不動產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號卷的整理方法及改進

嚴 凌

南京市不動產(chǎn)登記中心檔案科 210000

不動產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號卷的整理方法及改進

嚴 凌

南京市不動產(chǎn)登記中心檔案科 210000

房產(chǎn)丘號卷是不動產(chǎn)登記檔案中巨大的組成部分，它記載和見證著1953年至今房地產(chǎn)交易的發(fā)展與變化，它采用按丘立卷和按戶立卷兩種方式，整理方法較為復(fù)雜和繁瑣，本文主要介紹了房產(chǎn)丘號卷的整理方法，提出有效的改進方式。

不動產(chǎn)登記檔案；丘號卷；整理；改進

南京市不動產(chǎn)登記中心自今年6月成立以來，房地產(chǎn)交易產(chǎn)生的材料統(tǒng)稱為不動產(chǎn)登記檔案。其中包括成立后交易產(chǎn)生的新不動產(chǎn)登記檔案（2016年6月至今）和原房產(chǎn)丘號卷（1953年至2016年6月）兩類。房產(chǎn)丘號卷是不動產(chǎn)登記檔案的重要組成部分，它采用按丘立卷和按戶立卷兩種整理方法。

一、什么是房產(chǎn)丘號卷

房產(chǎn)丘號卷是指房地產(chǎn)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓和消滅經(jīng)相關(guān)部門登記后，按照丘號獨立形成的卷。它分為老卷和新卷兩類。老卷建于1953年，止于2004年6月30號，現(xiàn)有幾十萬卷。老丘號卷實為一丘內(nèi)登記卷的合訂卷，登記卷按丘立卷，房地產(chǎn)權(quán)屬的來龍去脈反映于一丘內(nèi)。

新卷建于2004年7月1日，現(xiàn)有檔案一百多萬卷。新卷是登記卷按權(quán)屬單元立卷，統(tǒng)稱按戶立卷，區(qū)別于按丘立卷的老卷。立卷方法與按丘立卷方法相同，僅僅是保管單位改小，權(quán)屬材料更為集中，便于查閱使用。

二、房產(chǎn)丘號卷的類型和整理方法

不動產(chǎn)登記檔案中房產(chǎn)丘號卷主要需要整理的案件有五種類型： 所有權(quán)案、抵押權(quán)案、注銷案、掛失案和查封案。

所有權(quán)案主要是指，不動產(chǎn)因取得、變更、轉(zhuǎn)移、注銷等原因致使房屋權(quán)屬發(fā)生轉(zhuǎn)移的登記案件。每一份所有權(quán)案都有自己獨立的丘權(quán)號。整理所有權(quán)案時，對照掃描打印的總目、分目，在案件每一頁紙的右上角蓋上分頁符的印章并填寫對應(yīng)的頁數(shù)，分目為“1”的案件立新卷，分目為“2”及以上的案件到庫房調(diào)閱原號丘卷變更入卷。

抵押權(quán)案主要是指抵押人以其合法的不動產(chǎn)以不轉(zhuǎn)移占有的方式向抵押權(quán)人提供債務(wù)履行擔保的登記案件。抵押權(quán)案整理時，需進入電腦系統(tǒng)，點擊錄入相對應(yīng)的丘權(quán)號，到庫房調(diào)閱原號丘卷變更入卷。

注銷案包括所有權(quán)的注銷和抵押權(quán)的注銷，一般抵押權(quán)的注銷較多。整理抵押權(quán)注銷案只需調(diào)閱原丘號的案件，將他項權(quán)證號與之相匹配的原抵押案抽出并做好記錄，統(tǒng)一放置抽出的抵押案，最終只保留抵押申請表，按日期順序裝訂好入庫即可。

掛失案主要是指房屋產(chǎn)權(quán)人的房屋所有權(quán)證書或者房地產(chǎn)權(quán)證書丟失，當事人來辦理申明作廢的案件。由于掛失案都是有原丘權(quán)號卷的，在裝訂時，只要根據(jù)原丘權(quán)號，將掛失材料添加到原產(chǎn)權(quán)案中，做好添加資料的頁碼標記即可。

查封案主要指法院對有權(quán)屬糾紛的房屋，禁止辦理任何交易的案件。以前查封案和掛失案的裝訂方法是一樣的，近兩年，由于案件的增多，完成掃描的電子錄入后，查封案便采取按時間清冊獨立裝訂成冊的方法。

三、改進的整理方法與特點

房產(chǎn)丘號卷的整理方法較為復(fù)雜和繁瑣，既費時又費力，為不動產(chǎn)檔案的管理帶來諸多不便，亟需進行改革和創(chuàng)新。根據(jù)2012年發(fā)布的《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》中關(guān)于“登記歸檔”中提到：“按照檔案歸檔的流水號進行統(tǒng)一編號方法主要優(yōu)點在于方便工作和能充分利用庫房。”

在日常的工作中，所有權(quán)案和抵押案可采用按分類流水編號整理方式，即檔案號以每卷檔案的類別和整理的順序編號，其編號由“年度號+分類號+保管期限+流水號”組成，以一定卷數(shù)檔案裝成一冊，注明時間區(qū)域，易于電腦檢索查找。掛失案可采取和查封案相同的整理方法，完成掃描的電子錄入后，按時間清冊獨立裝訂成冊。

檔案采用流水號整理的特點：

1、用計算機自動生成編碼，準確性高，也便于檔案數(shù)量的精確檔案的統(tǒng)計和查找，相對于丘號卷的整理、立卷、調(diào)閱、變更速度加快，工作效率得到進一步提高，更加省時省力。

2、儲存空間大大提高。采用流水號整理可以按順序上架擺放，到一定卷數(shù)裝在一個檔案盒內(nèi)，每個檔案盒注明時間區(qū)域，不需要將每個丘號卷單獨裝檔案盒，大大節(jié)約了儲存空間。

3、檔案類別得到有效區(qū)分，既便于對永久性權(quán)屬檔案的安全保護，又方便過程性鑒定、銷毀工作的開展。同時，避免了丘號卷易蓋錯、易放錯的問題，最大化提高檔案的利用率。

4、所有權(quán)案、抵押權(quán)案和掛失案都將獨立完成，同一丘號的案件不會反復(fù)調(diào)閱、填寫和拆裝等，增強對檔案的保護，延長檔案的壽命。

5、檔案的管理成本得到進一步下降。采用流水號整理，不需要為每個丘號單獨立卷，從而使人力成本、整理檔案的材料成本、庫房設(shè)備成本都進一步下降。

6、建立檔案檢索體系，快捷高效的利用檔案。通過流水號的整理方法建立的檢索系統(tǒng)，是檔案現(xiàn)代化管理和發(fā)展的趨勢，更利于檔案的保管、保密和提供利用。

四、結(jié)語

不動產(chǎn)登記檔案采用流水號的整理模式，程序簡單易于掌握，操作性通用性大大增強，緩解了檔案工作人員的工作壓力，以一種快捷高效的方式來開展工作。隨著計算機技術(shù)突飛猛進的發(fā)展和QA辦公自動化的日益廣泛應(yīng)用，流水號整理借助計算機強大的檢索功能進行查找，檔案的調(diào)閱速度會得到大幅度提升。借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段改善房產(chǎn)丘號卷的整理和利用，提高調(diào)閱檔案的準確率，運用計算機的智能化操作，減少人工的機械勞動才是未來的發(fā)展趨勢，也是房產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的主要目標。

作為檔案工作人員，我們在認真學習掌握這種新的管理方法的同時，在實際操作中仍然要不斷地總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不僅要有積極勇敢的改革精神，更要有冷靜周密的科學態(tài)度，只有這樣，才能更好地為利用者服務(wù)，加速不動產(chǎn)登記檔案工作標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的建設(shè)步伐。

[1]程嘯,尹飛.常鵬翱.《不動產(chǎn)登記暫行條例及其實施細則的理解與適用》,2016.2.

[2]《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程.中國建筑工業(yè)出版社.

[3]《房屋登記辦法釋義》.人民出版社.

[4]《房地產(chǎn)管理基本制度和政策》,人民出版社.