干部人事檔案管理工作的思考

文/晉江市人力資源和社會保障局 魏小紅

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干部人事檔案管理工作的思考

文/晉江市人力資源和社會保障局 魏小紅

【摘要】干部人事檔案在干部人事管理中發(fā)揮著重要作用。隨著時代的發(fā)展，對干部人事檔案管理有了更高的要求，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上、業(yè)務管理上更新，切實分析干部人事檔案管理現(xiàn)狀，指出存在的問題，并提出科學合理的對策，使干部人事檔案能夠與時俱進，更好地為干部人事工作服務。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；現(xiàn)狀分析；對策；思考

干部檔案是干部管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由組織人事等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的真實記錄，是考察了解和正確選撥使用干部的重要依據(jù)。隨著社會進入知識經(jīng)濟時代，瞬息萬變的信息社會對干部人事檔案工作提出更高的要求。我市按照上級各級部門統(tǒng)一部署積極集中開展干部人事檔案專項審核工作。本人參與了4個月的干部檔案專項審核工作，以下就干部檔案管理工作談幾點體會。

一、干部人事檔案現(xiàn)狀分析

（一）干部人事檔案傳統(tǒng)整理方式存在弊端。干部檔案分類、整理標準不一，傳統(tǒng)的手工整理方式存在很多弊端。

干部檔案材料以前須統(tǒng)一使用 16 開規(guī)格的辦公用紙，大于或小于 16 開規(guī)格的檔案材料及對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料要進行技術(shù)加工，剪裁、折疊、裱糊?，F(xiàn)在又規(guī)定統(tǒng)一用 A4 紙規(guī)格。這就需要我們花大量的時間對每一份檔案的每一頁加工處理，可謂艱辛瑣碎、耗時費力。每年都有大批零散材料要歸檔，常常是手中這一批檔案材料沒有裝訂完畢，新的需歸檔的要整理的大批零散材料又進來了。管理人員的大部分時間和精力都耗在剪、切、貼等方面，目錄大多是手工抄寫，勞動強度大、重復性強、效率低。

（二）干部人事檔案歸檔材料審核鑒別力度不夠，影響檔案的完整性、真實性和準確性。由于多年來的重視不夠和管理不夠嚴，致使干部人事檔案管理中出現(xiàn)一些問題。主要有：一是材料不齊全。部分檔案中反映干部基本情況的履歷、考核、學歷等十項材料有空缺。二是內(nèi)容記載不準確、不統(tǒng)一，不真實。特別是干部的“三齡一歷”（年齡、工齡、黨齡、學歷），在填寫相關(guān)資料時隨意性很大。比如姓名、出生日期，在檔案材料中前后不一致。三是填寫不規(guī)范，比如有的個人履歷表需要填寫的內(nèi)容沒有填全，并且未加蓋部門公章。而這些問題往往都是由于檔案管理人員在收集時沒有把好材料審核關(guān)。

（三）干部人事檔案信息化程度不高。隨著科學技術(shù)手段的不斷更新，計算機信息化的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段在干部人事檔案管理中還沒有充分挖掘和發(fā)揮。目前的干部人事檔案管理系統(tǒng)只是將干部檔案紙質(zhì)材料中的部分個人信息手工錄入，將基礎(chǔ)內(nèi)容數(shù)字化，實現(xiàn)部分檔案目錄電子化。資料檢索、調(diào)閱檔案等仍是手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。

二、加強干部檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化管理的對策

（一）嚴格收集鑒別，是做好干部檔案管理工作的關(guān)健。收集工作在整個干部檔案管理工作中占有十分重要的地位，是干部檔案工作的重點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。收集工作的好壞，直接決定著干部檔案的質(zhì)量。干部人事檔案材料收集歸檔工作要遵循真實、全面、及時、規(guī)范的原則，要把好兩個關(guān)口。首先，從源頭入手把好“入口關(guān)”，在接收干部檔案材料時，要嚴格審核，材料要真實準確。重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。歸檔材料填寫不規(guī)范、手續(xù)不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間與檔案記載不一致的，材料形成部門應當重新制作，補辦手續(xù)，或者由具有干部管理權(quán)限的組織（人事）部門審改（或出具組織說明）并加蓋公章。其次，從日常工作入手把好更新關(guān)。要與有關(guān)單位、部門做好溝通協(xié)調(diào)工作，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，必須按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料，對負有提供資料責任的部門和人員作出歸檔內(nèi)容和時限的要求；干部人事檔案管理部門應當建立聯(lián)系制度，在接收、補充或整理檔案時，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料應及時向有關(guān)單位索要，對在普遍性、階段性工作中形成的材料，檔案人員應主動與相關(guān)部門聯(lián)系，做到收集整理經(jīng)?；?，不拖延、不積壓，確保干部檔案材料完備，與實際情況同步?？傊鳛闄n案管理人員要有高度的責任感，立足本職，定期與各單位聯(lián)系，定期索要，定期對干部檔案逐一進行清查，對檔案中缺少的材料一一登記在冊，及時補齊補全空缺的材料，做好檔案的收集鑒別工作，并從移交、聯(lián)系、索要、檢查核對、登記這幾個工作環(huán)節(jié)入手，把收集鑒別管理工作做扎實。

（二）健全規(guī)章制度，是做好干部檔案管理工作的保障。干部人事檔案管理部門要加強制度建設(shè)，制定科學嚴密的規(guī)范標準。干部人事檔案管理是一項制度性、原則性較強的工作，要建立健全各項制度，使管理工作的每個步驟都有章可循、有據(jù)可依，力求使干部人事檔案內(nèi)容從源頭上達到完整、統(tǒng)一、規(guī)范、準確的要求。應嚴格貫徹執(zhí)行《檔案法》《干部檔案工作條例》，并結(jié)合實際建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉(zhuǎn)遞等八項制度，把責任落實到每個環(huán)節(jié)、每個崗位、每個人員。通過制度規(guī)范日常管理工作，堅決做到審核不合格的檔案不接收，材料不符合要求的不歸檔，嚴防丟失檔案材料，嚴防涂改造假，嚴防失密泄密，保證優(yōu)質(zhì)服務，不斷提高工作質(zhì)量和水平。對干部人事檔案管理中存在的違法、瀆職事件應輔以法律手段進行嚴厲制裁。對于擅自涂改、偽造或因人為因素造成檔案材料的損毀、丟失的，應依據(jù)《檔案法》相關(guān)條款追究責任并進行處罰。

（三）加快人事檔案信息化管理步伐。隨著科技的日新月異，信息化浪潮正強烈沖擊著社會生活的各個領(lǐng)域，改變了人們的思維方式與習慣，信息化管理手段是當今社會發(fā)展的一大趨勢。盡可能地運用當代科技新成果和管理新手段，提高干部人事檔案工作的效率和水平，盡快實現(xiàn)人事檔案信息化管理。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，實現(xiàn)干部人事檔案紙質(zhì)與電子雙套式管理，根據(jù)需要，通過計算機查閱有關(guān)內(nèi)容。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

總之，我們要充分發(fā)揮干部人事檔案管理工作的重要作用，客觀真實地反映干部的真實面貌，為客觀評價、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。同時，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上業(yè)務管理上更新，根據(jù)社會發(fā)展的總體趨勢，采取有效措施，積極探索干部檔案現(xiàn)代管理模式，更好地為干部人事工作服務。

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