事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑分析

東 鑫

黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑分析

東 鑫

黑河市群眾訴求調(diào)處中心 黑龍江黑河 164300

檔案信息化管理作為一種全新的管理模式，在信息化技術(shù)的支持下，當前事業(yè)單位加快了檔案信息化建設(shè)的進程，這不僅有效地提高了事業(yè)單位檔案管理的水平，而且對事業(yè)單位健康、有序的發(fā)展也具有積極的促進作用。文中分析了事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢，并進一步對事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。

事業(yè)單位；檔案；信息化管理；優(yōu)勢；途徑

信息技術(shù)的快速發(fā)展給檔案工作帶來了較好的機遇，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作中來，這不僅使檔案被重新定位，而且檔案工作也成為社會信息產(chǎn)業(yè)的重要基礎(chǔ)，有效的提高檔案在社會發(fā)展的中重要地位。而且在社會發(fā)展過程中，對信息的需求也越來越高，這就需要檔案工作要積極的利用新技術(shù)來更好的與當前社會環(huán)境相適應(yīng)，有效的提高檔案工作質(zhì)量，使檔案更好地服務(wù)于社會經(jīng)濟建設(shè)。事業(yè)單位作為國家重要的服務(wù)性組織，更需要加強檔案信息化建設(shè)的步伐，有效的提高檔案信息化管理水平，從而為社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一)檔案管理工作簡單

在檔案信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位檔案從錄入、整理、存儲及提取等都采用計算機進行操作，系統(tǒng)會自動完成各項工作，不僅檔案管理人員勞動強度大幅度降低，而且工作效率普遍提高，檔案管理工作質(zhì)量得以了較好的保障。

（二)檔案存儲環(huán)境優(yōu)越

事業(yè)單位檔案信息化管理工作中，檔案信息的存儲只需要將電子資料存入到磁性介質(zhì)中即可完成存儲工作，也可以對檔案進行網(wǎng)絡(luò)備份，或是將其存入到“云”中，不僅檔案存儲空間較大，而且在存儲過程中不必擔心灰塵及蟲蝕等對檔案所帶來的破壞性，檔案存儲環(huán)境得到了進一步優(yōu)化。

（三)檔案收集整理方便

在檔案信息化管理工作中，檔案收集也可以利用計算機來完成，充分的打破了時間和空間的限制，利用計算機即可完成檔案資料的收集，檔案收集工作效率有了大幅度的提高，而且檔案收集和整理工作更具便捷性。

（四)檔案的提取快速便捷

檔案實現(xiàn)信息化管理后，對于所需要提取的檔案資料，通過電腦操作即可以快速進行查閱，不必擔心查閱過程中對檔案所帶來的破壞，對于查詢到的檔案資料，可以輕松進行復制，提取工作十分便捷。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的途徑

（一)加強對檔案信息資源的建設(shè)

可以構(gòu)建事業(yè)單位檔案目錄中心，對分散的檔案信息進行整合、優(yōu)化。充分的利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)來推動檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)進程，確保檔案信息管理效率的提高。在檔案信息化管理推進過程中，還要打造一個互聯(lián)互通的良好環(huán)境，為檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的構(gòu)建奠定良好的基礎(chǔ)，同時各事業(yè)單位建立的檔案資源網(wǎng)，要與國家檔案資源網(wǎng)進行聯(lián)接，同時還要與其他社會資源網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)做到互聯(lián)互通，做好資源整合工作，并將其納入到國家政務(wù)公眾信息網(wǎng)，從而更好地為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息資源服務(wù)。

（二)大力推進檔案管理信息化標準建設(shè)

信息標準化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強檔案管理信息標準化的建設(shè)工作,對發(fā)展檔案事業(yè),促進檔案信息化建設(shè)健康、有序、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步地發(fā)展,提高檔案管理、利用服務(wù)的水平,加強檔案工作與其它社會工作的交流與合作,增進社會、經(jīng)濟效益都具有重要意義。事業(yè)單位推進檔案管理信息化標準建設(shè)應(yīng)著力從檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的標準化建設(shè)與檔案信息資源標準化建設(shè)兩方面進行,盡管制定和完善檔案管理信息化的相關(guān)標準,從而加快推進檔案信息化管理目標的實現(xiàn)。

（三)全面提高檔案工作者的素質(zhì)

事業(yè)單位檔案信息化管理實現(xiàn)過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。由于檔案工作領(lǐng)域、服務(wù)范圍及工作手段都發(fā)生了較大的變化，這就需要檔案管理人員在掌握檔案專業(yè)知識和技能的基礎(chǔ)上要對信息技術(shù)進行充分了解，從而更好滿足于檔案信息化建設(shè)的需求。當前事業(yè)單位檔案工作人員綜合素質(zhì)普遍不高，即掌握檔案管理知識又掌握信息化技術(shù)的人才缺乏。這就需要事業(yè)單位需要加快對現(xiàn)有檔案工作人員知識機構(gòu)進行完善，使其能夠掌握多學科的專業(yè)知識，確保檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)的合理性。這樣檔案人員才能夠更好的勝任檔案軟件開發(fā)、檔案網(wǎng)絡(luò)維護及數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。另外，事業(yè)單位也可以開展檔案外包工作，將部分不擅長的業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司，有效的彌補人員能力不足的問題。

（四)建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站

檔案信息網(wǎng)站是事業(yè)單位檔案管理部門根據(jù)自身情況建設(shè)的特殊網(wǎng)站，所以事業(yè)單位建立一個擁有科學性、完整性的信息化檔案網(wǎng)站，是事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理工作又好又快發(fā)展的關(guān)鍵。檔案信息網(wǎng)站能以網(wǎng)頁的形式給相關(guān)工作人員提高信息檔案的服務(wù)，網(wǎng)上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務(wù)功能全部可以在信息網(wǎng)站上實現(xiàn)。這不僅是事業(yè)單位檔案管理信息化的重要標志，也是實現(xiàn)檔案信息化的重要手段。所以，事業(yè)單位要不斷提高檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)能力，促進檔案信息資源的有效共享，只有這樣，才能不斷滿足新時期檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的發(fā)展趨勢，才能促進事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)更好地開展工作。同時，事業(yè)單位還要堅強對國內(nèi)外實力雄厚的軟、硬件公司的溝通聯(lián)系，讓他們對事業(yè)單位量身打造一個適合事業(yè)單位發(fā)展的檔案管理操作系統(tǒng)，提高檔案信息的更新?lián)Q代頻率，從而促進事業(yè)單位數(shù)據(jù)信息的有效管理與使用。

三、結(jié)束語

事業(yè)單位加快推動檔案信息化管理的步伐，這不僅有利于推動社會的進步，同時也有效地促進了事業(yè)單位檔案管理機制的統(tǒng)籌優(yōu)化。特別是在當前信息時代，對于信息需求量不斷增加，這就需要事業(yè)單位要檔案信息化管理工作開展過程中，要與自身的實際情況相結(jié)合，充分的利用各種先進的技術(shù)加快網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，提高檔案管理的科學化水平，從而探索出一條事業(yè)單位檔案信息化管理的新路。

[1]王立新.實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法[J].管理科學,2011(5).