新形勢下基層科技檔案管理工作初探

張霄

【摘要】由于現(xiàn)在科學(xué)技術(shù)的逐漸提高以及經(jīng)濟的高速發(fā)展，我國已經(jīng)逐步進(jìn)入了信息科技時代，這就導(dǎo)致了在各個行業(yè)更廣泛的應(yīng)用科學(xué)技術(shù)，從而在諸多行業(yè)產(chǎn)生了大量的相關(guān)檔案，由于檔案的多且雜等特點。導(dǎo)致了檔案管理工作量空前巨大，對于檔案管理工作人員來說，這是一項工作量大、挑戰(zhàn)大的工作，特別是基層檔案管理工作方面，在信息科技時代里，我們只有在利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)的前提下，采用高效合理的管理模式，才能在錯綜復(fù)雜的基礎(chǔ)科技管理工作中游刃有余，下面我將對其中存在的問題做出探討，并提出相應(yīng)的解決方法。

【關(guān)鍵詞】科技檔案工作 管理工作存在問題 解決方法

整個社會在進(jìn)步，人類通過創(chuàng)新生產(chǎn)技術(shù)、創(chuàng)造基本的建設(shè)以及研究自然科學(xué)等來促進(jìn)社會進(jìn)步，并將這些活動產(chǎn)生的有價值的知識成果通過各種形式保存起來，這是人類社會發(fā)展過程的結(jié)晶，也是社會進(jìn)步的證明，這些被保存下來的文件材料被定義為科技檔案。

一、管理檔案中存在的問題

科技單位重視程度不夠，由于一些管理者的還留有以前的管理思想，認(rèn)為信息管理的工作不重要，因此根本不重視信息管理工作，對科技研究過程中留存的檔案棄之如履，出現(xiàn)檔案混亂、丟失的現(xiàn)狀，甚至有些基層科技單位的檔案管理只是為了應(yīng)付上級的檢查，走走形勢而已，臨時檢查完了一切又回到了原狀，檔案連基本的分類保存都沒有，長此以往就導(dǎo)致了檔案管理者對檔案管理工作逐漸喪失了興趣與責(zé)任感，繼而導(dǎo)致檔案的利用率和開發(fā)率大大降低。

管理工作人員素質(zhì)偏低，由于我國現(xiàn)今的基礎(chǔ)科技檔案管理人員的專業(yè)限制，他們曾經(jīng)所選的專業(yè)一般都不是檔案管理的，所以自然而然他們的知識以及對檔案管理的水平有限，因而經(jīng)常出現(xiàn)將檔案分類歸檔出現(xiàn)錯誤的情況，這為之后檔案的尋找以及利用的困難埋下了禍端，由于工作中的失誤，對檔案管理工作不熟悉導(dǎo)致工作效率低下，在很長的時間里只能完成很少的任務(wù)量，長此以往這樣下來會嚴(yán)重阻礙我國科技檔案管理的進(jìn)步與發(fā)展。

二、加強基層檔案管理方法

（一）擴大信息的收集面以及儲存量

我們都知道對于基層科技檔案管理工作來說，首要的是進(jìn)行信息的收集，由于科技關(guān)乎很多方面，比如說：自然科學(xué)、天文、氣象、生產(chǎn)技術(shù)、地質(zhì)等等方面，關(guān)乎地理、農(nóng)業(yè)、工業(yè)、天文等等諸多方面，這就導(dǎo)致了科技檔案的數(shù)量繁多，種類錯綜復(fù)雜，因此檔案管理人員首先要具備的素質(zhì)就是有著強烈的責(zé)任感，其次是要心細(xì)，有耐心，主動積極的深入各個行業(yè)，吃苦耐勞，積極收集各個行業(yè)的信息并加以整合最后分類，以此來擴大收集面。

另一方面檔案管理者應(yīng)該加強與相關(guān)的科研單位進(jìn)行合作，利用自己的專業(yè)知識幫助他們建立健全檔案管理的制度，該制度關(guān)于檔案的收集，整理分類，最后歸檔保存，另外可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，擴大數(shù)據(jù)庫的容量，并對數(shù)據(jù)庫加以分類，以便之后可以迅速地對找尋相關(guān)的檔案以此開發(fā)和利用該檔案。

（二）科學(xué)的整理檔案

上一小節(jié)我們已經(jīng)提到過了科技檔案種類繁多，來源復(fù)雜的特點，所以科技檔案給人們的第一印象就是冗雜零散，因而科學(xué)的整理檔案就顯得尤為重要，只有經(jīng)過檔案管理者將檔案經(jīng)過科學(xué)的整理，將相似的科技檔案進(jìn)行整理歸納才會體現(xiàn)這些檔案的價值。

我們可以將從各部門收集來的資料按照制定好的規(guī)章制度進(jìn)行分類，相同類別的檔案按照時間順序依次進(jìn)行編制，然后登記在相關(guān)的工作簿中，以便之后進(jìn)行科技檔案的查閱與利用，但是我們要遵守以下幾點原則，一是我們不能破壞科檔案之間的聯(lián)系，要遵守科技檔案的形成規(guī)律，二是要充分利用現(xiàn)有的檔案管理資源，三是最為重要的一點，整理好的檔案必須要保管好以便為之后提高開發(fā)和利用，所以科技檔案的整理必須有幾點要求來約束檔案管理者，即是檔案的整理必須要完整有序，方便查找。

（三）保障檔案的完整與安全

對于新形勢下基層科技檔案管理來說，收集并整理檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還有對科技檔案進(jìn)行一系列的保護(hù)措施，保障我們收集來的科技檔案達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：檔案完整；連續(xù)有致；安全可靠；整體完好，要根據(jù)之前的經(jīng)驗教訓(xùn)總結(jié)檔案損壞的原因，并在此基礎(chǔ)上實施一定的具有針對性的保護(hù)工作，采用有技術(shù)含量的方法，盡可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障檔案的完整與安全。

在保管檔案的同時也需要延長檔案的壽命。這樣才能放大檔案的價值，采取措施從根本上延長檔案的使用時間，比如說一些防潮、防腐措施，優(yōu)化檔案存儲的環(huán)境，不僅要延長檔案被自然損壞的時間，也要在閱讀檔案的時候盡量減少人為的損壞。

科技檔案作為一種珍貴的研究資源，我們在管理的時候必須要建立嚴(yán)苛的制度，杜絕因管理者的保管不當(dāng)而造成的檔案丟失或泄密等情況的出現(xiàn)，對于需要借閱查詢相關(guān)的科技檔案的人，必須要讓他們在借閱之前進(jìn)行登記，簽名等等措施，并要求他們在一定的時間歸還，并制定一些措施禁止他們進(jìn)行檔案的外借，亂借，對于那些已經(jīng)過期了沒有價值的科技檔案來說，也不能隨便丟棄，要按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行處理。

（四）實現(xiàn)資源共享

由于科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)今人類的生活以及學(xué)習(xí)方式中都充斥著計算機與網(wǎng)絡(luò)，所以對于新形勢下的基層檔案管理人員來說，他們?nèi)缃窦毙枰鉀Q的問題就是通過利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)科學(xué)檔案資源的共享，在我看來，實現(xiàn)資源共享不僅有利于資源的利用減低資源獲得成本，另一方面也方便了科技檔案的存儲，對于那些資料繁雜，年代久遠(yuǎn)，損壞有些嚴(yán)重的科技檔案可以從紙質(zhì)版變成電子版，在降低存儲量的同時以另一種方式延長使用壽命。

通過增加相關(guān)的資金投入力度，給基礎(chǔ)科技檔管理者配備一些硬件設(shè)施，比如說計算機、掃面儀，復(fù)印機等等，政府等相關(guān)部門對于科技檔案管理者提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化，電子化，加強科技檔案的信息共享。

三、總結(jié)

科技檔案的管理對于基層檔案管理來說十分重要，新形勢下基層檔案管理工作也逐漸走上正軌，我們有理由相信在信息技術(shù)的帶動下，基層檔案的管理工作會不斷完善，檔案的完整與安全，信息資源的共享都將得到保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]樸立平.對基層科技檔案管理工作的探討[J].科技情報開發(fā)和經(jīng)濟，2012.

[2]季紅偉.科技檔案更改引發(fā)的理論辨析及實踐應(yīng)用問題[J].北京檔案管理報刊，2014.

[3]魏麗.可持續(xù)發(fā)展與檔案的文獻(xiàn)保護(hù)[J].北京檔案管理報刊，2010.