試論事業(yè)單位檔案管理中的弊端及解決對(duì)策

鄭　軍哈爾濱市疾病預(yù)防控制中心　黑龍江哈爾濱　150056

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試論事業(yè)單位檔案管理中的弊端及解決對(duì)策

鄭軍
哈爾濱市疾病預(yù)防控制中心黑龍江哈爾濱150056

【摘要】事業(yè)單位的高效運(yùn)作與檔案的科學(xué)管理息息相關(guān)，但目前許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致出現(xiàn)了一些問(wèn)題，本文對(duì)檔案管理中存在問(wèn)題及解決對(duì)策進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；弊端；解決對(duì)策

事業(yè)單位的高效運(yùn)作與檔案的科學(xué)管理息息相關(guān)，完善的管理制度可促進(jìn)事業(yè)單位全方面的方向發(fā)展。就目前來(lái)看，許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者并沒(méi)有用更多的精力去加強(qiáng)檔案工作的管理，結(jié)果導(dǎo)致各部門(mén)管理問(wèn)題層出不窮。因此，要解決這一狀況則必須深挖管理過(guò)程中存在的弊端，并找出其中的解決對(duì)策。

一、事業(yè)單位檔案管理中的弊端

（一）檔案管理工作缺乏重視

在某些事業(yè)單位中，檔案管理部門(mén)的實(shí)際工作環(huán)境較簡(jiǎn)陋，檔案保存工作不規(guī)范，有的甚至沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，從這一點(diǎn)可看出，檔案管理的價(jià)值并未能完好地在事業(yè)單位中實(shí)現(xiàn)。有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的工作認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為只要把重要的檔案資料往電腦上輸入保存便可以萬(wàn)無(wú)一失、方便快捷，而對(duì)于檔案的收集、整理、歸檔、保存等工作內(nèi)容只是安排人員草草了事。他們雇傭檔案管理人員回來(lái)的工作目的只是幫忙單位把資料歸類(lèi)，把檔案編號(hào)，應(yīng)付調(diào)檔、查檔等。實(shí)際上，不健全的檔案管理制度會(huì)阻礙著事業(yè)單位的健康發(fā)展，弱化的檔案管理意識(shí)則會(huì)嚴(yán)重延誤事業(yè)單位的命運(yùn)。領(lǐng)導(dǎo)是事業(yè)單位一切工作順利開(kāi)展的核心人物，其響應(yīng)的舉措帶動(dòng)著整個(gè)事業(yè)單位的運(yùn)行。

（二）檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的業(yè)務(wù)素質(zhì)下降

檔案管理工作是一項(xiàng)覆蓋事業(yè)單位各個(gè)部門(mén)信息的資源平臺(tái)，其每個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)與每個(gè)操作的規(guī)劃不斷考驗(yàn)工作人員的耐心與細(xì)心。每一個(gè)數(shù)據(jù)的失誤、每一份文檔的流失、每一個(gè)檔案的泄密都可能帶給事業(yè)單位程度不等的損失。在某些事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)中，可發(fā)現(xiàn)其工作人員是借用其他部門(mén)過(guò)來(lái)的或者兼職招聘來(lái)的。這些人沒(méi)有受到相關(guān)專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)工作不熟悉，對(duì)檔案的存檔、歸類(lèi)流程不懂，嚴(yán)重延誤了工作效率。并且，由于這些人的檔案管理能力有一定的極限，其在審檔的過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一定的局限性。有些檔案管理人員是剛畢業(yè)的學(xué)生，由于培養(yǎng)的力度不足和重視不足，導(dǎo)致其在收集資料期間不全面、不具體、不及時(shí)、工作較被動(dòng)、職業(yè)提升空間較少等，釀成的后果是逼迫他們紛紛跳槽，甚至造成檔案管理工作的停滯不前。

（三）檔案管理工作人員創(chuàng)新意識(shí)不足，方法較落后

檔案管理工作人員的工作在事業(yè)單位中處于被動(dòng)的狀態(tài)，每當(dāng)有部門(mén)請(qǐng)求調(diào)動(dòng)檔案時(shí)，便按部就班地把檔案發(fā)到指定部門(mén)，缺少活力，導(dǎo)致技術(shù)的創(chuàng)新遭到停滯。在多數(shù)事業(yè)單位中，檔案工作的內(nèi)容僅停留在電腦的輸入與輸出，限制了人們的操作，有的更落后的事業(yè)單位采用紙化檔案記錄資料，查閱過(guò)程非常復(fù)雜。紙化檔案作為一種最原始的檔案管理方式，有著明顯的缺點(diǎn)：第一，容易受到天氣條件的影響導(dǎo)致頁(yè)面模糊不清、蟲(chóng)蛀、紙張發(fā)黃，圖像文件容易褪色；第二，不容易保存，易被撕毀；第三，不能及時(shí)享受檔案資源在線(xiàn)、遠(yuǎn)程分享；第四，加密措施簡(jiǎn)陋。先進(jìn)的檔案管理技術(shù)手段未能被好好地應(yīng)用在事業(yè)單位上，工作人員的理論知識(shí)不足以對(duì)事業(yè)單位的煩瑣檔案管理工作有所創(chuàng)新。

二、事業(yè)單位檔案管理的改革對(duì)策

（一）建立健全的檔案管理機(jī)構(gòu)以及完善的檔案管理制度

一個(gè)事業(yè)單位沒(méi)有健全的檔案管理機(jī)構(gòu)將不能有效地把各項(xiàng)工作所需的檔案資料有組織、有安排地落實(shí)，同樣一個(gè)事業(yè)單位沒(méi)有完善的檔案管理制度，那么工作人員則不能明確地知道自己的職責(zé)和權(quán)利。健全的檔案管理機(jī)構(gòu)建設(shè)在完善的檔案管理制度之上。因此，在檔案管理制度的設(shè)立方面，需按照科學(xué)性原則分析該事業(yè)單位的檔案管理制度存在的根本問(wèn)題，并清晰明確地指出其中的不足，予以糾正。對(duì)于檔案的歸檔、整理、調(diào)檔、存檔、借閱等各項(xiàng)閱讀操作，應(yīng)保存好瀏覽記錄，實(shí)現(xiàn)在檔案管理制度的監(jiān)督下規(guī)范化地開(kāi)展。在檔案管理部門(mén)建立獎(jiǎng)懲分明制度，促進(jìn)制度的落實(shí)，更完善檔案管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)。

（二）全面提高檔案管理工作人員的職業(yè)要求和職業(yè)道德

對(duì)于現(xiàn)任的工作人員，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期組織對(duì)其技能的培訓(xùn)以及操作技術(shù)的掌握水平測(cè)試。這舉措不僅提高工作人員的業(yè)務(wù)處理能力，并且有利于工作人員適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新需求，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。煩瑣復(fù)雜的檔案資料不僅考驗(yàn)工作人員的耐心與細(xì)心，還考驗(yàn)其對(duì)工作的責(zé)任。因此，除了具備豐富的理論知識(shí)，還要求其具有良好的工作處理能力和同事之間的配合。還應(yīng)該建立績(jī)效考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)工作人員在工作中不斷提升自己，發(fā)現(xiàn)自己的不足并努力改正。對(duì)于在檔案管理技術(shù)方面有創(chuàng)新的工作人員，應(yīng)給予一定獎(jiǎng)勵(lì)和提升空間。對(duì)于在工作上偷竊檔案、販賣(mài)檔案的工作人員應(yīng)追究相關(guān)的刑事責(zé)任。

（三）提升檔案的保密程度，開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)

加強(qiáng)檔案的保密工作應(yīng)從兩方面開(kāi)展。一方面，隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，其帶來(lái)新技術(shù)的同時(shí)也帶來(lái)了無(wú)止境的風(fēng)險(xiǎn)，全面評(píng)估電腦的安全隱患，運(yùn)行有效的安全保障軟件是防范網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的首要措施。另一方面，應(yīng)促進(jìn)檔案室安全保障的工作，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)重要檔案的看管，無(wú)關(guān)人員禁止入內(nèi)，并且門(mén)口應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的規(guī)模配置保安，做好防盜工作。在檔案室周?chē)鷳?yīng)設(shè)立高清攝像頭，便于留下圖謀不軌分子的作案過(guò)程向公安部門(mén)遞交證據(jù)，而對(duì)于進(jìn)出的工作人員應(yīng)實(shí)行相關(guān)的程序登記。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理工作隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展理應(yīng)被重視并且更好地在各事業(yè)單位中高效率地操作。領(lǐng)導(dǎo)人員和工作人員的不斷配合有利于檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案管理制度的確立與完善。推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的工作是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，新的管理理念、新的管理方法需要事業(yè)單位不斷去借鑒先進(jìn)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，招聘創(chuàng)新型人才，發(fā)掘其潛力。

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