關(guān)于加強(qiáng)文書檔案收集工作的探討

白 楊

黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

關(guān)于加強(qiáng)文書檔案收集工作的探討

白 楊

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文書檔案，又稱管理性檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在開展管理活動(dòng)中所保存的具有一定價(jià)值的文件資料，對(duì)于各個(gè)團(tuán)體組織單位具有重要的意義。因?yàn)槲臅鴻n案具有一定的共性，所以在收集整理時(shí)便于統(tǒng)一操作，但是由于文書檔案涵蓋的種類較多，覆蓋范圍較大，所以也為檔案資料的收集工作帶來了一定的難度。加強(qiáng)文書檔案收集工作是事業(yè)單位檔案管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，需要制定完善的管理體系，根據(jù)單位的發(fā)展形勢及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)工作方法，從而確保文書檔案收集質(zhì)量。

文書檔案；收集與整理；重要性

在事業(yè)單位開展日常工作的過程中，各個(gè)組織、機(jī)構(gòu)、個(gè)人之間相互聯(lián)系以及處理事務(wù)時(shí)，會(huì)形成各種文字或者圖表等文件資料，這些文件資料能夠?qū)I(yè)務(wù)處理的過程完整的記錄下來，將這些文件資料進(jìn)行收集整理，最終以文書檔案的形式保存下來，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。檔案信息資料的收集是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，是開展檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，所以檔案信息資料的收集質(zhì)量直接關(guān)系到文書檔案管理工作的效率。為了更好的開展文書檔案收集工作，需要明確收集工作的主要目標(biāo)和內(nèi)容，然后遵循規(guī)定的程序進(jìn)行收集，以確保文書檔案信息資料收集工作的完整性、全面性和高效性，為文書檔案管理工作的高效開展創(chuàng)造有利的條件。

一、文書檔案收集工作的重要性

加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案收集工作具有重要的意義，首先，檔案收集是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，只有通過檔案收集才能夠獲取檔案信息資料，為檔案管理工作提供管理的對(duì)象，所以在事業(yè)單位各個(gè)部門進(jìn)行行政管理以及黨務(wù)管理的過程中所形成的具有一定價(jià)值的資料，都會(huì)被收集起來以檔案的形式整理保存。其次，檔案收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到文書檔案管理工作的質(zhì)量，文書檔案管理工作的對(duì)象就是收集工作所獲取的各種信息資料，所以檔案收集工作是衡量一個(gè)單位檔案管理工作水平的重要依據(jù)。在檔案收集環(huán)節(jié)，收集到的信息資料越完整、全面且具有很強(qiáng)的價(jià)值，就為檔案管理后續(xù)工作的開展提供了有利的條件，有利于對(duì)檔案信息資源的開發(fā)利用，而如果收集工作的鑒選不當(dāng)或者不完整，就會(huì)為檔案管理工作的開展帶來很大的難度，所以檔案收集工作至關(guān)重要。

二、文書檔案收集工作的內(nèi)容

文書檔案的收集工作是指該單位的檔案部門按照國家的規(guī)定，通過歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的文書檔案集中到檔案，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的工作。在大多數(shù)單位尤其是黨政機(jī)關(guān)，公文是文書檔案的主要來源。通常，公文在辦理完畢后，經(jīng)過初步整理，履行必要的手續(xù)移交到檔案部門便成為文書檔案。因此，接收歸檔文件是文書文件材料轉(zhuǎn)化為文書檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。為了使具有保存價(jià)值的文件材料都能在檔案室集中保管，檔案部門在開展收集工作時(shí)，首先要制定文書檔案的歸檔制度，對(duì)歸檔文件的范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求作出明確規(guī)定。需要強(qiáng)調(diào)的是，為了提高文書檔案收集工作的質(zhì)量，突出不同單位室藏檔案的特色，檔案人員在制定歸檔制度尤其是確定歸檔范圍時(shí)，要增強(qiáng)收集工作的針對(duì)性，要按照國家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際，將反映本單位基本歷史面貌和主要職能活動(dòng)的文件材料列為收集重點(diǎn)。

三、文書檔案收集工作的要求

（一）保證歸檔文件材料的完整性

因?yàn)闄n案收集工作質(zhì)量直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量，所以一定要保證檔案收集資料的完整性、真實(shí)性、全面性。因?yàn)槲臅鴻n案的信息資料比較分散，有時(shí)一套完整的文件材料需要通過很多個(gè)環(huán)節(jié)才能夠收集完整，比如一套完整的公文需要每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，只有將對(duì)應(yīng)的文件材料收集齊全才能夠算是一套完整的文書文件材料，才能夠成為文書檔案收集的對(duì)象。同時(shí)還要注意文件材料的種類、份數(shù)、頁數(shù)等，都要經(jīng)過認(rèn)真的核對(duì)，保證其完整性。而在文書檔案收集的過程中，一定要保證文件材料的真實(shí)性和客觀性，能夠真實(shí)的反映出事件的過程，以便為后期的研究利用提供有價(jià)值的信息。因?yàn)槲臅鴻n案管理工作是一項(xiàng)長久性的工作，所以在檔案資料收集的過程中，還應(yīng)該考慮到其是否便于長期保存的特性，所以應(yīng)該以適宜的方式進(jìn)行收集整理，為后續(xù)工作的開展提供有利的條件。

（二）保證歸檔文件材料的質(zhì)量

每個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文件，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文件只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書部門與檔案部門對(duì)收集到的文件材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文件的存毀，使反映單位重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的文件材料都能夠接收到檔案部門。

（三）加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)

檔案收集工作實(shí)際上是要解決檔案形成的分散性與管理的集中性之間的矛盾。為使各部門形成的文件能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文件的分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門形成的文件，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門的主要職能活動(dòng)及其形成的文件材料情況，準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文件齊全完整。

四、結(jié)束語

文書檔案是事業(yè)單位檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其是在事業(yè)單位進(jìn)行黨務(wù)、行政管理工作的過程中所形成的具有一定的價(jià)值的文件材料，對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展具有重要的意義。由于文書材料大多為文字性材料，并且在收集時(shí)需要保證材料的完整性，所以需要管理人員嚴(yán)肅認(rèn)真對(duì)待。一方面要保證文書檔案收集資料的完整性、客觀性、真實(shí)性、全面性，另一方面還要注重收集材料的質(zhì)量，以確保文書檔案管理工作的高效開展，為促進(jìn)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

[1]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].企業(yè)改革與管理,2016-03-22.

[2]肖存軍.文書檔案收集工作中存在的問題及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2013-10-05.