關(guān)于依法做好民族醫(yī)藥行業(yè)科技檔案管理工作的思考

文/內(nèi)蒙古疾病預(yù)防控制中心 馮克民

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關(guān)于依法做好民族醫(yī)藥行業(yè)科技檔案管理工作的思考

文/內(nèi)蒙古疾病預(yù)防控制中心 馮克民

【摘要】本文結(jié)合工作實際，論述了依法做好民族醫(yī)藥行業(yè)科技檔案管理工作的相關(guān)問題。

【關(guān)鍵詞】民族醫(yī)藥行業(yè)；科技檔案管理；思考

近年來，隨著內(nèi)蒙古民族醫(yī)藥事業(yè)的快速發(fā)展，產(chǎn)生了大量民族醫(yī)藥科技檔案。收集、整理、保管、利用好科技檔案，使科技檔案中的科學(xué)技術(shù)向現(xiàn)實生產(chǎn)力滲透和轉(zhuǎn)化，可以促進民族醫(yī)藥科學(xué)技術(shù)水平的提高和發(fā)展。因此，搞好民族醫(yī)藥科技檔案工作對民族醫(yī)藥行業(yè)的發(fā)展意義重大。

一、依法治檔是做好行業(yè)科技檔案工作的根本保證

由國家發(fā)布實施的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行條例》等法規(guī)性文件，為科技檔案工作依法治檔提供了法律依據(jù)。但在民族醫(yī)藥科技檔案工作中，依照檔案法規(guī)標準管理科技檔案還存在不少差距，有法不依、有標準不執(zhí)行的現(xiàn)象還很突出，忽略管理法規(guī)和標準要求導(dǎo)致科技檔案歸檔不全、材料不真實、整理不規(guī)范的情況時有發(fā)生。要從根本上解決這些問題，關(guān)鍵要貫徹落實國家關(guān)于科技檔案規(guī)則及法規(guī)標準，使涉及科技檔案的部門和個人都按照法規(guī)標準管理和從事檔案工作。

（一）要不斷提高對科技檔案工作的認識?？萍紮n案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分，涉及工業(yè)、農(nóng)業(yè)、交通、基建、科研、軍事、地質(zhì)、測繪、水文、氣象、教育、衛(wèi)生等行業(yè)。首先，要提高對科技檔案工作性質(zhì)的認識，明確科技檔案行政管理工作是以國家各項建設(shè)事業(yè)的長遠和現(xiàn)實需要為目標，以檔案法律法規(guī)為準則，對全國以及地方科技檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的過程和活動，把握科技檔案工作是一項管理性、服務(wù)性、科學(xué)性、文化性的工作定位，使科技檔案工作得到各級部門、各級領(lǐng)導(dǎo)及廣大職工的高度重視。其次，具體在工作布局分配方面，民族醫(yī)藥行業(yè)應(yīng)當(dāng)把科技檔案工作納入民族醫(yī)藥的開發(fā)、生產(chǎn)和科研管理工作之中，加強領(lǐng)導(dǎo)，增強意識，強化管理。在實際工作中，將行業(yè)規(guī)范及政策法規(guī)及時傳達給上級部門及主管領(lǐng)導(dǎo)，使之了解國家關(guān)于科技檔案的法規(guī)標準，了解科技檔案對行業(yè)發(fā)展的重要性，不斷提高對科技檔案工作的認識，發(fā)揮科技檔案的借鑒作用和繼承科技知識、傳遞交流科技成果的橋梁和紐帶功能，使之成為行業(yè)科學(xué)技術(shù)資源的有機組成部分和社會效益的重要工具。要通過上下協(xié)調(diào)、齊抓共管、營造良好的檔案工作氛圍，使檔案工作者行之有效地依法做好科技檔案工作。

（二）要不斷提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和依法管理科技檔案的能力。第一，要根據(jù)檔案職業(yè)道德的規(guī)范與準則，不斷提高行業(yè)檔案工作者的職業(yè)道德修養(yǎng)，培養(yǎng)良好的職業(yè)操守，使檔案人員在履行崗位職責(zé)時，能夠做到忠于職守、愛崗敬業(yè)、遵紀守法、博學(xué)求進、公正服務(wù)。應(yīng)當(dāng)把對檔案事業(yè)的熱愛傾注到具體工作的各個環(huán)節(jié)，使檔案工作者成為素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬的行業(yè)優(yōu)秀人才，能夠適應(yīng)在科技檔案工作崗位上依法管理的要求。第二，檔案從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)系統(tǒng)地、持續(xù)不斷地更新知識并卓有成效地做好本職工作。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)努力使自己具備三個方面的知識儲備，即法律知識、專業(yè)理論知識和現(xiàn)代管理知識。應(yīng)當(dāng)通過各種教育途徑，拓寬檔案管理人員的知識面，適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新技能和相關(guān)領(lǐng)域的知識，開闊視野，增長見識，以適應(yīng)新時期檔案管理的要求，提高檔案管理的政策性和依據(jù)性，履行好檔案從業(yè)人員的職業(yè)使命，為民族醫(yī)藥事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻。第三，要不斷加強民族醫(yī)藥行業(yè)檔案法制建設(shè)，提高檔案從業(yè)人員法律法規(guī)意識，發(fā)揮檔案法律法規(guī)與其他法律法規(guī)相同的規(guī)范作用和特有的管理檔案事物的作用，充分認識檔案法律法規(guī)是規(guī)范、促進檔案事業(yè)持續(xù)、健康、協(xié)調(diào)發(fā)展的根本保證，是妥善保護檔案安全，充分發(fā)揮檔案作用的強有力手段，是國家法律法規(guī)體系的組成部分，是促進社會主義法制建設(shè)逐步完善的基礎(chǔ)之一。依法治檔，加強民族醫(yī)藥行業(yè)檔案法制建設(shè)，有助于改善行業(yè)的法制環(huán)境，推動行業(yè)法制建設(shè)的進程。

（三）要建立完善的科技檔案管理制度。在實際工作中要依法治檔，就要把國家和行業(yè)有關(guān)科技檔案工作的法規(guī)作為政策指導(dǎo)和制定行業(yè)標準的依據(jù)，結(jié)合行業(yè)的實際，把科技文件的形成、收集整理歸檔、開發(fā)利用各工作環(huán)節(jié)有關(guān)人員的崗位責(zé)任制，形成既具有指導(dǎo)意義又有約束力的科技檔案工作程序文件，使相關(guān)部門有法可依。同時，要形成檔案部門必須參加醫(yī)藥科技成果鑒定、醫(yī)藥新產(chǎn)品開發(fā)等科技活動，這樣國家和行業(yè)關(guān)于科技檔案管理的法規(guī)才能在各部門及醫(yī)藥管理單位中得到貫徹實施，依法治檔在具體工作中才真正能夠得到體現(xiàn)。

二、制度建設(shè)是加強行業(yè)科技檔案管理的重要基礎(chǔ)

民族醫(yī)藥科技檔案工作要實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則，根據(jù)本單位的實際情況，建立健全檔案的綜合管理機構(gòu)。科技檔案工作是各項科技管理工作的重要組成部分。要加強對科技檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要把科技檔案工作納入本單位的發(fā)展規(guī)劃，列入領(lǐng)導(dǎo)的工作日程。在經(jīng)費、庫房、設(shè)備、人員、科研和培訓(xùn)等方面給予充分保證。

（一）科技文件材料的歸檔。要做好科技文件材料的歸檔工作，健全科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔制度。哪個部門產(chǎn)生的科技文件材料，由哪個部門負責(zé)歸檔。做到醫(yī)藥新產(chǎn)品的開發(fā)、科研、管理等工作活動完成后都有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料，并按制度歸檔保存。凡是歸檔的科技文件材料，立卷時應(yīng)遵循它的自然形成規(guī)律及其有機聯(lián)系，真實反映它的歷史過程；應(yīng)該做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰、裝訂整齊?？萍嘉募牧系臍w檔份數(shù)，重要的歸檔3份，一般的歸檔1-2份。

（二）做好對歸檔科技檔案的分類、編目、登記工作。應(yīng)根據(jù)本單位檔案的數(shù)量，設(shè)置專門檔案庫房和配備相應(yīng)的檔案設(shè)備。庫房內(nèi)應(yīng)保持適當(dāng)?shù)臏囟?、適度，并應(yīng)具備齊全的消防器材，確保檔案安全。在進行檔案著錄工作時，必須按照國家標準局頒發(fā)的《檔案著錄規(guī)則》進行，同時應(yīng)結(jié)合本單位檔案管理工作的現(xiàn)代化進程，逐步實現(xiàn)科技檔案管理的標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（三）建立健全科技檔案借閱制度。借出的科技檔案應(yīng)根據(jù)使用范圍、保密程度履行一定審批手續(xù)。凡是根據(jù)檔案材料編制的各種匯編、索引、手冊等，在對外交流時，均應(yīng)按原檔案材料的使用范圍，經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，才能進行。檔案部門要建立健全檔案的統(tǒng)計工作制度。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案管理基本情況、檔案數(shù)量、檔案提供利用及其利用效果。

三、開發(fā)利用是醫(yī)藥行業(yè)科技檔案工作的最終目的

科技檔案的利用服務(wù)是衡量行業(yè)部門科技檔案工作的最高標準，科技檔案的開發(fā)利用也是做好行業(yè)科技檔案工作的最終目的。在加強科技檔案各項基礎(chǔ)管理的同時，應(yīng)把主要精力放在科技檔案服務(wù)利用上。

（一）加強檔案信息資源的收集工作，積極主動為民族醫(yī)藥的開發(fā)和人民群眾的健康提供利用服務(wù)。拓展檔案信息服務(wù)功能，加大檔案信息資源的管理力度是目前檔案工作的重要任務(wù)，我們應(yīng)結(jié)合不同時期行業(yè)工作的總體任務(wù)，關(guān)注各部門關(guān)注的重點、熱點，了解和掌握各部門工作進程和服務(wù)需求。及時收集整理基礎(chǔ)材料，增強醫(yī)藥部門的信息服務(wù)能力。這就要求檔案人員走出檔案室，了解部門各項工作動態(tài)，及時提供各相關(guān)工作所需的檔案資料，使檔案的管理功能在醫(yī)藥的開發(fā)和科研管理活動中得到應(yīng)用。

（二）應(yīng)用先進技術(shù)手段提高科技檔案利用服務(wù)質(zhì)量。計算機技術(shù)的普及及應(yīng)用，要求醫(yī)藥行業(yè)及部門要全面利用計算機管理科技檔案，應(yīng)用激光掃描、縮微技術(shù)將重要的科技檔案存入計算機，利用計算機信息管理網(wǎng)絡(luò)傳遞科技檔案信息，使科技檔案查詢利用更方便、快捷、準確。檔案部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，在服務(wù)形式上樹立“精品”意識，有效檢索檔案及傳遞檔案信息，不斷開發(fā)計算機檢索新途徑，為利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提供檔案信息，實現(xiàn)信息資源共享。

（三）開展科技檔案信息的編研。隨著計算機在科技檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理人員應(yīng)學(xué)會做好專題史料的編制工作，提高科技檔案管理效率；同時還應(yīng)根據(jù)民族醫(yī)藥開發(fā)、科研需要，深層次開發(fā)利用檔案信息資源，為領(lǐng)導(dǎo)決策、部門工作提供依據(jù)和參考資料。首先，在信息開發(fā)及編研工作上要根據(jù)利用規(guī)律及本行業(yè)發(fā)展趨勢、目標，提前做出預(yù)測，有目的地進行選題，突出重點，使開發(fā)的信息和編研的成果更具特色。其次，積極利用現(xiàn)代化的開發(fā)編研手段，加快開發(fā)編研工作進度，縮短開發(fā)編研時間，多出“精品”。通過快捷的檢索途徑把最具權(quán)威性、最具價值的檔案信息傳遞給利用者，為民族醫(yī)藥事業(yè)的發(fā)展更好地服務(wù)。

總之，建立健全民族醫(yī)藥科技檔案，促進民族醫(yī)藥科技成果的傳播及應(yīng)用，順應(yīng)時代發(fā)展，是民族醫(yī)藥行業(yè)檔案工作在新時期的必然選擇；提高科技檔案管理水平，推動檔案管理工作在創(chuàng)新中發(fā)展，是每個民族醫(yī)藥科技檔案工作者的重要使命。