企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題與優(yōu)化方式探索

黃俊華

唐山冀北電力檢修有限公司 河北唐山 064000

企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題與優(yōu)化方式探索

黃俊華

唐山冀北電力檢修有限公司 河北唐山 064000

企業(yè)人事檔案在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用，是記載企業(yè)發(fā)展歷史，發(fā)現(xiàn)人才，使用人才和管理人才的重要途徑，為企業(yè)的人力資源開(kāi)發(fā)和預(yù)測(cè)提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。本文對(duì)現(xiàn)有的企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，闡述了加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的具體對(duì)策。

企業(yè)人事檔案；管理；問(wèn)題；對(duì)策

人事檔案管理既記載了工作人員的具體信息，也體現(xiàn)了一個(gè)企業(yè)的人事變動(dòng)情況，為企業(yè)人力資源的配置提供有效的依據(jù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)企業(yè)的人事檔案管理已經(jīng)向市場(chǎng)化發(fā)展。但是，其中仍然存在很多問(wèn)題，不能滿(mǎn)足現(xiàn)代化管理的要求。所以，如何加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理，是當(dāng)前企業(yè)發(fā)展中的重要任務(wù)。

一、我國(guó)企業(yè)中人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）企業(yè)人事檔案管理模式的單一性與企業(yè)職工層次多樣性不相符。在我國(guó)的企業(yè)人事檔案管理中，職工檔案的存放和管理是由具有專(zhuān)門(mén)檔案管理能力的企業(yè)或是企業(yè)的上級(jí)主管部門(mén)來(lái)管理的，這些部門(mén)都是被政府認(rèn)可的。這種管理模式被稱(chēng)為封閉式的管理模式，它比較適用于本單位人員，檔案的組成比較單一，涉及的范圍較小，具有很強(qiáng)的保密性。但是，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)帶發(fā)展，體制改革的不斷深入，使企業(yè)類(lèi)型多樣化。這些企業(yè)中，既有董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)，又有聘任經(jīng)理的中層管理人員，在國(guó)企中，還有黨委組織部門(mén)直接任命的領(lǐng)導(dǎo)。這些領(lǐng)導(dǎo)層次的不同要求有新的人事檔案管理模式與之相適應(yīng)。當(dāng)前這種集中統(tǒng)一，分級(jí)管理的方法已經(jīng)不能滿(mǎn)足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，束縛了企業(yè)人事檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）企業(yè)人事檔案中的信息不全面。人事檔案是對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)的詳細(xì)記錄，體現(xiàn)了一個(gè)人的生活經(jīng)歷和工作狀況。在當(dāng)前的許多企業(yè)，特別是國(guó)企中，雖然建立了人事檔案管理制度，但是還不夠完善。當(dāng)前的人事檔案中，包括了個(gè)人的履歷材料，考核材料，學(xué)歷狀況，政審材料，獎(jiǎng)勵(lì)，處分材料等。企業(yè)存在的基本目的就是發(fā)揮員工的最大創(chuàng)造力，使經(jīng)濟(jì)利益最大化，但是在國(guó)企中，機(jī)關(guān)干部的做法與這個(gè)目的存在著很大的差別。因此，在企業(yè)人事檔案中，應(yīng)該進(jìn)行不斷的完善。企業(yè)可以根據(jù)自身的需求，增加信用報(bào)告等信息。對(duì)于老牌的國(guó)企，由于原有的人事管理較為落后，很多老員工的信息不全，而中間很多信息都無(wú)從查詢(xún)，致使在辦理退休審批時(shí)會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題。如檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個(gè)工作時(shí)間，個(gè)人經(jīng)歷前后記錄不完整等。尤其是對(duì)于在沒(méi)有實(shí)行個(gè)人繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)之前的參加工作的職工，在退休審批時(shí)勞動(dòng)和社會(huì)保障部門(mén)只掌握每一個(gè)職工的實(shí)際繳費(fèi)情況，無(wú)法了解每一個(gè)職工的視同繳費(fèi)情況，視同繳費(fèi)年限的認(rèn)定只能依據(jù)職工個(gè)人人事檔案材料中的原始記載。這就要求檔案材料必須真實(shí)、有效，也促使單位做好人事檔案的收集、整理和鑒別工作，從而避免發(fā)生因檔案材料不完整造成的職工視同繳費(fèi)年限認(rèn)定誤差。

（三）企業(yè)人事檔案管理設(shè)備陳舊。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)步入信息化時(shí)代。當(dāng)前很多企業(yè)因相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的不重視，使得現(xiàn)在企業(yè)中的人事檔案管理的設(shè)備還處于最為基礎(chǔ)的階段，有些單位甚至還在使用手寫(xiě)紙質(zhì)的方式記錄人事檔案，有的使用著較為陳舊的計(jì)算機(jī)，人事檔案管理系統(tǒng)落后，與現(xiàn)代化的人事檔案管理要求不相符合，信息記錄缺乏科學(xué)性，進(jìn)行人力信息查找時(shí)過(guò)程較為復(fù)雜，使工作人員的缺乏工作積極性，大大降低了企業(yè)人事檔案管理效率。

二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的對(duì)策

（一）進(jìn)行管理模式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化的企業(yè)人事檔案管理制度。在企業(yè)管理中，人事檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮著重要的推動(dòng)作用。在企業(yè)流動(dòng)人員不斷增加的情況下，企業(yè)必須適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)自身的管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。使用開(kāi)放的，社會(huì)化的方式進(jìn)行檔案管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。首先，建立專(zhuān)業(yè)的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理力度，在相關(guān)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，建立專(zhuān)業(yè)的流動(dòng)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，正確行使其職能，規(guī)范和明確收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，須統(tǒng)一由黨委組織部門(mén)，政府人事檔案管理或者其所屬的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。對(duì)于不符合要求的機(jī)構(gòu)，必須進(jìn)行徹底的清理，杜絕流動(dòng)人員檔案管理混亂的現(xiàn)象。

（二）完善企業(yè)人事檔案內(nèi)容制度?，F(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理制度要求人事檔案記載的內(nèi)容能夠充分的體現(xiàn)出個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷和從事的社會(huì)活動(dòng)。既要包括個(gè)人的基本信息，也需加入個(gè)人的信用情況。傳統(tǒng)的人事檔案管理具有較強(qiáng)的政治色彩，內(nèi)容較為單一，與當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求不相符?，F(xiàn)代企業(yè)人事檔案應(yīng)摒棄這種現(xiàn)象，使其向個(gè)性化檔案記錄的方向發(fā)展，能夠有效的體現(xiàn)出人力資源管理的能力和使用效率，將個(gè)人的業(yè)務(wù)水平，技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)，個(gè)人信用，職業(yè)培訓(xùn)，違法等現(xiàn)象都計(jì)入到檔案中，并根據(jù)個(gè)人的能力和業(yè)績(jī)表現(xiàn)對(duì)其進(jìn)行綜合考評(píng)，使人力資源得到充分的利用。

（三）加大企業(yè)人事管理科技投入，更換陳舊的檔案管理設(shè)備。當(dāng)前，很多企業(yè)因領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理的不重視，致使企業(yè)的人事檔案管理無(wú)論在管理模式上，還是管理系統(tǒng)和設(shè)備上都缺少現(xiàn)代化技術(shù)的支持。人事檔案管理使用的設(shè)備比較陳舊，與現(xiàn)代化的管理設(shè)備有很大的差距，不能與現(xiàn)代先進(jìn)的技術(shù)相匹配，很多技術(shù)不能應(yīng)用到其中，從而導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)仍然存在復(fù)雜的管理形式，工作效率相對(duì)較低。因此，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)提高重視程度，加大人事檔案管理的科技投入，引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備和現(xiàn)代化的專(zhuān)業(yè)管理系統(tǒng)，提高企業(yè)人事檔案管理效率。同時(shí)，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)先進(jìn)設(shè)備和管理知識(shí)，提高工作人員的積極性，從而促進(jìn)企業(yè)人事管理向科學(xué)化，現(xiàn)代化發(fā)展。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)人事檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)人事檔案管理的重視程度，不斷的完善企業(yè)人事檔案，加大科技投入，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

[1]呂春影.人檔案管理中存在的問(wèn)題及完善措施[J].蹼陽(yáng)職業(yè)技學(xué)學(xué)報(bào),2010,(11).

[2]任勝云.從現(xiàn)代人力資源管理看人事檔案管理工作[J].云南檔案,2012(02).