提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的探討

徐 靜

黑龍江省黑河市愛輝區(qū)西峰山鄉(xiāng)人民政府 黑龍江黑河 164353

提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的探討

徐 靜

黑龍江省黑河市愛輝區(qū)西峰山鄉(xiāng)人民政府 黑龍江黑河 164353

針對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)問題，筆者認(rèn)為在現(xiàn)在的時(shí)代條件下檔案的管理真的存在各種問題，而解決這些問題的根本途徑就是通過改變管理人員的思想去實(shí)現(xiàn)其管理觀念與現(xiàn)代需求的統(tǒng)一，以此來提高管理人員的綜合素質(zhì)。檔案管理的主要內(nèi)容就是對(duì)信息的管理與保存，如果從業(yè)人員的素質(zhì)太低那他就會(huì)面臨各種挑戰(zhàn)，所以擴(kuò)大管理人員的專業(yè)知識(shí)面、熟悉每個(gè)成員的管理特點(diǎn)以及提高他們的外語使用能力是非常必要的。

檔案管理；業(yè)務(wù)素質(zhì)；提高必要性

在現(xiàn)今這個(gè)時(shí)代，檔案管理工作已經(jīng)不再是以前那么簡(jiǎn)單的了，其中會(huì)包含諸多的影響因素，管理人員的素質(zhì)是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，這些素質(zhì)主要是指人員在知識(shí)上的儲(chǔ)備、從業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及其他素質(zhì)等內(nèi)容，素質(zhì)是以知識(shí)為基礎(chǔ)的，還體現(xiàn)在政治道德等方面。隨著我國(guó)檔案事業(yè)的逐漸進(jìn)步，檔案的規(guī)模是越來越大的，同時(shí)檔案的內(nèi)容也在一定程度上得到了豐富，信息所需要的載體越來越多元化，管理的手段也在不斷的更新著。但檔案管理人員對(duì)資料的收集整理、查閱方式以及利用信息的能力還有待提高。

一、提高人員素質(zhì)的主要原因

（一）管理工作要符合信息化的需求。這是一個(gè)信息化逐漸完善的時(shí)代，沒有信息就沒有今天的便捷生活，而且，信息時(shí)代的到來給傳統(tǒng)的工作造成了多方面的沖擊，檔案管理也不例外?，F(xiàn)在的檔案管理人員中絕大多數(shù)都是不會(huì)使用計(jì)算機(jī)的，這會(huì)給管理工作帶來很多負(fù)面的影響，學(xué)習(xí)使用計(jì)算機(jī)是管理人員素質(zhì)提高的一個(gè)必要基礎(chǔ)，有了這個(gè)基礎(chǔ)管理人員在工作時(shí)才可以使用計(jì)算機(jī)完成對(duì)檔案的管理，可以通過對(duì)信息的輸入并對(duì)關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行收集的方式完成一個(gè)工作內(nèi)容，同時(shí)還可以更好的完成著錄工作。對(duì)前期的工作這樣重視的主要原因是它直接對(duì)后面的利用與檢索造成影響，因此，這是一項(xiàng)非?；A(chǔ)性的工作，在工作時(shí)要注意對(duì)信息錄入的準(zhǔn)確與完整，只有這樣才可以提高工作的效率，為日后的使用工作做一個(gè)完好的鋪墊。從某個(gè)方面來說，使用計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為現(xiàn)如今最重要的基礎(chǔ)工作內(nèi)容之一，為了滿足顧客對(duì)信息的需求就必須建立一個(gè)可靠完整的數(shù)據(jù)庫(kù)，這就要求從業(yè)人員要具有一定的計(jì)算機(jī)操作水平，只有這樣才可以充分的滿足工作對(duì)技術(shù)方面的要求，并保證計(jì)算機(jī)的輸入數(shù)據(jù)具有高度的合理性，從而實(shí)現(xiàn)提高工作水平先進(jìn)性、高效使用信息以及完成復(fù)雜工作的目的。因此，提高檔案管理人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)上的水平已經(jīng)成為不可推卸的工作責(zé)任，過硬的業(yè)務(wù)水平才是完成體現(xiàn)一個(gè)工作價(jià)值的王道。

（二）該行業(yè)極其缺乏專業(yè)人才。檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)對(duì)技術(shù)要求很高的工作，而目前該工作崗位上的人員共同存在問題就是專業(yè)程度的低下，很多單位都在檔案管理工作上有不同程度缺陷，專業(yè)人才單一并且缺乏。尋找專業(yè)的技術(shù)人才與管理檔案的人才已經(jīng)成為大多數(shù)單位的一個(gè)詬病，他們都在為此而努力著，但一般都沒有什么進(jìn)展，我們可以從另一個(gè)角度看，如果現(xiàn)有的工作人員能夠提高自身的素質(zhì)也使一種找到人才好方法。目前有極少數(shù)的單位經(jīng)過自己的努力在管理隊(duì)伍的建設(shè)上與工作人員的文化水平上有了一個(gè)明顯的提升，但專業(yè)的人才還是極度缺乏的。從這樣的結(jié)果可以看出來檔案管理人員的文化水平與綜合素質(zhì)已經(jīng)無法滿足社會(huì)對(duì)它的需要，但現(xiàn)實(shí)中更為嚴(yán)重的問題是人才數(shù)量與需求水平的極大差距，如果這個(gè)問題得不到很好的解決將來會(huì)成為社會(huì)發(fā)展的一個(gè)障礙，因此相關(guān)人員應(yīng)該重視這樣的情形盡自己的努力去緩和這種問題。

二、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的方法

（一）改變他們的思想。隨著社會(huì)各方面的發(fā)展與建設(shè)，檔案管理的難度已經(jīng)變得越來越大，管理工作的壓力也逐漸的在增大，每一個(gè)對(duì)檔案管理有需求的單位都提高了對(duì)檔案的重視程度，從提高管理的水平開始，力求對(duì)整個(gè)管理工作有一個(gè)質(zhì)量上的提升，并對(duì)新環(huán)境下對(duì)高素質(zhì)的管理人員有了很迫切的需要，在政策上、工資待遇上等方面給予了檔案管理人員很大的支持力度。與此同時(shí)，還要把與檔案有關(guān)的各項(xiàng)工作提到工作日程上去，使其成為一個(gè)正式的工作計(jì)劃，不斷的查缺補(bǔ)漏，對(duì)各項(xiàng)工作制度與程序進(jìn)行適當(dāng)?shù)耐晟婆c建立，并提高自己的投入力度，給予檔案管理人員更多的關(guān)心，并解決員工在其他各方面的問題與困難，創(chuàng)造更好的工作環(huán)境，提高其工資與獎(jiǎng)勵(lì)基礎(chǔ)。此外，還要通過一個(gè)系統(tǒng)并專業(yè)的培訓(xùn)、繼續(xù)教育從業(yè)人員的方式提高他們的專業(yè)知識(shí)。還可以通過招收本科畢業(yè)生、招聘社會(huì)是人事的方式去吸納專業(yè)程度較高的人員到檔案管理部去工作，使企業(yè)的力量能夠切實(shí)的得到加強(qiáng)。

（二）找到管理人員不同的特點(diǎn)，使其發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。一名有實(shí)力的檔案管理人員應(yīng)該能夠做到熱愛自己的崗位并以此為榮的，能夠做到干一行就愛一行，因?yàn)榕d趣是最好的動(dòng)力，只有真正的喜歡這個(gè)行業(yè)才能更加出色的去完成每一項(xiàng)任務(wù)。愛崗敬業(yè)是每一個(gè)工作人員的責(zé)任，因此，有必要發(fā)掘管理人員的特點(diǎn)，讓其勇于創(chuàng)新并刻苦的研究工作，在工作中使其能夠更好的發(fā)揮價(jià)值，找到自己的存在意義。在筆者看來，檔案管理工作的專業(yè)性是很強(qiáng)的，并且工作需要一定的連續(xù)才能夠解決實(shí)際需求，所以，在對(duì)管理人員的工作安排上應(yīng)該“對(duì)癥下藥”，讓真正喜歡的人得到更大的發(fā)展空間，以此來推動(dòng)管理工作的有序進(jìn)行。

三、小結(jié)

綜上所述，單位有必要在管理人員的工作關(guān)系上注重對(duì)該方面的研究，讓相關(guān)的專業(yè)者能夠得到良好的溝通，促進(jìn)各自的業(yè)務(wù)流，以此來提高各自的業(yè)務(wù)處理能力，讓單位的發(fā)展朝著更加積極的方向前進(jìn)，只有通過流才能夠更好的了解自己的不足并了解對(duì)方的優(yōu)點(diǎn)。此外，管理人員的素質(zhì)還應(yīng)該包括一種默默無聞的精神，并具有任勞任怨的職業(yè)操守，要養(yǎng)成一種甘于寂寞的習(xí)慣，在工作中不投機(jī)取巧并淡泊名利，始終如一的為檔案發(fā)展做出自己的貢獻(xiàn)，以此來開發(fā)出檔案管理工作的新契機(jī)與新發(fā)展局面。

［1］段春軍，毛澤兵，駱?biāo)颊?簡(jiǎn)論檔案工作者“增智慧、強(qiáng)素質(zhì)、硬能力”的基本路徑——以華北油田數(shù)據(jù)中心為例［A］.新常態(tài)下的檔案工作新思維［C］.2015

［2］賈姍.信息時(shí)代檔案工作者應(yīng)具備的素質(zhì)探析［A］.決策論壇——系統(tǒng)科學(xué)在工程決策中的應(yīng)用學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集（上）［C］.2015