淺談電力企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合

付 萍

國(guó)網(wǎng)四川省電力公司映秀灣水力發(fā)電總廠 611830

淺談電力企業(yè)文秘工作與檔案管理的有效結(jié)合

付 萍

國(guó)網(wǎng)四川省電力公司映秀灣水力發(fā)電總廠 611830

對(duì)于現(xiàn)代電力企業(yè)的文秘工作者而言，需要對(duì)自身的政治立場(chǎng)進(jìn)行明確，掌握檔案管理、公文寫(xiě)作等必備技能，才能更好的應(yīng)對(duì)辦公室文秘工作。由此可見(jiàn)檔案管理工作和文秘工作具有較大的交叉性，因此從事兩方面工作的人員需要進(jìn)行一定的溝通協(xié)調(diào)，二者之間的重要聯(lián)系便是公文。文秘工作產(chǎn)生公文，檔案管理工作將其作為依據(jù)。新時(shí)代下，文秘及檔案管理工作面臨更多挑戰(zhàn)，如何將二者進(jìn)行有效結(jié)合已經(jīng)成為人們研究的重點(diǎn)問(wèn)題。

電力企業(yè)；文秘工作；檔案管理；結(jié)合

電力企業(yè)的文秘工作比較瑣碎復(fù)雜，涉及內(nèi)容較多，文秘工作人員需要做好文件整理、通信等各項(xiàng)工作。文秘工作中的重要成果便是文書(shū)與公文，檔案管理工作需要對(duì)文書(shū)與公文進(jìn)行管理，因此若想使文秘工作和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合，需要將文書(shū)公文當(dāng)作突破口。規(guī)范的文書(shū)歸檔和統(tǒng)一的公文格式均可以為文檔一體化建設(shè)工作提供一定支持，同時(shí)可以對(duì)文秘及檔案管理的有效結(jié)合進(jìn)行促進(jìn)，下面對(duì)其進(jìn)行細(xì)致分析。

一、結(jié)合的作用

電力企業(yè)將文秘工作和檔案管理進(jìn)行結(jié)合，一方面可以對(duì)公文質(zhì)量及檔案管理工作水平進(jìn)行提升，減少失誤的出現(xiàn)，另一方面可以對(duì)文秘工作人員的工作效率及專業(yè)水平進(jìn)行提升。電力企業(yè)的文秘工作具有高效性、綜合性、從屬性以及被動(dòng)性等特點(diǎn)，為了更好的完成文秘工作，電力企業(yè)文秘人員需要對(duì)辦公效率進(jìn)行提升，掌握和學(xué)習(xí)更多新技能，對(duì)自身的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化，改進(jìn)工作方法等，而二者的有效結(jié)合可以對(duì)文秘人員專業(yè)水平及綜合素質(zhì)進(jìn)行提升。文秘和檔案管理工作的結(jié)合使兩方面工作人員有所交叉，通過(guò)檔案的分析搜集、整理以及核查等方面的鍛煉，文秘人員素質(zhì)提升，辦公效率提高，促進(jìn)電力企業(yè)發(fā)展。

二、文秘工作和檔案管理的有效結(jié)合方法

（一）對(duì)新信息進(jìn)行接收，共享檔案資源

辦公室工作涉及到的內(nèi)容較多，對(duì)于電力企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理工作起到至關(guān)重要的作用。在電力企業(yè)中，辦公室可以對(duì)信息進(jìn)行上傳下達(dá)，文秘工作更是信息傳輸?shù)闹匾~帶。針對(duì)以上情況，電力企業(yè)的文秘工作需要高效開(kāi)展，一方面可以為管理層的決策提供更多依據(jù)，另一方面可以為檔案管理工作提供更多對(duì)象。由此可見(jiàn)，新信息的接收及檔案資源的共享具有極其重要的作用，可以使文秘工作和檔案管理工作進(jìn)行有效結(jié)合。文秘工作人員需要對(duì)自身工作進(jìn)行總結(jié)分析，一旦遇到問(wèn)題不可自己進(jìn)行主觀臆測(cè)，將相關(guān)問(wèn)題向上級(jí)檔案管理部門(mén)進(jìn)行匯報(bào)，對(duì)文檔歸檔價(jià)值等方面做出更加準(zhǔn)確的判斷，最終為電力企業(yè)決策等各方面工作的開(kāi)展提供更多依據(jù)。此外，檔案管理人員需要對(duì)自身的責(zé)任進(jìn)行明確，提高自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，在接收新信息的同時(shí)，可以對(duì)自己的眼界進(jìn)行提升，鍛煉自身鑒別能力，通過(guò)媒體網(wǎng)絡(luò)等平臺(tái)將己方編纂的檔案史料進(jìn)行宣傳及推薦。例如，我國(guó)某省電力企業(yè)將本企業(yè)專題概要、大事記、會(huì)議簡(jiǎn)介一類的內(nèi)容掛在企業(yè)官方網(wǎng)站上，以供更多人對(duì)其進(jìn)行資源共享，這種做法也使文秘工作和檔案管理有效的結(jié)合在一起。

（二）做好文書(shū)歸檔及格式規(guī)范工作，促進(jìn)二者結(jié)合

為了使文秘工作和檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，文秘人們需要對(duì)文書(shū)歸檔及格式規(guī)范工作產(chǎn)生足夠重視，遵循國(guó)家行政部門(mén)制定的規(guī)則進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整工作，為文書(shū)及公文的規(guī)范性提供更多保障。電力企業(yè)進(jìn)行一般文件的編制工作時(shí)，需要嚴(yán)格遵循電力企業(yè)自身制定的規(guī)則進(jìn)行，做好表格字體、排版以及裝訂等方面的規(guī)范工作，這樣電力企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)及管理工作才可以更加有序開(kāi)展。對(duì)文秘和管理工作進(jìn)行結(jié)合時(shí)，版記可以被認(rèn)為是銜接和結(jié)合的標(biāo)志，對(duì)電力企業(yè)文檔一體化建設(shè)工作具有較大的積極影響，基于此，文秘人員需要對(duì)這方面工作投入更多的關(guān)注和精力，進(jìn)行編制工作時(shí)，將準(zhǔn)確打印時(shí)間等信息標(biāo)注在指定位置，以便電力企業(yè)其他部門(mén)工作人員對(duì)其進(jìn)行查閱和使用，促進(jìn)兩方面工作的有效結(jié)合。

（三）促進(jìn)電力企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)化信息化建設(shè)

在電力企業(yè)中，若想使文秘工作和檔案管理工作進(jìn)行有效的結(jié)合，人們可以將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)更多的應(yīng)用在各方面工作中。當(dāng)然，我國(guó)部分電力企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)工作剛剛開(kāi)始，信息化程度較低，為了促進(jìn)電力企業(yè)的發(fā)展，使電力企業(yè)文秘工作和檔案管理工作進(jìn)行更好的結(jié)合，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，電力企業(yè)自身需要進(jìn)行局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)工作，將文秘及檔案管理納入整個(gè)網(wǎng)絡(luò)體系中，在這種有利的條件下，辦公室文秘人員和檔案管理人員工作的開(kāi)展變得更加方便，為雙方之間的協(xié)作和信息的共享提供有利條件，進(jìn)而促進(jìn)二者工作結(jié)合。電力企業(yè)的文書(shū)檔案中，存在部分較為珍貴的材料，和電力企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理工作息息相關(guān)，基于此，辦公室文秘人員及檔案管理人員需要進(jìn)行更好的合作和協(xié)調(diào)，為電力企業(yè)重要信息的安全提供更多保障。雙方需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息安全的重要性產(chǎn)生足夠認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)工作，將更多數(shù)據(jù)備份、驗(yàn)證、加密技術(shù)等應(yīng)用到電力企業(yè)文秘及檔案管理工作中，促進(jìn)二者的結(jié)合的同時(shí)，避免對(duì)電力企業(yè)自身發(fā)展造成負(fù)面影響。此外，文檔的一體化建設(shè)同樣可以促進(jìn)文秘工作和檔案管理工作的結(jié)合，通過(guò)這一方法，電力企業(yè)可以將更多現(xiàn)代化、自動(dòng)化的辦公工具引進(jìn)，為二者融合創(chuàng)造更加有利的環(huán)境條件。電力企業(yè)還需要對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)以及軟件程序方面進(jìn)行完善，為公文文件的歸檔立卷等工作提供便利，在數(shù)據(jù)庫(kù)中錄入以上檔案信息也可以使電力企業(yè)其他部門(mén)工作的開(kāi)展更加高效，在最短時(shí)間內(nèi)便可以查詢到所需的數(shù)據(jù)，促進(jìn)電力企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)管理工作的開(kāi)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電力企業(yè)文秘工作與檔案管理存在較大的關(guān)聯(lián)，文秘人員通過(guò)歸檔對(duì)工作情況進(jìn)行分析總結(jié)，同時(shí)，可以為檔案管理工作提供更多依據(jù)。上文已經(jīng)對(duì)文秘工作和檔案管理工作的有效結(jié)合方法進(jìn)行了分析，希望我國(guó)電力企業(yè)可以借鑒文中方法對(duì)自身工作進(jìn)行調(diào)整，促進(jìn)文秘及檔案管理工作的結(jié)合，使電力企業(yè)運(yùn)營(yíng)及管理工作可以更加有序的開(kāi)展，為人們提供更加高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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