在課程內(nèi)完成，存在實(shí)訓(xùn)內(nèi)容少、實(shí)訓(xùn)時間短的特點(diǎn)，在教學(xué)上多是教師教學(xué)、布置任務(wù)、學(xué)生操作、教師點(diǎn)評的方式。

二、辦公自動化實(shí)訓(xùn)存在的問題

1.實(shí)訓(xùn)時間短、內(nèi)容少

課內(nèi)實(shí)訓(xùn)時間短，過于集中，而且實(shí)訓(xùn)的內(nèi)容不全面。秘書文員的工作比較雜，辦公自動化在秘書崗位中的應(yīng)用范圍較廣，特別是涉及到office軟件的內(nèi)容不可能在短時間安排掉，因此課內(nèi)實(shí)訓(xùn)只能安排最常用的核心技能進(jìn)行時間操作。

2.實(shí)踐操作的延續(xù)性不足

計(jì)算機(jī)操作的特點(diǎn)是學(xué)得快，忘得也快。而辦公自動化課程在課內(nèi)學(xué)習(xí)，學(xué)生在課內(nèi)能將技能掌握的不錯，但在臨近畢業(yè)甚至于在學(xué)完一年后就已經(jīng)把所學(xué)的操作技能丟失。因此辦公軟件和辦公設(shè)備的學(xué)習(xí)需要有延續(xù)性，只有不斷的重復(fù)操作才能將技能真正掌握。

3.自主性學(xué)習(xí)的能力提升不高

高職學(xué)生的自主性學(xué)習(xí)能力不夠，現(xiàn)有的實(shí)訓(xùn)模式使得學(xué)生特別依賴?yán)蠋?，有問題的時候第一反應(yīng)就是請教老師。如果在課外的時候遇到問題時沒老師在就懶得去解決。

4.學(xué)生的實(shí)際問題解決能力不足

課內(nèi)實(shí)訓(xùn)因?yàn)閷?shí)訓(xùn)項(xiàng)目的固定，使得學(xué)生在操作過程中只掌握了部分技能，當(dāng)在實(shí)際工作過程中遇到問題時，就講突顯其主動解決問題的能力不足。

三、辦公自動化實(shí)訓(xùn)體系建設(shè)方案

（一）建設(shè)目標(biāo)

學(xué)生通過辦公自動化實(shí)訓(xùn)能將辦公自動化課程所學(xué)技能熟練使用，并在自主性學(xué)習(xí)方面有較大提升，使其在就業(yè)后就能勝任崗位的技能需求。具體的目標(biāo)如下：

1.實(shí)訓(xùn)內(nèi)容范圍廣

實(shí)訓(xùn)內(nèi)容需要包括word、excel、ppt軟件在秘書文員崗位上的常見應(yīng)用，辦公設(shè)備的常用操作技能和常見問題的解決方法，計(jì)算機(jī)的維護(hù)與優(yōu)化。

2.實(shí)訓(xùn)的周期長

實(shí)訓(xùn)不能夠在短時間就結(jié)束，需要學(xué)生能在實(shí)訓(xùn)過程中不斷重復(fù)的實(shí)踐操作所學(xué)辦公技能。

（二）實(shí)訓(xùn)模式

實(shí)訓(xùn)采用課內(nèi)短期實(shí)訓(xùn)結(jié)合課外長期實(shí)崗實(shí)訓(xùn)相結(jié)合的模式。通過調(diào)查研究工作崗位的任務(wù)案例，將任務(wù)操作錄制成視頻或gif動畫，上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺（網(wǎng)絡(luò)課程、微博、微信等），讓學(xué)生能實(shí)時通過手機(jī)和電腦查看，提升學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣，在實(shí)訓(xùn)的工作崗位中遇到涉及辦公自動化相關(guān)問題時也能通過網(wǎng)絡(luò)平臺解決實(shí)際問題。

1.課內(nèi)實(shí)訓(xùn)

安排短期如兩周的課內(nèi)實(shí)訓(xùn)，實(shí)訓(xùn)以學(xué)生學(xué)習(xí)技能和鍛煉自主性學(xué)習(xí)能力為目的。教師編制實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書和操作動畫，在布置學(xué)生任務(wù)后讓學(xué)生自主完成任務(wù)并提交。

課內(nèi)實(shí)訓(xùn)以工作任務(wù)為核心，通過任務(wù)導(dǎo)入：情境模擬、明確任務(wù)所需知識點(diǎn)和操作技能；查看任務(wù)要求：學(xué)生通過實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書了解每個實(shí)訓(xùn)任務(wù)的要求；學(xué)生操作：學(xué)生完成實(shí)訓(xùn)任務(wù)，期間通過查看指導(dǎo)書和網(wǎng)絡(luò)資源庫內(nèi)的視頻和動畫解決問題，如不能自主解決再通過教師的實(shí)時知道解決問題；成果提交：學(xué)生在規(guī)定時間內(nèi)提交完成的成果；成果點(diǎn)評：通過學(xué)生匯報、自我點(diǎn)評、學(xué)生互評、教師點(diǎn)評對學(xué)生成果進(jìn)行綜合評價等環(huán)節(jié)完成。

在實(shí)訓(xùn)過程中盡可能讓學(xué)生習(xí)慣通過指導(dǎo)書和網(wǎng)絡(luò)資源自我完成整個工作任務(wù)。

2.課外實(shí)訓(xùn)

安排學(xué)生在大二一學(xué)年到校內(nèi)各職能部門進(jìn)行課外實(shí)崗實(shí)訓(xùn)，要求學(xué)生每天課后都聯(lián)系部門指導(dǎo)教師是否有工作任務(wù)，每完成一定量的工作任務(wù)后由部門指導(dǎo)教師簽字，規(guī)定學(xué)生一學(xué)年的簽字次數(shù)，以使學(xué)生能積極主動的參與到實(shí)際工作中。學(xué)生通過課程的短期實(shí)訓(xùn)已能自主完成常見的工作任務(wù)，同時，利用網(wǎng)絡(luò)資源庫，使學(xué)生實(shí)訓(xùn)過程中通過網(wǎng)絡(luò)資源能獨(dú)立完成工作過程中涉及到辦公自動化相關(guān)的任務(wù)。

（三）實(shí)訓(xùn)內(nèi)容

實(shí)訓(xùn)的模塊主要包括word軟件、excel軟件、ppt軟件和辦公設(shè)備。通過對文秘專業(yè)學(xué)生實(shí)訓(xùn)、實(shí)習(xí)和工作情況進(jìn)行調(diào)查，將常用技能的操作任務(wù)安排在課內(nèi)實(shí)訓(xùn)，其他的操作任務(wù)以操作視頻和動畫的方式補(bǔ)充在網(wǎng)絡(luò)資源庫中。

（四）實(shí)訓(xùn)考核

1.課內(nèi)實(shí)訓(xùn)考核

課內(nèi)實(shí)訓(xùn)考核成績由平時學(xué)習(xí)表現(xiàn)、實(shí)訓(xùn)項(xiàng)目成績、測試成績和自主性學(xué)習(xí)能力構(gòu)成。測試項(xiàng)目綜合考察word軟件、excel軟件和ppt軟件的掌握情況。自主性學(xué)習(xí)能力占比較少，考察學(xué)生的獨(dú)立學(xué)習(xí)能力，通過平時的學(xué)習(xí)情況進(jìn)行考核。

2.課外實(shí)訓(xùn)考核

課外實(shí)訓(xùn)考核由工作量和指導(dǎo)教師評價兩部分構(gòu)成。指導(dǎo)教師評價內(nèi)容包括學(xué)生的工作態(tài)度、主動性和解決工作任務(wù)的能力等方面。

四、結(jié)語

辦公自動化是文秘專業(yè)的核心課程，學(xué)好這么課程對于學(xué)習(xí)今后的就業(yè)和發(fā)展有著較大的幫助?，F(xiàn)階段高職文秘學(xué)生對辦公自動化技能的掌握度還不夠，需通過辦公自動化實(shí)訓(xùn)加強(qiáng)其實(shí)踐操作能力和自主解決問題的能力，因此需要構(gòu)建一個合適辦公自動化實(shí)訓(xùn)體系。課內(nèi)實(shí)訓(xùn)和課外實(shí)訓(xùn)相結(jié)合的方式可以讓實(shí)訓(xùn)延伸至學(xué)生的實(shí)際工作中，能夠讓學(xué)生在工作崗位中應(yīng)用所學(xué)技能，長時間的技能鍛煉可以讓學(xué)生較好的掌握辦公自動化技能。

當(dāng)然合理的實(shí)訓(xùn)體系需綜合考慮實(shí)訓(xùn)內(nèi)容的選取、實(shí)訓(xùn)效果的評價，因此在建設(shè)好實(shí)訓(xùn)體系后需要在實(shí)施的過程中發(fā)現(xiàn)問題，并能加以不斷的改進(jìn)，總之以學(xué)生真正熟練掌握辦公自動化技術(shù)為最終目標(biāo)。

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[3]李靜.高職院校office辦公自動化實(shí)訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)探討[J].硅谷，2010，（2）：170.

作者簡介：

葉向軍（1983.11-），男，漢族，浙江省金華市人，碩士研究生，講師，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用。