科技查新的數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)共享

趙昕暉，李建偉

（甘肅省科學技術情報研究所，甘肅 蘭州 730000）

科技查新的數(shù)字化管理和數(shù)據(jù)共享

趙昕暉，李建偉

（甘肅省科學技術情報研究所，甘肅 蘭州 730000）

科技查新事實型數(shù)據(jù)庫項目的事實型數(shù)據(jù)庫建設，加速了各科技查新機構在查新業(yè)務和管理方面數(shù)字化建設的流程，科技查新綜合業(yè)務管理系統(tǒng)使用為用戶提供了數(shù)字化的科技查新業(yè)務流程管理，體現(xiàn)了先進的管理思想，極大地提高了查新工作效率，在很大程度上降低了管理成本。系統(tǒng)集成了歷史查新報告的數(shù)據(jù)挖掘整理功能，使歷史查新報告可以進行數(shù)字化存檔管理；同時也為科技查新事實型數(shù)據(jù)庫提供了數(shù)據(jù)導出接口，為科技查新事實型數(shù)據(jù)庫建設提供了有力的數(shù)據(jù)支撐和保障。。

科技查新;事實性數(shù)據(jù)庫;數(shù)據(jù)導出

科技查新報告是科技信息機構或圖書館在科技查新服務工作中積累形成的工作成果，是一種新型的事實型數(shù)據(jù)資源，有著巨大的使用價值。

科技查新事實型數(shù)據(jù)庫，是基于元數(shù)據(jù)的管理系統(tǒng)，需要聯(lián)盟單位提供科技查新信息元數(shù)據(jù)，因此元數(shù)據(jù)的準確性，關系到以后的數(shù)據(jù)分析與使用。

如何對查新報告實施數(shù)字化精確流程化管理，和從歷史查新報告里批量的獲取需要有效查新信息，是本文討論的重點。

1 歷史科技查新報告管理存在的問題

全國各查新機構積累了大量的歷史查新報告。歷史查新報告往往需要專人管理，需要查閱歷史查新報告時往往費時費力，而且無法對查新項目的學科類型、查新目的、委托單位等具有價值的信息進行深度數(shù)據(jù)挖掘分析。

2 科技查新業(yè)務數(shù)字必要性

隨著科技查新報告在科研項目立項、科技成果鑒定、新產品研發(fā)、專利保護、專利分析、科技評估等方面的重要性日益突出，科技查新的工作量隨之急劇增長，傳統(tǒng)的查新工作方式已經能夠不能夠很好的滿足查新客戶的需求和科技查新項目的管理。

查新業(yè)務的主要流程為查新業(yè)務委托、業(yè)務受理、登記、分配、檢索、撰寫報告、審核、交付、統(tǒng)計、歸檔等。通過互聯(lián)網技術和數(shù)據(jù)庫技術的使用可以方便的實現(xiàn)以上業(yè)務的數(shù)字化和流程化管理。客戶只需要在能上網的電腦前，就可以很方便的填寫查新委托給查新機構，查新機構通過查新業(yè)務管理系統(tǒng)就可以實現(xiàn)查新業(yè)務受理、登記、分配、檢索、審核、交付的數(shù)字化流程。

3 科技查新綜合管理系統(tǒng)應用典型案例

甘肅省科學技術情報研究所作為甘肅省科技工作的一個重要部門，從2004年起，通過調研科技查新行業(yè)的相關單位，針對管理中存在的問題，研發(fā)了“查新業(yè)務綜合管理系統(tǒng)”應用于科技查新業(yè)務的精確化和數(shù)字化管理。并在實際應用中取得了良好的效果，該系統(tǒng)目前應用廣東省科學技術情報研究所、浙江大學圖書館、浙江省科技信息研究院等全國十余家科技查新機構。

3.1 科技查新業(yè)務的精確管理

3.1.1 查新委托的數(shù)字化管理

委托客戶先在網上注冊，或登錄已有賬號，登錄后填寫并提交委托單。查新管理人員登錄客戶端系統(tǒng)進行業(yè)務受理，根據(jù)查新員當前手中查新量的情況將委托單分配給查新員，或者委托客戶直接將委托單提交到某一位查新員。在查新員查新之前，委托客戶還可以下載、修改委托單。

3.1.2 查新流程數(shù)字化管理

針對查新機構不同人員的工作需要,如查新員、審核員、檔案管理員、查新機構主管等,設置不同的用戶使用權限,實現(xiàn)查新項目的分層次管理。主要的權限有：系統(tǒng)維護，課題審核，業(yè)務統(tǒng)計，財務統(tǒng)計等。

3.2 精確豐富的統(tǒng)計功能

通過統(tǒng)計功能的使用，可以方便的以日期為節(jié)點統(tǒng)計時間段內的委托數(shù)量和委托分布，并能看到課題的完成情況，和查新員的工作業(yè)務量統(tǒng)計，方便查新管理人員及時調整分配查新任務，協(xié)調工作。如圖1、圖2所示。

圖1 課題統(tǒng)計功能

圖2 業(yè)務量統(tǒng)計

3.3 歷史報告導入

通過采用文本挖掘方法，編寫了文本批處理方法，可以從歷史查新報告中精確抽取報告編號、項目名稱、委托單位、委托人、委托日期、查新目的、項目的科學技術要點、查新點、查新范圍、檢索詞、查新結論這些內容。

同時將歷史查新報告也一并存入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，方便統(tǒng)計例如：2005年的歷史報告導入系統(tǒng)后如圖3所示。

圖3 歷史報告導入

3.4 事實型數(shù)據(jù)導出

系統(tǒng)對于需要提交到事實型數(shù)據(jù)庫的項目，可以方便的由系統(tǒng)批量導出上報格式數(shù)據(jù)。如圖4所示。

圖4 事實型數(shù)據(jù)庫上報數(shù)據(jù)導出

3.5 為科技查新事實型數(shù)據(jù)庫建設提供了優(yōu)質元數(shù)據(jù)

通過使用該系統(tǒng)的查新委托，可以精準的將科技查新事實型數(shù)據(jù)庫所需要的元數(shù)據(jù)信息保存在查新綜合業(yè)務管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，并集成智能接口可以方便的與科技查新事實型數(shù)據(jù)庫做到數(shù)據(jù)共享。如圖5所示。

圖5 科技查新事實型數(shù)據(jù)庫元數(shù)據(jù)匯總上傳表

3.6 智能化查新報告模版

通過使用查新模版，可方便的控制查新報告格式，將查新委托內容智能化填入報告模版中大大降低了查新員的工作量。如圖6所示：

圖6 科技查新報告自動套用模板

3.7 查新質量控制

通過對查新項目的查新主題與查新點的分析與把握，檢索詞及檢索策略的全面性、準確性；查新檢索結果對比分析的針對性、可比性、準確性；查新結論的客觀性、公正性、邏輯性、準確性和決策參考性；結論部分背景論述的相關性、針對性：查新報告的表述層次規(guī)范化與簡潔、流暢性六個方面由審核員進行評分，可以對查新員的查新質量進行監(jiān)督。如圖7所示：

圖7 查新員查新質量控制

4 結語

通過科技查新事實型數(shù)據(jù)庫項目的事實型數(shù)據(jù)庫建設，加速了各科技查新機構在查新業(yè)務和管理方面數(shù)字化建設的流程?？萍疾樾聵I(yè)務管理系統(tǒng)的使用為科技查新工作和科研管理提供了有力的保障， 體現(xiàn)了先進的管理思想，極大地提高了查新工作效率，使得業(yè)務的可操作性、實用性、可追蹤性以及直觀性等大大增強，在很大程度上降低了管理成本，提升了項目監(jiān)控能力等特點，已經被浙江大學圖書館、安徽科技情報研究所等20余家查新單位應用。該系統(tǒng)為遼寧省科學技術情報研究所、浙江省科技信息研究院、廣東省科學技術情報研究所，安徽科技情報研究所等多家單位的歷史查新報告提供了數(shù)據(jù)抽取整理，在短時間內，處理了近十萬份查新報告的元數(shù)據(jù)整理抽取工作，節(jié)約了科技查新事實型數(shù)據(jù)庫共建聯(lián)盟單位的時間，按時完成了數(shù)據(jù)的整理上傳，保證了科技查新事實型數(shù)據(jù)庫的建設工作的順利完成。同時該管理模式的應用全面提升了查新業(yè)務效率和管理水平，使查新管理水平邁上了一個新臺階。

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