檔案行政管理工作的探討

文/吉林省四平市教育執(zhí)法監(jiān)察支隊(duì) 何宇

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檔案行政管理工作的探討

文/吉林省四平市教育執(zhí)法監(jiān)察支隊(duì) 何宇

【摘要】本文重點(diǎn)研究了檔案行政管理職能的歷史發(fā)展情況、法律范圍內(nèi)檔案行政管理職能、檔案行政管理的法定范圍等問(wèn)題，論述了檔案行政管理職能，最后指出做好檔案行政管理工作的措施。

【關(guān)鍵詞】依法行政；行政管理；執(zhí)法；業(yè)務(wù)指導(dǎo)

一、檔案行政管理職能沿革

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，檔案行政管理應(yīng)用的主要手段就是指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，檔案行政管理職能主要依靠行政命令得到落實(shí)。因此必須認(rèn)識(shí)到在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)模式有效推動(dòng)了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期，雖然人們也將其叫做業(yè)務(wù)指導(dǎo)，但這種指導(dǎo)具有一定的強(qiáng)制特點(diǎn)，所以，在一定意義上可以這樣說(shuō)，它就是法，就是命令，下級(jí)部門(mén)一定要遵從與執(zhí)行，開(kāi)展檔案工作與業(yè)務(wù)建設(shè)就是在行政命令的狀態(tài)下實(shí)行的，屬于強(qiáng)制執(zhí)行。這一現(xiàn)象并不只是表現(xiàn)在檔案行政管理部門(mén)當(dāng)中，而是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期所有行政機(jī)關(guān)都有的行政特點(diǎn)。

當(dāng)前社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展階段，不再適用政府行政管理的方式。要求淘汰指令性的管理做法，而實(shí)行依法行政。在這種變化當(dāng)中，檔案部門(mén)處于改革的前沿。隨著指令性管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐婪ㄐ姓皶r(shí)出臺(tái)了《檔案法》，在法律上明確了檔案行政管理部門(mén)轉(zhuǎn)變管理職能的重要性與準(zhǔn)確定位。隨著當(dāng)前推行依法行政，檔案行政管理職能在模式上實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)變，不再依賴(lài)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的指令性業(yè)務(wù)指導(dǎo)而轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)期的依法行政為主。行使檔案行政管理職能的部門(mén)，也不再規(guī)定為一個(gè)單獨(dú)的部門(mén)，而成為業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)兩個(gè)部門(mén)。但在傳統(tǒng)思想與習(xí)慣的作用下，這種轉(zhuǎn)變還沒(méi)有完全落實(shí)到行動(dòng)當(dāng)中，特別是在當(dāng)前的基層，依然實(shí)行著指令性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)這種管理做法。

二、　法定的檔案行政管理職能簡(jiǎn)釋

依據(jù)《檔案法》第六條“縣級(jí)以上地方人民政府的檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理本地的檔案事業(yè)，同時(shí)具有指導(dǎo)與監(jiān)督當(dāng)?shù)貦C(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位檔案工作的責(zé)任?！睆闹锌梢悦鞔_，檔案行政管理主要針對(duì)的是社會(huì)檔案事務(wù)，但不是管理實(shí)體檔案或檔案工作。也就是說(shuō)這種管理主要是管事而不是管理一個(gè)單位一個(gè)部門(mén)，更不能管理當(dāng)中的某一個(gè)人。也可以這樣說(shuō)，檔案行政管理主要負(fù)責(zé)與檔案工作有關(guān)的工作和事。而管理不重視結(jié)果，重點(diǎn)關(guān)注的是管理過(guò)程。在以前的檔案管理工作中，檔案工作只是重點(diǎn)指導(dǎo)一個(gè)系統(tǒng)一個(gè)單位的檔案管理工作，認(rèn)為提高檔案工作人員水平，使其能夠做到科學(xué)管理內(nèi)部檔案實(shí)體，而沒(méi)有認(rèn)識(shí)到行政管理的主要職能是什么。所以檔案行政管理部門(mén)工作面臨著大量的困難，雖然也做了大量的服務(wù)工作，但卻得不到相關(guān)部門(mén)的認(rèn)可。

三、如何才能做好檔案行政管理工作

（一）檔案行政管理必須依法行政。在行政管理過(guò)程中要求首先做到依法行政，檔案行政管理也適用于這一點(diǎn)。在依法行政過(guò)程中，當(dāng)中的依法包括《檔案法》，但還包括關(guān)系到檔案事務(wù)的一切法律法規(guī)?！稒n案法》具有核心地位，檔案行政管理部門(mén)在開(kāi)展工作中首先要遵守《檔案法》，但需要提出的是，其中的內(nèi)容和要求原則化嚴(yán)重，不具備明確的操作措施，所以在實(shí)行檔案行政管理過(guò)程中，就不可避免地應(yīng)用一切關(guān)系到檔案事務(wù)的法律法規(guī)，只有做到上述這些，才能順利開(kāi)展各項(xiàng)工作，才能使檔案行政管理收到較好的效果。有統(tǒng)計(jì)數(shù)字顯示，在河南省與“檔案”有關(guān)的法律法規(guī)就有17部之多。這些與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)全部適用于檔案行政管理工作。在實(shí)際開(kāi)展檔案行政管理工作中發(fā)揮這些法律法規(guī)的作用，可以有效解決檔案實(shí)際管理過(guò)程中出現(xiàn)的“不到位”問(wèn)題。

（二）檔案行政管理必須遵循分級(jí)管理的原則。依據(jù)《檔案法》要求，檔案行政管理要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，同時(shí)明確指出了不同檔案行政管理部門(mén)的工作職能與權(quán)限。所以，在實(shí)際檔案行政管理工作中一定要依據(jù)法律規(guī)定去落實(shí)，不然就有可能出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。如在實(shí)際工作過(guò)程中，在業(yè)務(wù)考核指標(biāo)中把村級(jí)建檔工作下發(fā)到各級(jí)檔案管理部門(mén)，如果縣級(jí)檔案管理部門(mén)將其理解為一項(xiàng)重要的檔案管理工作，要實(shí)行親自入村開(kāi)展指導(dǎo)與幫助，但其實(shí)這種做法不符合上述管理規(guī)定，沒(méi)有遵守自身行政管理職能的規(guī)定，屬于管理中的“越位”。而應(yīng)該采取的做法是，以《檔案法》和《村民委員會(huì)組織法》為基礎(chǔ)，對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、民政部門(mén)的檔案機(jī)構(gòu)工作進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。也可以這樣認(rèn)為，在實(shí)際開(kāi)展檔案行政管理過(guò)程中，要以《檔案法》為主要依據(jù)，同時(shí)結(jié)合與檔案管理工作有關(guān)的法律法規(guī)開(kāi)展規(guī)范性管理。真正做到分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，做到這一點(diǎn)，檔案行政管理工作就不會(huì)出現(xiàn)“越位”現(xiàn)象。

當(dāng)前，很多檔案行政管理部門(mén)都設(shè)置了業(yè)務(wù)指導(dǎo)與法規(guī)科，業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)不適宜再沿用當(dāng)前名稱(chēng)，而可以稱(chēng)其為“檔案管理指導(dǎo)處與檔案指導(dǎo)處”，主要負(fù)責(zé)檔案行政指導(dǎo)、行政獎(jiǎng)勵(lì)、培訓(xùn)、宣傳教育等工作，不擁有強(qiáng)制性行政職能。法規(guī)處（科、股）履行檔案行政監(jiān)督檢查、行政處罰、行政執(zhí)法監(jiān)督等職責(zé)，負(fù)責(zé)制定檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政策等，主要行使強(qiáng)制性的行政職能。

（三）增加機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督。加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督是保障依法行政，切實(shí)履行法定職責(zé)的必要環(huán)節(jié)。在條件允許的情況下，應(yīng)增設(shè)檔案執(zhí)法處（科、股），或者統(tǒng)稱(chēng)“檔案執(zhí)法隊(duì)”，專(zhuān)門(mén)履行強(qiáng)制性的行政職能，其中，對(duì)查處違法案件沒(méi)有決定處置權(quán)。法規(guī)處（科、股）則主要履行檔案行政監(jiān)督、審批檔案執(zhí)法隊(duì)查處的檔案違法案件、制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等職責(zé)，履行對(duì)同級(jí)檔案館和下級(jí)檔案部門(mén)的行政監(jiān)督檢查、查處檔案違法案件和行政監(jiān)督等職責(zé)?！皺n案管理指導(dǎo)處（科、股）”履行檔案行政指導(dǎo)等非強(qiáng)制性的行政職能。

【參考文獻(xiàn)】

［1］楊凱.淺議轉(zhuǎn)變檔案行政管理職能的動(dòng)因［J］.檔案管理. 2013（01）.

［2］陳宏霞.也談檔案行政管理的特征［J］.檔案管理. 2012（01）.