事業(yè)單位人事檔案的用途與研究

關 波

黑龍江省黑河市愛輝區(qū)農村疾病預防控制中心 黑龍江黑河 164300

事業(yè)單位人事檔案的用途與研究

關 波

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人事檔案是個人成長信息的重要載體，也是一個單位人才選拔方面的重點。我國事業(yè)單位目前的人事檔案管理仍存在許多缺陷，因此加深對于人事檔案用途的研究對于提高人事檔案有著重要幫助。本研究對于事業(yè)單位人事檔案的用途做了分析，研究了其缺陷，并總結了一套能夠系統(tǒng)提高當下檔案管理水平的辦法。

事業(yè)單位；人事檔案；用途研究

在目前的信息時代，人事檔案對于每個人的學習、工作都十分重要，是了解一個人學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、品德、思想的重要參考，在目前高速發(fā)展的經(jīng)濟與信息背景下，相較于過去而言，當下的人事檔案制度迫切需要迎來一場變革來提升總體水平，這也是適應時代發(fā)展的必然趨勢。

一、事業(yè)單位的人事檔案用途與現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案的特點與用途。人事檔案記錄每個人的個人經(jīng)歷，包括工作、學習情況等個人信息，是個人信息的重要載體，在人才選拔的過程中是衡量一個人是否優(yōu)秀的重要依據(jù)，是反映一個人綜合素質的重要指標。隨著信息時代的發(fā)展，管理好人事檔案對于評估人才成信息、促進人才選拔的成功有著重要的作用。在現(xiàn)代社會，人才流動性大，在單位、區(qū)域間變換頻繁，人事檔案需要不斷轉檔，那么在轉檔過程中會有很多管理和保存的風險，如信息溝通不及時、官僚作風、工作失誤等，都可能導致檔案遺失、缺漏等。黨的十八大提出了全面建成小康社會的宏偉目標，這給人才市場的人事檔案管理工作提出了更高的要求。隨著我國對于事業(yè)單位人事制度的改革和發(fā)展，為了促進經(jīng)濟的發(fā)展和推動社會的進步，加強對于人事檔案管理十分重要。但是在部分單位的人事檔案管理過程中，很多人不重視人事檔案管理，認為人事檔案只是簡單的收集材料、整理、裝訂、保管，因此對于檔案的管理流于形式，疏于管理，缺乏改革思維與創(chuàng)新意識，這對于人才的選拔十分不利。

（二）人事檔案管理體系落后。在目前的人事檔案管理體系中，存在的諸多因素導致了檔案缺失、質量不高等問題，如規(guī)章制度不健全、落實不到位、管理人員思想觀念落后、沒有有效利用信息化管理等因素。在管理過程中，沒有完善并落實規(guī)章制度，比如材料收集制度的缺失，有些規(guī)章制度并不適用于單位的實際情況，不具備指導性。相關責任沒落實到個人，導致制度執(zhí)行不到位，工作效率低下。一些單位的檔案內容質量低，缺乏參考價值，比如檔案內容空洞，以個人經(jīng)歷、學歷、政治面貌等一般情況為主，而缺乏業(yè)務能力、技術專長和思想品德等內容。有的檔案缺乏或者敷衍的寫個人總結，不能全面公正的評價一個人。同時存在了檔案造假現(xiàn)象，影響了檔案的質量和可信度。有些單位沒有相關人員專職管理人事檔案，嚴重阻礙了人事檔案管理。

（三）人事檔案管理人員素質不高。影響檔案管理效率的還有檔案管理者的人事問題，管理工作人員的素質水平參差不齊，缺乏高水平的檔案管理人員。隨著社會的發(fā)展進步，對于檔案管理者的素質水平和文化程度有更高的要求，然而多數(shù)檔案管理人員并非專職管理的人員，常常由退居二線或即將退休的員工專職管理或由其他人員兼職。很多檔案管理人員的思想意識并沒有跟上時代的發(fā)展，依然受老思維觀念的約束，缺乏創(chuàng)新能力，對于檔案管理的認識不到位，檔案收集與審查能力不過關，嚴重影響了工作效率，增加了出錯率和風險。因此我國檔案管理方面的形勢嚴峻，如果不提高檔案管理人員的素質與專業(yè)水平，人事檔案管理事業(yè)很難得到創(chuàng)新和進步。

二、提升對于人事檔案的管理水平

（一）加強對人事檔案的認識。為了提高人事檔案管理水平，應該提高每個人對此的認識水平和意識形態(tài)，從單位干部到基層員工，都充分了解人事檔案管理與審核工作的重要性，干部把人事檔案管理工作列為工作的重點之一來強調。領導干部應該發(fā)揮帶頭作用，時常督促人事檔案相關人員對于工作情況的匯報匯報工作，解決收集審核整理中遇到的問題，提升廣大工作人員對檔案管理工作重要性和必要性的認識。同時，要不斷定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發(fā)現(xiàn)問題要及時解決。

（二）完善人事檔案管理體系。隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，以及信息化進程的不斷加快，對我國各單位的人事檔案的管理產(chǎn)生了更高的要求，建立健全的人事檔案信息化管理體系是時代的必然要求。人事檔案管理是一項比較瑣碎繁雜的工作，如果沒有相關的管理條例來制約，就會導致管理工作比較雜亂，沒有章法可循，因此必須完善相關條例。在人力資源管理的發(fā)展趨勢下，我國人事檔案管理必須遵循制度化、規(guī)范化的兩大基本原則，只有這樣在面對時代潮流沖擊時，更加有生命力。健全的檔案管理制度，是員工高效開展工作的重要依據(jù)，因此各單位首先要建立合適的檔案管理體系，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理到檔案的日常使用都要制定一套嚴格的制度。可以學習借鑒國外的優(yōu)秀的管理手段以及借助隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而不斷成熟的信息化管理系統(tǒng)，并結合實際情況，對其自身的管理方法進行調整，制定出科學的管理制度，有效幫助檔案工作的高效進行。

（三）提高檔案管理人員素質。在現(xiàn)階段的各單位的人事檔案管理過程中，多數(shù)工作人員學歷不高，具備專業(yè)職稱和檔案專業(yè)畢業(yè)的人員更是寥寥無幾，這在一定程度上影響了檔案管理的質量和效率，使得檔案管理工作無法更好的創(chuàng)新和發(fā)展。提高對人事檔案管理人員的要求，落實責任制度、獎懲制度。為了與時代的發(fā)展相適應，應該改變傳統(tǒng)的管理理念，提高從業(yè)人員的素質來進行檔案管理方式的創(chuàng)新，對隨著時代發(fā)展而不斷成熟的科學技術進行合理的利用，加快對檔案管理系統(tǒng)的建設步伐，把人事檔案看作是一種實用的社會資源，充分發(fā)揮其價值與作用。高素質、高技能的人才能夠在檔案管理工作中發(fā)揮十分重要的作用，能夠為檔案管理工作做出更多的貢獻。

三、結語

總之，人事檔案的管理水平對于員工個人以及單位整體水平有必然聯(lián)系，對于人事調動及人才選拔有著非常重要的作用。隨著時代的發(fā)展和科學技術水平的提高，為了適應新的時代步伐，需要堅持對于檔案管理的規(guī)范化合理化，充分提高對于人事檔案的用途的認識，深化研究，不斷探索與創(chuàng)新。

[1]馬駿驊.淺談人事檔案和人事檔案管理工作[J].中外企業(yè)家,2016(07).

[2]戴云云,周蓓蓓.關于人事檔案利用價值的思考[J].蘭臺世界,2015(35).