重視工程檔案的編研工作

文/佛山市禪城區(qū)偉昊檔案服務部 陳偉堅

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重視工程檔案的編研工作

文/佛山市禪城區(qū)偉昊檔案服務部 陳偉堅

【摘要】本文闡述了工程項目專題編研的意義、要點、技術層面的處理和服務策略，希望引起有關單位的重視，起到拋磚引玉的作用。

【關鍵詞】檔案編研；工程檔案；民生

最近，李克強總理提出的幾項民生大事中，其中一條是城市防澇工作。近期，一到大雨，在城市中“看海”已成一道“風景”；道路、工地地陷也屢見不鮮。原來說現(xiàn)在的城市十年一大變，五年一小變已成歷史，最確切的說法應是五年一大變，兩三年一小變。地鐵、高鐵、環(huán)城高速、下沉隧道、天橋等等，地上地下無不動工。動工牽涉的地下網(wǎng)線——燃氣管道、電信電線、自來水管及下水道等等，一動牽百線。然而，工程項目不同、目標不同、施工單位不同等因素又造成單項工程檔案完整、整體檔案分散的現(xiàn)實情況。城市是一個整體，城市的升級改造是一項整體的分段工程。每一段檔案的完整體現(xiàn)，不可忽視的應是編研工作。

說到編研，一般單位的辦公室都是著重于大事記匯編、歷史機構匯編、數(shù)據(jù)匯編等。然而，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務性質的專題編研也不能忽視，特別是工程建設單位、燃氣、電信、水業(yè)、供電等單位尤為重要。佛山市XX路的升級改造過程不到十年，經(jīng)過三大改造，第一、第三次規(guī)模最大，施工期超過一年。地下管道改了N次，小修小補不在話下。別看這些不經(jīng)意的工程，有可能改變了地下管道的方向，也有可能堵塞了某個下水管道，水災有可能是這樣造成的。

城市“變海”一方面是設計跟不上發(fā)展；一方面是隱蔽工程存在隱患，處理不及時。記得一次事故，工程人員到檔案室找圖紙，找到竣工圖到現(xiàn)場才發(fā)現(xiàn)不對，原來改了。改了后不是他們經(jīng)手的，他們不知道，又重新來找。這件事觸動了我們，如果能把工程檔案編制成編研材料，把每次工程的情況、變化情況、案卷號和序號詳細介紹，等工程人員查找時快速提供，這樣不僅減少時間，快速排除隱患，減輕市民不便，而且對城市的再建設也能起到很好的借鑒作用。在編制工程編研材料要注意哪些方面？本人認為：

一、注重實用性

實用是編研的目的。在檔案的提供利用上檔案員要善于分析、發(fā)現(xiàn)檔案的需求情況，結合單位的工作重點和城市發(fā)展情況制定編研的項目，例如燃氣單位：某路段燃氣管道工程的編研材料；某路段隱蔽工程的施工變化情況等。

二、注重專題性

專題性編研是結合工程項目編制的一種形式，實用性很強。在隱蔽工程方面，如電線、通信設施、供水和燃氣管道、下水管等等，對日后的維修保養(yǎng)，突發(fā)事故的處理尤為重要。因此，選擇專題的編研形式，并按專題——專項（專段）——專情（地情、地貌、特質）——專管（管理情況）的思路進行編輯，對查找應有事半功倍的效果。1.專題——針對每項工程各配套工程設的編研題目，例如季華路快速改造工程燃氣管道敷設工程。2.專項——針對專題中的某一段（項）設的編研題目，例如季華路快速改造工程燃氣管道敷設工程季華一路段、季華二路段、季華三路段等。3.專情——針對每路段的地情、地貌或特殊情況設的編研內容，例如：季華一路段水田地質、季華二路段下沉隧道等。4.專管——針對路段歷次改造和日常管理的實際情況設的編研內容。一是路段的變化情況，如路段什么發(fā)生過燃氣滲漏、經(jīng)過搶修采取過移位措施；路段曾發(fā)生過的地陷，后來采取過什么補救措施，原來管道方位是否發(fā)生變化等。每次的大小變化都記錄在冊。二是檔案實體的變化情況，工程的變化涉及檔案的變化，檔案變化要及時補充到編研材料中，并細致列明檔號和存放位置，以便快速、準確為一線服務。

三、注重深層次的加工

深層次的加工應包括對每項工程的基礎數(shù)據(jù)、圖紙，每次改造變化的規(guī)劃、地情地貌、改造情況、改造效果、存在問題、注意事項作深層次的分析研究、加工，將重要的材料、圖紙或目錄單列出來，作專題的標注；也可將重要的材料、圖紙制成光盤、視頻影像等，以便能及時地、快速地提供利用。因此，加大工程檔案的開發(fā)力度，加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價值，把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫”變成“思想庫”，是每個檔案工作者的重要職責。

四、強化工程檔案服務功能

編研的目的是服務，服務功能的多元化是提升服務質量的根本。然而，提高服務意識又是根本中的根本。一是必須認識到工程檔案是一項重要的民生檔案，樓房、道路、隱蔽工程無一不涉及千家萬戶，在工程檔案的服務對象上，既為有關部門和單位服務，又為廣大人民群眾服務；既為城市發(fā)展和市民服務，又為新農(nóng)村建設和農(nóng)民服務。因此，涉及工程檔案的有關項目報建、勘探、設計報審、施工、變更、用材、水電布局設施等，均是單位、政府、個人不可避免需要查詢的內容，做好這些編研資料，特別是把涉及民生的工程檔案、信息及時整理、鑒定出來，提供利用，就是為維護人民群眾合法權益提供支持，為各方面提供檔案利用及政府公開信息、社會需求信息的服務。二是要積極拓展服務渠道，緊緊圍繞政府、社會、單位及人民群眾的需要，有針對性地與設計、開發(fā)、建設、維護管理、監(jiān)管等部門建立信息網(wǎng)絡，根據(jù)需求積極提供檔案信息服務。同時，通過向有關部門報送或推介相關檔案信息、編輯檔案編研專題、編制影像圖紙等多種形式，全方位為社會提供檔案信息服務，那么，城市“看海”等現(xiàn)象將會大大減少，人民的幸福感會大大增加。

【參考文獻】

［1］施秀平.淺議檔案編研工作.寧德師范學院學報（哲學社會科學版），2013（1）.