物資計劃審核輔助系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用

謝磊

摘 要：物資計劃管理為實現(xiàn)公司經(jīng)營管理目標(biāo)發(fā)揮著重要作用。開發(fā)物資計劃審核輔助系統(tǒng)，部署于公司ERP，形成統(tǒng)一管理平臺。批次采購計劃通過系統(tǒng)自動分析，可以準(zhǔn)確分配采購批次，自動提示申報錯誤。經(jīng)過實際應(yīng)用，證明該系統(tǒng)顯著降低人工審查工作量和人為操作誤差，提高計劃申報質(zhì)量和審核效率。

關(guān)鍵詞：物資計劃；審核輔助系統(tǒng)；開發(fā)；應(yīng)用

中圖分類號：TP399 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文

1 引 言

電網(wǎng)公司所采購的物資具有規(guī)模大、專業(yè)強(qiáng)、品類多等特點，由需求單位按照批次安排申報物資采購計劃。物資計劃管理作為實施集中規(guī)模采購的前提和基礎(chǔ)，是推進(jìn)物力集約化管理的源頭和關(guān)鍵，因此對物資計劃管理標(biāo)準(zhǔn)化、精益化的要求不斷提高。通過信息化手段，建立計劃審核輔助系統(tǒng)，將顯著提高物資計劃的規(guī)范性管控、申報質(zhì)量和審核效率。

2 批次計劃管理的主要難點

批次計劃管理實際執(zhí)行中有以下難點：

①國網(wǎng)和省公司每年分別下達(dá)采購目錄與計劃批次安排，各單位以此為依據(jù)將計劃申報至省公司集中審核，然后上傳國網(wǎng)。由于未嚴(yán)格執(zhí)行計劃批次安排和審核規(guī)定，錯過申報時間節(jié)點再增補(bǔ)計劃、造成招標(biāo)采購風(fēng)險，影響工程實際需求等情況時有發(fā)生。

②批次計劃管理規(guī)則復(fù)雜，審核要點多，而且會依據(jù)各批次執(zhí)行情況滾動修編。難以保證各單位相關(guān)人員深入學(xué)習(xí)，及時跟進(jìn)，造成計劃申報錯誤較多。如有錯誤遺漏未修改，上傳至國網(wǎng)將直接影響業(yè)務(wù)指標(biāo)。

③物資批次計劃由各單位收集、初審，提交至省公司集中審核，發(fā)現(xiàn)錯誤再退回相關(guān)單位修改。所有審核工作由人工完成，人為造成的錯誤的機(jī)率大，而且各單位與省公司重復(fù)勞動，溝通協(xié)調(diào)工作量大、周期長。

為了貫徹落實計劃管理工作要求，省物資公司依據(jù)批次計劃管理的特點，針對實際工作中的困難，設(shè)計開發(fā)了計劃審核輔助系統(tǒng)。

3 系統(tǒng)開發(fā)情況

3.1 系統(tǒng)開發(fā)準(zhǔn)備階段

全面收集、梳理國網(wǎng)、省公司各類文件、規(guī)定中關(guān)于計劃管理，特別是物資計劃的內(nèi)容，并且及時跟進(jìn)、掌握最新的管理動態(tài)。

深入了解國網(wǎng)物資公司、其他網(wǎng)省批次計劃管理現(xiàn)狀，發(fā)揮比較優(yōu)勢，有針對性的選取先進(jìn)網(wǎng)省，開展調(diào)研訪談。針對湖北省各專業(yè)管理部門和地市基層單位在物資批次計劃申報、審核中存在的問題、困難進(jìn)行調(diào)研訪談。組織多輪集中研討，優(yōu)化、確定開發(fā)方案。

3.2 系統(tǒng)功能

主要的系統(tǒng)功能包括：

①設(shè)定各批次申報截止時間，到期自動關(guān)閉，落實時間節(jié)點，控制計劃申報周期，避免計劃隨時增加對后續(xù)審查工作造成影響。對應(yīng)招標(biāo)批次，匹配固化采購方式、采購策略，杜絕該項人為操作失誤。

②將采購目錄和全部計劃審核要點轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)邏輯表，通過系統(tǒng)邏輯判斷，自動分析采購申請中的錯誤內(nèi)容，準(zhǔn)確分配采購批次。以“物料小類+項目電壓等級”生成匹配采購申請所屬招標(biāo)批次的邏輯規(guī)則。依據(jù)不同的物料小類及其對應(yīng)批次，設(shè)定交貨方式、交貨時間規(guī)則范圍。減少人工判斷工作量，避免人為失誤。

③所有的批次采購計劃必須通過系統(tǒng)審核，系統(tǒng)自動分析發(fā)現(xiàn)的錯誤項，必須全部修改正確才能提報，省公司只受理正確提報的采購申請。避免以往申報單位、地市、省公司多級重復(fù)審查工作，消除反復(fù)溝通、修改過程，從而縮短計劃申報時間，提高計劃申報合格率。

④除了上述主要功能，省物資公司計劃管理人員將依據(jù)最新管理要求，滾動更新、維護(hù)計劃審核輔助系統(tǒng)，確保時效，使系統(tǒng)具備持續(xù)改進(jìn)功能。另外，省物資公司就系統(tǒng)功能的詳細(xì)說明及操作方法編制了流程手冊，發(fā)放給各單位物資計劃管理人員，并組織多輪專題培訓(xùn)。

4 系統(tǒng)應(yīng)用的情況

物資計劃審核輔助系統(tǒng)在2016年第一批計劃申報階段上線試運(yùn)行后，組織各單位研討，分析使用情況，收集反饋意見，對系統(tǒng)進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整，于第二批計劃申報時正式全面應(yīng)用。系統(tǒng)應(yīng)用效果有如下體現(xiàn)。

4.1 計劃申報質(zhì)量提高

計劃申報合格率是考核計劃申報質(zhì)量的重要指標(biāo)，是指各批次計劃申報截止時間前，申報至省物資公司，完全符合審核標(biāo)準(zhǔn)、無任何申報錯誤的采購計劃條目數(shù)，占該批次條目總數(shù)的比例。

2015年主要批次與2016年系統(tǒng)應(yīng)用后批次的計劃合格情況見表1；各批次合格率對比如圖1所示；2016年各批次計劃合格率同比2015年如圖2所示。

以上數(shù)據(jù)顯示，2015年各批次計劃申報合格率保持穩(wěn)定，2016年系統(tǒng)應(yīng)用以來，合格率明顯提高；2016年各批次的合格率同比2015年也都有大幅改進(jìn)。說明計劃審核輔助系統(tǒng)應(yīng)用對提高計劃申報質(zhì)量作用顯著。

4.2 計劃審核效率提升

①計劃審核輔助系統(tǒng)提供了批次計劃管理的信息平臺，通過系統(tǒng)自動分析，大幅降低以往繁重的人工審查、統(tǒng)計工作；降低審核過程中人為操作誤差影響績效考核，或者后續(xù)采購、供應(yīng)工作的風(fēng)險。

②各單位物資批次計劃經(jīng)系統(tǒng)審核通過后提報至省物資公司，避免多級重復(fù)審查工作，消除反復(fù)溝通、修改過程，大幅度縮短計劃申報時間

③通過系統(tǒng)自動分析、報錯提示，促使各需求單位和專業(yè)管理部門在計劃申報之前就共同參與，實現(xiàn)物資計劃管理協(xié)同運(yùn)作。并且同步實現(xiàn)考核和反饋，強(qiáng)化物資計劃的閉環(huán)管理。

5 總結(jié)與展望

省物資公司在貫徹物資計劃管理工作要求，分析批次計劃管理特點、難點的基礎(chǔ)上，開發(fā)了計劃審核輔助系統(tǒng)，實際應(yīng)用效果良好，對提高計劃申報質(zhì)量和審核效率有顯著作用。

在后期的工作中，以下方面值得進(jìn)一步深入發(fā)展：

①監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀況，收集各單位的使用意見以及改進(jìn)建議，持續(xù)改進(jìn)系統(tǒng)功能；跟進(jìn)計劃管理的最新工作要求，實時維護(hù)系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的時效性。

②進(jìn)一步擴(kuò)大系統(tǒng)應(yīng)用范圍，盡量涵蓋公司生產(chǎn)、建設(shè)和運(yùn)營等方面所需的各類物資和服務(wù)。實現(xiàn)物資采購計劃與綜合計劃、里程碑計劃、財務(wù)預(yù)算的全面對接。

③利用系統(tǒng)中積累大量有價值的數(shù)據(jù)，對批次計劃及后續(xù)采購的完整性、及時性、合規(guī)性進(jìn)行分析，開展合理預(yù)測；發(fā)現(xiàn)計劃管理中仍需改進(jìn)的工作，進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

參考文獻(xiàn)：

[1] 諸軍明，傅紅儒，鄧宏明.物資計劃管理程序的開發(fā)及其推廣應(yīng)用

[J].浙江冶金，2009，（1）：2-4.