主持人控制會(huì)議離題的方法技巧

文/武漢行政學(xué)院 陳漢忠

主持人控制會(huì)議離題的方法技巧

文/武漢行政學(xué)院 陳漢忠

本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了主持人控制會(huì)議離題的方法技巧。確保會(huì)議圍繞中心議題開(kāi)展。

主持人；控制會(huì)議離題；方法技巧

會(huì)議離題是最常見(jiàn)的問(wèn)題。會(huì)議離題，意味著會(huì)議的討論內(nèi)容被改變，會(huì)議的方向發(fā)生偏離，不但降低會(huì)議成效，而且浪費(fèi)與會(huì)者寶貴的時(shí)間。作為會(huì)議的推進(jìn)者、引導(dǎo)者與控制者，會(huì)議主持人有必要掌握控制會(huì)議不要離題的方法技巧，確保會(huì)議免受離題的困擾。

（一）預(yù)先控制。與會(huì)者對(duì)會(huì)議目標(biāo)和討論的議題不清楚，是會(huì)議出現(xiàn)離題的主要原因之一。因此，在組織會(huì)議前會(huì)議主持人首先要明確會(huì)議目標(biāo)。所謂會(huì)議目標(biāo)，就是今天在這個(gè)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)要確定所有大家希望實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)。會(huì)議的目標(biāo)越明確越具體越好。會(huì)議議題盡可能地細(xì)化：討論什么議題、達(dá)成什么結(jié)果、實(shí)施方案、完成時(shí)間等都要有明確的設(shè)定。通過(guò)議程設(shè)計(jì)，把議題清晰地引向所設(shè)計(jì)的方案中。再次，提前傳閱一份清晰的會(huì)議議程表。盡可能在會(huì)前兩三天，哪怕是前—天通知會(huì)上要討論的內(nèi)容，讓與會(huì)者可以有一個(gè)較充分的預(yù)習(xí)和準(zhǔn)備。

（二）人員控制。非相關(guān)人士在不明情況下發(fā)言，其意見(jiàn)的參考價(jià)值會(huì)大大減弱，甚至?xí)`導(dǎo)相關(guān)人的看法，是會(huì)議離題的潛在因素。會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議目標(biāo)確定參加會(huì)議的人員，他們通常是：對(duì)會(huì)議目標(biāo)有深入研究或者對(duì)相關(guān)情況比較熟悉的人；能夠客觀理性地思考會(huì)議主題，并且愿意發(fā)表意見(jiàn)的人；有權(quán)做出決策的人；執(zhí)行決策的人。事實(shí)上，對(duì)于那些非相關(guān)人士，不如干脆不要浪費(fèi)他們的時(shí)間?；蛘撸瑢?duì)于有必要讓更多人了解的決議，可以會(huì)后通報(bào)或用簡(jiǎn)報(bào)的形式告知即可。

（三）議程控制。跳躍式離題在互動(dòng)性高的會(huì)議里是非常常見(jiàn)的。一個(gè)討論議題往往包含許多子話題。與會(huì)者常常無(wú)法專(zhuān)心討論一個(gè)問(wèn)題。研究發(fā)現(xiàn)，每個(gè)話題一般只維持一分半鐘的討論，就容易換講別的話題。話鋒在各子題間轉(zhuǎn)來(lái)轉(zhuǎn)去，只要在合理的范圍內(nèi)，都無(wú)可厚非。但若是在性質(zhì)完全不同的話題間不規(guī)則跳躍，討論則事倍功半。因此，在會(huì)議中主持人應(yīng)嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行。為避免出現(xiàn)對(duì)議程爭(zhēng)議的情況，主持人在開(kāi)場(chǎng)白之后，有必要留一段時(shí)間詢(xún)問(wèn)有無(wú)修改議程的建議，其目的是確認(rèn)與會(huì)者對(duì)會(huì)議討論方式的認(rèn)同。若有人提出建議，可按照民主方式修改。一旦確定，就要嚴(yán)格按議程進(jìn)行。而且要對(duì)“突發(fā)情況”堅(jiān)決說(shuō)“不”，任何突發(fā)情況，都不能挑戰(zhàn)議程的權(quán)威。即使某一次會(huì)議的議程有問(wèn)題，也要照此執(zhí)行，因?yàn)槠茐囊?guī)則的后果是最嚴(yán)重的。在會(huì)議中，主持人應(yīng)認(rèn)真傾聽(tīng)并隨時(shí)保持警覺(jué)，監(jiān)督討論是否按議程進(jìn)行。在每個(gè)議程告一段落時(shí)，即做歸納整理，確保會(huì)議按預(yù)期的進(jìn)度進(jìn)行。

（四）語(yǔ)言控制。會(huì)議中還存在兩種離題現(xiàn)象，一種是閑話式離題。會(huì)議討論中談?wù)搨髀?、逸事及與議題無(wú)關(guān)的閑話，而且喜歡海闊天空、津津有味地談?wù)?，越扯離議題越遠(yuǎn)。在會(huì)中閑聊跟議題討論轉(zhuǎn)換不太一樣。閑聊是完完全全離題，其談話跟預(yù)計(jì)的議程內(nèi)容完全沒(méi)有關(guān)聯(lián)。這種現(xiàn)象通常是因?yàn)榕c會(huì)者認(rèn)為議題與自己無(wú)關(guān)，不感興趣而出現(xiàn)的。也有的認(rèn)為議題不好發(fā)言，而沉湎于題外的話。另一種是發(fā)揮式離題。有些發(fā)言者為表示自己的才能，或顯示自己地見(jiàn)解，自覺(jué)或不自覺(jué)地講與議題無(wú)關(guān)的內(nèi)容。對(duì)此，主持人一般不宜直接打斷發(fā)言，可以采取轉(zhuǎn)移的方式，接過(guò)討論、發(fā)言中的某一句話和某一層意思，進(jìn)行啟發(fā)引導(dǎo)，把發(fā)言引導(dǎo)到議題上來(lái)。既使中斷某人離題的發(fā)言，也應(yīng)注意婉轉(zhuǎn)。如“大家提到的問(wèn)題確實(shí)值得討論，以后如有機(jī)會(huì)可專(zhuān)門(mén)開(kāi)會(huì)討論，現(xiàn)在先解決今天應(yīng)討論的問(wèn)題”。這樣就能夠做到在心平氣和的情況下，使討論發(fā)言回到主題。當(dāng)然，有時(shí)身體語(yǔ)言比語(yǔ)言方式更有效。如用眼睛直直地盯住他，或略略搖頭表示有點(diǎn)厭煩，或低頭看表，用這些禮貌的方式加以制止，使之自覺(jué)停止侈談。

（五）自身控制。主持人有時(shí)自己也會(huì)出現(xiàn)離題。通常是與會(huì)者發(fā)言離題，主持人被與會(huì)者“牽著鼻子走”，導(dǎo)致主持人本身發(fā)言也離題。還有就是，有時(shí)主持人為了營(yíng)造一種溝通的氣氛，拋磚引玉，結(jié)果拋的太遠(yuǎn)，氣氛淹沒(méi)了實(shí)質(zhì)，也會(huì)導(dǎo)致會(huì)議離題。對(duì)這種情況，主持人應(yīng)鼓勵(lì)與會(huì)者隨時(shí)指出其自身離題的壞習(xí)慣，一旦發(fā)覺(jué)自己離題，應(yīng)即刻向與會(huì)者致歉并改正。

（六）核心控制。在任何團(tuán)體和活動(dòng)中，都會(huì)有核心人物，而他并不一定是位高權(quán)重者，但他一定是最具有影響力和說(shuō)服力的人。因此，提前辨認(rèn)出那些可能試圖搶奪會(huì)議控制權(quán)的與會(huì)者，盯緊他們的表現(xiàn)和言論，隨時(shí)引導(dǎo)和糾正他們的討論方向。同時(shí)，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和回答，避免某一個(gè)或幾個(gè)人重復(fù)或展開(kāi)相同的問(wèn)題，一旦有人提出相同的問(wèn)題或回答，果斷打斷（當(dāng)然態(tài)度都要禮貌且友好）。另外，會(huì)議上盡量不安排“即席講話”和“即席發(fā)言”，這也是避免會(huì)議離題的一個(gè)好的方法。

（七）技巧控制。一些小技巧可以幫助主持人擺脫離題的煩惱。一是設(shè)立會(huì)議“停車(chē)場(chǎng)”。提前準(zhǔn)備一塊白板，當(dāng)會(huì)議當(dāng)中出現(xiàn)離題的想法時(shí)，立即將離題想法記在白板上，上面列出可以在更恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間探討（或不需探討）的想法和主意，讓原定會(huì)議議程繼續(xù)。二是做一張?zhí)嵝驯愫灮蛐】ㄆ?。便簽的?nèi)容應(yīng)包含以下幾點(diǎn)重要信息：議題、主持人、組織者、核心人物、需要發(fā)表意見(jiàn)的關(guān)鍵人物。便簽或卡片的頁(yè)眉或頁(yè)腳處可以寫(xiě)上“不要離題、角色分明、避免重復(fù)、嚴(yán)守議程”。當(dāng)會(huì)議上出現(xiàn)與卡片信息不符的表現(xiàn)時(shí)，及時(shí)提出。三是借助電腦輔助軟件。利用電腦網(wǎng)絡(luò)科技來(lái)輔助會(huì)議是大勢(shì)所趨?，F(xiàn)在發(fā)展出很多優(yōu)秀的會(huì)議輔助軟件，已能協(xié)助主持人將討論鎖定在預(yù)定的方向上。令人困擾的會(huì)議問(wèn)題，包括不按議程討論方案、發(fā)言離題、缺乏分析或急于討論解決之道都會(huì)迎刃而解。